ONLINEINVENTORY IL TUO INVENTARIO CONTROLLATO SWITALIA. 7 aprile 2017 Autore: Francesco Lombardi

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1 ONLINEINVENTORY IL TUO INVENTARIO CONTROLLATO SWITALIA 7 aprile 2017 Autore: Francesco Lombardi

2 ONLINEINVENTORY IL TUO INVENTARIO CONTROLLATO DESCRIZIONE ONLINEINVENTORY è una soluzione che permette di gestire il riscontro della merce, di effettuare verifiche inventariali, e più in generale di contare il numero di articoli e confrontarli con una lista in modo da ottenerne le differenze. La soluzione è composta da una piattaforma WEB, da una APP Android e da un lettore di barcode Bluetooth. La piattaforma WEB consente di caricare gli articoli da riscontrare e di estrarre le differenze rispetto a quelle riscontrate, mentre l APP con il lettore consentono di contare gli articoli in modo semplice e veloce. L APP è stata comunque studiata per funzionare anche in modo autonomo senza alcuna periferiche di acquisizione dei barcode ed in assenza di copertura dati, ma dà il massimo se associata al lettore esterno e connessa al web server. In questo caso si può avere una lettura veloce dei barcode ed una verifica in tempo reale della validità di questi. La verifica immediata è particolarmente utile nel caso di inventari a rotazione, dove gli articoli da riscontrare sono solo alcuni di quelli presenti nel magazzino. E anche possibile utilizzare la sola APP senza alcuna soluzione WEB, in questa modalità minima, la APP permette di acquisire i barcode con le relative quantità, senza alcuna verifica, e di inviare i dati raccolti tramite file via o altro servizio di condivisione. I principali vantaggi di ONLINEINVENTORY sono il basso costo, la flessibilità di utilizzo e la possibilità di gestire le verifiche da remoto. Di seguito i passi del processo di riscontro: Tramite l interfaccia web caricare un file csv con lo stock da riscontrare composto da barcode, descrizione e quantità prevista nello stock Utilizzare la APP per riscontrare la merce, il riscontro può avvenire anche in più fasi Terminato il riscontro, tramite l apposita funzione presente nella APP, aggiornare il server WEB Dalla interfaccia web, estrarre le differenze inventariali. 1

3 PIATTAFORMA WEB La piattaforma WEB è composta da una interfaccia utente, da un database Mysql e da un servizio di interfaccia che permette alla APP di comunicare con il database remoto. Queste componenti possono essere installate su un provider di servizi (tipo Aruba), su un proprio server raggiungibile da web o gestite da terzi in outsourcing. L interfaccia di caricamento dello stock è molto semplice, il processo prevede due fasi, una prima fase in cui si carica il file csv sul server, ed una seconda fase in cui si mette online il file precedentemente caricato. Il file csv deve essere composto da 3 campi separati dal carattere ;. I campi sono: barcode, descrizione e quantità dello stock da riscontrare. Per caricare un nuovo file sul server è sufficiente cliccare sull icona. Per mettere online il file, una volta cariato sul server, è sufficiente cliccare sull icona riga del file. in corrispondente alla 2

4 L interfaccia WEB consente poi di estrarre le differenze inventariali tra lo stock caricato ed i riscontri effettuati tramite la APP. Cliccare sull icona per esportare il risultato in formato excel. 3

5 APP ANDROID La APP ONLINEINVENTORY è scaricabile gratuitamente dal market Google Play La APP da sola è sufficiente per riscontrare la merce, ma come detto in precedenza, può diventare una componente ad integrazione di una soluzione più completa. Nel presente documento viene descritta l utilizzo della APP nella soluzione completa. La APP permette l acquisizione di barcode direttamente tramite la camera del device, ma per consentire una veloce acquisizione è opportuno utilizzare un lettore esterno Bluetooth. Ne esistono in commercio di tipologia laser a meno di 60. Il lettore va configurato in modo da trasmettere il carattere TAB dopo ogni acquisizione. La APP si presenta con 3 opzioni di scelta Nuovo, Modifica, Lookup e con un menù presente in alto a destra. Cliccando sul menù è possibile accedere alla funzione di configurazione dove è possibile inserire alcune informazioni indispensabili per poter far funzionare la APP in modalità on line 4

6 In particolare va inserita la URL dove rispondono i servizi WEB di ONLINEINVENTORY ed abilitata la funzione di check on-line. L informazione della URL del Server viene utilizzata anche se non abilitato il check on line del barcode ma nel caso si decida di verificare successivamente i barcode inseriti. Per esempio in caso di assenza di connessione, si possono comunque acquisire i barcode senza effettuare il check on line e successivamente, quando si è in zona coperta, verificare i barcode con l apposito tasto che verrá spiegato di seguito. L abilitazione dell inserimento automatico consente di acquisire i barcode senza dover intervenire sulla APP per confermare la quantità. Viene impostato in automatico la quantità ad 1 ed inserito il barcode. La configurazione selezionata viene memorizzata sul terminale ed utilizzata in tutti gli ascessi successivi all applicativo. Per iniziare un inventario/verifica, e quindi aprire un nuovo file di acquisizione, dalla pagina home della APP cliccare sull icona. In questa pagina va inserito il nome del file che si intende creare (per esempio nome dello store, o identificativo dell area, o categoria articoli.etc) e la data di inizio verifica. Cliccando su CONFERMA di accede alla fase di caricamento. 5

7 Qui va inserito il barcode e la quantità riscontrata. Nel caso di inserimento tramite lettore esterno il campo barcode verrà automaticamente popolato dal lettore, poi a seconda se attiva o meno l opzione Abilita inserimento automatico si avrà o meno la possibilità di indicare la quantità riscontrata. Infatti, se l opzione è abilitata, l acquisizione è automatica senza dover cliccare sul tasto conferma e preimpostata a 1 come quantità, se non abilitata, si potrà cliccare sui tasti + o - per variare la quantità prima di cliccare sul tasto CONFERMA. Se non si dispone di un lettore esterno, si può digitare manualmente il barcode o cliccare sull icona per attivare il software di lettura barcode tramite la camera del terminale. Nel caso questo software non fosse installato sul terminale ne verrà richiesta l installazione. Se è abilitato il check di riscontro on line del barcode, la APP fa una verifica immediata sul Server per verificare se il barcode è tra quelli da riscontrare. Nel caso positivo viene acquisita la descrizione dell articolo, nel caso negativo la APP emette un avviso sonoro ed il barcode non viene inserito. Per terminare la fase di caricamento cliccare sul tasto back del terminale, o accede al menú in alto a destra selezionare la voce home. e Per visualizzare, modificare o cancellare una rilevazione acquisita, basta che dalla home della APP si clicca sull icona. Si presenta una pagina con l elenco dei file creati. I nomi sono quelli scelti in fase di creazione del file. Per visualizzare il contenuto e/o modificarlo e cancellarlo, cliccare sul file di interesse. Si apre quindi una pagina dove vengono elencati i barcode riscontrati con la quantità del riscontro e con la descrizione dell articolo (se è stato riconosciuto sul Server abilitando il check). 6

8 Nel caso il barcode non sia stato riconosciuto dal Server o non sia stato abilitato il check di verifica sulle righe non sarebbe presente la descrizione dell articolo e la riga sarebbe evidenziata in giallo. Nella pagina in alto è riportato il nome del file che si è aperto, il numero di record e la quantità totale riscontrata. Si tenga presente che il barcode può essere duplicato su più righe se riscontrato in momenti diversi. Ci sono poi delle icone hanno il seguente scopo: Consente di cancellare il file intero con tutti i riscontri presenti (viene chiesta conferma). Permette di inserire dei nuovi barcode nel file. Permette di ripetere il check dei barcode sul Server di condivisione. Permette di inviare il file con tutti i riscontri via o altro software Permette di trasmettere i riscontri effettuati al Server. Per modificare o eliminare una riga è sufficiente cliccarla, in questo modo si apre la seguente pagina: L unica informazione modificabile è la quantità. Questa può essere corretta intervenendo sulle apposite icone e confermando. Se si è sbagliati a riscontrare il barcode o comunque si vuole eliminare la riga basta cliccare sul tasto ELIMINA. Come si è detto in precedenza, in alcuni casi non è possibile effettuare il riscontro on-line del barcode letto perché magari non si è in una zona coperta da una connessione internet e quindi non è possibile collegarsi al Server. In questo caso si possono comunque acquisire i barcode, disabilitando il check automatico nelle opzioni. 7

9 Al termine, appena si è in una zona coperta è possibile effettuare la verifica su tutti i barcode letti tramite l apposita funzione attivabile con l icona. La pagina che si presenta è la seguente: Cliccando su CONFERMA si attiva la procedura di CHECK. Si ricorda che prima bisogna verificare che sia abilitata la funzione di check on line nelle opzioni. Terminato il riscontro totale o parziale della merce è possibile aggiornare il Server in modo che possa essere prodotto il report delle differenze. La procedura di aggiornamento si attivata tramite l icona. La pagina che si presenta è la seguente: Per poter effettuare l aggiornamento del Server, deve essere stata indicata la URL nelle opzioni. 8

10 Il riscontro effettuato in un file puó essere totale o parziale, nel caso sia totale conviene cliccare sull opzione Cancella precedenti riscontri e successivamente cliccare sul tasto CONFERMA. Nel caso di riscontri parziali, l opzione Cancella precedenti riscontri va attivata solo nel primo invio e disabilitata negli invii successivi. 9