Documento Tecnico Operativo. Invio PEC On Line - IPOL

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1 Invio PEC On Line - IPOL Il documento descrive le funzionalità operative e le Oggetto Versione modalità di utilizzo dell applicativo Invio PEC On Line che permette di inviare messaggi di Posta Elettronica Certificata grazie all integrazione con l applicazione Infrastruttura PEC. V.1.0 Decorrenza 10/08/2015 Destinatari Tutte le strutture di Equitalia SpA e degli Agenti della Riscossione Strutture operativamente coinvolte Emittente Funzione Demand & Delivery Servizi di Riscossione, Relazione Enti e Contribuenti Firma Luciano Foti V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 1 di 34

2 Indice: 1 Storicizzazione del documento Premessa Introduzione Accesso Contenuti del Documento Tecnico Login Gestione Mittenti Inserimento Mittente Ricerca e Visualizzazione Mittente Modifica Mittente Cessazione Mittente Invio PEC Ricerca messaggi PEC V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 2 di 34

3 1 Storicizzazione del documento DATA PUBBLICAZIONE NOTE VERSIONE 06/08/2015 Prima versione Documento Tecnico Operativo V Premessa Il seguente documento illustra le funzionalità operative e le modalità di utilizzo del progetto: Invio PEC On Line. Questa applicazione permette di inviare messaggi di Posta Elettronica Certificata grazie all integrazione con l applicazione Infrastruttura PEC consentendo non solo l invio del messaggio, ma soprattutto la gestione automatica delle caselle PEC mittenti. Di seguito è riportata la lista degli acronimi e definizioni utilizzati nel presente documento: AdR Eq PEC IP Agente di Riscossione Equitalia Posta Elettronica Certificata Infrastruttura PEC Le funzionalità saranno esplicate e dettagliate nei successivi capitoli. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 3 di 34

4 3 Introduzione Lo scopo di questo documento è di illustrare le funzionalità dell applicazione PEC On Line e di fornire all utente una guida di riferimento sulla navigazione e sulle operazioni gestionali. Al fine di seguire l utente step by step, il presente documento tecnico è stato strutturato in modo tale che ogni singola fase delle funzionalità e dei processi sia descritta nel dettaglio attraverso schermate di riferimento e specifiche indicazioni. 4 Accesso L accesso alle funzionalità del servizio: IPOL - Invio PEC On Line è consentito previa esecuzione della procedura di registrazione e di autenticazione al Portale di Equitalia. Inoltre è necessario essere abilitati al servizio PEC Infrastruttura PEC Utente non registrato al Portale Equitalia: l utente deve collegarsi al sito selezionare Area riservata, successivamente selezionare Registrati, accedere alla pagina Registrazione utente e mediante l utilizzo del Codice Cliente Web rilasciato da Equitalia seguire la procedura di registrazione utente che prevede: La selezione da parte dell utente del servizio PEC Infrastruttura PEC di cui si richiede l attivazione; L inserimento da parte dell utente dei dati personali ed il consenso al trattamento degli stessi; Il rilascio della UserID e della prima Semi Password; L invio tramite fax, da parte dell utente registrato, del modulo di autocertificazione sottoscritto con allegato il documento di identità; V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 4 di 34

5 L abilitazione dell utente da parte di Equitalia, a fronte del positivo riscontro tra i dati di registrazione online e l autocertificazione ricevuta, e la spedizione (in busta chiusa) della seconda Semi Password che consentirà all utente di accedere ai servizi. La contestuale richiesta di abilitazione al servizio IPOL Invio pec on line, inviata dal Responsabile tramite ASKME utilizzando la terna SERVICE MANAGEMENT RILASCIO CREDENZIALI asset PORTALE WEB EQUITALIA - IPOL dove dovranno essere indicati l utenza e i relativi ambiti da abilitare; L abilitazione dell utente da parte di Equitalia al servizio richiesto. Utente già registrato al Portale Equitalia: l utente deve collegarsi al sito selezionare Area riservata, successivamente selezionare Accedi, autenticarsi all area riservata mediante la propria UserID e Password, selezionare dal menù principale la funzione Gestione Utenze e seguire la procedura di richiesta di attivazione del servizio PEC Infrastruttura PEC che prevede: La selezione da parte dell utente del servizio PEC Infrastruttura PEC ; La contestuale richiesta di abilitazione al servizio IPOL Invio pec on line, inviata dal Responsabile tramite ASKME utilizzando la terna SERVICE MANAGEMENT RILASCIO CREDENZIALI asset PORTALE WEB EQUITALIA - IPOL dove dovranno essere indicati l utenza e i relativi ambiti da abilitare; L abilitazione dell utente da parte di Equitalia al servizio richiesto. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 5 di 34

6 Utente già registrato al Portale Equitalia e al servizio Invio PEC On Line : la procedura di attivazione del servizio prevede: La richiesta inviata dal Responsabile tramite ASKME utilizzando la terna SERVICE MANAGEMENT RILASCIO CREDENZIALI asset PORTALE WEB EQUITALIA - IPOL dove dovranno essere indicati l utenza e i relativi ambiti da abilitare L abilitazione dell utente da parte di Equitalia al servizio richiesto. Analogamente per la modifica/revoca delle credenziali la procedura prevede: La richiesta inviata dal Responsabile tramite ASKME utilizzando SERVICE MANAGEMENT MODIFICA/REVOCA CREDENZIALI asset PORTALE WEB EQUITALIA - IPOL dove dovranno essere indicati l utenza e i relativi ambiti da abilitare/revocare La modifica/revoca dell utente da parte di Equitalia al servizio richiesto. N.B. Per poter usufruire della funzione di scarico delle ricevute pec è necessario essere abilitati anche al servizio INFRASTRUTTTURA PEC. 5 Contenuti del Documento Tecnico Le funzionalità disponibili sono le seguenti: 5.1. Login Il portale di Equitalia consente di accedere in modalità sicura a tutti i servizi tramite l utilizzo di una User Id e di una Password. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 6 di 34

7 Una volta effettuata l autenticazione, si accede alla seguente pagina di Menù. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 7 di 34

8 Cliccando sulla voce Invio PEC on line si accede alle funzionalità Gestione Mittenti Invio PEC On Line permette di gestire i mittenti PEC in modo automatico attraverso le seguenti fasi: Inserimento; Ricerca e Visualizzazione; Modifica; Cessazione. Cliccando su Gestione Mittenti si apre il seguente menù. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 8 di 34

9 Inserimento Mittente Dal menu Gestione Mittenti è possibile effettuare un nuovo inserimento cliccando sulla voce Nuovo Mittente. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 9 di 34

10 Verrà presentato a video un form su cui dovranno essere impostati i seguenti dati obbligatori: Lista Regioni; Indirizzo PEC; User ID; Password; Descrizione; Mail Inoltro; Lista Gestori. La lista delle regioni sarà filtrata in base all utenza in sessione e attraverso la multi selection, sarà possibile avere più regioni per lo stesso mittente. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 10 di 34

11 L indirizzo PEC dovrà avere un valore univoco. La password potrà contenere i soli caratteri speciali. N.B.: per le caselle PEC SOGEI e TELECOM, inserire nel campo User ID l indirizzo PEC. La mail di inoltro deve essere un indirizzo non pec. La lista dei gestori sarà selezionabile e non editabile. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 11 di 34

12 Cliccando il tasto Inserisci, verranno effettuati i controlli formali sui valori inseriti. Se i dati sono formalmente errati o mancanti verrà visualizzato un messaggio in corrispondenza del campo errato/mancante. Nel caso in cui l indirizzo PEC sia già censito, apparirà il seguente messaggio. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 12 di 34

13 Se i dati sono formalmente corretti verrà generato un Codice Identificativo associato al nuovo mittente e sarà effettuato l inserimento in Base-Dati. Il seguente messaggio confermerà l esito positivo dell operazione Ricerca e Visualizzazione Mittente Dal menu Gestione Mittenti è possibile effettuare la ricerca di un mittente già censito cliccando sulla voce Ricerca Mittente. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 13 di 34

14 I parametri con cui poter ricercare il mittente d interesse sono i seguenti: ID Mittente; Regione; Indirizzo PEC; User ID. L ID Mittente corrisponde al codice identificativo generato in fase di inserimento. La regione non è editabile ed è previsto selezionarne soltanto una. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 14 di 34

15 Cliccando il tasto cerca, verranno visualizzati i record corrispondenti ai parametri selezionati. Le informazioni presentate a video saranno: ID Mittente; Regione; Indirizzo PEC; User ID; Descrizione; Mail Inoltro. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 15 di 34

16 Da questa pagina si può, inoltre, accedere alle funzionalità di modifica e cessazione mediante i relativi tasti Modifica Mittente E possibile effettuare delle modifiche ai mittenti già censiti attraverso la voce di menù Ricerca Mittente. Una volta ricercato e visualizzato il mittente d interesse (vedi cap ), è possibile accedere alla funzionalità di Modifica Mittente. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 16 di 34

17 Dopo aver selezionato il record d interesse, cliccando il tasto Modifica, si accede alla seguente pagina. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 17 di 34

18 Viene visualizzato un form pre-defaultato con le informazioni relative al mittente selezionato. I dati che possono essere modificati sono i seguenti: Regione; User ID; Password; Descrizione; Mail Inoltro. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 18 di 34

19 ID Mittente è visualizzato ma non è editabile in quanto non è possibile modificare questo dato. Per le caselle PEC SOGEI e TELECOM il campo User ID deve coincidere con l indirizzo PEC. La mail di inoltro deve essere un indirizzo non pec. N.B. La selezione sul menù Lista regioni senza premere il tasto CTRL comporta la perdita delle informazioni iniziali. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 19 di 34

20 Cliccando il tasto Modifica, verranno effettuati i controlli formali sui valori inseriti. Se i dati sono formalmente errati o mancanti, verrà visualizzato un messaggio in corrispondenza del campo errato/mancante. Se i dati modificati sono formalmente corretti, si procede con l aggiornamento delle informazioni sulla Base-Dati e viene visualizzato il seguente messaggio. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 20 di 34

21 Cessazione Mittente L applicazione consente anche la cessazione dell indirizzo dei mittenti PEC. Questa è consentita soltanto nel caso in cui tutti i messaggi PEC inviati da tale utente siano in uno stato consolidato e quindi in stato consegnato oppure non consegnato. Si accede alla funzionalità di cessazione attraverso la voce Ricerca Mittente del menù Gestione Mittenti. Una volta ricercato e visualizzato il mittente d interesse (vedi cap ), è possibile accedere alla funzionalità di Cessazione Mittente. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 21 di 34

22 Dopo aver selezionato il record d interesse, cliccando il tasto Cessazione, si apre il seguente pop-up di conferma in cui sono presenti 2 tasti: Ok e Annulla. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 22 di 34

23 Cliccando il tasto OK, si procederà alla cancellazione dell indirizzo PEC selezionato e sarà visualizzato il seguente messaggio. Cliccando il tasto Annulla, si procederà con l annullamento dell operazione. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 23 di 34

24 5.3. Invio PEC La funzionalità Invio PEC consente agli utenti di inviare messaggi di posta elettronica certificata. Si accede a tale servizio attraverso la voce Invio PEC dal menù principale. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 24 di 34

25 I primi dati obbligatori da inserire sono i seguenti: Mittente; Ambito; Destinatario; Tipo Documento. Il Mittente non sarà editabile e verrà selezionato dalla lista dei mittenti recuperati in base alle regioni, relative all AdR (o società), associate all utenza in sessione. L Ambito non sarà editabile e verrà pre-defaultato con le regioni impostate in fase di inserimento/modifica del mittente appena selezionato. Il Destinatario sarà editabile e dovrà essere un dato di tipo . Il Tipo Documento non sarà editabile e verrà selezionato dalla lista dei documenti consentiti. Una volta selezionato, verrà proposto a video il messaggio legato al tipo di documento e, in base ad esso, verranno richiesti i parametri da inserire. Dopo aver popolato tutti i campi a video, è possibile cliccare il tasto Invia per procedere con l invio del messaggio di posta certificata. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 25 di 34

26 Se tutti i valori sono stati inseriti e sono formalmente corretti, apparirà il seguente messaggio. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 26 di 34

27 Se, invece, risulteranno valori mancanti o errati verranno visualizzati dei messaggi di errore in corrispondenza del campo mancante o errato. Il template presentato dall applicazione e i parametri richiesti variano a seconda della tipologia di documento da spedire. Per tutte le tipologie di documenti da spedire, il numero documento/atto/avviso intimazione/proposta di compensazione/procedura esecutiva/protocollo lampo deve essere impostato nella text area referenziata con la dicitura :numdocumento. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 27 di 34

28 Nel caso in cui venga inserito un allegato errato, è possibile eliminarlo mediante il tasto Reset che compare subito dopo aver caricato il file. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 28 di 34

29 5.4. Ricerca messaggi PEC La funzionalità Ricerca messaggi PEC consente agli utenti di ricercare sulla base dati i messaggi inviati e conoscerne l esito. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 29 di 34

30 L unico parametro obbligatorio richiesto è la tipologia documento, che può essere selezionata da una lista pre-impostata, gli altri parametri opzionali sono: Stato PEC; Mittente; Ambito; Numero documento; CF Destinatario; Utenza mittente; Data inserimento da; Data inserimento a. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 30 di 34

31 Dopo aver inserito i valori necessari alla ricerca e cliccato il pulsante cerca, l applicazione presenta i risultati della ricerca in forma tabellare. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 31 di 34

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33 Per consultare i dati di dettaglio di un messaggio è necessario selezionare il messaggio d interesse e cliccare sul pulsante consulta. I dati riportati sono: Tipo documento; Ambito; Mittente; Destinatario; Stato PEC; Esito PEC; Identificativo messaggio su Infrastruttura PEC; Data inserimento; V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 33 di 34

34 Data invio; Data consegna; Numero documento; CF Destinatario; Utenza mittente; Nel caso in cui si voglia recuperare la ricevuta di consegna del messaggio inviato è necessario accedere al servizio Infrastruttura PEC ed eseguire una ricerca tramite l identificativo del messaggio stesso. Dalla pagina di esito della ricerca è possibile, inoltre, eseguire il download di un file excel contenente i dati relativi ai messaggi inviati. V.1.0 Proprietà di Equitalia SpA Uso esclusivo interno Pagina 34 di 34