Allegato 1 - Gestione degli Atti dei Dirigenti con firma digitale

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1 Allegato 1 - Gestione degli Atti dei Dirigenti con firma digitale Dal 2004 il Comune di Treviso ha avviato la gestione documentale di alcune tipologie di atti - tipici degli enti locali - adottando il formato digitale in sostituzione del formato cartaceo. Tale scelta è stata motivata dall esigenza di velocizzare i passaggi intermedi tra un ufficio e l altro, abbreviando i tempi medi necessari all esecutività dell atto, contribuendo così a recuperare efficienza organizzativa nel procedimento. I flussi documentali digitalizzati sono nel seguito descritti. 1) Determinazioni dirigenziali: Si sono individuati due flussi distinti: uno per le determinazioni che prevedono impegno di spesa ed uno per le altre determinazioni. a) La determinazione con impegno di spesa, emanata dal Dirigente dell ufficio proponente, è costituita da un documento gestito dal sistema di gestione documentale e di lavoro di gruppo Lotus Domino secondo il diagramma allegato.

2 FLUSSO DETERMINAZIONI DIRIGENZIALI (Con passaggio al Servizio Finanziario) Proponente Il Proponente inizializza l atto lo allega appone la firma e lo inoltra al Funzionario o al Dirigente Funzionario Il Funzionario esamina l atto e lo inoltra al Dirigente o lo restituisce al Proponente Dirigente del Settore Proponente Il Dirigente verifica l atto appone la firma leggera, il sistema assegna automaticamente un numero progressivo di proposta e viene inviato alla Segreteria Ufficio Finanziario. L atto può essere restituito al proponente con note di commento. Segreteria Ufficio Finanziario L incaricato della Segreteria Ufficio Finanziario effettua la registrazione dell atto nel software di contabilità finanziaria (ASCOT) non legato a questa procedura e avvia il passaggio al Servizio Contabilità Finanziaria. ANNULLATI Servizio Contabilità Finanziaria Impegni Entrate IVA Mutui Servizio Controllo Regolarità Dirigente del Settore Proponente Dirigente del Settore Ragioneria Servizio Protocollo ARCHIVIO L incaricato del Servizio Contabilità Finanziaria decide il percorso degli Uffici ai quali l atto deve essere inoltrato: Impegni-Entrate-IVA-Mutui anche in un ordine diverso da quello sopra indicato. Terminata la sequenza dei vari servizi il provvedimento ritorna al Servizio Controllo Regolarità che lo invia al Dirigente/Titolare P.O.. Possibilità di rinvio al Proponente Il Dirigente attiva il processo di Firma Digitale e invia il provvedimento firmato al Dirigente del Settore Ragioneria per i casi in cui serve la firma o direttamente al Servizio Protocollo per gli altri casi. Il numero di registro definitivo viene generato automaticamente. Il Dirigente del Settore Ragioneria appone la Firma Digitale e inoltra al Servizio Protocollo. Possibilità annullamento atto. Il Servizio Protocollo archivia il Provvedimento.

3 Per ogni atto viene creato un modulo contrassegnato da un numero provvisorio univoco; tramite un procedimento di flusso documentale il documento viene sottoposto all approvazione da parte dei responsabili degli uffici previsti. Figura 1 Modulo di inserimento delle determinazioni Durante i passaggi all interno del flusso, il modulo presenta agli utenti le informazioni necessarie per la valutazione del documento. Al termine delle verifiche da parte degli uffici il responsabile dell ufficio proponente procede alla sottoscrizione del documento. In questa fase avviene la generazione del numero cronologico dell atto, della data, la trasformazione in formato pdf non modificabile e la firma digitale.

4 Il documento viene trasmesso al responsabile del Servizio Finanziario che lo firma digitalmente e ne determina l esecutività, come previsto dall art.151 comma 4 del D.Lgs. 267/2000. Il documento viene quindi inviato in formato digitale al Servizio Protocollo per la marcatura temporale, con la quale assume data certa, e per la successiva archiviazione su server di sistema e l eventuale pubblicazione se richiesta. La sezione History del modulo riporta i vari passaggi del documento nel corso del flusso di approvazione. Periodicamente i documenti vengono sottoposti a conservazione sostitutiva, tramite un servizio rilasciato da un Ente certificato. Il servizio di conservazione sostitutiva prevede il riversamento su altro supporto dei documenti informatici trasmessi, ai sensi dell art 3 delibera CNIPA n. 11/2004, la verifica periodica della leggibilità dei dati, il riversamento su nuovi supporti e il mantenimento della validità dei documenti. La firma digitale viene realizzata con certificati, smart card e software rilasciati da un Ente certificatore qualificato accreditato presso il CNIPA. b) Il flusso delle altre determinazioni, emanate dal responsabile dell ufficio proponente è descritto nel diagramma allegato:

5 FLUSSO DETERMINAZIONI DIRIGENZIALI (Senza passaggio al Servizio Finanziario) Settore Proponente Il Proponente inizializza l atto lo allega e appone firma leggera Dirigente del Settore Proponente / Titolare PO Il Dirigente /Titolare PO verifica l atto appone firma leggera, il sistema assegna automaticamente un numero progressivo di proposta e viene inviato al Dirigente. L atto può essere restituito al proponente con note di commento. Dirigente Settore / Titolare di PO Il Dirigente/Titolare PO attiva il processo di firma: il sistema assegna automaticamente il numero di Registro che inserisce con la data nel documento generando un file in formato PDF a cui il Dirigente/Titolare PO appone la FIRMA DIGITALE infine viene inviato al Protocollo. Servizio Protocollo ARCHIVIO Il Responsabile del Servizio Protocollo archivia il documento. ANNULLATI

6 Allegato 2 - Gestione degli Atti di Liquidazione con firma digitale A partire dal 2006, si è proceduto alla trasformazione in formato digitale anche degli atti di liquidazione ai sensi dell art. 184 del D. Lgs. 267/2000. L atto di liquidazione è costituito da un documento gestito dal sistema di gestione documentale e di lavoro di gruppo Lotus Domino secondo il diagramma sotto riportato. Dopo l inizializzazione il responsabile dell ufficio proponente procede alla sottoscrizione del documento. In tale fase avviene la generazione del numero cronologico dell atto, della data, la trasformazione in formato pdf non modificabile e la firma digitale. Tramite un procedimento di flusso documentale il documento viene sottoposto in visione ai responsabili degli uffici che provvedono alle registrazioni contabili. Figura 1 - Modulo per l'inserimento delle liquidazioni Il documento viene infine inviato in formato digitale al Servizio Protocollo per la marcatura temporale, con la quale il documento assume data certa, e per la successiva archiviazione su server di sistema. La sezione History del modulo riporta i vari passaggi del documento nel corso del flusso digitale. Periodicamente i documenti vengono sottoposti a conservazione sostitutiva, tramite un servizio rilasciato da un Ente certificato. I documenti giustificativi oggetto di liquidazione (notule, fatture, note di debito) vengono allegati alle liquidazioni e sono anch essi dematerializzati: il documento analogico viene scansionato e la sua immagine in formato pdf è inserita in un apposito database.

7 Anche in questo caso viene utilizzato un singolo modulo che contiene il documento giustificativo in formato pdf e le informazioni di dettaglio relative al documento. Gli originali delle fatture vengono conservati in formato cartaceo: gli uffici gestiscono la scansione ottica della fattura che resta analogica a tutti gli effetti. Gli originali sono raccolti presso l ufficio Protocollo e, per le fatture pagate dall Economo, presso l Economato. Periodicamente i documenti vengono sottoposti a conservazione sostitutiva, tramite un servizio rilasciato da un Ente certificato. Il servizio di conservazione sostitutiva prevede il riversamento su altro supporto dei documenti informatici trasmessi, ai sensi dell art 3 delibera CNIPA n. 11/2004, la verifica periodica della leggibilità dei dati, il riversamento su nuovi supporti e il mantenimento della validità dei documenti. La firma digitale viene realizzata con certificati, smart card e software rilasciati da un Ente certificatore qualificato accreditato presso il CNIPA.

8 FLUSSO ATTI DI LIQUIDAZIONE Ufficio Assegnatario Il dipendente responsabile del procedimento seleziona il/i documento/i da liquidare (fattura, nota, ecc..), inizializza l atto lo allega, appone firma leggera e lo invia o al Funzionario o al Dirigente/Titolare PO Funzionario Il funzionario controlla l atto appone la propria firma leggera lo invia al Dirigente/Titolare PO ANNULLATI Dirigente del Settore Proponente / Titolare PO Segreteria Ufficio Finanziario Il Dirigente/Titolare PO genera l atto definitivo appone la firma digitale lo invia all Ufficio Finanziario. Può annullare l atto in caso di anomalie. L incaricato della Segreteria Ufficio Finanziario effettua la registrazione dell atto nel software di contabilità finanziaria (ASCOT) non legato a questa procedura e avvia il passaggio al Servizio Contabilità Finanziaria. Ufficio FINANZIARIO Controlla l atto fa proseguire oppure lo restituisce al Dirigente per l annullamento Ufficio LIQUIDAZIONI ENTRATE IVA MUTUI Ufficio MANDATI Responsabile Ufficio FINANZIARIO STIPENDI L incaricato dell Ufficio LIQUIDAZIONI decide il percorso degli Uffici ai quali l atto deve essere inoltrato: Entrate - IVA Mutui - Stipendi Che effettuano le rispettive registrazioni, l ufficio IVA allega un prospetto, l ufficio ENTRATE in caso di penale può fare reversale riportandone gli estremi nell atto L incaricato dell Ufficio MANDATI genera il mandato di pagamento e ne inserisce gli estremi avvisando l ufficio Assegnatario dell avvenuto pagamento Firma l attestazione che il mandato è stato pagato Servizio Protocollo Il Servizio Protocollo archivia il Provvedimento

9 Allegato 3 - Allegati Delle Delibere Di Giunta e Consiglio Comunale A partire dal Settembre 2007, in via sperimentale si è provveduto a dematerializzare gli allegati alle deliberazioni di Giunta e di Consiglio Comunale, utilizzando il sistema di gestione documentale e di lavoro di gruppo Lotus Domino. Per ogni atto viene utilizzato un modulo contenente il testo, i pareri tecnici della delibera e i suoi eventuali allegati. Il modulo tiene traccia dell iter dell originale cartaceo, dalla fase di inizializzazione da parte dell ufficio proponente alla fase di firma da parte del Segretario/Direttore Generale e la successiva pubblicazione all Albo Pretorio e su sito Web. Dopo l approvazione da parte degli Organi Collegiali, il Protocollo provvede alla scannerizzazione del testo della Deliberazione; il Segretario/Direttore Generale firma quindi digitalmente il testo scannerizzato e gli allegati. Il testo della delibera e il rispettivo parere tecnico continuano ad essere in formato analogico: ogni pagina della deliberazione cartacea è sottoscritta non solo dal Segretario/Direttore Generale, ma anche dal Dirigente di Settore e dall Assessore di reparto. Gli allegati alla deliberazione vengono gestiti solamente in formato digitale e pertanto costituiscono documento originale. Il modulo viene quindi inviato in formato digitale al Servizio Protocollo per la marcatura temporale degli allegati, la successiva archiviazione su server di sistema e la pubblicazione. La sezione History del modulo riporta i vari passaggi del documento nel corso del flusso di approvazione. Il testo della delibera resta invece cartaceo e conservato secondo i canoni tradizionali presso l ufficio Protocollo. Periodicamente i documenti vengono sottoposti a conservazione sostitutiva, tramite un servizio rilasciato da un Ente certificato. Il servizio di conservazione sostitutiva prevede il riversamento su altro supporto dei documenti informatici trasmessi, ai sensi dell art 3 delibera CNIPA n. 11/2004, la verifica periodica della leggibilità dei dati, il riversamento su nuovi supporti e il mantenimento della validità dei documenti. La firma digitale viene realizzata con certificati, smart card e software rilasciati da un Ente certificatore qualificato accreditato presso il CNIPA.