Modello di organizzazione e gestione ex Decreto 231/2001 CODICE ETICO. Roma, 19 novembre AGER S.r.l. Via XXIV Maggio, Roma 1

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1 CODICE ETICO Roma, 19 novembre 2008 AGER S.r.l. Via XXIV Maggio, Roma 1

2 CODICE ETICO Preambolo Il Codice Etico di AGER, di seguito sviluppato, individua i valori primari cui l ente intende conformarsi con la sua operatività corrente, al di là degli scopi che tipicamente caratterizzano la sua tipologia soggettiva giuridica. Il complesso delle istanze del documento stesso è delineato evidenziando l insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità di tutti coloro che, a qualsiasi titolo, operano per conto di AGER nei confronti di tutti i suoi interlocutori. L adozione del Codice è espressione, quindi, di una scelta dell ente, costituendo profilo di riferimento di AGER la raccomandazione di un elevato standard di professionalità a tutti i suoi rappresentanti ed il divieto di comportamenti che si pongono in contrasto con le disposizioni legislative in genere, nonché con i valori deontologici che AGER intende promuovere, anche attraverso la più ampia diffusione e conoscibilità presso tutti coloro che entreranno in relazione con l ente. AGER, peraltro, nell ottica di interpretare al meglio il concetto di sviluppo sostenibile, sempre più sentito nella società civile, tiene in debita considerazione l impatto del proprio agire sul capitale naturale, sociale ed umano di riferimento. Pertanto, orienta il proprio disegno strategico complessivo verso nuovi meccanismi di governance che aumentino l accountability e che migliorino le performance dell ente, in quanto: 1) rendono più trasparente il rapporto dell ente con la società civile (stakeholders) aumentando la LEGITTIMITA, l APPOGGIO, il CONSENSO per la sua immagine pubblica; 2) riducono i costi di transazione derivanti da eventuali azioni legali e da processi di contrattazione. 1.1 Disposizioni generali e principi Art. 1 - Principi di alta correttezza gestionale AGER si ispira, anche in tutti i rapporti professionali e commerciali da essa instaurati con le controparti private e pubbliche, a principi comportamentali di lealtà, correttezza, e trasparenza. I suoi dipendenti e i suoi collaboratori sono consapevoli di essere legati ad un contesto lavorativo professionale che si caratterizza, accanto al comune perseguimento dei propri obiettivi istituzionali ed imprenditoriali, per le istanze etiche siffatte. Art. 2 - Valore della buona reputazione e dei doveri fiduciari Una buona reputazione comprovata, in ogni ambito della sua azione, è considerata da AGER una risorsa immateriale essenziale per la sua operatività. Costituiscono riferimenti essenziali della buona reputazione i flussi di investimento attivo, la fedeltà dei clienti, AGER S.r.l. Via XXIV Maggio, Roma 2

3 l attrazione delle migliori risorse umane, la serenità dei fornitori, l affidabilità verso i creditori. All interno, essa è volta ad attuare decisioni ispirate alla correttezza morale della convivenza operativa di tutti gli operatori di ogni livello, nonché ad organizzare il lavoro senza controlli immotivati e burocratici con esercizi eccessivi di autorità. Art. 3 - Applicabilità e rispetto del Codice Etico Il Codice Etico si applica a tutti gli operatori (amministratori, dipendenti, fornitori e qualsiasi altro soggetto operante per conto e nell interesse della Società) di AGER, la quale si impegna ad implementare apposite procedure, regolamenti o istruzioni volti ad assicurare che i valori qui affermati siano rispecchiati nei comportamenti individuali, prevedendo apposite clausole contrattuali per dipendenti, consulenti, collaboratori e partners, nonché più adeguati sistemi sanzionatori delle eventuali violazioni del codice stesso. 1.2 Principi etici generali Art. 4 - Onestà e rispetto della legge e del Modello Nell espletare la loro attività professionale e commerciale il personale di AGER è tenuto a rispettare tutte le leggi e le normative vigenti, oltre al presente Codice Etico, e tutti i regolamenti interni, ivi compreso, nelle sue parti normative interne, il Modello istituito ai sensi del Decreto 231/2001. In nessun caso il conseguimento dell interesse di AGER può giustificare una condotta non in linea con il principio ora enunciato. In particolare, il personale di AGER è espressamente tenuto a: - non occultare o alterare documenti contabili al fine di sottrarli dal controllo del Collegio Sindacale; - non porre in essere condotte fraudolenti o mendaci nella formazione e redazione del bilancio di esercizio, della nota integrativa, della relazione sulla gestione, delle altre comunicazioni previste dalla legge e dei prospetti informativi; - non ostacolare i controlli sull ente da parte del Collegio Sindacale e dei soci; - non porre in essere condotte in grado di ostacolare l esercizio delle funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza; - non porre in essere condotte di illecita influenza dell assemblea dei soci; - non porre in essere condotte in grado di integrare (i) illecite operazioni sulle azioni o quote proprie e/o della società controllante; (ii) indebite operazioni in pregiudizio dei creditori; (iii) una formazione fittizia del capitale sociale; (iv) indebite restituzioni di conferimenti; (v) illegali ripartizioni di utili e riserve; - non porre in essere condotte fraudolente o mendaci nella formazione di documenti rivolti alla direzione della Società o alla Pubblica Amministrazione per qualsiasi finalità. AGER S.r.l. Via XXIV Maggio, Roma 3

4 Art. 5 - Legittimità morale E dovuta dal personale e dai rappresentanti di AGER la massima attenzione affinché siano evitate situazioni in cui i soggetti coinvolti in transazioni negoziali vengano a trovarsi in stati di conflitto di interesse o che possano interferire con la propria capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel migliore interesse della Società e nel pieno rispetto delle norme del Codice Etico. Deve, inoltre, astenersi dal trarre vantaggio personale da atti di disposizione dei beni sociali o da opportunità d affari delle quali è venuto a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni. AGER riconosce e rispetta il diritto dei propri dipendenti, collaboratori e amministratori a partecipare ad investimenti, affari o ad attività di altro genere al di fuori di quelle svolte nell'interesse della Società, purché si tratti di attività non vietate dalla legge e dalle norme contrattuali e compatibili con gli obblighi assunti in qualità di dipendenti, collaboratori o amministratori. Ogni situazione che possa costituire o determinare un conflitto di interesse deve essere tempestivamente comunicata da ogni dipendente, collaboratore o amministratore al proprio superiore o referente interno e all Organismo di Vigilanza secondo i metodi previsti nel Modello. In particolare, tutti i dipendenti, collaboratori e amministratori di AGER sono tenuti ad evitare conflitti di interesse tra le attività economiche personali e familiari e le mansioni che ricoprono all'interno della struttura di appartenenza. A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, determinano conflitti di interesse le seguenti situazioni: svolgere funzioni di vertice (amministratore delegato, consigliere, responsabile di funzione) o avere interessi economici o finanziari presso fornitori, clienti, concorrenti o partner commerciali di AGER; utilizzo della propria posizione nella Società delle informazioni acquisite nel proprio lavoro in modo che si possa creare conflitto tra i propri interessi personali e gli interessi di AGER; svolgimento di attività lavorative, di qualsiasi tipo, presso clienti, fornitori, concorrenti, enti pubblici, enti o organizzazioni di pubblico interesse; accettazione od offerta di denaro, favori o utilità da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti di affari con AGER; ricoprire cariche pubbliche presso enti che possono avere rapporti con AGER, così da creare le condizioni per un potenziale conflitto di interessi. Art. 6 - Concorrenza leale AGER confida nell alta qualità dei propri servizi offerti e nella capacità e nell impegno dei propri dipendenti, collaboratori e rappresentanti; riconosce il valore della concorrenza libera aperta e leale e si astiene da accordi illeciti, da comportamenti vessatori e da qualsivoglia abuso di posizione dominante. AGER S.r.l. Via XXIV Maggio, Roma 4

5 Art. 7 - Equità e correttezza nella gestione dei contratti Con riferimento ai rapporti in essere, chiunque opera in nome e per conto di AGER deve evitare di prendere spunto da lacune contrattuali, o da eventi imprevisti, per rinegoziare gli accordi sfruttando la posizione di dipendenza e inferiorità in cui si è venuta a trovare la controparte. Il medesimo principio deve valere per chiunque, anche solo per conto di AGER, si trovi a dare esecuzione concreta ad accordi contrattuali e, anche in tal caso, quindi, deve essere evitata un interpretazione o un esecuzione del contratto che, prendendo spunto da eventuali lacune, sfrutti la posizione di dipendenza e inferiorità in cui si è venuta a trovare la controparte. Art. 8 -Valore delle risorse umane Il personale di AGER rappresenta il patrimonio fondamentale ed insostituibile per il successo dell ente che, quindi, tutela e promuove il valore delle proprie risorse umane allo scopo di migliorare ed accrescere le loro competenze. Fermo restando il rispetto dei principi costituzionalmente sanciti a tutela della persona e del lavoratore nonché di quanto previsto dalla relativa normativa nazionale e comunitaria applicabile e dal Modello, è interesse primario di AGER favorire lo sviluppo del potenziale di ciascuna risorsa e la sua crescita professionale attraverso: - il rispetto, anche in sede di selezione, della personalità e della dignità di ciascun individuo, evitando la creazione di situazioni in cui le persone si possano trovare in condizioni di disagio anche sul piano della libera espressione; - la prevenzione di discriminazioni e abusi di ogni tipo, in base a razza, credo religioso, appartenenza politica e sindacale, lingua, sesso, orientamento sessuale e handicap; - una formazione adeguata al ruolo rivestito; - un esercizio prudente equilibrato ed obiettivo, da parte dei responsabili di specifiche attività o unità organizzative, dei poteri connessi alla delega ricevuta, ivi compresi quelli della gestione disciplinare interna; - un uso corretto e riservato dei dati personali. - Art. 9 - Tutela dell integrità della persona AGER attribuisce grande importanza all integrità fisica e morale del proprio personale, a condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e ad ambienti di lavoro sicuri e salubri; in particolare non sono tollerate richieste o minacce volte ad indurre le persone ad agire contro la legge, il Modello, il presente Codice Etico, le convinzioni o le preferenze morali e personali di ogni persona. Art Imparzialità Nelle relazioni con le proprie controparti, AGER evita qualunque forma di discriminazione in base all età, al sesso, alle abitudini sessuali, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche ed alle credenze religiose dei suoi interlocutori. AGER S.r.l. Via XXIV Maggio, Roma 5

6 Art Riservatezza e trattamento dati e informazioni AGER garantisce la riservatezza delle informazioni di cui è a qualsiasi titolo in possesso e si astiene dal ricercare e trattare dati riservati, ad esclusione del caso di esplicita e consapevole autorizzazione ovvero di conformità alle norme giuridiche in vigore. In aggiunta a ciò, il suo personale è tenuto a non utilizzare informazioni riservate per scopi estranei all esercizio della propria attività professionale. Art Tutela ambientale AGER programma le proprie attività ricercando il migliore equilibrio possibile tra iniziative professionali e/o commerciali ed esigenze ambientali, in considerazione dei diritti delle generazioni presenti e future. AGER si impegna dunque a prevenire i rischi per l ambiente nel rispetto della normativa vigente ma tenendo conto anche dello sviluppo della ricerca scientifica e delle migliori esperienze in materia. 1.3 Norme di comportamento Art Verso i clienti o beneficiari del servizio e verso i fornitori AGER persegue l obiettivo di soddisfare i propri clienti e/o beneficiari delle prestazioni fornendo loro servizi di qualità, nel pieno rispetto delle norme e dei regolamenti applicabili nel settore in cui opera. AGER s impegna infine affinché la cortesia, l attenzione, la correttezza e la chiarezza di comunicazione siano elementi distintivi nei rapporti con i clienti. Nelle sue politiche di acquisto la Società ha l obiettivo di approvvigionarsi di beni e servizi alle condizioni più vantaggiose in termini di rapporto qualità/prezzo. Tale obiettivo deve tuttavia coniugarsi con la necessità di porre in essere relazioni con fornitori che assicurino modalità operative compatibili con il rispetto sia dei diritti dell uomo e dei lavoratori che dell ambiente. Per le forniture, per i contratti d opera e di consulenza più significativi, devono essere ragionevolmente ed adeguatamente formalizzate e documentate le motivazioni della scelta e le considerazioni sul prezzo applicato, secondo quanto stabilito dalle procedure aziendali ivi compreso il Modello. Gli incaricati degli acquisti non devono accettare alcun regalo o altra utilità che possa creare imbarazzo, condizionare le loro scelte o far sorgere il dubbio che la loro condotta non sia trasparente o imparziale; sono ammesse gratuità di modico valore nell ambito degli usi e nel rispetto delle disposizioni aziendali. La Società sottopone periodicamente a revisione e controllo il proprio albo clienti e fornitori allo scopo di razionalizzarlo e aumentarne economicità ed efficienza. AGER S.r.l. Via XXIV Maggio, Roma 6

7 Art Pubblica Amministrazione In conformità con i rispettivi ruoli e funzioni nonché con lo spirito di massima collaborazione, AGER intrattiene relazioni con Amministrazioni dello Stato, autorità garanti e di vigilanza, enti pubblici, enti e amministrazioni locali, organizzazioni di diritto pubblico e soggetti privati ai quali si applica la disciplina pubblicistica. Tali rapporti devono essere improntati a criteri di massima trasparenza e piena professionalità, al riconoscimento dei rispettivi ruoli e strutture organizzative, anche ai fini di un positivo confronto volto al rispetto sostanziale della regolamentazione applicabile. AGER proibisce di offrire, direttamente o attraverso intermediari, somme di denaro o altre utilità a pubblici funzionari o a incaricati di pubblico servizio al fine di influenzarli nell espletamento dei loro doveri (sia affinché agiscano in un determinato senso, sia affinché ritardino o omettano di agire). A tal riguardo, ispirandosi ai vigenti provvedimenti legislativi ma spingendosi anche oltre le previsioni espresse, AGER pone in essere le misure atte a prevenire comportamenti da parte di chi agisce in nome e per suo conto, che possano in qualsiasi forma configurare corruzione di pubblico ufficiale o di incaricato di pubblico servizio. Non sono consentiti omaggi e atti di cortesia e di ospitalità verso rappresentanti di governo, pubblici ufficiali, e pubblici dipendenti, a meno che non siano di modico valore e comunque tali da non compromettere l integrità o la reputazione di una delle parti né da poter essere interpretati, da un osservatore imparziale, come finalizzati ad acquisire vantaggi indebiti e/o in modo improprio. AGER, inoltre, proibisce di porre in essere comportamenti fraudolenti atti a far conseguire alla stessa, indebitamente, finanziamenti pubblici, comunque denominati, nonché di utilizzare i medesimi per finalità difformi da quelle per le quali sono stati concessi. Contributi e finanziamenti a fini politici e assistenziali devono rimanere nei limiti consentiti dalla legge ed essere preventivamente autorizzati dal Consiglio di Amministrazione o dalle funzioni dell ente da questo all uopo delegate. Art Impegno etico degli Organi Una corretta ed efficace applicazione del presente Codice Etico è possibile solo attraverso l impegno e il concorso dell intera struttura di AGER. In ragione di ciò ogni organo direttivo dell ente deve rendere tutti i singoli comportamenti coerenti con i principi etici del Codice stesso e collaborare con gli organismi responsabili del processo di attuazione e controllo, ovvero con il Consiglio di Amministrazione, il Collegio Sindacale e l Organismo di Vigilanza. Art Responsabilità del Consiglio di Amministrazione Il Consiglio di Amministrazione di AGER, relativamente al Codice Etico: - riceve le relazioni di verifica interna etica dell Organismo di Vigilanza che conterranno informazioni sull efficacia, sull adeguatezza e sullo stato di attuazione e rispetto del Codice Etico e del Modello, con le relative proposte di revisione, integrazione e modifica; AGER S.r.l. Via XXIV Maggio, Roma 7

8 - riceve dall Organismo di Vigilanza le segnalazioni di eventuali violazioni del Codice Etico e del Modello, unitamente ad una relazione riepilogativa ed alle sanzioni suggerite; - valuta lo stato della comunicazione e di formazione del codice etico; - decide su ciascuno dei punti precedenti nonché su come migliorare gli assetti dell applicabilità e formazione del Codice Etico direttamente, o, in alternativa, incaricando di tali valutazioni e decisioni altre funzioni interne dell ente. - Art Comunicazione e formazione interna Sono previste apposite attività di comunicazione per favorire la conoscenza del Codice Etico da parte di tutto il personale di AGER. Queste attività sono parte integrante del piano istituzionale di comunicazione interna ed esterna predisposto dalle rispettive funzioni dell ente a ciò preposte e vengono attivate al momento del rilascio iniziale del Codice Etico ed in occasione di tutte le successive revisioni. Per favorire la corretta comprensione del Codice Etico da parte del personale di AGER, l Organo amministrativo, di concerto con l Organismo di Vigilanza, realizza ed eroga un piano di comunicazione e formazione volto a favorire la conoscenza dei principi etici e delle norme di comportamento. In occasione di revisioni significative del Codice Etico e del sistema normativo ad esso collegato viene ripetuto l intervento di comunicazione e formazione a favore di tutto il personale di AGER. Art. 18 Rinvio Per quanto non espressamente previsto dal presente Codice Etico, si fa rinvio e riferimento a quanto contenuto nel Modello. In caso di contrasto tra il presente Codice Etico ed il Modello, sarà quest ultimo a prevalere. AGER S.r.l. Via XXIV Maggio, Roma 8