Centrale Regionale Acquisti

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1 Guida all acquisto tramite Negozio Elettronico NECA Istruzioni specifiche per la Fornitura di Divise per polizia locale Introduzione La presente guida ha l obiettivo di descrivere le modalità di acquisto tramite Negozio Elettronico NECA per la Convezione Divise Polizia Locale, Lotti 1, 2, 3. Alcune sezioni riprendono contenuti già descritti nella guida alla Convenzione pubblicata sul portale; sono altresì descritte funzionalità specifiche per il corretto inoltro di ordinativi di fornitura e richieste di consegna per la Convenzione in oggetto, nonché indicazioni e raccomandazioni operative volte ad evitare errori di processo o applicativi (es. blocchi di sistema). La guida non sostituisce né integra la documentazione contrattuale sottoscritta fra le parti. Pertanto le informazioni in essa contenute non possono essere motivo di rivalsa da parte delle Amministrazioni nei confronti del fornitore e/o della Centrale Regionale Acquisti, né possono ritenersi prevalenti rispetto alle disposizioni contrattuali. Cos è il NECA Si tratta di un vero e proprio catalogo elettronico delle Convenzioni attivate dalla Centrale Regionale Acquisti, in cui i fornitori aggiudicatari della Convenzione (o Lotto) offrono i propri beni e servizi direttamente on-line; gli Enti registrati possono consultare il catalogo dei prodotti in convenzione ed emettere relativamente ad essi Ordini di Acquisto. Per acquistare tramite NECA, l Amministrazione deve essere registrata alla Centrale Regionale Acquisti oppure, se già registrata a Sintel, deve aver aggiornato i suoi dati: Per registrarsi alla Centrale Regionale Acquisti, sul Portale nella pagina Registrazione alla Centrale Acquisti > Registrazione Enti sono disponibili tutte le informazioni. Per aggiornare i dati, sul portale nella pagina Registrazione alla Centrale Acquisti > enti registrati a Sintel, sono disponibili tutte le informazioni. Una volta effettuata la registrazione, per accedere al NECA è necessario collegarsi al portale della Centrale Regionale Acquisti e, nel menu accesso rapido situato in alto a destra, cliccare sulla voce NECA ed inserire username e password rilasciate all atto della registrazione

2 Come acquistare in Convenzione tramite NECA Nella grafica seguente viene sinteticamente schematizzato il flusso per acquistare tramite NECA. Anticipando alcune indicazioni/raccomandazioni descritte più avanti nella presente guida, si richiama l attenzione sulle seguenti regole di base: IMPORTANTE Si rammenta che nel Negozio Elettronico, i singoli lotti vengono trattati come se fossero delle Convenzioni a sé stanti, pertanto ad ogni lotto corrisponde una Convenzione (che sarà chiamato Divise per polizia locale Lotto1, oppure Divise per polizia locale Lotto2, oppure Divise per polizia locale Lotto3 ). Poiché a ciascun lotto su NECA corrisponde una Convenzione è necessario emettere un ordinativo di fornitura (ODF) per ogni Lotto (Convenzione) in cui si vuole acquistare. Per le richieste di consegna (RDC), è necessario emettere una RDC su ciascuna Convenzione (ossia Lotto) con i diversi prodotti d interesse. ATTENZIONE: il sistema in corso di manutenzione applicativa al momento consentirebbe anche la creazione di una RDC con prodotti appartenenti a Lotti diversi si raccomanda vivamente di NON procedere in tal senso, pena l insorgere di errori applicativi. Si invita pertanto a verificare con cura che la RDC afferisca (contenga) beni di UN SOLO LOTTO

3 1) Organizzare l ufficio virtuale Per poter utilizzare il Negozio Elettronico, l Utenza Master, tramite la voce Anagrafica del menù laterale a sinistra, deve creare un ufficio virtuale in cui saranno presenti gli indirizzi dell Ente (l indirizzo presso il quale emettere fatture, consegnare la merce, etc..) e gli impiegati che utilizzeranno il negozio, i quali avranno diverse abilitazioni in relazione alle deleghe che gli sono state assegnate. Per maggiori informazioni consultare la guida veloce al NECA presente sul portale della Centrale Regionale Acquisti. 2) Creare e inviare l ordinativo di fornitura Nel momento in cui l Amministrazione invia l ordinativo di fornitura al fornitore, dà in sostanza origine al contratto di fornitura, ossia un contratto specifico tra l Amministrazione ed il fornitore stesso. Come anticipato precedentemente su NECA, a ciascun lotto corrisponde una Convenzione, perciò se si desiderano acquistare prodotti appartenenti a lotti differenti, sarà necessario emettere un ordinativo di fornitura (ODF) per ciascun Lotto (Convenzione) in cui si intende acquistare. Gli ordinativi di fornitura hanno durata di 12 mesi decorrenti dalla loro data di emissione, non possono essere prorogati, e si intendono conclusi: al raggiungimento della completa erosione; ad un anno dalla data di emissione dell ordinativo di fornitura. Soltanto a seguito della completa erosione dell importo totale indicato nell ordinativo di fornitura, l Amministrazione può emettere un nuovo ordinativo di fornitura, entro l arco temporale di validità e qualora sia ancora disponibile il massimale della Convenzione. Si ricorda che entro la data di validità dell'ordinativo, l Amministrazione ha la possibilità di ridurre l importo dello stesso del 20%, inviando comunicazione a mezzo fax al fornitore e a Lombardia Informatica S.p.A.. In tal caso tale importo sarà reintegrato nel massimale di gara. ATTENZIONE Il sistema in corso di manutenzione applicativa al momento consente la creazione di un nuovo ordinativo di fornitura pur in presenza di un precedente ODF non ancora scaduto o eroso. Si raccomanda vivamente di NON procedere all emissione di un nuovo ODF se prima non è stato del tutto eroso (o sia scaduto) l ordinativo preesistente. Infatti l emissione di un nuovo ODF sarà accettato da parte del fornitore solo se gli ordinativi precedentemente emessi sono stati completamente utilizzati/scaduti. L importo indicato nell ordinativo di fornitura rappresenta l impegno di spesa che l Amministrazione assume nei confronti del fornitore. Soltanto dopo l invio dell ordinativo di fornitura, e fino alla completa erosione dell importo indicato nell ordinativo, gli uffici dell Amministrazione legittimati potranno emettere le richieste di consegna per la fornitura che di volta in volta - 3 -

4 desiderano ricevere. Nel momento in cui l ordinativo di fornitura risulterà completamente eroso, prima di inviare ulteriori richieste di consegna, le Amministrazioni dovranno emettere un nuovo ordinativo di fornitura. Emissione ordinativo di fornitura tramite NECA Il punto ordinante/istruttore abilitato, dopo aver effettuato l accesso al Negozio (v. pag. 1), seleziona dal menù laterale a sinistra la voce Gestione Ordine di Fornitura. Figura 1 Verrà visualizzato (v. Figura 1) un elenco in forma tabellare degli ordinativi emessi. Selezionando la funzione Crea sarà possibile creare un nuovo ordinativo di fornitura. Viene visualizzata, quindi, una maschera in cui è possibile inserire le informazioni richieste per la compilazione di un nuovo ordinativo di fornitura (v. Figura 2)

5 Figura 2 Dopo aver compilato tutti i campi del modulo, cliccando su Genera PDF, il sistema creerà il pdf dell ordinativo di fornitura così come compilato. Sarà poi possibile firmare il documento digitalmente ed allegarlo. Infine per concludere il processo cliccare su Crea. Esistono distinzioni riguardo il procedimento di emissione di ordinativi di fornitura da parte di punto ordinante e istruttore (v. box pag. successiva)

6 Al termine del processo di creazione il sistema riporta alla pagina iniziale con l elenco degli ordinativi generati ed appare un messaggio riguardante lo stato dell Ordinativo (v. Figura 3). Figura 3 IMPORTANTE Se l utente che ha creato, compilato e firmato l Ordinativo ricopre il ruolo di punto ordinante il sistema invierà automaticamente l Ordinativo al fornitore, senza richiedere ulteriori conferme. Se, invece, l utente ricopre il ruolo di punto istruttore, l ordinativo, così come compilato, verrà inviato al punto ordinante di riferimento per l approvazione. (si segnala che NECA invia automaticamente all indirizzo di posta elettronica del punto ordinante una mail di notifica per informare dell esistenza di un Ordinativo in attesa di approvazione). L Ordinativo verrà inviato al fornitore solamente in seguito all approvazione da parte del punto ordinante di riferimento. Successivamente all invio dell Ordinativo di Fornitura l Amministrazione potrà emettere richieste di consegna. Le richieste di consegna possono essere inviate entro un anno dalla data di emissione dell Ordinativo di Fornitura e fino a concorrenza dell importo totale della fornitura indicato dall Ordinativo stesso

7 3) Scegliere i prodotti e le quantità da acquistare Il punto ordinante/istruttore abilitato, dopo aver effettuato l accesso al Negozio (v. pag. 1), seleziona dal menù laterale a sinistra la voce Elenco prodotti. Da questa sezione sarà possibile visualizzare, organizzati per categorie merceologiche, i prodotti acquistabili su NECA. Selezionando la categoria merceologica d interesse vengono visualizzati i prodotti relativi alla stessa (v. Figura 4). Divise per polizia locale Nome prodotto IMMAGINE PRODOTTO 1 Nome prodotto IMMAGINE PRODOTTO 1 Figura 4. Per ciascun prodotto vengono fornite le informazioni principali (prezzo, fornitore, marca e Convenzione) e l immagine dello stesso. L utente interessato all acquisto provvede ad inserire la quantità desiderata (ricordando di rispettare il vincolo della quantità minima richiesta per l acquisto) e a cliccare successivamente su Aggiungi. In questo modo il sistema inserisce automaticamente il prodotto nel carrello. Infatti ogni volta in cui si clicca su Aggiungi appare il messaggio di conferma Prodotto aggiunto al carrello (v. Figura5). Si ricorda che, come precedentemente spiegato, per le richieste di consegna (RDC), è necessario emettere una RDC su ciascuna Convenzione (ossia Lotto) con i diversi prodotti d interesse. ATTENZIONE il sistema in corso di manutenzione applicativa al momento consentirebbe anche la creazione di una RDC con prodotti appartenenti a Lotti diversi si raccomanda vivamente di NON procedere in tal senso, pena l insorgere di errori applicativi. Si invita pertanto a verificare con cura che la RDC afferisca a (contenga) beni di UN SOLO LOTTO

8 Nome prodotto IMMAGINE PRODOTTO 1 Nome prodotto IMMAGINE PRODOTTO 1 Figura 5 IMPORTANTE Alcuni prodotti appartenenti al lotto 1 non possono essere selezionati direttamente dalla maschera principale, ma si rimanda a Dettaglio prodotto. Infatti, questi prodotti presentano caratteristiche che devono essere definite, secondo i desiderata dell utente, prima di essere aggiunti al carrello. Cliccando su Dettaglio prodotto si visualizza una ulteriore pagina riportante: o o le informazioni di dettaglio del prodotto, n. menù a tendina da cui è possibile inserire le caratteristiche desiderate del prodotto selezionato (ad esempio, nel caso di Divise per polizia locale: statura, taglia, drop, collo..) Nel caso in cui si desideri il servizio di rilevazione assistita della taglia selezionare la voce servizio attagliamento o un ulteriore box nel quale deve essere inserita la quantità che si intende acquistare. Solamente dopo aver compilato le sezioni apposite con i valori desiderati sarà possibile proseguire con l aggiunta del prodotto nel carrello e l emissione della richiesta di consegna. Terminata la selezione dei prodotti, cliccando su Carrello (funzione presente sulla barra degli strumenti in alto a destra) si visualizzano gli articoli scelti con le rispettive quantità

9 4) Controllare il carrello ed emettere le richieste di consegna Nel caso in cui l utente sia abilitato e abbia emesso preventivamente ordinativo di fornitura per la specifica Convenzione, cliccando sulla funzione Crea richiesta di consegna si visualizza la maschera per l inserimento dei dati per l emissione della richiesta di consegna (v. Figura 6). Figura 6 Nella prima sezione della maschera verranno inserite le informazioni relative a: data in cui si richiede venga consegnata la merce (nel rispetto delle tempistiche previste da contratto), intestatario fattura, destinatario fattura, ordinativo di fornitura di riferimento. La sezione successiva della maschera è dedicata alla scelta dei servizi aggiuntivi desiderati (v. sezione dedicata della presente guida), mentre nell ultima parte della pagina dovranno essere inserite le informazioni relative alla spedizione. Dopo aver compilato tutti i campi, cliccando su Genera PDF, il sistema creerà il pdf della richiesta di consegna. Sarà quindi possibile firmare il documento digitalmente ed allegarlo. Infine per concludere il processo cliccare su Conferma

10 Anche nel caso di emissione di RDC esistono differenze procedurali a seconda che esse siano state emesse da punto ordinante o istruttore (v. box sottostante). IMPORTANTE Se l utente che ha creato, compilato e firmato la Richiesta ricopre il ruolo di punto ordinante il sistema mostra un messaggio con cui si richiede la conferma dell inoltro al fornitore. Invece, se l utente ricopre il ruolo di punto istruttore, la richiesta, così come compilata, verrà inviata al punto ordinante di riferimento per l approvazione. Solamente in seguito all approvazione da parte del punto ordinante di riferimento la Richiesta verrà inviata al fornitore. Scelta dei servizi aggiuntivi Durante la fase di creazione della richiesta di consegna è possibile selezionare eventuali servizi aggiuntivi desiderati dall Amministrazione (v. sezione centrale Figura 6). Compare, infatti, l elenco dei servizi aggiuntivi previsti per la specifica Convenzione con l indicazione del sovrapprezzo da applicare al totale della richiesta di consegna nel caso questi vengano selezionati. Per la Convezione Divise per polizia locale i servizi aggiuntivi previsti per lotto1, lotto2 e lotto3 sono: Consegna al piano: il servizio permette di ricevere la merce acquistata direttamente al piano indicato nell indirizzo di spedizione. Il servizio nel caso venga selezionato prevede un incremento del 3% dell importo totale richiesta di consegna (IVA esclusa). Richiesta di consegna urgente: permette di ricevere la merce entro 5 giorni (consecutivi) dalla data di inoltro della richiesta, invece che nei 45 giorni consecutivi previsti nel caso di consegna ordinaria. Il servizio, nel caso venga selezionato, prevede un incremento del 5% dell importo totale della richiesta di consegna (IVA esclusa). Si ricorda che sono previste delle limitazione riguardanti il numero massimo e la tipologia di articoli per cui è possibile prevedere la richiesta di consegna urgente (il NECA non effettua un controllo automatico, per cui è responsabilità dell utente rispettare quanto previsto dalla convenzione). In particolare: o Per il lotto 1 è previsto un numero massimo di 50 articoli di cui: Massimo 10 coprispalle Massimo 10 pantaloni/gonne Massimo 20 articoli di maglieria Massimo 10 calzature o Per il lotto 2 è previsto un numero massimo di 30 articoli (non è previsto alcun vincolo riguardo la tipologia di articoli da inserire nella richiesta di consegna urgente) o Per il lotto 3 è previsto un numero massimo di 50 articoli di cui: Massimo 10 copricapi Massimo 10 paia di guanti

11 Massimo 20 buffetterie Massimo 10 articoli di categoria DPI Richiesta di consegna inferiore a 500 : la voce dovrà essere selezionata in autonomia da parte dell Amministrazione nel caso in cui il totale della richiesta di consegna(iva esclusa) sia inferiore a 500. Sono previsti, infatti, oneri di consegna pari a 30, aggiuntivi rispetto al totale della richiesta di consegna. Inoltre per il solo lotto 1 sono previsti i servizi aggiuntivi relativi alla rilevazione assistita della taglia e all invio del report elettronico delle taglie. Per quanto riguarda il servizio di rilevazione assistita delle taglia, il prezzo differisce a seconda del numero di operatori per cui è richiesto. In particolare: Nel caso in cui si desideri il servizio di rilevazione assistita della taglia per un numero di operatori compreso tra 1 e 65 è previsto un costo fisso di 100 aggiuntivo al totale della RDC. L Amministrazione seleziona, quindi, il relativo servizio aggiuntivo rilevazione assistita della taglia (1-65 operatori), il quale comporta un incremento del totale della richiesta di consegna pari a 100. Nel caso in cui si desideri il servizio di rilevazione assistita della taglia per un numero di operatori superiore a 65 è previsto oltre al costo fisso di 100 un costo di 2 per ciascuna unità eccedente le 65. La modalità di selezione del servizio sono suddivise in due fasi distinte: o Il numero di operatori eccedenti i 65 dovrà essere indicato nella fase di scelta prodotti. Infatti in questa fase, nel caso si desideri l attagliamento per oltre 65 operatori dovrà essere selezionato il prodotto rilevazione assistita della taglia oltre 65 operatori. Questo prodotto ha un prezzo di 2 e permette di scegliere il numero di operatori eccedenti i 65 per cui si richiede la rilevazione della taglia (si sceglierà una quantità di questo prodotto pari a X-65 operatori). o Inoltre l amministrazione dovrà selezionare, in fase di creazione della richiesta di consegna, sia il servizio aggiuntivo rilevazione assistita della taglia (0-65 operatori) sia il relativo servizio rilevazione assistita della taglia (oltre 65 operatori). In questo modo il totale della richiesta di consegna verrà incrementato di 100 più 2 per ciascuna unità eccedente i 65 operatori [ *(X-65)]. Relativamente al servizio di invio del report delle taglie sono previste due differenti modalità di invio del report: Report elettronico delle taglie su supporto ottico: permette di ricevere il report elettronico delle taglie su supporto ottico (costo fisso di 0 ). Report elettronico delle taglie via posta elettronica: permette di ricevere il report elettronico delle taglie via posta elettronica (costo fisso di 0 ). In questo caso l Amministrazione dovrà aver cura di specificare in allegato alla RDC l indirizzo di posta elettronica a cui intende ricevere il file

12 IMPORTANTE Si ricorda che i servizi aggiuntivi di rilevazione assistita della taglia e invio del report elettronico delle taglie sono previsti solo per alcuni prodotti del lotto 1; nello specifico i prodotti per i quali il servizio di rilevazione assistita della taglia è esplicitamente previsto nella descrizione del prodotto e per cui l Amministrazione ha selezionato la voce Servizio Attagliamento. Per maggior chiarezza viene riportato l elenco completo dei servizi aggiuntivi previsti per la Convenzione Divise per la polizia locale e delle modalità di selezione degli stessi. Servizio desiderato Come fare per acquistarlo Prezzo Lotti per cui è previsto il servizio Note +3% sul totale RDC (IVA se non si seleziona questo servizio la consegna verrà Consegna al piano Fase creazione RDC: Selezionare SA "Consegna al piano" esclusa) effettuata al piano stradale Richiesta di consegna +5% sul totale RDC (IVA Fase creazione RDC: Selezionare SA "Consegna urgente" La consegna verrà effettuata entro 5 giorni consecutivi urgente esclusa) Richiesta di consegna inferiore a 500 Rilevazione assistita taglia (operatori da 1 a 65) Rilevazione assistita taglia (operatori oltre 65 operatori) Report elettronico taglie SA = servizio aggiuntivo Fase di creazione RDC : Selezionare SA "RDC inferiore ad euro 500" Fase di scelta prodotti : Selezionare valore "Servizio attagliamento" nel dettaglio prodotto per ciascun prodotto per cui si richiede il servizio Fase di creazione RDC: Selezionare SA "Rilevazione assistita taglia 1-65 operatori" Fase di scelta prodotti : Selezionare valore "Servizio attagliamento" nel dettaglio prodotto per ciascun prodotto per cui si richiede il servizio > selezionare il prodotto "rilevazione della taglia oltre 65 operatori" > selezionare la quantità di operatori (oltre 65) per cui si richiede il servizio Fase di creazione RDC: Selezionare SA "Rilevazione assistita taglia 0-65 operatori" Fase di creazione RDC: Selezionare SA "Rilevazione assistita taglia oltre 65 operatori" Fase di creazione RDC: Selezionare SA "Report elettronico taglie su supporto ottico" Fase di creazione RDC: Selezionare SA "Report elettronico taglie via posta elettronica" +30 sul totale RDC il fornitore riserva la possibilità di rifiutare RDC nel caso di importo totale inferiore a 500 per cui non sono stati versati i suddetti oneri di consegna prezzo del prodotto sul totale della RDC per ciascun operatore eccedente le 65 unità Sarà cura dell'amministrazione specificare in allegato in fase di creazione RDC a quale indirizzo mail inoltrare i file 5) Comunicare al fornitore la ricezione della merce Gestione Ordini di Acquisto Il fornitore, entro 3 (tre) giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta di consegna (due nel caso di consegna urgente), provvede a dare conferma su NECA all Amministrazione accettando RDC. In particolare, al momento della conferma della richiesta di consegna, il fornitore indicherà all Amministrazione la data di consegna della merce, comunque nel rispetto dei termini massimi di consegna previsti in Convenzione. Nel caso in cui le richieste di consegna non siano complete in ogni parte, il fornitore potrà rifiutare la richiesta indicando nella apposita nota la motivazione del rifiuto. L Amministrazione, provvederà quindi al re-invio della richiesta di consegna correttamente compilata

13 L Amministrazione può procedere alla verifica dello stato dell ordine di acquisto (ODA) (così viene chiamata la richiesta di consegna, una volta inviata al fornitore) attraverso l apposita pagina di dettaglio degli Ordini di Acquisto emessi. La pagina è visualizzabile selezionando dal menù laterale la voce Gestione Ordini di Acquisto. Per ciascuna ordine di acquisto emesso dall Amministrazione verrà riportato lo stato nella colonna Stato Ordine (v. Figura 7). Figura 7 Lo stato dell Ordine di Acquisto da da accettare diventa accettato (quando accettato dal fornitore), poi diventa spedito (quando il fornitore inserisce la data di spedizione della merce) ed infine ricevuto nel momento in cui l Amministrazione attesta la ricezione della merce inserendo nel menù Gestione Ordini di Acquisto > Stato ricevimento la data di ricezione della merce. In conclusione, si ricorda, che tutta la documentazione relativa alla Convenzione è disponibile sul portale nel canale Contratti attivi > Divise per polizia locale Lotto1/Lotto2/Lotto3 È possibile, infine, inviare richieste di informazione sulla Convenzione (condizioni previste, modalità di adesione, modalità di compilazione ed invio degli ordinativi, ecc.) alla casella di posta elettronica oppure chiamando il numero verde

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