IS357_03_00 Lettera aggiornamento RP-GESTIONE PRESENZE vers GESTIONE PRESENZE

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1 GESTIONE PRESENZE OGGETTO: aggiornamento della procedura GESTIONE PRESENZE dalla versione XX alla versione Nell inviarvi quanto in oggetto Vi ricordiamo che gli aggiornamenti vanno effettuati tempestivamente e nella sequenza di arrivo. I problemi derivanti da aggiornamenti non effettuati, effettuati in ritardo o fuori sequenza, non sono coperti dal contratto di assistenza. Confermandoci a Vostra disposizione per eventuali chiarimenti, Vi invitiamo a visitare il sito E- Procedure, raggiungibile dal menù della procedura, consultando il quale potete trovare: - il contenuto degli aggiornamenti in corso di realizzazione; - il database delle domande ricorrenti (lo stesso utilizzato dal nostro servizio di Help-Desk); - le note pratiche relative alle operazioni da svolgere in occasione di scadenze ed adempimenti (es. 770, conto consuntivo, bilancio di previsione, revisione liste elettorali, ecc.); - i video-corsi ed altre interessanti novità. Cordialmente. Matelica, lì 12/05/2009 Halley Informatica Area Personale Pagina 1 di 12

2 ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO... 3 Cosa fare prima di effettuare l aggiornamento... 3 Cosa fare per effettuare l aggiornamento... 3 OPERAZIONI ESEGUITE DALL AGGIORNAMENTO... 5 OPERAZIONI DA EFFETTUARE DOPO L AGGIORNAMENTO... 6 ADEGUAMENTI NORMATIVI... 7 MIGLIORIE... 7 ERRORI RISOLTI CON VERSIONE ERRORI RISOLTI CON VERSIONE ALLEGATO 1: GESTIONE DEL CONTO ANNUALE E DELLA RILEVAZIONE TRIMESTRALE Pagina 2 di 12

3 ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO Cosa fare prima di effettuare l aggiornamento - Accertarsi che tutte le postazioni abilitate all uso della procedura siano a fine lavoro (per esserne certi chiudere tutte le applicazioni aperte) - Accertarsi che le copie di sicurezza siano state effettuate almeno il giorno precedente l esecuzione dell aggiornamento. - Verificare che la versione della procedura RP-Gestione presenze sia o superiore (le operazioni che seguono vanno effettuate dall unità centrale) : 1. entrare nell AMBIENTE Halley Informatica; 2. selezionare la funzione GESTIONE DEL SISTEMA, quindi la funzione [7] GESTIONE PROCEDURE (è possibile scorrere l elenco delle procedure con l utilizzo delle frecce); 3. verificare che la procedura RP-Gestione presenze sia almeno alla versione (in caso contrario sarà necessario effettuare gli aggiornamenti); 4. uscire con [/], ritornare al menù principale di gestione del sistema. - Per i Sistemi Operativi Windows, assicurarsi che durante l esecuzione dell aggiornamento non siano attivi programmi antivirus (esempio:norton Antivirus, MCAfee Virus Scan, ecc..) Cosa fare per effettuare l aggiornamento Le operazioni che seguono vanno effettuate dall Unità centrale. Per i server con sistema operativo WINDOWS - Inserire il cd-rom nel lettore - il cd si avvia in automatico. Se compaiono 2 scelte (AGGIORNAMENTI VIDEOCORSI), selezionare Aggiornamenti, verrà proposta la maschera di seguito riportata. Se nel cd-rom non sono presenti i video-corsi compare direttamente la seguente maschera. - Per eseguire l aggiornamento è necessario consultare o stampare le lettere delle procedure in elenco; una volta consultate le lettere nella colonna CONSULTATO compare SI - selezionare il tasto ESEGUI AGGIORNAMENTO - al termine dell aggiornamento di ogni procedura in basso a sinistra comparirà il messaggio Aggiornamento terminato regolarmente, selezionare il tasto [C]ontinua. Pagina 3 di 12

4 Per i server con sistema operativo LINUX - Selezionare AGGIORNAMENTO PROCEDURE; - scegliere CAMBIA [D]rive; - inserire il percorso [spazio (con barra spaziatrice)/cd] come nell esempio: facendo bene attenzione ad inserire uno spazio prima della / ; - selezionare CONTINUA. In entrambi i casi attendere che il programma segnali la fine dell aggiornamento. La versione della procedura RP-Gestione presenze verrà aggiornata alla versione Nel caso in cui l aggiornamento non sia andato a buon fine è possibile ripeterlo. Procedure in multisessione con Sistema Operativo Windows Aggiornare un ente alla volta come segue: 1. dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, uscire e chiudere la finestra dell'ambiente Halley; 2. aprire nuovamente la finestra dell'ambiente Halley e procedere all'aggiornamento di un altro ente; 3. ripetere le stesse operazioni per tutti gli enti da aggiornare. Procedure in multisessione con Sistema Operativo Linux Aggiornare un ente alla volta come segue: 1. dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, selezionare "Altre Funzioni", digitare Manutenzione tecnica Halley e successivamente digitare exit (in minuscolo); 2. selezionare l altro ente da aggiornare (cliccare con [?] per avere l elenco degli enti); 3. procedere con l aggiornamento dell ente selezionato; 4. ripetere per ogni ente da aggiornare. Pagina 4 di 12

5 OPERAZIONI ESEGUITE DALL AGGIORNAMENTO Aggiunta nel menù della nuova funzione Elaborazioni Mensili Buoni Pasto- Gestione Blocchetti. Aggiunta nel menù della nuova funzione Elaborazioni Mensili Servizi- Estraz. Timbrature per Excel. Adeguamento dei profili standard Halley alle nuove funzioni aggiunte. In particolare i profili aggiornati sono: Responsabile, Operatore procedura, Sola consultazione. Pagina 5 di 12

6 OPERAZIONI DA EFFETTUARE DOPO L AGGIORNAMENTO Nessuna. Pagina 6 di 12

7 Di seguito riportiamo l elenco delle modifiche apportate, suddivise per tipologia. Il numero riportato dopo ogni descrizione, è il numero di registrazione nel Giornale della Procedura, lo stesso che Vi viene fornito quando richiedete una modifica al programma. ADEGUAMENTI NORMATIVI Adeguamento Conto Annuale e Rilevazione Trimestrale Con questo aggiornamento la procedura viene adeguata alla nuova normativa per l estrazione dei dati per la Rilevazione Trimestrale e per il Conto Annuale. L iter e la modalità delle funzioni rimangono invariati: vedi l allegato 1. RP 927 MIGLIORIE Gestione Assenze L inserimento di un congedo parentale per un figlio che ha superato gli otto anni di età è stato interdetto. RP 905 Situazione Giornaliera Nella stampa di cui sopra e nella fattispecie in modalità sintetica, tra le ore effettuate sono state aggiunte anche quelle fatte per missione. RP 832 Estrazione Timbrature su Excel E stata aggiunta la nuova funzione ELABORAZIONI MENSILI Servizi Estraz. Timbrature per Excel; tale estrazione consente l estrapolazione, e quindi il controllo, delle timbrature fatte in un determinato intervallo di date; consente inoltre l esportazione su foglio excel degli stessi dati. RP 945 Gestione Blocchetti Buoni Pasto E stata aggiunta la nuova funzione ELABORAZIONI MENSILI Buoni pasto gestione blocchetti; questa funzione consente di registrare i buoni pasto consegnati ai vari dipendenti per poi essere rimborsati dall ente. In base all assegnazione individuale fatta, nonché in base ai buoni basto maturati, il programma calcola automaticamente i residui. La funzione è strutturata per mese con il numero dei buoni consegnati (registrati dall utente), il totale dei buoni maturati (quelli già gestiti nell apposita funzione) e il residuo dei buoni non ancora usufruiti. RP 335 Gestione dell allattamento fisso La gestione dell allattamento viene ulteriormente ampliata per consentire maggiore flessibilità nell utilizzo. Caricando una pratica di allattamento, nella gestione delle assenze, è possibile scegliere se effettuare l allattamento flessibile (con una maggiorazione del 25% dell orario es: da 2 ore fino a 2 ore 30 minuti) oppure a Valore fisso. Questo sarà possibile apponendo la spunta Valore fisso : se l allattamento è a 2 ore il programma mette al massimo 2 ore; se è di una ora mette al massimo un ora. Per chiarezza vengono proposte le casistiche gestite; gli esempi vengono tutti riferiti all allattamento di 2 ore. - Caricando l ora inizio 00:00, l ora fine 12:00 e NON METTENDO la spunta per il valore fisso, il calcolo del cartellino mette l allattamento dall ora di inizio di assenza fino alla timbratura di ingresso per un tempo massimo di 2 ore più il 25% (praticamente due ore e trenta minuti); se il tempo dell assenza è maggiore il programma NON CARICA l allattamento. - Caricando l ora inizio 00:00, l ora fine 12:00 e METTENDO la spunta per il valore fisso, il calcolo del cartellino mette l allattamento dall ora di inizio di assenza fino alla timbratura di ingresso per un tempo massimo di 2 ore; se l assenza è maggiore il restante tempo viene codificato con il giustificativo di Assenza Ingiustificata nel tipo calcolo (pagina 3 per normali e pagina 8 per fless.a fasce ). - Caricando l ora inizio 12:00, l ora fine 24:00 e NON METTENDO la spunta per il valore fisso, il calcolo del cartellino mette l allattamento dall ora di uscita della timbratura fino all orario di fine lavoro per un Pagina 7 di 12

8 tempo massimo di 2 ore più il 25% (praticamente due ore e trenta minuti); se il tempo dell assenza è maggiore il programma NON CARICA l allattamento. - Caricando l ora inizio 12:00, l ora fine 24:00 e METTENDO la spunta per il valore fisso, il calcolo del cartellino mette l allattamento dall ora di uscita della timbratura fino all orario di fine lavoro per un tempo massimo di 2 ore; se l assenza è maggiore il restante tempo viene codificato con il giustificativo di Assenza Ingiustificata nel tipo calcolo (pagina 3 per normali e pagina 8 per fless.a fasce ). - Caricando l ora inizio 00:00, l ora fine 24:00 e NON METTENDO la spunta per il valore fisso, il calcolo del cartellino mette l allattamento ogni qualvolta incontra un assenza, indifferentemente dalla durata delle stesse. - Caricando l ora inizio 00:00, l ora fine 24:00 e METTENDO la spunta per il valore fisso, il calcolo del cartellino mette l allattamento ogni qualvolta incontra un assenza ma raggiunto il limite delle 2 ore il programma codifica le restanti assenze con il giustificativo di Assenza Ingiustificata nel tipo calcolo (pagina 3 per normali e pagina 8 per fless.a fasce ). RP 839 Pagina 8 di 12

9 ERRORI RISOLTI con versione Stampa situazione totalizzatori Tra i parametri di scelta, selezionando la struttura e poi per raggruppamento, i dipendenti vengono riportati nella struttura in maniera errata; inoltre non stampa tutte le strutture. RP 838 Passaggio dati pratiche RP -> PC Il passaggio dei dati delle pratiche tra la procedura RP e la procedura PC Gestione del Personale non avveniva in corretto: in particolare i primi dieci giorni di malattia. RP 877 Stampa gestione assenze Nella stampa della Gestione delle Assenze si verificava l errore di tentata operazione di lettura / scrittura tramite un record di lunghezza diversa... Il problema è stato risolto. RP 879 Stampa missioni Nella stampa delle Missioni si verificava l errore di tentata operazione di lettura / scrittura tramite un record di lunghezza diversa... Il problema è stato risolto. RP 880 Gestione delle Assenze Inserendo un congedo parentale per il coniuge, il programma segnala che per lo stesso periodo ci sono altre registrazioni e quindi non ne permetteva l inserimento. RP 885 Calcolo cartellino con flessibilità a fasce È stato ripristinato il calcolo del cartellino per verificare più la presenza al lavoro del dipendente all interno della fascia obbligatoria dell orario. RP 886 Situazione pratiche Nel riepilogo delle pratiche, in presenza della malattia ridotta, non venivano estratti i giustificativi associati alla riduzione. RP 901 Gestione delle richieste da Portale Nella funzione per la gestione delle richieste provenienti dal portale è stato cambiato il livello di accesso: prima occorreva il livello 9 ora basta il livello 6. RP 912 Scarico timbrature indiretto del tipo R-coll. Halley Effettuando lo scarico delle timbrature e ripetendolo più volte, accadeva che alcune timbrature venivano duplicate. RP 915 Pagina 9 di 12

10 ERRORI RISOLTI con versione Conteggio della Malattia per i Contaore Per i dipendenti impostati a Contaore le pratiche non funzionavano correttamente; in particolare nel cartellino non venivano conteggiate le malattie. RP Anomalia con ferie a ½ giornata Attivando il calcolo nei Dati Generali alla dicitura Calcolo cart.con timbr. e giust. a gg accadeva che a volte il calcolo del cartellino con le ferie a ½ giornata generava dei periodo errati. RP 899 Messaggio d errore nel caricamento dei turni Durante il caricamento dei turni accadeva che a volte il programma segnala un messaggio di errore: L elemento N è stato eliminato. In realtà era solo un anomalia nel funzionamento in quanto non cancellava niente e quindi è stato ripristinato il normale funzionamento. RP 918 Periodi di eccedenza quando non ci sono Durante il calcolo del cartellino con la flessibilità a fasce avveniva che il programma generava dei periodi errati di eccedenza. Il programma ora è stato sistemato affinché questi malfunzionamenti non avvengano più. RP 922 Conteggio della malattia ridotta Nel calcolo del cartellino con la malattia ridotta a seguito di una malattia normale, non veniva calcolata affatto. L esempio era un ricovero caricato con le pratiche seguito da un periodo di malattia soggetto a riduzione. Ora il programma per il calcolo del cartellino è stato corretto. RP 925 Trasferimento malattie su proc. PC Gestione del Personale Quando in un mese si verificavano due eventi di malattia ridotta, il programma per il trasferimento delle pratiche nella procedura PC ne metteva solo uno. Questa malfunzionamento è stato rimosso. RP 937 Richieste da portale molto lente È stato rivisto il programma per l accettazione delle richieste da Portale dipendente in quanto risultava essere particolarmente lento. RP 929 L ordinamento nel controllo delle richieste È stato rivisto il programma per il controllo delle richieste da Portale dipendente in quanto l ordinamento per Data Dal non avveniva correttamente. RP 932 Blocco del Calcolo del Cartellino È stato rivisto il calcolo del cartellino in quanto una sequenza di timbrature in corrispondenza di un particolare orario di lavoro faceva si che il programma si bloccava irrimediabilmente. A tal riguardo è stato messo a punto per far si che tale incongruenza non si verifichi più. RP 938 Stampa assenze per servizio errata È stata ripristinata la stampa per servizio nella gestione delle assenze: in precedenza, quando veniva selezionata la stampa per servizio, venivano estratti anche dipendenti di altri servizi. RP 944 Pagina 10 di 12

11 Allegato 1: Gestione del Conto Annuale e della Rilevazione Trimestrale Gestione del Conto Annuale Per la gestione della Tabella 11 "Numero giorni di assenza del personale in servizio nel corso dell'anno" del Conto Annuale 2009 (esercizio 2008) procedere come segue: 1. impostare la data di lavoro 31/12/08 2. selezionare la funzione STATISTICHE/Conto Annuale/Voci Giustificative La funzione si compone di tre pagine dove devono essere indicati i giustificativi di assenza da considerare nella tabella 11 del Conto Annuale: pagina 1 - ferie; malattia retribuita; scioperi; pagina 2 - permessi retribuiti e altre assenze non retribuite, formazione; pagina 3 - legge 104/92; assenze per maternità e congedi parentali Per verificare i giustificativi di assenza utilizzati nel 2008 da dichiarare nella Tabella 11, utilizzare la funzione STATISTICHE/Estrazioni Giustificazioni. Coloro che hanno iniziato a gestire le pratiche nel corso del 2008 devono caricare i giustificativi utilizzati nella funzione STATISTICHE/Conto Annuale/Voci Giustificative, ponendo attenzione nel dividerli tra MALATTIA RETRIBUITA e ALTRE ASSENZE NON RETRIBUITE. Ugualmente coloro che hanno gestito la malattia retribuita con un giustificativo diverso dalla malattia non retribuita, devono inserire (o controllare che ci siano) i rispettivi giustificativi nelle colonne opportune. Se la malattia è stata gestita con un solo giustificativo sia retribuita che non, nella funzione Voci Giustificative è necessario indicare il giustificativo utilizzato sia nella colonna MALATTIA RETRIBUITA che nella colonna ALTRE ASSENZE NON RETRIBUITE. Il programma effettua il controllo dell'evento inserito, nell'anno di riferimento, verificando l'eventuale superamento, nell'arco dei tre anni precedenti, del limite dei 18 mesi. Al termine della verifica il valore del giustificativo sarà inserito nella colonna ASSENZE PER MALATTIA RETRIBUITE della tabella 11 se non sono stati superati i 18 mesi, altrimenti sarà inserito nella colonna ALTRE ASSENZE NON RETRIBUITE della tabella selezionare la funzione STATISTICHE/Conto Annuale/Estrazione Dati 4. cliccare il pulsante Si per avviare l estrazione 5. nella finestra successiva Tipo Conteggio selezionare il tipo di calcolo da utilizzare per l estrazione delle assenze (cliccare su Tipo 1 oppure su Tipo 2 ) Si fa presente che secondo le istruzioni riportate nella NOTA METODOLOGICA allegata alla circolare n.17 i giorni di assenza devono essere calcolati come segue: è stato preso a riferimento l'orario settimanale svolto dalla maggior parte dei dipendenti in ogni comparto (su 5 o 6 giorni), indipendentemente dall orario effettivamente adottato dalla singola Istituzione o dal singolo dipendente. Ciò comporta che l Istituzione che utilizza una distribuzione delle ore di lavoro settimanali diversa da quella indicata nel prospetto, dovrà comunque rapportare le assenze del personale alla durata oraria convenzionalmente indicata nel prospetto stesso Con l opzione di calcolo Tipo 1, le assenze vengono estratte come indicato nella Nota Metodologica; con l opzione Tipo 2, viene fornito un calcolo alternativo. TIPO 1:tutti i giorni di assenza vengono convertiti in ore in base alle ore medie giornaliere presenti in anagrafica dipendente al momento dell estrazione. Le ore così determinate vengono convertite in giorni attraverso il coefficiente 7,20 (7 ore e 20 centesimi di ora) come indicato nella NOTA METODOLOGICA. Esempio 1: settimana lavorativa su 5 giorni; ore medie 7:12 Un giorno di ferie da 9 ore viene considerato come 7:12 (=ore medie). Un giorno di ferie da 6 ore viene considerato come 7:12 (=ore medie). Esempio 2: settimana lavorativa su 6 giorni; ore medie 6:00 Un giorno di ferie da 9 ore viene considerato come 6:00 (=ore medie). Un giorno di ferie da 6 ore viene considerato come 6:00 (=ore medie). TIPO 2: tutte le assenze vengono conteggiate in ore di effettiva assenza. Le ore così determinate vengono convertite in giorni attraverso il coefficiente 7,20 Pagina 11 di 12

12 Esempio 1: settimana lavorativa di 5 giorni; ore medie 7:12 Un giorno di ferie da 9 ore viene considerato come 9 ore di ferie Un giorno di ferie da 6 ore viene considerato come 6 ore di ferie Esempio 2: settimana lavorativa su 6 giorni; ore medie 6:00 Un giorno di ferie da 9 ore viene considerato come 9 ore Un giorno di ferie da 6 ore viene considerato come 6 ore 6. al termine dell estrazione viene stampato un tabulato contenente le assenze estratte per ogni mese: tale stampa è adeguata alle ultime novità previste dalla normativa. Nella colonna Ore medie il programma espone le ore medie giornaliere indicate nella funzione IMPOSTAZIONI GENERALI/Gestione Dipendenti/Anagrafica Dipendente. L eventuale presenza di?:?? in corrispondenza di uno o più mesi sta ad indicare che per quel mese nel cartellino sono state usate ore medie diverse da quelle presenti attualmente in anagrafica dipendente (esempio 6:00 contro le attuali 7:12). 7. con l estrazione il programma genera un archivio nella procedura Gestione del Personale che viene prelevato con la funzione STATISTICHE/Conto Annuale Gestione Tabelle/Calcolo Tabelle da 1 a 11 N.B. Per un corretto trasferimento dei dati tra le due procedure è indispensabile che ogni dipendente abbia la stessa matricola sia nella procedura RP che nella procedura PC. Gestione della Rilevazione Trimestrale Per la gestione della sezione Giorni di Assenza della Rilevazione Trimestrale seguire le stesse istruzioni del Conto Annuale facendo attenzione alla data di lavoro che deve far riferimento al trimestre da calcolare (esempio 25/05/09 estrae il secondo trimestre del 2009) Le funzioni da utilizzare sono: STATISTICHE/Rilevazione Trimestrale/Voci Giustificative STATISTICHE/Rilevazione Trimestrale/Estrazione Dati La funzione Voci Giustificativi utilizza lo stesso archivio di quello del Conto Annuale. Con l estrazione dei dati il programma genera un archivio nella procedura Gestione del Personale che viene prelevato con la funzione STATISTICHE/Rilevazioni Trimestrali/Calcolo Rilevazione Trimestrale N.B. Per un corretto trasferimento dei dati tra le due procedure è indispensabile che ogni dipendente abbia la stessa matricola sia nella procedura RP che nella procedura PC. Pagina 12 di 12