DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM E VISTE UTILIZZO DEL DMS E DELLE VISTE IN AZIENDA

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1 DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM E VISTE UTILIZZO DEL DMS E DELLE VISTE IN AZIENDA

2 DMS Il Document system management (DMS), letteralmente"sistema di gestione dei documenti" è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti. Tecnicamente il DMS è un'applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi.

3 DMS Le soluzioni di Document Management System (DMS) sono un insieme di strumenti software e hardware che consentono la gestione elettronica dei documenti prodotti e scambiati all interno di una organizzazione. Gli applicativi che compongono questi prodotti permettono di catalogare, organizzare, spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e non.

4 Il problema sulla gestione dei documenti in azienda Fino a qualche tempo fa era opinione diffusa che la presenza dei personal computer e di internet sulle singole postazioni di lavoro avrebbe favorito una riduzione nel consumo di carta. La realtà negli anni però si è rivelata esattamente opposta.

5 Il problema sulla gestione dei documenti in azienda Dal conseguente aumento dei costi e dei problemi di gestione dei processi correlati si è quindi sviluppata una esigenza sempre più sentita di riuscire in qualche modo ad arginare questo fenomeno, con l obiettivo di ridurre i volumi di documenti stampati e snellire i processi interni alle aziende.

6 Il problema sulla gestione dei documenti in azienda Le Statistiche dimostrano che : l'85% dei documenti non viene mai più riutilizzato; il 50% dei documenti viene copiato fino a 6 volte; circa il 7% viene smarrito.

7 Il problema sulla gestione dei documenti in azienda Un recente studio sul Documento Digitale realizzato da NetConsulting per conto di InfoCamere ha evidenziato i costi in generale, spesso nascosti, di una gestione documentale tradizionale. Ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all anno.

8 Il problema sulla gestione dei documenti in azienda In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte generando un costo di 18 euro per documento. Per quanto riguarda l archiviazione dei documenti, generalmente un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stato stimato in 120 euro.

9 I vantaggi del DMS Riduzione degli spazi necessari (metri cubi e kg di carta in un solo DVD) Inalterabilità dei documenti (mai più documenti sbiaditi, rovinati o macchiati) Riservatezza (ogni addetto avrà la possibilità di accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti tramite password)

10 I vantaggi del DMS Efficienza del lavoro Rispetto dell'ambiente (l'utilizzo del formato elettronico invece che cartaceo, diminuisce drasticamente l'abbattimento di alberi per la produzione del cartaceo stesso) Abbattimento di costi di gestione

11 I vantaggi del DMS La gestione dei documenti tramite sistemi DMS (Document Management System) consente di archiviare, organizzare, condividere, distribuire informazioni in modo organico e veloce. Come sistema di Document Management privilegiamo l'utilizzo di Alfresco il più diffusodms open source

12 Open sorce Cos è? Open Source è il software di cui si può avere il codice sorgente (le istruzioni elementari da cui è composto il programma), che è possibile modificare e ricompilare secondo le proprie esigenze e di cui si possono fare tutte le copie necessarie e ridistribuirle rispettando la proprietà intellettuale di tutti coloro che hanno cooperato a svilupparlo.

13 Open sorce Chi lo sviluppa? Il software Open Source può essere sviluppato da società commerciali che decidono per motivi strategici di distribuire l applicazione con codice sorgente aperto oppure da comunità spontanee di sviluppatori che collaborano (spesso senza nemmeno conoscersi, ma sfruttando la rete Internet) per la realizzazione di un software di interesse condiviso.

14 Open sorce Quali sono i vantaggi? prezzi contenuti: anche prodotti non distribuiti in forma gratuita prevedono costi di licenza inferiori a quelli richiesti per il software proprietario; trasparenza e sicurezza: il software Open Source offre garanzie di affidabilità e di sicurezza. Il codice aperto inoltre assicura trasparenza su tutte le funzionalità del programma;

15 Open sorce non dipendenza da un unico fornitore: le applicazioni sono supportate da una comunità di sviluppatori che garantisce continuità di sviluppo e di assistenza; elevata riusabilità: il software è altamente personalizzabile e adattabile alle diverse configurazioni hardware.

16 LE VISTE Le viste sono un elemento utilizzato dalla maggior parte dei DBMS. Si tratta, come suggerisce il nome, di "modi di vedere i dati". Una vista è rappresentata da una query (SELECT), il cui risultato può essere utilizzato come se fosse una tabella. Da un punto di vista fisico esistono diversi modi di fare questo. Generalmente i DBMS rielaborano le query sulle viste in modo che agiscano sulle tabelle che fanno parte della vista stessa.

17 LE VISTE Ad esempio possono farlo trattando la SELECT che compone la vista come se fosse una subquery delle query eseguite su di essa (questo è il modo più semplice, ma essendo poco prestante i DBMS dovrebbero farlo solo in casi particolari). Una vista può essere composta da una o più tabelle; alcuni DBMS, come MySQL, consentono anche di basare la vista su un'espressione SQL che non coinvolge alcuna tabella (es: SELECT 1+1 AS somma).

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20 LE VISTE Le viste aggiornabili Le viste possono essere anche aggiornabili, cioè vi si possono eseguire comandi Sql di tipo INSERT, UPDATE e DELETE, ma non tutti i DBMS supportano questa possibilità. I dati apparentemente scritti sulla vista vengono in realtà inseriti nelle tabelle che la compongono; per fare questo sono necessari controlli abbastanza complessi da parte del DBMS.

21 LE VISTE Inoltre, non tutte le viste possono essere scrivibili. Ad esempio non è scrivibile una vista che cerca il valore massimo di una certa tabelle o che raggruppa i record con una clausola GROUP BY, perché tali dati non sono fisicamente scritti su una qualche tabella, ma rielaborati tramite una query. Ma se anche tutti i dati contenuti nella vista sono scritti fisicamente nelle tabelle, qualora la vista coinvolga diverse tabelle è necessario che tra esse vi sia una relazione uno a uno

22 LE VISTE Le viste materializzate Alcuni DBMS, come Oracle, supportano le viste materializzate (materialized views). Si tratta di viste che vengono scritte fisicamente su disco per consentirne una lettura più rapida. I dati ivi contenuti vengono aggiornati automaticamente a intervalli regolari dal DBMS. Queste viste vengono utilizzate di solito per applicazioni di datawarehousing.

23 LE VISTE Lo scopo delle viste Le viste generalmente vengono utilizzate per semplificare le query. Se il database è realmente relazionale, leggere un insieme di dati avente un significato potrebbe essere complesso, perché potrebbe richiedere eccessive JOIN fra tabelle; con una vista è possibile semplificare molto la stesura di query che leggono le informazioni.

24 LE VISTE Un altro scopo delle viste potrebbe essere semplificare o potenziare la gestione dei permessi. Ad esempio si potrebbe creare una query che legge solo alcuni dati da una tabella (tramite la clausola WHERE), per poi assegnare il permesso in lettura ad un certo utente sulla vista, ma non sulla tabella di base. In questo modo l'utente non vedrà i dati che non vengono estratti dalla vista.