L obbligo di legge. Elementi di innovazione

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1 LA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI NELLA PA: INCIDENZA DEL PIANO DI e-government ED EVOLUZIONI DELLE SOLUZIONI TECNOLOGICHE L obbligo di legge Il DPR 445/2000, recante il Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, impone alle Pubbliche Amministrazioni l attivazione, entro il 1 gennaio 2004, di sistemi informativi finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi. Elementi di innovazione Uso della firma elettronica per produrre documenti informatici a valenza giuridica; Trasmissione e ricezione di documenti informatici con un servizio di posta elettronica certificata; Protocollazione dei documenti informatici; Segnatura informatica di protocollo; Interoperabilità con i sistemi di protocollo di altre Pubbliche Amministrazioni; Archiviazione ottica dei documenti.

2 Protocollo informatico Il sistema di protocollo informatico, in quanto sistema capace di attestare, con valenza giuridica, il momento dell ingresso o dell uscita di un documento, anche informatico, è un componente fondamentale del complesso tecnologico disegnato per l ammodernamento della Pubblica Amministrazione. Il Piano d Azione di Il Piano d Azione di è stato approvato dal Consiglio dei Ministri il 23/06/2000. Esso affronta gli aspetti legati all utilizzo delle tecnologie dell ICT (Information & Communication Technology) nel processo di ammodernamento della Pubblica Amministrazione Nel 2002 il MIT ha pubblicato un avviso per la selezione di progetti proposti dalle Regioni e dagli Enti locali La visione del piano di Il cittadino potrà richiedere e ottenere ogni servizio pubblico, cui ha titolo, rivolgendosi ad una qualsiasi Amministrazione di front office abilitata al servizio, indipendentemente da ogni vincolo di competenza territoriale o di residenza.

3 La visione del piano di Il sistema informativo dell Amministrazione di front office dovrà essere in grado di reperire, direttamente presso ogni altra Amministrazione che le possiede, tutte le informazioni che consentono di autorizzare la erogazione del servizio richiesto. La visione del piano di Il cittadino o l impresa dovrà poter comunicare solo una volta all Amministrazione, nel momento in cui si verificano, le variazioni dei dati che lo riguardano. Questa comunicazione dovrà produrre automaticamente tutti gli effetti conseguenti Di conseguenza Se il cittadino o l impresa potrà presentare istanze in forma elettronica e per via telematica, le Pubbliche Amministrazioni dovranno essere in grado di: riceverle per posta elettronica; verificarne la provenienza e l integrità; protocollarle e classificarle; archiviarle e conservarle per il tempo necessario

4 Di conseguenza Se le Pubbliche Amministrazioni dovranno comunicare tra di loro per via telematica, scambiandosi dati e documenti, significa che dovranno: Connettersi alla Rete Nazionale della PA; Implementare sistemi di protocollo informatico interoperabili; Implementare meccanismi di single sign on, basati sulla CIE o CNS; Garantire la sicurezza informatica Di conseguenza Se le Pubbliche Amministrazioni dovranno fornire informazioni, anche per via telematica, ad altri Enti, ai cittadini e alle imprese, sullo stato di avanzamento dei procedimenti amministrativi, significa che dovranno: Mettere in relazione la produzione documentaria, interna o esterna, con l avvio o l avanzamento dei procedimenti amministrativi; Tracciare e monitorare l azione amministrativa Integrazione tra flussi documentali e pratiche P1 Stati di avanzamento P2 Stati di avanzamento Documenti Fascicoli Relazioni S1 Stati di avanzamento Procedimenti o Subprocedimenti

5 Di conseguenza Se le Pubbliche Amministrazioni dovranno produrre documenti informatici, significa che dovranno: Dotarsi di un sistema di gestione orientato ai documenti elettronici; Effettuare il Re-engineering dei procedimenti amministrativi per sfruttare al meglio le nuove tecnologie; Implementare meccanismi di WorkFlow di processo La risposta del mercato I fornitori dei sistemi di protocollo tradizionali stanno implementando le funzionalità richieste dalla nuova normativa: Registrazione dei documenti informatici Interoperabilità tra i sistemi di protocollo Segnatura informatica I loro sforzi sono indirizzati anche allo sviluppo di soluzioni per la gestione dei documenti elettronici La risposta del mercato I fornitori di sistemi EDMS e WORKFLOW stanno implementando, sulla loro piattaforma tecnologica che è nata per gestire documenti elettronici, i modelli organizzativi e archivistici adottati dalle nostre Amministrazioni: Protocollazione e classificazione dei documenti Assegnazione e presa in carico Formazione dei fascicoli dell archivio I

6 Fattori critici di successo L impegno del MIT e gli sforzi dei fornitori di tecnologie potranno avere successo se: Si assicurerà la crescita culturale degli operatori interni ed esterni alla PA; Si stabilizzerà la base normativa; Si forniranno ai cittadini e alle imprese gli strumenti per la firma elettronica e l autenticazione; Si renderanno disponibili applicativi semplici e orientati al documento elettronico.