Manuale del Sistema di Gestione Integrato Ambiente & Sicurezza per PMI

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1 Supporto primario (Elettronico, Cartaceo) Tempi di conservazione Resp.le tenuta e archivio Nomine, assegnazione di compiti specifici C F.A RAS Schede di sicurezza C F.A.+ 3 RD relative all identificazione dei pericoli e alla valutazione e al controllo dei rischi C 5 RD Registri delle esposizioni dei lavoratori E v. Nota 30 MC Analisi ambientale, informazioni e dati sugli aspetti ambientali significativi Registri delle leggi applicabili e di altri requisiti regolamentari o Agg.to E sottoscritti dall organizzazione continuo RD Permessi, licenze o altre forme di autorizzazioni legali C F.A. + 5 RAS Rapporti di infortunio e registri infortuni C v. Nota RAS Rapporti su incidenti suscettibili di originare infortuni (mancati infortuni) E 5 RAS Rapporti di incidenti ed emergenze Rapporti sulle prove e le esercitazioni di preparazione alle emergenze C 5 RD Rapporti relativi a esami medici, cartelle sanitarie, sorveglianza C v. Nota RD sanitaria relative a dispositivi di protezione individuale C v. Nota RD relative a verifiche su attrezzature C 5 RPL relative a ispezioni, manutenzioni e tarature C 5 RPL Istruzioni alle imprese che operano nel sito dell organizzazione E F.A. + 5 RAS Risultati dei controlli operativi in genere relative all informazione e alla formazione Comunicazioni interne ed esterne e le decisioni prese a riguardo di queste ultime Rapporti relativi alla consultazione (con i dipendenti, i loro rappresentanti, ecc.) e alle comunicazioni con le parti interessate Obiettivi, traguardi e programmi, piano di misure; evidenze relative al raggiungimento di obiettivi e traguardi e della messa in atto delle misure previste nel piano E F.A. + 5 RD E 5 RAS Reclami C 5 RD relative alle non conformità e alle azioni correttive e preventive C 5 RD Rapporti relativi agli audit interni incluse informazioni su conformità Informazioni relative a sanzioni ricevute C 5 RD Verbali dei riesami della direzione/verbali delle riunione periodiche ex D.Lgs. 626/ Audit interni Tabella 1-50 del SGI Politext Ruoli e responsabilità La procedura della Politext sugli audit interni assegna al RD la responsabilità di organizzare e coordinare tutta la materia, prescrivendo tuttavia che il programma di audit sia approvato in sede di riesame della direzione al termine di ogni anno per l anno successivo Riferimenti eventuali Per le definizioni non incluse nella sezione che segue, e per i requisiti degli auditors, la procedura fa riferimento alla norma ISO F.A. + 5 = Finchè Applicabile più 5 anni, analogamente nel seguito 30 Fino al termine del rapporto di lavoro dei lavoratori interessati più 10 anni pag. 243 di 272

2 Definizioni La procedura riprende la definizione di audit interno della norma, clausola 3.14 (sostituendo alla locuzione sistema di gestione ambientale la locuzione sistema di gestione integrato ): processo sistematico, indipendente e documentato atto ad ottenere le evidenze di audit e valutarle in maniera oggettiva, per determinare in che misura i criteri di audit del sistema di gestione integrato stabiliti dall organizzazione siano rispettati. Vengono poi riportate dalla ISO 19011, e spiegate con riferimento al SGI della Politext, le definizioni di criteri e di campo di applicazione: Criteri dell audit: insieme di politiche, procedure o requisiti. Per il SGI della Politext, i criteri sono costituiti dai requisiti della specifica e da quelli della norma, dalla politica e dalle procedure del SGI della Politext, e dalla di S&SL e ambientale applicabile alla Politext Programma di audit: insieme di uno o più audit pianificati per un arco di tempo definito ed orientati verso uno scopo specifico. Per la Politext, il programma comprende gli audit interni (di prima parte) e quelli dell Ente certificatore (di terza parte). Non sono previsti attualmente audit di seconda parte Piano dell audit: descrizione delle attività e delle disposizioni per la conduzione di un audit : v. Modalità operative Campo dell audit: estensione e limiti di un audit. Per la Politext, di norma tutto lo Stabilimento di produzione, considerando o meno articolazioni per processo. Modalità operative/funzionamento La Politext ha deciso di effettuare audit interni del SGI su base annuale; quindi la procedura specificherà anzitutto che il programma di audit comprende l effettuazione di un audit interno annuale (che copre tutto il SGI, inclusi i requisiti di conformità ) e degli eventuali audit dell Ente certificatore, da concordare con lo stesso. La Politext ha deciso di effettuare inoltre di impostare il piano di audit secondo lo schema della Tabella 1-51 Impostazione del piano di audit interno della Politext (che riproduce l impostazione già mostrata nella Tabella 1-39): pag. 244 di 272

3 Audit e Campo Audit integrati e ISO condotti a livello di tutta l organizzazione Audit separati e ISO 14001, condotti a livello di tutta l organizzazione Audit integrati e ISO condotti separatamente per processo Audit separati e ISO condotti separatamente per processo Criteri Politica SGI Prescrizioni legali e altre Struttura e responsabilità Obiettivi, traguardi e programma Formazione, sensibilizzazione, competenze, consapevolezza Consultazione e comunicazione Documentazione Controllo della documentazione Preparazione e risposta alle emergenze Audit interni Riesame della Direzione Identificazione di pericoli, valutazione e controllo dei rischi Aspetti ambientali Monitoraggio della conformità e del rispetto delle prescrizioni Sorveglianza e misurazioni Non conformità, azioni preventive e correttive --- nessun caso --- Tabella 1-51 Impostazione del piano di audit interno della Politext La Tabella 1-51 verrà inserita nella procedura, riportandola in allegato. La discussione e la pianificazione di dettaglio di un audit interno che seguono qui non verranno invece riportate nella procedura. Sulla base della Tabella 1-51, è stato predisposto un piano dettagliato per il primo audit interno del SGI, che, come specificato in procedura,, include anche le verifiche di conformità richieste dalla clausola della specifica e dalla clausola della norma ISO Il piano è esposto nella Tabella 1-52, e prevede l impegno di due auditors (A e B) per due giorni. Il tempo allocato include le riunioni di apertura e di chiusura, la preparazione del rapporto da parte degli auditors, e dei momenti di fasatura e coordinamento fra i due auditors. L esperienza condotta con l effettuazione di questo audit sarà discussa in sede di riesame della direzione, al fine di confermare o modificare queste modalità. pag. 245 di 272

4 Auditors mattina/ pomer. Giorno 1 A, B M Riunione di apertura A, B M Politica SGI Struttura e responsabilità A M Identificazione di pericoli, valutazione e controllo dei rischi Copertura e norme di rif. B M Aspetti ambientali A M/P Prescrizioni legali Obiettivi, traguardi e programma Formazione, ecc. Consultazione e comunicazione Audit interni Riesame Direzione B M/P Documentazione Controllo della documentazione Preparazione e risposta alle emergenze Giorno 2 Sorveglianza e misurazioni Non conformità, azioni preventive e correttive Sorveglianza e misurazioni Non conformità, azioni preventive e correttive Conformità Conformità A, B P Riunione team di audit Riunione team di audit Stesura rapporto Riunione di chiusura Tabella 1-52 Piano di audit interno della Politext Copertura e norme di rif. Filatura Tessitura Prodotti Ordini e fatturazione Acquisti Gestione immobili Sicurezza Ambiente Come si è già detto, la procedura formale della Politext riporterà soltanto l impostazione dell audit interno, come da Tabella 1-51, che verrà riportata in allegato, lasciando al RD (d intesa con gli eventuali auditors esterni) la definizione del piano di ciascun audit. La procedura specificherà inoltre: Che gli auditor interni devono corrispondere a requisiti di competenza, capacità, obiettività di giudizio e indipendenza, e che ove non sia possibile reperirli internamente si farà ricorso a auditor esterni; Che le N/C eventualmente emerse in sede di audit (interno o esterno) verranno trattate con la procedura di N/C Che i risultati degli audit devono essere presentati in riesame di direzione a cura del RD Infine, la procedura potrà stabilire un formato per gli audit interni. pag. 246 di 272

5 Allegati: Tabella 1-51 Impostazione del piano di audit interno della Politext Formato del rapporto degli audit interni (eventuale) che includerà: il tipo di audit (ad es. audit interno/di prima parte) la durata e le date gli auditor che hanno effettuato l audit, e l eventuale società di appartenenza i criteri dell audit (normalmente, per quanto definito in questa stessa procedura, si tratterà dei requisiti della specifica e di quelli della norma, della politica e delle procedure del SGI della Politext, e della di S&SL e ambientale applicabile alla Politext) il campo dell audit (normalmente, per quanto definito in questa stessa procedura, si tratterà di tutto lo Stabilimento di produzione) i presenti alla riunione iniziale e alla riunione finale commenti di carattere generale sullo stato del SGI, i suoi punti forti e i suoi punti deboli le risultanze dell audit, che possono essere classificate come NC (Non Conformità), PNC (Potenziali N/C), O (Osservazioni), R (Raccomandazioni) le persone interpellate, sia della Politext, sia presenti ad altro titolo (per es. dipendenti delle imprese) i luoghi o gli impianti visitati durante l audit un elenco della principale documentazione esaminata durante l audit le firme degli auditors e quella del RD (per ricevuta e presa visione). 7.7 Riesame della direzione Per quanto riguarda il riesame della direzione, la Politext ha inserito nel Manuale le disposizioni che seguono. Ruoli e responsabilità Il DS ha la responsabilità di convocare e presiedere la/le riunione/riunioni di riesame della direzione Il RD è responsabile di tempificare la/e riunione/i di riesame coordinare la preparazione degli input necessari per il riesame, assicurando almeno il pieno rispetto di tutti i requisiti delle norme, e inserendo le eventuali ulteriori voci che possano essere utili per l esame e per il miglioramento del sistema; predisporre l agenda, verbalizzare i risultati e trasmettere il verbale (o eventualmente stralci del medesimo) a tutti gli aventi causa; segnalare al DS l eventuale necessità di sessioni straordinarie di riesame della direzione. Tutti i responsabili operativi collaborano con RD per la predisposizione degli input e delle analisi necessarie per effettuare il riesame della direzione, per le materie di rispettiva competenza. Modalità operative/funzionamento Il riesame di direzione del SGI si terrà almeno una volta l anno, di norma successivamente all effettuazione degli audit interni Il DS potrà convocare sessioni ulteriori del riesame, ad esempio nelle seguenti circostanze: effettuazione di audit esterni che abbiano generato N/C gravi o di difficile soluzione ritardi nell attuazione del programma emergenze nuove normative che possano impattare significativamente la struttura o il funzionamento del sistema Aziende di dimensioni maggiori, in cui i rapporti personali sono di solito meno consueti e frequenti di quanto può avvenire in un azienda delle dimensioni della Politext, scelgono di suddividere il pag. 247 di 272