IL PROGETTO SULLA DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTALE

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1 Il Segretario Generale IL PROGETTO SULLA DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTALE 1

2 Obiettivi : Maggiore organizzazione documentale e procedimentale Trasparenza amministrativa. La gestione documentale rappresenta uno dei fattori principali di organizzazione e di gestione di una pubblica amministrazione. La complessità del progetto riguarda molti ambiti della gestione documentale che spaziano dalla trasmissione/comunicazione interna dei documenti tra gli uffici, ivi comprese la formazione degli atti amministrativi, fino alla gestione degli archivi comunali, quale fase finale della de materializzazione. Prima di addentrarci nella esplorazione di ciascun ambito occorre riassumere il quadro normativo sulla gestione dei flussi documentali nella pubblica amministrazione. Il quadro normativo di riferimento : 1. DPR n 428 del 1998; 2. DPR n 445 del 2000; 3. Codice dell amministrazione digitale decreto legislativo N 82 del 2005 e s.m ed integrazioni. Questi provvedimenti normativi ci descrivono il significato giuridico di : protocollo informatico; documento informatico, documento digitale, firma digitale, pec, ecc. Quindi abbiamo l onere ed il dovere di attivarci affinchè una normativa ormai stratificatasi in più di 10 anni cominci ad avere attuazione nel Comune di Piazza Armerina. Occorre come prima tappa quella di informare i responsabili dei settori sul significato giuridico che assume il documento informatico e quello digitale. La perdità di fisicità del documento cartaceo e il ruolo della firma digitale e della PEC, strumenti fondamentali per iniziare questo percorso. 2

3 GESTIONE ATTI AMMINISTRATIVI L intervento in questo ambito ci consentirà la gestione delle determine, delle delibere di Giunta e di Consiglio, nonché delle ordinanze, dalla loro creazione fino alla pubblicazione all interno di un sistema denominato gestione atti amministrativi con l apposizione della firma digitale ivi compresi i pareri di regolarità tecnica e contabile. In sintesi l atto amministrativo creato in un pc non dovrà essere stampato per essere trasmesso ad altro ufficio ma seguirà un iter predefinito da una scrivania virtuale ad un altra. Il completamento dell iter sarà rappresentato dall efficacia dell atto, raggiungibile con la pubblicazione all Albo Pretorio elettronico, in modo automatico. Esemplificazione : Preparazione atto deliberativo o determina con impegno PC Ragioneria Trasmissione all'ufficio proponente completo dei pareri pubblicazione albo pretorio on line a cura della segreteria generale organo deliberante Giunta o Consiglio segreteria generale I responsabili di settore Gli amministratori Il Segretario Generale Dovranno essere dotati di firma digitale 3

4 GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO [GESTIONE CORRISPONDENZA ESTERNA ED INTERNA] Lo stato dell arte : Nella fase attuale mediante un software fornito dalla società Halley la posta in arrivo ed in partenza viene protocollata dal personale assegnato all ufficio protocollo e trasmessa ai responsabili dei settori. Il progetto si propone un intervento nella gestione della posta in arrivo ed in partenza. La gestione della posta in arrivo deve tenere conto di due modalità : il cartaceo e l arrivo della posta mediante PEC. ESEMPLIFICAZIONE posta in arrivo mediante PEC incentivare l'uso della PEC da parte del cittadino, professionisti ecc, protocolli d'intesa con Prefettura, Regione, camere di commercio ecc, Cartaceo solo dall'esterno all'interno l'uso del cartceo va eliminato protocollo informatico responsabili dei settori enti destinatari esterni responsabili dei servizi assessori consiglieri Il cartaceo : Il protocollo informatico dovrà essere dotato di piccole stampanti per la segnatura con codice a barre del protocollo, effettuata la segnatura da parte del personale, il documento passerà alla scansione qualora la sua modalità di arrivo sia cartacea. Lo scanner da utilizzare sarà del tipo Scanner massivo che consente con una certa rapidità la scansione del documento e la sua apparizione sul PC del protocollo, effettuata questa operazione il dipendente addetto al protocollo assegnerà al destinatario tramite PC la posta in arrivo in modalità telematica. Trasmissione mediante PEC Il protocollo riceverà la posta in arrivo mediante PEC(posta elettronica certificata) il cui uso da parte dei cittadini, professionisti ed enti pubblici dovrà essere incentivato. E preferibile attivare una sola casella PEC per tutto l ente in maniera che sia gestibile con maggiore chiarezza. Anche in questo caso l assegnazione agli uffici avverrà in modalità telematica. 4

5 La PEC in partenza invece potrà essere utilizzata da tutti gli uffici dalla propria scrivania virtuale usufruendo della casella di PEC centralizzata. L originale dei documenti che fine farà? In una prima fase, previa direttiva del Segretario Generale, si stabilirà che l originale dei documenti sarà trasmesso dal personale dell ufficio protocollo, senza fare riproduzioni o copie, all ufficio destinatario il quale avrà l onere di conservarlo nell archivio documentale cartaceo che l uso del protocollo informatico ci consetirà di diminuire fortemente. COMPITI DEI DESTINATARI DELLA POSTA MEDIANTE PROTOCOLLO INFORMATICO La trasmissione della posta ai responsabili dei settori o loro collaboratori determinerà la creazione dei fascicoli digitali ovvero tutto quello che riceveranno deve avere una classificazione e quindi la creazione di fascicoli che potranno consultare mediante PC. Questo comporterà l adozione di un manuale operativo per la gestione del Protocollo Informatico che tenga conto della organizzazione dell ente e della sua articolazione in macro aree e servizi. Il CNIPA ha adottato dei quaderni sulle linee guida per la redazione dei Protocolli informatici che sono consultabili sul WEB di DIGIT PA. Sarà cura della Segreteria Generale predisporre il Manuale operativo, di condividerlo con i responsabili, di illustrare il funzionamento e di farlo adottare dalla GIUNTA. Si dovranno sostenere dei costi iniziali per il funzionamento del protocollo informatico come l acquisto di scanner massivi di stampanti per la segnatura del protocollo. 5

6 GLI ARCHIVI DOCUMENTALI Il risultato finale di questi processi, sia nella gestione degli atti amministrativi sia nella gestione della posta in arrivo ed in partenza, ha come risultato finale, quello di creare dei flussi documentali in formato non più cartaceo ma informatico. Si possono creare tre tipologie di archivi : archivio corrente contiene i fascicoli a.ncora aperti e disponibili per la consultazione. archivio di deposito contiene i fascicoli consultabili ma non più utilizzati dagli uffici per le istruttorie. archivio storico fascicoli non più utili alla consultazione ma obbligati alla conservazione Tutto questo ci farà assumere dlle responsabilità nella gestione dei flussi documentali perché il sistema informatico dovrà mettere in sicurezza i documenti amministrativi e gli atti che costituiranno gli archivi documentali. 6

7 perdita di fisicità dei documenti cartacei gestione dei flussi documentali gestione protocollo interno per comunicare tra uffici processo di dematerializzazione documentale archivi documentali protocollo informatico per la posta in arrivo ed in partenza gestione atti amministrativi determine, delibere di giunta e di consiglio comunale 7