Convegno EduCare by BNL Roma,24 novembre 2014 La fatturazione elettronica nella P.A. il caso ACI

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1 Convegno EduCare by BNL Roma,24 novembre 2014 La fatturazione elettronica nella P.A. il caso ACI Relatore: Antonio Di Marzio

2 ACI: BREVE PRESENTAZIONE ACI acronimo di Automobile Club d'italia La storia : nasce il primo A.C. (Torino) : nasce l Unione Automobilistica Italiana : l U.A.I. diventa ACI Il Profilo istituzionale - Ente Pubblico non economico, senza scopo di lucro - tutela gli interessi generali dell automobilismo

3 ACI: BREVE PRESENTAZIONE La mission - promuove la cultura della mobilità sostenibile - sviluppa l impegno nella sicurezza stradale L organizzazione - federazione a base associativa - presenza capillare sul territorio

4 ACI: LE CARATTERISTICHE Ente Pubblico quasi unico nel panorama della P.A. Autonomia statutaria Autonomia nella nomina dei vertici (su base elettiva) Autonomia patrimoniale e finanziaria Nessun contributo da parte dello Stato o di altri Enti Pubblici Ricavi propri che finanziano tutte le attività Contabilità economico-patrimoniale, in luogo di quella finanziaria (dal 2011)

5 ACI: ALCUNI DATI NUMERICI Patrimonio netto al 31/12/2013: 66,4 mln/ Risultato esercizio 2013: utile di 25,3 mln/ Ricavi 2013: 310 mln/ Personale al 31/12/2013: dipendenti Fatture attive emesse nel 2013: circa Fatture passive ricevute nel 2013: circa

6 LA FATTURA ELETTRONICA Fonte normativa: art. 21 DPR 633/1972 (comma 1) Circolari Agenzia delle Entrate n. 12/E del (paragrafo 6) n. 18/E del Distinzione tra fattura cartacea e fattura elettronica Elemento rilevante ai fini della distinzione non è il formato originario ma la modalità di trasmissione Obblighi distinti tra emittente e ricevente Subordinata all accettazione del destinatario Comportamento concludente del cliente

7 EMISSIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA Elementi distintivi e caratteristici: autenticità dell origine integrità del contenuto leggibilità Strumenti che garantiscono autenticità ed integrità: marca temporale firma elettronica qualificata o digitale

8 CONSERVAZIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA Decreto MEF conferma le regole tecniche già in uso semplifica modalità operative cadenza obbligo conservazione: annuale opzione conservazione elettronica in dichiarazione redditi

9 ACI PIONIERE NELLA P.A. Esperienza di ACI nasce alla fine del 2005 Necessità di adeguarsi alle norme del C.A.D. (in vigore dal ) protocollo informatico Esigenza di gestire digitalmente un elevato numero di fatture emesse circa fatture all anno circa clienti Novità assoluta nel settore pubblico.

10 LA PIATTAFORMA FATTURAZIONE WEB A disposizione dei circa clienti ACI (dal 2006) Clienti pubblici: circa diversi ministeri e altri enti dell amministrazione centrale dello Stato numerose regioni e province oltre comuni italiani 106 Automobile Club provinciali Clienti privati: circa oltre delegazioni ACI e agenzie pratiche automobilistiche quasi tutte le case automobilistiche altri clienti privati (società, imprese individuali, persone fisiche)

11 COME FUNZIONA FATTURAZIONE WEB Nel 2013, su un totale di circa fatture emesse, oltre gestite con Fatturazione Web Fattura analogica disponibile sulla piattaforma in PDF Visualizzabile e stampabile al cliente per la notifica dell emissione Fattura allegata alla (dietro richiesta)

12 LA FATTURA DIVENTA ELETTRONICA Dal 2008 fattura ACI diventa elettronica ACI ha de-materializzato l intero ciclo di vita della fattura attiva, dall emissione alla conservazione 1. Archiviazione dei documenti e delle immagini generate dalla conversione in digitale di documenti nati in analogico. 2. Creazione di un archivio di documenti che nascono già in formato elettronico. 3. Conservazione sostitutiva

13 I VANTAGGI Per ACI:minori costi di gestione Per i clienti: Aggiornamento in tempo reale Maggiori informazioni Assistenza dedicata Non è necessario il consenso del cliente

14 EMISSIONE E CONSERVAZIONE IN ACI Emissione fattura e creazione archivio Creazione immagini fatture in PDF non modificabile Marca temporale Firma digitale Creazione immagini fatture firmate Conservazione sostituiva

15 FATTURAZIONE WEB PER I FORNITORI Utilizzata nel ciclo passivo per alcune tipologie di fornitori (che prestano servizi utilizzando banche dati e piattaforme informatiche di ACI o gestite da ACI) Delegazioni ACI e le agenzie di pratiche automobilistiche Automobile Club Provinciali Fatture ricevute nel 2013: Totale circa di cui gestite tramite Fatturazione Web

16 I VANTAGGI PER I FORNITORI Pre-fattura messa a disposizione dalla piattaforma Controlli e riscontri più rapidi Integrazione della pre-fattura fattura Consolidamento della fattura (definitiva e immodificabile)

17 I VANTAGGI PER ACI La fattura che riceve non è elettronica (no obbligo di conservazione) Acquisita direttamente dal protocollo informatico e dal sistema contabile Registrazione automatica ai fini contabili e fiscali

18 LA F.E. OBBLIGATORIA NEI RAPPORTI CON LA P.A. Legge 24 dicembre 2007, n. 244 Decreto MEF n. 55 del (in G.U. 22/05/2013) prima scadenza: 6 giugno 2014 (Ministeri, Agenzie fiscali, Enti previdenza e assistenza) seconda scadenza: 6 giugno 2015 (tutte le altre P.A., compresi gli enti territoriali) DL , n.66 conv. dalla Legge , n.89 scadenza del 6 giugno 2015 anticipata al 31 marzo 2015

19 REQUISITI FORMALI ED INFORMATICI Peculiarità necessario adeguamento/integrazione dei processi di ciclo attivo Dati essenziali elementi previsti dall art. 21 DPR 633/1972 formato XML obbligatorio CIG e CUP (richiesti dalle norme su tracciabilità finanziaria) Codice IPA (Codice Identificativo Unico delle P.A.)

20 MODALITA DI TRASMISSIONE SdI - Sistema di Interscambio Canali di trasmissione PEC Web Web Service Protocollo FPT Porta di dominio Accreditamento (tranne per PEC)

21 EFFETTI DELLA TRASMISSIONE SdI effettua controllo formale del file trasmesso Notifica di scarto fattura non si considera emessa Controllo con esito positivo invio ricevute Corretto inoltro della fattura alla P.A. Mancata consegna della fattura alla P.A. Fattura emessa quando il SdI ha rilasciato una delle predette ricevute

22 DOPPIO OBBLIGO PER ACI ACI, come Ente Pubblico, si presenta nella doppia veste di soggetto attivo e soggetto passivo della fatturazione elettronica verso la P.A. E già obbligato, dal 6 giugno 2014, ad emettere F.E. verso i propri clienti P.A. Sarà obbligato a ricevere fatture passive dai fornitori in quanto EP facente parte della P.A. (dal 31 marzo 2015).

23 LA SOLUZIONE ADOTTATA DA ACI 1/2 Trasmissione al SdI, inizialmente, tramite PEC dedicata Successivamente, tramite Web Service del SdI Mantenimento dell attuale processo di ciclo attivo Classificazione dei clienti in 3 tipologie: a) clienti P.A. con obbligo dal 6 giugno 2014 b) clienti P.A. con obbligo dal 31 marzo 2015 c) clienti non P.A. Creazione della fattura in formato XML

24 LA SOLUZIONE ADOTTATA DA ACI 2/2 Invio del documento elettronico al Sistema Fatturazione WEB Creazione di una fattura di cortesia in PDF per il cliente Gestione delle fatture, sia in PDF che in XML, ai fini della conservazione elettronica Firma digitale del documento elettronico Invio al Sistema di Interscambio e gestione delle notifiche di risposta, con maggior attenzione alle notifiche di scarto

25 DIFFICOLTA INIZIALI 1) Difficoltà ad individuare l esatto codice IPA del cliente destinatario tramite il sito laddove sia organizzato in maniera diffusa sul territorio 2) Alcuni ministeri hanno rifiutato il file XML a causa di problemi nella visualizzazione della fattura emessa, riconducibili al sistema contabile SICOGE da loro utilizzato 3) Scarto delle fatture inviate per cause formali: il SdI non permette di presentare due o più volte lo stesso file XML

26 SOLUZIONI ADOTTATE 1) Contattati tutti i clienti e richiesti direttamente i relativi codici IPA 2) Trasmissione al cliente P.A. dell attestato di impossibilità di recapito, ricevuto dal SdI 3) Emissione di nota credito che annulla la fattura scartata, registrazione della stessa nota senza invio al SdI, emissione di una nuova fattura

27 LE FATTURE ELETTRONICHE PASSIVE ACI, in qualità di Ente Pubblico, dovrà ricevere fatture elettroniche dai propri fornitori dal 31 marzo 2015 Le fasi di avvicinamento alla scadenza del 31 marzo ) Creazione dei codici univoci IPA di ACI (entro il ) 2) Accreditamento del canale di comunicazione di ACI con il sistema di interscambio (SdI) 3) Integrazione con il protocollo informatico 4) Integrazione con Fatturazione Web