COMUNE DI CANDA (RO)

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1 COMUNE DI CANDA (RO) Determinazione AREA AMMINISTRATIVA-FINANZIARIA N. Gen. 174 del 23/12/2016 N. Sett. 122 Oggetto RINNOVO DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI INFORMATICI ANNO AFFIDAMENTO A FAVORE DELLA DITTA MAGGIOLI S.P.A - IMPEGNO DI SPESA IL RESPONSABILE DELL AREA AMMINISTRATIVA-FINANZIARIA RICHIAMATA la Deliberazione della Giunta Comunale n. 28 del 04 maggio 2016, ove viene assegnato definitivamente ai responsabili dei servizi le risorse dei capitoli di bilancio relativi alla spesa esercizio ; RICHIAMATA la deliberazione di C.C. N. 08 del 30/04/2016, dichiarata immediatamente esecutiva, con la quale si approva il bilancio di previsione 2016; VISTO il decreto del Sindaco n. 2 del che attribuisce al dipendente Bonfante Rag. Claudio, la titolarità posizione organizzativa dell area Finanziario-Demografica con decorrenza dal ; VISTO che con precedente determinazione di questo Settore n. 71 in data , esecutiva, è stato affidato alla società Maggioli S.P.A. avente sede legale in Sant'Arcangelo di Romagna Via del Carpino 8 CAP C.F P.IVA , il servizio di conservazione sostitutiva dei documenti informatici, integrato sulla piattaforma gestionale Sicra@web, già in uso per la gestione dei contratti e pec, la quale consente all Ente una completa gestione centralizzata di più procedure informatiche con un unico software gestionale; VISTO il D.L. 82 del 7 Marzo 2005, denominato Codice di Amministrazione digitale, agli artt bis il quale prescrive che "I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui e' prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali ((...)),"; CONSIDERATO, che, alla luce del D.L. sopracitato, si rende necessario procedere al rinnovo del servizio di conservazione sostitutiva dei documenti informatici per l anno 2017 al fine di poter continuare ad avere una completa gestione di più procedure informatiche avvalendosi di un unico software gestionale;

2 CONSIDERATO che l art. 192 del D. Lgs. n. 267/2000 rubricato Determinazione a contrarre stabilisce che la stipulazione dei contratti deve essere proceduta da apposita determinazione del Responsabile del procedimento di spesa indicante: il fine che con il contratto si intende perseguire; l oggetto del contratto, la sua forma e le clausole ritenute essenziali; le modalità di scelta del contraente ammesse dalle disposizioni vigenti in materia di contratti delle pubbliche amministrazioni e le ragioni che ne sono alla base; DATO ATTO, inoltre, che trattandosi di fornitura di beni e / o servizi di importo inferiore ai 1000 uri per l affidamento e la relativa forma contrattuale trovano applicazione le disposizioni contenute nell art. 36 comma 2 e nell art.32 comma 14 del D.Lgs. 50/2016 : art. 36 c. 2. Fermo restando quanto previsto dagli articoli 37 e 38 e salva la possibilità di ricorrere alle procedure ordinarie, le stazioni appaltanti procedono all'affidamento di lavori, servizi e forniture di importo inferiore alle soglie di cui all'articolo 35, secondo le seguenti modalità: a) per affidamenti di importo inferiore a euro, mediante affidamento diretto, adeguatamente motivato o per i lavori in amministrazione diretta; art.32 c.14. Il contratto è stipulato, a pena di nullità, con atto pubblico notarile informatico, ovvero, in modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa a cura dell'ufficiale rogante della stazione appaltante o mediante scrittura privata in caso di procedura negoziata ovvero per gli affidamenti di importo non superiore a euro mediante corrispondenza secondo l'uso del commercio consistente in un apposito scambio di lettere, anche tramite posta elettronica certificata o strumenti analoghi negli altri Stati membri. VISTO che il predetto servizio non risulta presente in alcuna convenzione attiva gestita da CONSIP spa; ACCERTATO che, l affidamento alla suddetta Società è quella che meglio si conforma anche alle esigenze attuali dell Ente, poiché fornisce un servizio di conservazione sostitutiva dei documenti in modo automatico dato sia il software degli applicativi dell Ente che il sito di conservazione dei documenti sono in grado di effettuare la produzione e l invio dei files da conservare in modo autonomo e in orario notturno senza la presenza di personale; RITENUTO, che qualunque altra soluzione comporterebbe o maggiori costi o l utilizzo di personale che questo Ente non è in grado di fornire; CONSIDERATO che il servizio fornito dalla suddetta Società, oggetto dell acquisizione è già stato utilizzato con buon grado di soddisfazione da parte dell'amministrazione e che la sua sostituzione con un altro servizio similare, seppure con costi minori, comporterebbe un aggravio economico per l utilizzo di personale che questo Ente non è in grado di fornire, e che lo stesso è reso disponibile all interno del mercato elettronico della PA, nel bando di riferimento ICT. DATO ATTO che la spesa per il rinnovo annuale, come da preventivo approvato con la su detta determinazione n. 71 del 05/10/2015 ammonta ad.. 600,00 + IVA 22%; RITENUTO procedere al rinnovo annuale del servizio di conservazione sostitutiva dei documenti informatici con la ditta Maggioli S.P.A. avente sede legale in Sant'Arcangelo di Romagna Via del Carpino 8 CAP C.F P.IVA ; DATO ATTO che il servizio di conservazione sostitutiva dei documenti informatici include: Archivio dedicato al Comune su portale Web per la consultazione dei documenti;

3 Manuale Utente - Manuale della Conservazione Attivazione del servizio per Nr. 6 Tipologie di Documentali: Contratti; Delibere (Consiglio e Giunta); Determine; Protocollo; Fatture Elettroniche; PEC; Modulo di integrazione con J-IRIDE/IRIDE/COS; Configurazione in teleassistenza; Produzione procedure di riversamento automatico dei documenti in conservazione; Delega di affidamento gestione del Processo di Conservazione; Manutenzione del software; Aggiornamenti di legge e migliorie applicative; Consultazione illimitata dei documenti on line per tutto il periodo di validità del canone di servizio; Conservazione e Apposizione Marche Temporali; Conservazione a Norma Slot da 1 GB/anno, per un costo complessivo pari a 600,00 più IVA (22%) per un totale di 732,00; ADEMPIUTO alle procedure previste dall Autorità di Vigilanza sui Contratti Pubblici di Lavori, Servizi e Forniture che ha attribuito alla procedura in esame il seguente codice identificativo di gara Z6C1CB4B78; DI DARE ATTO: che la Società risulta in regola per quanto riguarda la propria situazione contributiva, come risulta dal Durc allegato; VISTA la Legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modifiche ed integrazioni, recante le Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi; VISTO il D.Lgs 18 Agosto 2000 n 267 (Testo unico delle leggi sull ordinamento enti locali); TANTO premesso e considerato; DETERMINA 1. LA PREMESSA NARRATIVA è parte integrante e sostanziale del presente provvedimento; 2. DI ASSUMERE l impegno di spesa di. 732,00 IVA compresa a favore della ditta Maggioli S.P.A. avente sede legale in Sant'Arcangelo di Romagna Via del Carpino 8 CAP C.F P.IVA , per il rinnovo per il 2017 del servizio di conservazione sostitutiva dei documenti informatici; 3. DI IMPEGNARE la complessiva somma di 732,00 a favore della Maggioli S.P.A, mediante imputazione al capitolo 1336 art. 222, codice U del bilancio finanziario esercizio 2017;

4 Il Responsabile dell Area Claudio Bonfante / INFOCERT SPA

5 COMUNE DI CANDA (RO) AREA AMMINISTRATIVA-FINANZIARIA Determinazione N. Gen. 174 del 23/12/ N. Sett.122 FIN Visto di regolarità contabile e contestuale attestazione di copertura finanziaria: Capitolo Bilancio Impegno Importo Impegno IL RESPONSABILE DELL AREA AMINISTRATIVA-FINANZIARIA ATTESTA La Registrazione degli accertamenti in contabilità APPONE Il visto di regolarità contabile attestante la copertura finanziaria della spesa ai sensi dell art. 151, comma 4 del D.Lgs. n. 267/2000 e ss.mm.ii Eventuali note e precisazioni: Lì,23/12/2016 IL RESPONSABILE DELL AREA AMMINISTRATIVA-FINANZIARIA Claudio Bonfante / INFOCERT SPA

6 COMUNE DI CANDA (RO) CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE Determina N Gen. 174 N. Sett. 122 FIN del 23/12/2016, avente ad oggetto RINNOVO DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI INFORMATICI ANNO AFFIDAMENTO A FAVORE DELLA DITTA MAGGIOLI S.P.A - IMPEGNO DI SPESA, pubblicata all albo pretorio di questo ente per quindici giorni consecutivi ai sensi dell art. 124 comma I, del D.Lgs n. 267 e dell art. 32, comma 1, Legge , n. 69. Lì, 29/12/2016 IL RESPONSABILE DELLE PUBBLICAZIONI Antonella Barbato / INFOCERT SPA