Punto 12 all ordine del giorno dell VIII Comitato di Sorveglianza

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1 UNIONE EUROPEA REGIONE CALABRIA REPUBBLICA ITALIANA POR CALABRIA FESR 2007/2013 INFORMATIVA DELL AUTORITA DI GESTIONE SULLE ATTIVITA DI CONTROLLO DI PRIMO LIVELLO Punto 12 all ordine del giorno dell VIII Comitato di Sorveglianza (Cosenza, 24 giugno 2014) 1

2 INDICE 1 INFORMATIVA DELL AUTORITÀ DI GESTIONE SULLE ATTIVITÀ DI CONTROLLO DI 1 LIVELLO IL CONTESTO DI ADOZIONE DELLE AZIONI CORRETTIVE IN TEMA DI VERIFICHE DI GESTIONE EX ART. 60, LET. B) DEL REGOLAMENTO (CE) N. 1083/ LE MISURE CORRETTIVE E RAFFORZATIVE DEI CONTROLLI DI I LIVELLO ADOTTATE NEL 2013 DALL AUTORITÀ DI GESTIONE LA VALUTAZIONE DELLE MISURE CORRETTIVE E RAFFORZATIVE DEI CONTROLLI DI I LIVELLO DA PARTE DELLA COMMISSIONE EUROPEA AZIONI DI MANTENIMENTO E DI SVILUPPO DELL EFFICACIA DEL SISTEMA DI CONTROLLO DI I LIVELLO IN CORSO DI ADOZIONE (2014)

3 1 INFORMATIVA DELL AUTORITÀ DI GESTIONE SULLE ATTIVITÀ DI CONTROLLO DI 1 LIVELLO 1.1 Il contesto di adozione delle azioni correttive in tema di verifiche di gestione ex art. 60, let. b) del Regolamento (CE) n. 1083/2006 Allo scopo di dare pieno e compiuto adempimento alle prescrizioni che la Commissione europea ha disposto per il sistema di gestione e controllo del PO Calabria FESR 2007/2013, l Autorità di Gestione ha adottato nel corso del 2013 un insieme di azioni correttive e di misure migliorative delle verifiche di gestione, integrate all interno di ridisegno complessivo del sistema di controllo di I livello di cui si da conto nel presente documento. Come è noto, la Commissione Europea, in esito agli audit espletati dai suoi Servizi sull Autorità di Gestione (Relazione di audit CE del 5 agosto 2010) e sull Autorità di Audit (Relazione di audit CE del 19 maggio 2011), aveva comunicato di aver riscontrato la presenza di significative carenze nel funzionamento del sistema di gestione e controllo del programma e successivamente, con Decisione C(2012) 327 del 20 gennaio 2012, la stessa Commissione aveva confermato la gravità di tale carenze sospendendo i pagamenti intermedi del PO Calabria FESR 2007/2013 in applicazione dell art. 92 del Regolamento (CE) n. 1083/2006. Le criticità sono state riscontrate dai Servizi sia a carico dell Autorità di Audit che a carico dell Autorità di Gestione e sono state valutate gravi al punto da inficiare l affidabilità della procedura di certificazione dei pagamenti. La Commissione ha ritenuto che, per quanto inerente all Autorità di Gestione, le carenze riguardassero in particolare (Nota C.E. n del 1 luglio 2011) le procedure adottate per la selezione delle operazioni ex art. 60 (a) del Regolamento (CE) n. 1083/2006 e le verifiche gestionali (controlli di I livello) ex art 60 (b) del Regolamento (CE) n. 1083/2006. I risultati dell ulteriore audit dei Servizi della Commissione, espletato sull Autorità di Gestione dal 19 al 23 novembre 2012, non modificavano in modo sostanziale il giudizio sul sistema di gestione e controllo cosicché, con lettera del 3/07/ riferimento Ares (2013) la Commissione, informando le Autorità del programma che sussistevano le condizioni per l'applicazione dell'articolo 100, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1083/2006, richiedeva una correzione finanziaria sull intera dotazione del programma in base a un tasso forfettario del 25%. Sebbene azioni di miglioramento del sistema fossero state intraprese dall Autorità di Gestione - soprattutto nell ambito delle procedure atte a garantire la correttezza della selezione delle operazioni - sin dal 2011 (lettere alla Commissione del 31 agosto 2011, 12 settembre 2011, 6 ottobre 2011, 28 ottobre 2011), e sebbene già a partire dal 2012 fosse stato dato avvio ad una riorganizzazione del processo di controllo in loco dei progetti (Circolare AdG n del ) ed a un potenziamento del sistema informativo regionale SIURP, è nel corso del 2013 che il processo sistematico di ridefinizione complessiva delle attività, degli strumenti e delle metodologie di controllo di I livello ha avuto pieno compimento. Con lettera del 10/09/2013, riferimento ARES (2013) , le autorità italiane hanno, infatti, risposto alla lettera inviata dalla Commissione il 3/07/2013 informando di aver realizzato azioni organizzative incisive e sistematiche allo scopo di migliorare, in modo complessivo e significativo, il funzionamento del sistema di gestione e controllo del programma e di risolvere le criticità ed i problemi rilevati nel corso degli audit comunitari. 3

4 1.2 Le misure correttive e rafforzative dei controlli di I livello adottate nel 2013 dall Autorità di Gestione. Il sistema di verifica e controllo in capo all Autorità di Gestione è stato ridefinito anzitutto con la Delibera di Giunta Regionale n. 130 del che ha: - conferito alle Unità di Verifica e Controllo (UCO), funzionalmente dipendenti dal Dipartimento n. 3 - Programmazione Nazionale e Comunitaria - Settore Monitoraggio e Controlli dei Programmi e dei Progetti - Servizio Controlli, le responsabilità del controllo delle operazioni (escludendo i Responsabili di Linea di Intervento, precedentemente titolari delle verifiche gestionali); - incaricato il Servizio Controlli del Settore Monitoraggio e Controlli dei Programmi e dei Progetti del Dipartimento n. 3 - Programmazione Nazionale e Comunitaria - dell organizzazione, coordinamento, pianificazione, esecuzione e supervisione di tutte le attività di controllo di I livello. Il disegno di questa struttura organizzativa - centralizzata e unitaria - dei controlli di I livello è stato attuato in parallelo ai processi di: - revisione delle check-list utilizzate nelle verifiche gestionali per le varie fasi di vita del progetto (procedura di selezione del progetto, gestione ed attuazione del progetto, spesa e rendicontazione, certificazione) ed a seconda delle tipologie di operazione controllate (appalti pubblici di lavori, acquisizione di beni o servizi, erogazione di finanziamenti, strumenti di ingegneria finanziaria). Il processo di revisione ha consentito di migliorare l efficacia degli strumenti di controllo e delle verifiche gestionali espletate col concorso di tali strumenti; - potenziamento del sistema informativo regionale SIURP la cui articolazione è stata arricchita di funzionalità e di procedure atte a guidare, gestire e registrare l insieme delle attività di controllo di I livello. La nuova articolazione del sistema informativo ha consentito sia di ristrutturare l iter procedurale di controllo e certificazione delle spese, garantendo il controllo del 100% delle spese prima della certificazione sia di garantire uniformità della qualità nell attività di controllo e coordinamento delle attività di pianificazione e supervisione dei controlli; - incremento delle risorse professionali con la contrattualizzazione di ulteriori Revisori dei conti allo scopo di assicurare l adeguatezza quantitativa ai carichi di lavoro di controllo. Nel corso del 2013 oltre alle n.12 Unità di Controllo in forza al Servizio Controlli (precedentemente titolari del controllo esclusivamente sulle operazioni a titolarità regionale), agli esperti del servizio di Assistenza Tecnica ai controlli ed ai n.10 Revisori dei conti incaricati di effettuare verifiche sulle operazioni, sono stati selezionati con procedura ad evidenza pubblica n. 17 ulteriori Revisori, utilizzati nelle attività di verifica desk dei progetti; - nomina del dirigente del Settore Monitoraggio e Controlli dei Programmi e dei Progetti del Dipartimento n. 3 - Programmazione Nazionale e Comunitaria ed assegnazione ad interim della dirigenza del Servizio Controlli dai programmi e dei progetti ad interim. La posizione dirigenziale del Settore Monitoraggio e Controlli dei Programmi e dei Progetti era prima in stato di vacatio; - effettuazione di verifiche sistematiche sui progetti c.d. I fase con elaborazione e attuazione di un piano generale di controllo per 261 operazioni aventi spesa già certificata in precedenti Domande di Pagamento. Per tali progetti l Autorità di Gestione ha ripetuto le verifiche di gestione con i nuovi strumenti di controllo al fine di garantire la regolarità della spesa. 4

5 Infine, per facilitare e accompagnare la nuova pianificazione e l esecuzione delle verifiche gestionali con le nuove modalità, l Autorità di Gestione ha disposto specifiche azioni di: - formazione - sono stati organizzati 2 corsi specialistici della durata di 30 ore ciascuno, rivolti ai Responsabili delle Linee d Intervento, alle Unita di Verifica e Controllo di I Livello, ai funzionari dell ufficio Controlli ed agli addetti esterni ai controlli. I corsi hanno avuto ad oggetto i contratti pubblici e gli appalti (a cura del prof. Domenico Galli, docente di Scienze dell Amministrazione presso l Università Lumsa di Roma, esperto in contrattualistica pubblica) e il controllo nei Fondi strutturali 2007/2013 ( a cura del Prof. Giuseppe Cerasoli, Dirigente Ragioneria Generale dello Stato); - integrazione delle funzionalità SIURP - sono stati introdotti a sistema i moduli per la gestione integrata delle rettifiche finanziarie forfettarie da applicare ai sensi della Nota COCOF sulle irregolarità negli appalti, per la segnalazione delle irregolarità all OLAF e per la gestione dei controlli in loco. E stata inoltre introdotta a sistema la check-list per l applicazione delle verifiche di qualità sui controlli; - avviamento (con il FORMEZ P.A) del Progetto Tematico Settoriale per lo sviluppo delle competenze e lo scambio delle esperienze nell ambito delle attività di controllo di I Livello Regione Calabria POR 2007/2013. Sono state espletate attività di armonizzazione delle procedure operative per la gestione documentale di progetto, per il potenziamento delle competenze tecnico-specialistiche ed operative del personale regionale e per l economicità e l efficienza delle strutture. 1.3 La valutazione delle misure correttive e rafforzative dei controlli di I livello da parte della Commissione Europea. Sulla scorta delle informazioni che l Autorità di Gestione ha comunicato alla Commissione europea la DG REGIO ha deciso di effettuare una missione di verifica a posteriori al fine di accertare la reale efficacia delle misure correttive adottate e la concreta attuazione delle medesime. L audit è stato espletato in loco dagli ispettori della Commissione dal 2 al 6 dicembre I risultati di questa missione di verifica sono stati di recente comunicati con Nota - Rif ARES (2014) del Si riportano di seguito alcuni significativi stralci delle valutazioni espresse dalla Commissione nel documento sopracitato: - l'audit ha confermato i progressi compiuti dall'autorità di gestione rispetto ai precedenti audit condotti dalla DG REGIO nel 2011 e nel I revisori sono stati globalmente soddisfatti delle misure correttive adottate durante il 2013 per rimediare alle significative carenze individuate nei precedenti audit del 2011 e del l'attuazione del sistema d'informazione "SIURP", che comprende un sistema di elenchi di controllo obbligatori da compilare direttamente nel sistema da parte dei controllori di I livello, ha garantito che le spese non potessero essere certificate se non erano state effettuate le verifiche di gestione (verifica amministrativa e/o controlli in loco). - le attività realizzate dall'autorità di gestione sono, al momento dell'audit, conformi ai requisiti principali valutati. In conclusione, il funzionamento dei requisiti principali sottoposti a verifica ( RP2 - Procedure adeguate per la selezione delle operazioni - ed RP4 - Adeguate verifiche di gestione) viene valutato provvisoriamente come rientrante nella categoria 2: funziona ma sono necessari miglioramenti... - le riserve menzionate nella lettera CE del 3/07/2013 concernenti le carenze nella selezione dei progetti e nelle verifiche di versione effettuate dall'autorità di gestione possono pertanto essere revocate. 5

6 1.4 Azioni di mantenimento e di sviluppo dell efficacia del sistema di controllo di I livello in corso di adozione (2014). Sebbene l efficacia delle verifiche di gestione sia stata notevolmente incrementata ed il sistema di controllo di I livello, nel complesso, possa oggi dirsi conforme a quanto previsto dal legislatore comunitario, l Autorità di Gestione ha in corso di adozione ulteriori misure gestionali ed organizzative allo scopo di preservare la capacità di funzionamento del sistema e di assicurarne il costante adeguamento alle esigenze dell amministrazione. Ciò risponde a quanto esplicitamente richiesto dalla Commissione europea che ha raccomandato di aggiornare con continuità il sistema SIURP, di mantenere un livello adeguato di risorse destinate alle verifiche di gestione di I livello e di migliorare alcuni punti delle check-list utilizzate per le verifiche. A tale proposito si ritiene utile evidenziare le azioni intraprese dall Autorità di Gestione nel corso del 2014: - Implementazione del Gruppo di Lavoro dedicato al controllo di I livello è stata espletata la procedura di selezione di n. 4 Revisori dei Conti, che risultano attualmente in fase di contrattualizzazione, da utilizzare come coordinatori e supervisori del lavoro di controllo di I livello; è in corso di definizione la procedura di ripetizione di servizi analoghi, ai sensi del D.Lgs. 163/2006, con la società di Assistenza Tecnica ai controlli di I livello COGEA; è stato pubblicato l avviso per la selezione di n. 60 Revisori dei conti da utilizzare come controllori delle operazioni fino alla conclusione del PO Calabria FESR 2007/2013 (in sostituzione dei 25 Revisori il cui contratto è scaduto nel 2014). - Implementazione delle check-list di controllo di I livello sono stati integrati i punti di controllo delle check- list negli ambiti indicati dalla Commissione; le check-list in versione aggiornata sono in corso di inserimento nel sistema SIURP. - Formazione specialistica sono in fase di programmazione ulteriori giornate formative su aspetti di particolare rilevanza in tema di procedure di affidamento di lavori, servizi e forniture. 6