ALLEGATO III REGOLE FINANZIARIE E CONTRATTUALI

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1 ALLEGATO III REGOLE FINANZIARIE E CONTRATTUALI I. INTRODUZIONE Il presente Allegato integra le regole relative all uso del contributo nell ambito delle differenti categorie di spesa applicabile al Progetto come specificate nell Accordo. Le integrazioni in questione sono riportate nella sezione II. Nella sezione III dell Allegato sono indicate le tariffe applicabili alle categorie di spesa per le quali si applicano i contributi unitari di cui all Articolo II.16.2 dell Accordo. La sezione IV illustra i vari tipi di controlli ai quali il Beneficiario può essere soggetto e i relativi documenti giustificativi. II. REGOLE FINANZIARIE E CONTRATTUALI COMPLEMENTARI A. Attività e spese ammissibili 1. Ammissibilità delle attività di mobilità Il Beneficiario deve garantire che le attività di mobilità realizzate dai singoli partecipanti siano ammissibili ai sensi di quanto indicato nella Guida del Programma Erasmus+. Le attività di mobilità realizzate che non rispettino le regole di cui alla Guida del Programma Erasmus+, integrate da quelle di cui al presente Allegato, saranno considerate non ammissibili e gli importi del contributo relativi alle attività in questione dovranno essere totalmente rimborsati dal Beneficiario. Il rimborso riguarderà tutte le categorie di spesa relative all attività di mobilità dichiarata non ammissibile: tali categorie possono essere il viaggio, il supporto individuale, il supporto organizzativo, e, quando applicabile, il supporto per i bisogni speciali. La durata minima ammissibile delle attività di mobilità, come specificata nella Guida al Programma, va intesa come la durata minima dell attività esclusi i giorni di viaggio. 2. Viaggio Il Beneficiario deve indicare nel Mobility Tool il luogo di origine e quello di destinazione per ogni attività di mobilità per la quale è stato assegnati un contributo per il viaggio. Nel caso in cui non sia stato intrapreso alcun viaggio o sia stato, invece, finanziato attraverso fondi diversi da quelli del Programma Erasmus+ (ad es. il partecipante in mobilità era già presente sul luogo di destinazione per svolgere un attività diversa da quella finanziata dall Accordo), il Beneficiario dovrà di conseguenza darne giustificazione nel Mobility Tool per ogni attività di mobilità. In tale ipotesi, non verrà riconosciuto alcun contributo per i costi di viaggio.

2 Al fine di stabilire la fascia chilometrica applicabile, il Beneficiario deve utilizzare il calcolatore di distanza online disponibile al seguente sito web della Commissione: Il Mobility Tool calcolerà gli importi del contributo per il viaggio in base alle tariffe applicabili per costo unitario. Come luogo di origine viene considerato automaticamente il luogo in cui ha sede l organizzazione di invio, mentre come luogo di destinazione il luogo in cui ha sede l organizzazione ospitante. Se vengono indicati luoghi di origine e di destinazione differenti, il Beneficiario deve darne motivazione nel Mobility Tool. 3. Supporto individuale Il Beneficiario deve dare prova nel Mobility Tool delle date di inizio e fine dell attività di mobilità all estero per ogni attività di mobilità per la quale è stato assegnato un contributo per il supporto individuale. Per tutte le attività di mobilità, il Beneficiario, se necessario, può aggiungere per il viaggio un giorno immediatamente prima del giorno di inizio dell attività all estero ed un altro immediatamente successivo al giorno in cui si conclude tale attività; questi giorni extra per il viaggio saranno considerati ai fini del calcolo del supporto individuale. Il Mobility Tool calcolerà gli importi del contributo per il supporto individuale sulla base delle tariffe applicabili per costo unitario. I partecipanti ad attività di mobilità dovranno redigere una relazione sull attività stessa attraverso la compilazione di un questionario on-line in cui sono chiamati a fornire il loro feedback in merito a informazioni effettive ed alla valutazione del periodo di attività all estero, così come della sua preparazione e follow up. In caso di rescissione dell accordo con il Beneficiario da parte del partecipante a causa di un evento di "forza maggiore", ossia una situazione imprevedibile ed eccezionale o evento al di là del controllo delle parti, non attribuibile a loro errore o negligenza, il partecipante avrà diritto a ricevere l importo del contributo corrispondente all effettiva durata del periodo di mobilità all estero come definite all articolo 2.2 dell accordo tra il Beneficiario e il partecipante. Ogni importo residuo dovrà essere rimborsato, se non diversamente concordato con l istituto di appartenenza/organizzazione di invio. 4. Supporto organizzativo L importo del contributo sarà calcolato automaticamente dal Mobility Tool sulla base del numero totale delle attività di mobilità (ossia prescindendo dal fatto che uno stesso partecipante abbia effettuato una o più mobilità) così come indicato dal Beneficiario nel Mobility Tool.

3 5. Costi del corso Per ogni partecipante, il Beneficiario dovrà indicare nel Mobility Tool se il periodo di apprendimento all estero abbia comportato o meno l iscrizione ad un corso per il quale occorreva pagare una quota di iscrizione ed indicare, altresì, le date di inizio e di fine del corso stesso. Ai fini del calcolo del contributo per i costi del corso vengono presi in considerazione solo i giorni effettivi di svolgimento del corso stesso. Il Mobility Tool calcolerà gli importi del contributo per i costi del corso in base alla tariffa applicabile per costo unitario. 6. Supporto per bisogni speciali Il Beneficiario dovrà indicare nel Mobility Tool se è stato previsto il contributo aggiuntivo per bisogni speciali per eventuali partecipanti con bisogni speciali. In tal caso, il Beneficiario dovrà indicare nel Mobility Tool il tipo di spese aggiuntive così come l effettivo importo dei relativi costi aggiuntivi sostenuti. B. Riduzione del contributo in caso di attuazione carente, parziale o in ritardo L AN valuterà se il Progetto non è attuato o è eseguito in modo insoddisfacente, parziale o in ritardo sulla base: - del rapporto finale trasmesso dal Beneficiario; - delle relazioni dei singoli individui che hanno effettuato le attività di mobilità. Qualora il Progetto non sia realizzato nel rispetto delle disposizioni contrattuali, l AN potrà prendere in considerazione anche informazioni ricevute da altre fonti rilevanti. Altre fonti di informazione in tal senso possono essere costituite da visite di monitoraggio, desk-check o controlli in loco ( on the spot checks ) effettuati dall AN. Il rapporto finale verrà valutato in base a criteri qualitativi e sarà attribuito un punteggio fino ad un massimo di 100. Se il punteggio totale del rapporto finale è inferiore a 50, l AN dovrà ridurre l importo del contributo finale alla luce della realizzazione insoddisfacente, parziale o in ritardo del Progetto, anche nel caso in cui tutte le attività indicate siano ammissibili e siano state effettivamente realizzate. Il rapporto finale sarà valutato congiuntamente alle relazioni dei partecipanti alla mobilità, utilizzando un quadro comune di criteri qualitativi che tengono in considerazione: - La misura in cui il Progetto è stato realizzato nel rispetto di quanto indicato nella candidatura approvata - La qualità dei risultati dell apprendimento e l impatto sui partecipanti

4 - L impatto sulle organizzazioni partecipanti - La qualità delle disposizioni pratiche adottate a supporto della mobilità, in termini di preparazione, monitoraggio e supporto ai partecipanti durante la loro attività di mobilità - La qualità degli accordi intrapresi per il riconoscimento/la validazione dei risultati dell apprendimento all estero dei partecipanti - La misura in cui gli importi del contributo dovuti ai partecipanti in mobilità sono stati loro trasferiti nel rispetto delle disposizioni contrattuali definite nell accordo tra il Beneficiario e il partecipante seguendo il modello fornito dall Allegato IV dell Accordo. Una riduzione del contributo a causa di una realizzazione insoddisfacente, parziale o in ritardo del Progetto sarà applicata all importo finale del contributo per il supporto organizzativo e i costi eccezionali e sarà pari al: - 25% se il rapporto finale ottiene un punteggio tra 41 e 50, entrambi inclusi; - 50% se il rapporto finale ottiene un punteggio tra 26 e 40, entrambi inclusi; - 75% se il rapporto finale ottiene un punteggio tra 0 e 25, entrambi inclusi. C. Modifiche del contributo C.1 Modifica del contributo per fondi aggiuntivi disponibili In caso di fondi aggiuntivi di cui l AN disponga a fini di una (ri)distribuzione alle organizzazioni beneficiarie, l importo massimo totale del contributo indicato all Articolo I.3.1 può essere incrementato nel rispetto delle seguenti disposizioni: - Al Beneficiario non era stato accordato l intero importo del contributo richiesto in fase di selezione iniziale a causa dell alto numero di domande pervenute e del budget limitato, e non a causa di una performance precedente debole del Beneficiario stesso; - Sulla base delle informazioni fornite ad hoc nel Rapporto intermedio e dei dati registrati nel Mobility Tool, il livello di realizzazione delle mobilità inizialmente riconosciute risulta in linea con quanto disposto dall accordo. L importo finale del contributo accordato non deve superare l importo del contributo richiesto dal candidato in fase di candidatura.

5 C.2 Modifiche contrattuali Ai sensi dell Articolo II.11 dell Accordo, ogni modifica del contributo ai sensi del punto C.1 sopra menzionato comporterà un emendamento dell Accordo. III. Tariffe applicabili ai contributi per i costi unitari 1. Viaggio Fasce chilometriche Importo Tra 100 e 499 KM: Tra 500 e 1999 KM: Tra 2000 e 2999 KM: Tra 3000 e 3999 KM: Tra 4000 e 7999 KM: 8000 KM o più: 180 EUR per partecipante 275 EUR per partecipante 360 EUR per partecipante 530 EUR per partecipante 820 EUR per partecipante 1100 EUR per partecipante Nota bene: per "fascia chilometrica" si intende la distanza tra il luogo di origine e quello di destinazione, mentre l "importo" viene inteso a copertura delle spese di viaggio sia verso che dal luogo di destinazione. 2. Supporto individuale Paese ospitante Mobilità del personale Tariffe Giornaliere days 1-14 days Danimarca, Irlanda, Olanda, Svezia, Gran Bretagna 112,00 78,00 Belgio, Bulgaria, Repubblica Ceca, Grecia, Francia, Italia, Cipro, Lussemburgo, Ungheria, Austria, Polonia, Romania, Finlandia, Islanda, Liechtenstein, Norvegia, Turchia 98,00 69,00 Germania, Spagna, Lettonia, Malta, Portogallo, Slovacchia, Ex Repubblica Jugoslava di Macedonia 84,00 59,00 Estonia, Croazia, Lituania, Slovenia 70,00 49,00

6 Nota bene: l ammontare giornaliero viene calcolato come segue: Fino al 14 esimo giorno di attività: l importo giornaliero per partecipante come specificato nella tabella sopra riportata + Tra il 15 esimo e il 60 esimo giorno di attività: l importo giornaliero per partecipante come specificato nella tabella sopra riportata. 3. Supporto organizzativo Fino al 100esimo partecipante: 350 EURO per partecipante + oltre il 100esimo partecipante: 200 EURO per partecipante aggiuntivo. 4. Costi dei corsi 70 EURO giornalieri per partecipante fino a un massimo di 700 EURO per partecipante per corso IV. Predisposizione di documenti giustificativi In base a quanto disposto dall Articolo II.27, il Beneficiario può essere soggetto ad attività di controllo ed audit relative all Accordo. Controlli ed audit hanno l obiettivo di verificare che la gestione del contributo da parte del Beneficiario sia avvenuta nel rispetto delle regole definite dall Accordo, al fine di definire l importo finale del contributo spettante al Beneficiario. Pertanto, il Beneficiario può essere soggetto alle seguenti tipologie di controlli: Controllo del rapporto finale: si tratta di un controllo effettuato dall AN nelle proprie sedi in fase di presentazione del rapporto finale, al fine di definire l importo finale del contributo spettante al Beneficiario. Questo tipo di controllo viene effettuato per ogni Beneficiario; Desk-check : si tratta di un controllo di natura più approfondita effettuato dall AN nelle proprie sedi, solitamente in fase di presentazione del rapporto finale o dopo di essa, nel caso in cui l Accordo rientri nel campione selezionato dall AN per la verifica della documentazione giustificativa a supporto ( desk-checks ) richiesta dalla Commissione Europea o nel caso in cui l AN ritenga di dover sottoporre l Accordo ad un desk-check mirato in base ad una propria valutazione del rischio;

7 Controlli in loco ( on the spot checks ): si tratta di controlli che vengono effettuati presso la sede dell organizzazione beneficiaria o presso ogni altra sede rilevante dal punto di vista dell esecuzione del Progetto. Il Beneficiario può essere soggetto a dei controlli in loco ( on the spot checks ) nel caso in cui l Accordo rientri nel campione selezionato dall AN per le verifiche in loco richieste dalla Commissione Europea o nel caso in cui l AN ritenga di dover sottoporre l Accordo ad un controllo mirato di tale tipo in base ad una propria valutazione del rischio. Vi sono tre tipologie possibili di controlli in loco ( on the spot checks ): - Controlli in loco ( on the spot checks ) durante la realizzazione del Progetto: controlli intrapresi nel corso della realizzazione del Progetto - Controlli in loco ( on the spot checks ) successivi alla realizzazione del Progetto: controlli intrapresi quando il Progetto è concluso e solitamente a seguito del controllo del rapporto finale; La tabella riportata di seguito illustra l oggetto di ogni verifica effettuata dall AN per ogni categoria di spesa nell ambito delle varie tipologie di controlli. Il Beneficiario deve notare che l AN può richiedere, nel corso di qualunque tipologia dei controlli sopra menzionati, anche documenti giustificativi o prove che sono solitamente richiesti per un altro tipo di controllo indicato nella tabella sotto riportata. In caso di controllo, il Beneficiario dovrà fornire tutti i documenti giustificativi in originale. Quando invece il Beneficiario sia legittimamente autorizzato a non produrre la documentazione in originale all AN per il rapporto finale o per il desk-check, potrà inviarne una copia conforme all originale. L AN dovrà restituire al Beneficiario i documenti prodotti in originale dopo averli visionati.

8 Categoria di spesa Controllo del rapporto finale Desk-check On the spot checks durante l azione Viaggio On the spot checks dopo il rapporto finale ammissibilità dell attività II.16.2 e dei partecipanti specificati all Articolo II.16.2 Supporto individuale specificati all Articolo II.16.2 ammissibilità dell attività e dei partecipanti II.16.2 Supporto organizzativo II.16.2 ammissibilità dell attività e dei partecipanti specificati all Articolo II.16.2 Costi dei corsi II.16.2 N/A specificati all Articolo II.16.2 Supporto per bisogni speciali II.16.4 ammissibilità dell attività e dei partecipanti specificati all Articolo II.16.4 Costi eccezionali Documenti giustificativi come specificati II.16.4 all Articolo II.16.4 ammissibilità dell attività specificati all Articolo II.16.4