COMUNE DI VENAUS (PROVINCIA DI TORINO)

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1 COMUNE DI VENAUS (PROVINCIA DI TORINO) ORIGINALE Determinazione n. 10 del AREA DIREZIONE E AMMINISTRATIVA Oggetto: ATTIVAZIONE SERVIZIO TRIENNALE DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA DEI DOCUMENTI DIGITALI CIG ZE20B377E9 Il Responsabile del servizio Sig. SIGOT LIVIO, incaricato a tal fine dal Sindaco in base al Regolamento sull ordinamento degli uffici e dei servizi; Premesso che questo Comune, dal 2011, provvede via alla redazione di atti amministrativi (Deliberazioni, Determinazioni, Decreti, Verbali di commissioni etc.) in forma esclusivamente digitale, in riferimento alle disposizioni del Codice per l Amministrazione digitale; Tenuto conto che è necessario assicurare la conservazione digitale a norma dei documenti informatici originali, fino a questo momento conservati internamente; Dato atto che non è possibile, per le limitate dimensioni dell ente, svolgere ancora internamente l attività per cui appare più sicuro e conveniente rivolgersi a soggetto abilitato ad effettuare la conservazione sostitutiva digitale a norma; Vista la proposta prot. in arrivo 1853 del 16 luglio 2013, avuta dalla Archivium srl di Collegno, che propone un servizio di archiviazione a norma, come da allegato progetto, per la durata di 36 mesi, con un totale di documenti archiviati anno (certamente sufficienti dati i numeri dell ente), e un costo di annuo di 500 oltre iva, unitamente a un costo una tantum iniziale di impianto della piattaforma di 350 oltre iva; Preso atto che l offerta risulta migliorativa rispetto alle condizioni proposte dalla medesima ditta sul MEPA; Rilevato che è possibile procedere ad affidamento diretto del servizio in base al vigente regolamento per i servizi in economia ed all art. 125 del codice dei contratti; Visti: - lo Statuto comunale. - Il regolamento comunale sull ordinamento degli uffici e dei servizi; - L art. 107 del T.U.E.L. n. 267/2000; quanto sopra premesso e considerato, dovendo procedere ad attuare quanto sopra DETERMINA 1 di affidare, giusto quanto in premessa, il servizio di Conservazione Digitale a norma di documenti informatici originali prodotti dal Comune, per la durata di 36 mesi, alla soc. Archivium srl con sede in Collegno, alle condizioni tutte, tecniche ed economiche, di cui all allegato progetto/offerta; 2 di imputare la spesa totale prevista, pari ad euro 1850 oltre iva nel triennio, all intervento del Bilancio di previsione pluriennale 2013/2015; Manda la presente ad essere inserita nella raccolta delle determinazioni, dopo il visto di regolarità contabile attestante la copertura finanziaria. IL SEGRETARIO COMUNALE (firma acquisita digitalmente) Livio Sigot

2 ATTESTAZIONE DEL RESPONSABILE DEL SERVIZIO FINANZIARIO Il sottoscritto, Responsabile del servizio finanziario, ai sensi dell art. 151, comma 4, del D.Lgs. 18 agosto 2000 n. 267, attesta l esistenza della copertura finanziaria della presente determinazione all Intervento /100 del Bilancio. Addì IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO FINANZIARIO (firma acquisita digitalmente) Marco Lombardi Determinazione n. 10 del AREA DIREZIONE E AMMINISTRATIVA Si certifica che questa determinazione viene pubblicata sul sito dal giorno e vi rimarrà pubblicata almeno per 15 giorni consecutivi. IL RESPONSABILE DELLA PUBBLICAZIONE (firma acquisita digitalmente) Sigot Livio

3 Progetto Tecnico Economico di Conservazione Digitale a Norma Allegato A al contratto di Outsourcing per COMUNE DI VENAUS Via Roma n VENAUS (TO) ARCHIVIUM è Associato e Delegato Territoriale per Torino e Provincia ARCHIVIUM s.r.l. 1

4 Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione Sostitutiva Indice generale 1. Introduzione Oggetto della Richiesta Volumi rilevati Gestione dei Flussi Documentali Delibere e Determine Conservazione Digitale a Norma in sintesi Il Responsabile della Conservazione Digitale a Norma Il Manuale della Conservazione Digitale a Norma Accesso ai Dati in Conservazione Proposta Economica... 8 ARCHIVIUM s.r.l. 2

5 5. CONSIP Introduzione 1.1 Oggetto della Richiesta Dal colloquio preliminare con il Cliente è emersa la necessità conservare in modalità Digitale a Norma, i seguenti flussi documentali: Selezione Documentale Delibere Determine 1.2 Volumi rilevati Sono stati indicati dal Cliente i seguenti dati riferiti alla situazione stimata relativa al numero annuo complessivo di documenti da gestire: DATI N. doc/anno N. pag/anno Natura del flusso Input Delibere 500 Digitale.p7m + indici Determine 500 Digitale.p7m + indici ARCHIVIUM s.r.l. 3

6 1.3 Gestione dei Flussi Documentali Il Cliente dispone di un sistema informativo interno con il quale forma, gestisce archivia e pubblica le Delibere e le Determinazioni. Al fine di poter dar luogo al processo di Conservazione Digitale a Norma, il cliente dovrà mettere a disposizione attraverso un canale SFTP i file immagine e i relativi metadati che li caratterizzano. La suite ArchiCons processa i dati ricevuti, li organizza in flussi omogenei creando dei lotti Documentali per ciascuna tipologia di documento. Formazione Lotti Documentali Processo per la preparazione del lotto di Conservazione firmato, ovvero un archivio compresso contenente il file di indicizzazione del lotto in formato XML, l insieme dei documenti (file PDF o.pdf.p7m) costituenti il lotto: L evidenza informatica del lotto in chiaro (.txt): L evidenza informatica del lotto firmata digitalmente (.p7m); La marca temporale dell Evidenza Informatica del lotto (.tsr) Delibere e Determine Le Delibere e le Determine vengono firmate digitalmente all'interno del perimetro tecnologico del Comune. Archivium riceve dal cliente in modalità sftp i flussi digitali composti da file immagini firmati digitalmente oltre ai metadati identificati in: numero documento data documento e oggetto documento che consentono la creazione di lotti documentali omogenei pronti per essere processati in Conservazione Digitale a Norma. ARCHIVIUM s.r.l. 4

7 2. Conservazione Digitale a Norma in sintesi Import immagini e metadati per ciascun lotto documentale Creazione dell'impronta di ciascun documento Applicazione della funzione di hash sha256 all'impronta Consolidamento del lotto documentale Creazione di un file indice contenente i metadati identificativi di ciascun documento e la impronta correlata Firma digitale + richiesta ed applicazione marca temporale al file firmato digitalmente Pubblicazione su portale di esibizione a norma ArchiCons Le caratteristiche del documento elettronico richieste dalla normativa vengono rispettate: Integrità: al modificarsi di un solo bit di un qualsiasi documento del lotto conservato si modificherà l'impronta del documento; la verifica che viene effettuata per controllare l'integrità dei documenti consiste nel ricalcolare l'impronta del file e confrontarla con quella firmata e marcata temporalmente Leggibilità nel tempo: è garantita dall'utilizzo del formato pdf/a 2.1 Il Resp onsa bile della Cons erva zion ARCHIVIUM s.r.l. 5

8 e Digitale a Norma Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva è una figura professionale alla quale la normativa ha affidato specifici compiti riportati testualmente dalla norma: Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 Articolo 5 Responsabile della conservazione 1- Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva: a) Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilita' che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire esibizione di ciascun documento conservato; b) Archivia e rende disponibili, con l'impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: 1) descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti; 2) estremi identificativi del responsabile della conservazione; 3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati; 4) indicazione delle copie di sicurezza; c) Mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni; d) Verifica la corretta funzionalita' del sistema e dei programmi in gestione; e) Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; f) Richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attivita' al medesimo attribuite; g) Definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale; h) Verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilita' dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. 2- Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva puo' delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attivita' ad una o piu' persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. 3- Il procedimento di conservazione sostitutiva puo' essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione. 4- Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale e' svolto dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per quanto previsto dall'art. 3, comma 2, e dall'art. 4, commi 2 e 4, casi nei quali si richiede l'intervento di soggetto diverso della stessa amministrazione. La norma non specifica chi debba essere nominato Responsabile della Conservazione Sostitutiva, può essere una persona sia interna che esterna all'azienda che usufruisce della conservazione a norma, ma deve comunque essere nominata, pena l'invalidità del processo stesso. 2.2 Il Manuale della Conservazione Digitale a Norma Il Manuale della Conservazione è un documento che raccoglie e descrive le procedure utilizzate per portare a compimento il processo di conservazione a norma. Non viene esplicitamente nominato da normativa alcuna, ma viene richiamato indirettamente dalla Delibera CNIPA n.11 del 2004 ad introdurne il concetto all'art. 7: ARCHIVIUM s.r.l. 6

9 Procedure operative: 1. A qualsiasi soggetto pubblico o privato che intenda avvalersi del processo di conservazione sostitutiva dei documenti è consentita l'adozione di accorgimenti e procedure integrative, nel rispetto di quanto stabilito nella presente deliberazione. Il Manuale viene predisposto ed aggiornato dal Responsabile della Conservazione, professionista Archivium. La necessità di un manuale operativo risiede nel fatto che la mole di documenti e di informazioni da gestire in un'organizzazione si amplifica costantemente e risulta sempre più difficoltoso standardizzare i processi. Le organizzazioni spesso si devono confrontare con un know how che va necessariamente condiviso, in modo tale che più risorse possano svolgere le attività di gestione ed archiviazione documentale secondo un iter standardizzato ed omogeneo. 3. Accesso ai Dati in Conservazione La Suite ArchiCons (Archiviazione e Conservazione a Norma) è il sistema Archivium per la gestione del servizio di Conservazione Digitale a Norma dei documenti dei clienti in formato elettronico. Prevede l'accesso al Portale ArchiCons 7/7 attraverso un certificato di sicurezza X509 oltre a user e pw. I dati risiedono nel Data Center gestito da COLT, garantiti dal Sistema di Qualità ISO Backup geografico e Disaster Recovery rispettano le procedure di sicurezza del Data Center. 2 copie di backup su supporto magnetico vengono realizzate dal R.C.S. di cui uno destinata al cliente. 4. Proposta Economica Servizio Dettaglio Unità di Misura Q.tà Prezzo Assessment e Set Configurazione Flussi, Emissioni Una 1 Euro 350,00= ARCHIVIUM s.r.l. 7

10 Up Piattaforma Certificati X509, Users Profiling, tantum ArchCons Redazione Manuale di Conservazione Canone di Lotti documentali relativi a: Canone Conservazione Delibere e Determine annuale Attività del Audit Semestrali, Creazione e Canone Euro 500,00= Responsabile Verifica dei supporti di back up annuale Condizioni Economiche Fatturazione Pagamento Assessment e Set Up Piattaforma Ad esecuzione lavoro 60 gg fm df Canone Annuo 2 rate semestrali anticipate 60 gg fm df 5. CONSIP Archivium Srl è regolarmente iscritta al CONSIP Mercato Elettronico Bando ICT I nostri servizi sono classificati nel catalogo al Titolo Hardware e Software e Servizi ICT Sezione SERVIZI ICT Metaprodotto Servizio di Conservazione Sostitutiva dei documenti. La quotazione a voi riservata nella presente proposta economica, è inferiore a quanto esposto nella nostra offerta Consip. ARCHIVIUM s.r.l. 8