MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT SOLVE

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1 MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT SOLVE Versione: 1.1 Data Ultima revisione: Giugno 2015 Data di emissione: Giugno 2015 Data di scadenza: Area tematica VENDOR MANAGEMENT Argomento: MANUALE SOLVE Pagine complessive: 46 Redazione a cura di: Verifiche a cura di: CORPORATE MARKET I-FABER i-faber S.p.A. a socio unico Società soggetta all attività di direzione e coordinamento di Accenture Managed Services S.p.A. Sede legale: Via Livio Cambi, Milano Tel Fax i-faber.com Capitale Sociale euro ,00 i.v. REA di Milano n R.I., C.F. e P.IVA n

2 Storia delle modifiche V ERSIO NE DESCR IZ IO NE MO DIFI CA 1 Prima emissione Marzo Seconda emissione Giugno di 52

3 SOMMARIO SOMMARIO 3 Registrazione del Fornitore Registrazione nuova utenza Autenticazione Recupero dei dati dell utenza Modifica dati utenza Registrazione dell azienda Accettazione Regolamento del servizio 12 Inserimento della Domanda di Qualifica Dati aziendali Categorie merceologiche 18 Gestione dei questionari e delle Qualifiche Rinnovo questionario prequalifica Questionario in Auto Approvazione Ritiro del questionario di una domanda di qualifica non ancora presa in carico da Tamoil Rinnovo di una qualifica in scadenza Rimozione di una categoria qualificata Comunicazioni 27 Gestione Utenti Aggiunta di un nuovo contatto da parte del referente d impresa Regole scelta password 46 3 di 52

4 Obiettivo Il presente documento illustra le funzionalità della piattaforma Tamoil; in esso vengono descritti i processi di prequalifica e di qualifica dei fornitori. 4 di 52

5 Registrazione del Fornitore La registrazione del Fornitore è un processo in due passi che comporta l iniziale registrazione di un utente che diventerà l utente di riferimento dell azienda e la conseguente registrazione dell Azienda. 1.1 Registrazione nuova utenza Si richiede di accedere al sito. Selezionare il link REGISTRAZIONE UTENTE : 5 di 52

6 Si apre la pagina di inserimento dati del nuovo utente. 6 di 52

7 Per completare la registrazione, è necessario accettare le condizioni contrattuali e selezionare PROSEGUI : 7 di 52

8 1.2 Autenticazione MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT Dopo la registrazione viene inviata una all indirizzo mail e/o all indirizzo PEC inserito, con un link di attivazione dell utenza: Selezionando il link contenuto nella mail, si accede alla pagina di attivazione dell utente dove verrà mostrato il messaggio di notifica che attesta la corretta attivazione dell utente. Per accedere al Portale Fornitori, è necessario inserire l indirizzo e la password nei campi Username e Password, precedentemente scelte in fase di registrazione: 8 di 52

9 1.3 Recupero dati dell utenza MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT Nel caso in cui venga dimenticata la password, è necessario accedere al sito e selezionare il pulsante RECUPERO PASSWORD : Inserire l per la quale si richiede la password e premere CONFERMA : Viene inviata una all indirizzo di posta contenente la nuova password da utilizzare per accedere all applicazione. Una volta effettuato l accesso, è possibile modificare la password come indicato nel paragrafo successivo. 9 di 52

10 1.4 Modifica dati utenza MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT Accedere al sito ed effettuare l accesso alla piattaforma con username e password dell utente per il quale si vogliono modificare i dati. Nella parte superiore sinistra selezionare il pulsante PREFERENZE DI SISTEMA ed accedere alla sezione GESTISCI PROFILO : Inserire la vecchia password e la nuova, quindi selezionare SALVA ; un messaggio conferma la modifica della password. 1.5 Registrazione dell azienda Accedere al sito con le credenziali dell utente referente. Selezionando LOGIN si apre la pagina della piattaforma che dà la possibilità di associare l utente ad un impresa di riferimento; Per registrare una nuova impresa è necessario compilare i campi qui sotto riportati: Nazionalità della sede legale; Partita IVA; Ragione sociale; Premere il pulsante VAI per confermare l inserimento: Se l impresa è nuova appare il seguente messaggio: 10 di 52

11 Se invece l impresa fosse già stata precedentemente registrata, apparirebbe questo messaggio: In caso di impresa nuova, la Partita IVA inserita è ora visibile nel menù a tendina delle aziende di riferimento nella sezione ACCEDI AL VENDOR. Selezionare la Partita IVA e selezionare ACCEDI. 11 di 52

12 1.6 Accettazione Regolamento del servizio Quando l azienda è stata registrata, il sistema mostra la pagina dove è possibile esportare il regolamento del servizio: selezionando l apposito link si aprirà il documento Condizioni generali d acquisto. Confermare selezionando la risposta SI ed inviare la richiesta. Il sistema chiede se si vuole proseguire con la registrazione dell azienda: La registrazione è stata effettuata con successo: 12 di 52

13 In caso non siano state accettate le condizioni generali, il sistema mostrerà il seguente messaggio: Se il fornitore risponde SI, uscirà il seguente messaggio: Rispondendo ancora SI e dando l OK, il fornitore sarà registrato ma non potrà proseguire con la compilazione del questionario di pre-qualifica fino a quando non avrà accettato le Condizioni generali d acquisto. 13 di 52

14 Se la registrazione è stata completata, si apre la pagina di riepilogo relativo alle domande di qualifica; per iniziare la compilazione del Questionario generale o di prequalifica, si richiede di selezionare il tasto MODIFICA : 14 di 52

15 Inserimento della Domanda di Qualifica 2.1 Dati aziendali Si apre la pagina di compilazione del questionario. Il questionario Dati aziendali è diviso in diverse sezioni. Il pallino rosso di fianco ad ogni sezione sta a significare che all interno della stessa ci sono delle domande obbligatorie (vedi contorno rosso attorno alla domanda). Dopo aver compilato almeno tutte le domande obbligatorie di ogni singola sezione, il pallino diventerà verde. Si consiglia di salvare sempre le risposte date utilizzando l apposito tasto Salva Bozza oppure, per passare alla sezione seguente, utilizzare il tasto Avanti ed automaticamente il sistema effettuerà un salvataggio dei dati. Quando tutte le sezioni sono state compilate, sarà possibile selezionare Prossimo step (nel menù AZIONI) per proseguire con il processo di presentazione del questionario di prequalifica 15 di 52

16 Dopo aver selezionato il tasto Prossimo step, è possibile accedere alla pagina di gestione dei dati del firmatario del questionario generale. E possibile modificare i dati ed inserire quelli dell utente firmatario che garantirà la correttezza delle risposte date e dei documenti allegati in fase di compilazione; a compilazione completata, salvare i dati e selezionare Prossimo step per passare alla pagina successiva: In questa pagina è possibile scaricare il documento PDF che contiene tutte domande e le risposte date durante la compilazione del questionario di prequalifica; per presentare il questionario selezionare il tasto Presenta questionario generale : 16 di 52

17 Il questionario risulterà presentato: selezionando il tasto OK, il sistema mostrerà la pagina dove poter selezionare le categorie merceologiche di appartenenza: 17 di 52

18 2.2 Categorie merceologiche MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT Dalla Dashboard è possibile trovare il tasto per scegliere le categorie merceologiche da far qualificare Premendo il pulsante AGGIUNGI CATEGORIE è possibile visualizzare l albero delle categorie TAMOIL; da selezionare solo le categorie foglia che contengono un flag ; premere il tasto Aggiungi selezionate e successivamente il pulsante Prossimo step per passare alla fase successiva: 18 di 52

19 Nella pagina successiva, in caso fossero state selezionate più categorie, dall elenco presente nella pagina, sarà possibile scegliere la categoria da cui iniziare; la categoria ora è in stato Bozza ; proseguire con la compilazione delle domande relative alla categoria selezionata, nel caso sia presente un questionario per la categoria selezionata. Salvare in bozza le risposte date e proseguire con il tasto Prossimo step per continuare con la presentazione del questionario di categoria: Il sistema presenta la pagina dove è possibile modificare i dati dell utente firmatario. Se i dati del firmatario corrispondono a quelli precedentemente inseriti durante la presentazione del questionario di prequalifica, continuare selezionando il tasto Prossimo step, altrimenti modificare e selezionare lo stesso tasto: 19 di 52

20 Presentare il questionario di categoria selezionando l apposito tasto Presenta domanda di qualifica ; è possibile esportare il documento PDF che contiene i dati del questionario di qualifica precedentemente compilato: 20 di 52

21 Il questionario risulta presentato: E possibile ritornare nella pagina di riepilogo delle categorie per continuare con la compilazione dei questionari delle altre categorie selezionate: 21 di 52

22 Tornando sulla dashboard si potrà vedere la storia di tutte le azioni fatte sia in merito al questionario generale sia alle categorie selezionate; si potrà visualizzare anche lo stato per singola categoria: 22 di 52

23 Gestione dei questionari e delle Qualifiche 3.1 Rinnovo questionario prequalifica Questionario in Auto Approvazione Nel caso di Questionario in auto approvazione lato buyer, dopo la prima presentazione del questionario, il sistema mostrerà il pulsante RIPRESENTA e sarà quindi sempre possibile modificare le informazioni contenute nel questionario Dati aziendali. Si richiede di selezionare l apposito pulsante RIPRESENTA, visibile nella seguente schermata Selezionando il pulsante RIPRESENTA il sistema mostra il seguente messaggio: 23 di 52

24 Selezionando il tasto SI viene visualizzato il messaggio : Premendo OK il sistema visualizza la schermata seguente in cui è possibile procedere con la modifica dei dati del Questionario premendo il tasto MODIFICA 24 di 52

25 Dopo aver effettuato le modifiche, è opportuno salvarle utilizzando il tasto Salva Bozza ; per proseguire con la presentazione del questionario generale selezionare il tasto PROSSIMO STEP, il sistema segue il flusso del prgf Ritiro del questionario di una domanda di qualifica non ancora presa in carico da Tamoil Se una domanda di qualifica non è stata ancora presa in carico dal cliente (la domanda risulta in stato PRESENTATA ), la stessa può essere modificata selezionando il pulsante RITIRA : Lo stato della domanda cambierà tornando in BOZZA. Ora sarà possibile aggiornare il questionario e successivamente ripresentarlo 25 di 52

26 3.3 Rinnovo di una qualifica in scadenza Quando una domanda di qualifica (Dati aziendali o categorie) è in scadenza, sulla base di quanto previsto dal cliente sulla specifica istanza, viene inviata al fornitore una notifica via mail. La domanda di qualifica può essere rinnovata mediante il tasto RINNOVA in corrispondenza della domanda da aggiornare (Dashboard sezione QUALIFICATE ). 3.4 Rimozione di una categoria qualificata Nella dashboard è possibile vedere le domande di categoria che sono state presentate; il fornitore può sempre rimuovere una categoria già qualificata dal cliente utilizzando l apposito tasto RIMUOVI Se si decide per la rimozione, il sistema mostrerà un messaggio a cui è necessario dare conferma: La categoria non sarà più visualizzata nella pagina di riepilogo e risulterà rimossa. 26 di 52

27 3.5 Comunicazioni MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT Accedere al sito ed effettuare l accesso alla piattaforma con Username e Password dell utente Selezionando il link LOGIN si apre la pagina Piattaforma. Scegliere l Azienda di riferimento nella sezione ACCEDI AL VENDOR e premere il tasto ACCEDI. Il sistema apre automaticamente la pagina RIEPILOGO. Selezionando il tab COMUNICAZIONI il sistema apre la seguente schermata in cui è possibile trovare tutte le notifiche inviate dal sistema. Qui di seguito elencate le seguenti colonne : Creata il: data creazione della notifica da parte del sistema Inviata il: data invio della notifica da parte del sistema 27 di 52

28 Destinatario: indirizzo della persona a cui è stata inviata la notifica Oggetto: breve descrizione della notifica Stato: il colore verde del pallino indica che la notifica è stata inviata Letta il: se risulta Non letta significa che la comunicazione non è stata aperta se risulta Letta significa che la comunicazione è stata aperta Visualizza: serve per visualizzare la notifica, dopo aver selezionato l icona il sistema aggiorna la colonna Letta il inserendo la data di lettura. 28 di 52

29 Dopo aver selezionato Visualizza il sistema mostra il dettaglio della notifica, come da esempio riportato nella schermata seguente: Selezionando il tasto CHIUDI viene mostrato l elenco aggiornato 29 di 52

30 Gestione Utenti MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT 4.1 Aggiunta di un nuovo contatto da parte del referente d impresa Il sistema prevede che possa essere aggiunto un ulteriore utente (utente secondario) all azienda fornitrice già registrata ed associata ad un utente referente/utente primario. L aggiunta di un contatto secondario ad un impresa già registrata nell applicazione può essere effettuata con due differenti modalità: A) l utente secondario non registrato richiede l associazione all azienda fornitrice per la quale si è già registrato l utente primario (referente); L utente secondario si registra nell applicazione seguendo la procedura di REGISTRAZIONE UTENTE standard. Una volta autenticato inserisce la Partita IVA corrispondente all azienda alla quale vuole essere associato, come da procedura standard. Premere il tasto VAI Il sistema mostra il seguente messaggio. Premere il tasto SI 30 di 52

31 Il sistema ci mostra un ulteriore messaggio a cui dare OK : Premendo OK, l utente primario della stessa azienda riceve una mail o una PEC (Posta Elettronica Certificata se inserita in fase di registrazione nell apposito campo) che comunica la richiesta di affiliazione dell utente secondario. Per completare l abilitazione, l utente primario deve accedere all applicazione e confermare l associazione dell utente all azienda 31 di 52

32 Nella sezione Gestione utenti è presente la notifica di richiesta dell utente secondario in stato Da Confermare. Per confermare l associazione, l utente primario preme il pulsante MODIFICA (simbolo matita) Tasto MODIFICA il sistema mostra la seguente pagina ovvero quella in cui l utente primario ha la possibilità di confermare l associazione tramite il tasto CONFERMA. I dati già presenti sono i seguenti: Associato all azienda: Nome dell azienda a cui l utente secondario si è associato Abilitato: Campo già valorizzato l utente primario può togliere la spunta per non associare l utente secondario all azienda. Stato: DA CONFERMARE (lo stato sarà modificato dopo la selezione del tasto CONFERMA). L utente secondario (che ha chiesto l abilitazione) può essere già associato ad un altro fornitore. In questo caso il sistema prevede un ulteriore conferma da parte dell utente primario. Scegliendo SÌ lo stato dell utente secondario diventa ABILITATO 32 di 52

33 il sistema mostra la seguente schermata A questo punto il sistema invia automaticamente una notifica all utente secondario per avvisarlo che è stato abilitato B) l utente primario aggiunge l utente secondario. In questo caso il nuovo utente può anche non essere ancora registrato nell applicazione. B.1) Utente secondario non ancora registrato L utente primario (referente dell azienda fornitrice) accede al sito con le proprie credenziali. Seleziona il link Preferenze di sistema ; nella sottosezione Gestione utenti preme il tasto AGGIUNGI per aggiungere un nuovo utente secondario. 33 di 52

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35 Il sistema visualizza la seguente maschera in cui l utente primario inserisce l indirizzo dell utente secondario e l azienda alla quale vuole associarlo (tramite il menu a tendina). Successivamente deve premere il tasto ASSOCIA Viene mostrato il seguente messaggio di conferma che l utente non è ancora registrato nell applicazione: Scegliendo SÌ verrà inviata al nuovo utente una di richiesta di associazione : 35 di 52

36 Il testo della mail è simile al seguente : Gentile utente, La informiamo che marco verdi Le ha inviato una richiesta di associazione all'azienda TESTSOLVE sul Portale di Qualifica Fornitori di AZIENDA_BUYER. Nel caso Lei non sia ancora registrato, per procedere selezioni il seguente link e successivamente il pulsante Registrazione utente. Una volta registrato richieda l'associazione all'azienda TESTSOLVE tramite pagina "Piattaforma". Nel caso, invece, in cui Lei sia già registrato, potrà confermare l'associazione tramite il menu "Preferenze di Sistema", sezione "Gestisci Profilo". Per qualunque necessità di supporto tecnico può contattare l'help desk al numero o inviare una mail all'indirizzo di posta elettronica.. A questo punto l utente secondario che ha ricevuto l dovrà registrarsi all applicazione utilizzando il link presente nella mail seguendo la procedura di REGISTRAZIONE UTENTE standard (vedi paragrafo 1.1). Una volta che l utente secondario si è registrato, è necessario che richieda l associazione all azienda alla quale l utente primario lo ha invitato tramite la pagina Piattaforma. Premere il tasto VAI 36 di 52

37 Il sistema mostra il seguente messaggio. Premere il tasto SI Il sistema ci mostra un ulteriore messaggio a cui dare OK : Premendo OK, l utente primario della stessa azienda riceve una mail o una PEC (Posta Elettronica Certificata,se inserita in fase di registrazione nell apposito campo) che comunica la richiesta di affiliazione dell utente secondario. Per completare l abilitazione, l utente primario deve accedere all applicazione e confermare l associazione dell utente all azienda. 37 di 52

38 Vedi schermata di esempio: Nella sezione Gestione utenti è presente la notifica di richiesta dell utente secondario in stato Da Confermare. Per confermare l associazione, l utente primario preme il pulsante MODIFICA (simbolo matita) Tasto MODIFICA 38 di 52

39 il sistema mostra la seguente pagina ovvero quella in cui l utente primario ha la possibilità di confermare l associazione tramite il tasto CONFERMA. I dati già presenti sono i seguenti: Associato all azienda: Nome dell azienda a cui l utente secondario si è associato Abilitato: Campo già valorizzato l utente primario può togliere la spunta per non associare l utente secondario all azienda. Stato: DA CONFERMARE (lo stato sarà modificato dopo la selezione del tasto CONFERMA) L utente secondario (che ha chiesto l abilitazione) può essere già associato ad un altro fornitore. In questo caso il sistema prevede un ulteriore conferma da parte dell utente primario. Scegliendo SÌ lo stato dell utente secondario diventa ABILITATO 39 di 52

40 il sistema mostra la seguente schermata A questo punto il sistema invia automaticamente una notifica all utente secondario per avvisarlo che è stato abilitato 40 di 52

41 B.2) Utente secondario già registrato L utente primario (referente dell azienda fornitrice) accede al sito con le proprie credenziali. Seleziona il link Preferenze di sistema il sistema visualizza la pagina mostrata di seguito. Nella sezione Gestione utenti l utente primario preme il pulsante AGGIUNGI per aggiungere un nuovo utente secondario 41 di 52

42 Il sistema visualizza la seguente maschera in cui l utente primario inserisce l indirizzo dell utente secondario e seleziona l azienda alla quale vuole associare lo stesso (tramite il menu a tendina). Preme poi il tasto ASSOCIA : Un messaggio conferma che l utente secondario è già registrato nell applicazione: 42 di 52

43 Scegliendo SÌ viene inviata una all utente secondario: Il cui testo è il seguente: Gentile utente, La informiamo che marco verdi Le ha inviato una la richiesta di associazione all'azienda TESTSOLVE sul Portale di Qualifica Fornitori di AZIENDA_BUYER. Nel caso Lei non sia ancora registrato, per procedere selezioni il seguente link e successivamente il pulsante Registrazione utente. Una volta registrato richieda l'associazione all'azienda TESTSOLVE tramite pagina "Piattaforma". Nel caso, invece, in cui Lei sia già registrato, potrà confermare l'associazione tramite il menu "Preferenze di Sistema", sezione "Gestisci Profilo". Per qualunque necessità di supporto tecnico può contattare l'help desk al numero o inviare una mail all'indirizzo di posta elettronica.. A questo punto è necessario che l utente secondario confermi l invito ad associarsi all azienda dell utente primario: deve accedere all applicazione con le proprie credenziali e selezionare il link Preferenze di sistema ; il sistema visualizza la pagina GESTIONE PROFILO in cui è presente una sezione dedicata alle Relazioni dell utente con le altre aziende dove è visibile appunto la sua relazione con l azienda a cui l utente primario ha chiesto l associazione. 43 di 52

44 Per confermare l associazione con la nuova Azienda l utente secondario deve premere il pulsante CONFERMA : 44 di 52

45 Il sistema visualizza il seguente messaggio di conferma che l associazione è stata effettuata correttamente: 45 di 52

46 4.2 Regole scelta password Qui di seguito sono riportate le regole di scelta della password in fase di registrazione dell utente, in base alla configurazione scelta dal cliente per il quale ci si deve registrare Il requisito minimo di caratteri per la password previsto dalla normativa sulla privacy è 8. Nel caso in cui non si sia fatta questa scelta il sistema mostra il seguente messaggio: 46 di 52

47 Conferma nuova password: se, in fase di Registrazione, nel campo Conferma nuova password, l utente inserisce una password differente da quella inserita nel campo Password Il sistema visualizza il messaggio mostrato di seguito: 47 di 52

48 Inserire la password in base alla configurazione scelta dal cliente; esistono tre livelli di configurazione differenti : Livello 0 : nessun vincolo sulla scelta della password; il sistema accetta qualsiasi password inserita in fase di registrazione. Livello 1 : da inserire una password che contenga almeno un numero, almeno un carattere maiuscolo e un carattere minuscolo; in caso nella scelta della password non si siano seguite le regole sopra indicate, il sistema mostrerà il seguente messaggio: Livello 2 : da inserire una password che contenga almeno un numero, almeno un carattere maiuscolo, almeno un carattere minuscolo e un carattere speciale [per es. trattino (-), underscore (_), chiocciola (@), punto esclamativo (!), punto interrogativo (?) ] ; la password non può contenere più di tre caratteri consecutivi già presenti nello username. Vediamo il caso seguente : username = mario.rossi@rossi.com password = Welcome1! Questa password non viene accettata dal sistema perché contiene tre caratteri consecutivi uguali a quelli inseriti già nello username. In questo caso il sistema mostra il seguente messaggio di errore: 48 di 52

49 Durata massima della password lato fornitore (in giorni): il cliente ha inserito la durata massima della password dopo la quale il sistema invia una notifica per il rinnovo della stessa, a partire da 7 giorni prima della scadenza, in fase di login viene mostrato il seguente messaggio: Premendo il tasto SI viene presentata una maschera per l aggiornamento della password contenente tre caselle di testo per inserire la vecchia password, la nuova password e la conferma della nuova password. - vecchia password - nuova password - conferma nuova password - 49 di 52

50 Premendo il pulsante Conferma, la piattaforma effettuerà il controllo tra le n password già utilizzate recentemente e la verifica di tutti i vincoli legati ai parametri di configurazione. 50 di 52

51 In particolare, se l utente inserisce una password già utilizzata tra le precedenti n (dove n è il parametro Numero minimo di password non ripetute presente nel tab variabili di sistema del menù Preferenze di sistema) compare il messaggio La password inserita è già stata utilizzata precedentemente A questo punto l utente preme il tasto OK per chiudere il messaggio e inserisce una nuova password se l utente viola o il vincolo sulla lunghezza minima o sulla complessità della password viene mostrato invece il relativo messaggio: È presente anche la funzionalità di blocco password nel caso in cui vengano effettuati più di due tentativi di accesso con password errata. In questo caso verrà mostrato il seguente messaggio: 51 di 52

52 Dovrà essere utilizzata la funzionalità di Recupero password per ripristinare l accesso alla piattaforma. Se l utente inserisce correttamente la password senza violare le regole il sistema mostra il seguente messaggio. Dare OK per terminare il processo: 52 di 52