Cos è il Sistema di Interscambio? Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di:

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1 FAQ e definizioni Che cos è la FatturaPA? Cos è il Sistema di Interscambio? Fatture emesse da Terzi Cos è l Operatore Economico? Quali sono i messaggi previsti nell invio di una FatturaPA? Cos è l Intermediario? Quali sono i compiti della Pubblica Amministrazione? Cos è il Codice Ufficio? Qual è il ruolo svolto dall IPA? Cosa si intende per Conservazione? Chi è il Responsabile della Conservazione? Luogo di conservazione dei documenti informativa Perché va utilizzato un sezionale IVA specifico per le Fatture elettroniche? E obbligatorio conservare tutte le fatture sia attive che passive? La conservazione sostitutiva può essere effettuata su tutti i documenti? Con che cadenza deve essere fatto il procedimento di conservazione sostitutiva delle Fatture Elettroniche? Per inviare una fattura elettronica deve esserci il consenso del destinatario della fattura? Che cos è la FatturaPA? La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche: il contenuto è rappresentato, in un file XML (extensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l unico accettato dal Sistema di Interscambio. l autenticità dell origine e l integrità del contenuto sono garantite tramite l apposizione della

2 firma elettronica qualificata di chi emette la fattura, la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell ufficio destinatario della fattura riportato nell Indice delle Pubbliche Amministrazioni. Cos è il Sistema di Interscambio? Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di: ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA, effettuare controlli sui file ricevuti, inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie. Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi alla archiviazione e conservazione delle fatture. Fatture emesse da Terzi Il D.P.R. 633/1972, nell attuale nuova formulazione dell art. 21, sancisce la possibilità per un soggetto passivo d imposta di fare emettere le proprie fatture da un terzo outsourcer, che agisce per conto del soggetto passivo stesso. In tal caso il soggetto emittente è l outsourcer, che notifica tale suo ruolo a mezzo della prevista dicitura sulla fattura stessa. Nel caso in cui la ditta (Operatore Economico) emittente abbia incaricato un terzo dell emissione del documento per suo conto, è necessario che l origine e l integrità del documento elettronico siano garantiti dalla ditta. Quest ultima ha anche l obbligo di garantire che nella fattura elettronica siano inseriti il riferimento temporale e la firma elettronica qualificata. Con la compilazione e la sottoscrizione della Richiesta di Attivazione Servizio dell Operatore Economico, lo stesso autorizza preventivamente il terzo Namirial S.p.A

3 all emissione delle FatturePA. La procedura di emissione adottata prevede la consegna da parte dell Operatore Economico degli elementi caratterizzanti l operazione da fatturare, dei dati relativi al contenuto della fattura sia obbligatori che opzionali ma necessari in quanto richiesti espressamente dalla PA destinataria, del rispetto dell obbligo di numerazione progressiva e dell ordine cronologico nelle fatture inviate Cos è l Operatore Economico? L Operatore economico è colui che effettua fatturazione elettronica verso un Amministrazione pubblica tramite il Sistema di Interscambio. Può predisporre, emettere e trasmettere autonomamente la fattura elettronica oppure avvalersi di un Intermediario. Le operazioni che l Operatore Economico deve svolgere sono: Predisporre la FatturaPA Firmare la FatturaPA Inviare la FatturaPA Visionare tutti i file messaggio che documentano lo stato del proprio file Quali sono i messaggi previsti nell invio di una FatturaPA? I messaggi sono sempre in formato xml, vengono archiviati con la relativa FatturaPA e indicativamente sono: una notifica di scarto: messaggio che SdI invia al trasmittente nel caso in cui il file trasmesso (file FatturaPA o file archivio) non abbia superato i controlli previsti; un file dei metadati: file che SdI invia al destinatario, insieme al file FatturaPA; una ricevuta di consegna: messaggio che SdI invia al trasmittente per certificare l avvenuta consegna al destinatario del file FatturaPA; una notifica di mancata consegna: messaggio che il SdI

4 invia al trasmittente per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file FatturaPA; una notifica di esito committente: messaggio facoltativo che il destinatario può inviare al SdI per segnalare l accettazione o il rifiuto della fattura ricevuta; la segnalazione può pervenire al SdI entro il termine di 15 giorni; una notifica di esito: messaggio con il quale il SdI inoltra al trasmittente la notifica di esito committente eventualmente ricevuta dal destinatario della fattura; uno scarto esito committente: messaggio che il SdI invia al destinatario per segnalare un eventuale situazione di non ammissibilità o non conformità della notifica di esito committente; una notifica di decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al destinatario nel caso in cui non abbia ricevuto notifica di esito committente entro il termine di 15 giorni dalla data della ricevuta di consegna o dalla data della notifica di mancata consegna ma solo se questa sia seguita da una ricevuta di consegna. Con questa notifica il SdI comunica al destinatario l impossibilità di inviare, da quel momento in poi, notifica di esito committente e al trasmittente l impossibilità di ricevere notifica di esito; una attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito: messaggio che il SdI invia al trasmittente nei casi di impossibilità di recapito del file all amministrazione destinataria per cause non imputabili al trasmittente (amministrazione non individuabile all interno dell Indice delle Pubbliche Amministrazioni oppure problemi di natura tecnica sul canale di trasmissione); Cos è l Intermediario?

5 Nell interazione con il Sistema di Interscambio, l Intermediario è colui che invia o riceve i file FatturaPA o i file archivio per conto dell Operatore economico e/o dell Amministrazione pubblica. Nel servizio FATT-PA il soggetto Intermediario e Namirial SpA che esegue le seguenti attività: emettere le fatture elettroniche per conto degli Operatori Economici; trasmettere le fatture al Sistema di Interscambio (SdI); adempiere agli obblighi di conservazione digitale a norma. Per l esecuzione delle attività di trasmissione delle fatture allo SdI, della gestione delle notifiche e ricevute e per la conservazione digitale a norma l Intermediario si avvale dell ausilio del gestore tecnico del servizio 2C Solution Srl, accreditato al canale trasmissivo verso il Sistema di Interscambio. Quali sono i compiti della Pubblica Amministrazione? L Amministrazione pubblica è il soggetto che riceve il file FatturaPA dall Operatore economico attraverso il Sistema di Interscambio. L Amministrazione pubblica può ricevere direttamente il file oppure si può avvalere di un soggetto Intermediario. Le operazioni che l Amministrazione pubblica deve svolgere sono: Censire gli uffici destinatari Ricevere la FatturaPA Esplicitare l esito per la FatturaPA Monitorare i file ricevuti Cos è il Codice Ufficio?

6 L Amministrazione pubblica, per ricevere il file FatturaPA dagli Operatori Economici attraverso il Sistema di Interscambio, deve preventivamente censire all interno dell Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA o IndicePA) tutti i propri uffici centrali e periferici che possono essere destinatari di fatture elettroniche. Al termine del censimento dell ufficio destinatario, l IndicePA fornisce all Amministrazione un Codice Ufficio alfanumerico, di sei caratteri, indispensabile per la ricezione delle fatture da parte degli Operatori economici (il Codice Ufficio corrisponde al CodiceDestinatario all interno del file FatturaPA). Per i contratti di fornitura le Amministrazioni dovranno indicare il Codice Univoco dell Ufficio destinatario di fatturazione elettronica quale dato obbligatorio, da inserire nel contratto, ai fini della stipula dello stesso. Nell ambio degli adempimenti di cui al D.Lgs. 12 aprile 2006, n. 163 Codice dei contratti pubblici e D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33, recante norme per il Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni, le Amministrazioni pubblicano altresì sui propri siti internet, insieme alle informazioni relative ai propri contratti di fornitura in essere anche i Codici identificativi degli Uffici destinatari di fatturazione elettronica ad essi associati. Nel caso di eliminazione dall IPA di un Ufficio destinatario di fatturazione elettronica o di un servizio di fatturazione elettronica, l Amministrazione comunica tempestivamente ai fornitori tale eliminazione con almeno 60 giorni solari di preavviso indicando il Codice dell Ufficio di fatturazione elettronica che sostituisce l Ufficio eliminato e la data a partire dalla quale il relativo servizio di fatturazione elettronica sarà operativo per la ricezione della fattura. In FatturaPA dovranno essere obbligatoriamente riportati

7 anche il Cig (codice identificativo di gara) e il Cup (codice unico di progetto); non possono essere pagate le fatture che non riportano questi codici e/o il Codice Ufficio. Qual è il ruolo svolto dall IPA? L IPA costituisce l archivio ufficiale contenente i riferimenti delle pubbliche Amministrazioni e dei Gestori di Pubblici Servizi: organizzativi, telematici e toponomastici. L articolo 57 bis del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dell Amministrazione digitale-cad), pone in capo agli Enti la responsabilità dei dati pubblicati ed il loro costante aggiornamento. Cosa si intende per Conservazione? Si intende l insieme delle attività finalizzate alla conservazione di tutte le FatturePA e delle relative notifiche e ricevute comunicate dal Sistema di Interscambio. Chi è il Responsabile della Conservazione? AgID nella sua FAQ one precisa che il ruolo di Responsabile della Conservazione può essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica alle dipendenze del soggetto produttore dei documenti da conservare. Se il Cliente è una pubblica amministrazione, il ruolo del Responsabile della Conservazione deve essere svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato, ai sensi dell art. 7, comma 3 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 dalla stessa P.A. Nel servizio FATT-PA il Responsabile della Conservazione

8 tuttavia, ai sensi dell art. 6, comma 6, del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 delega tutti i compiti previsti per legge (art. 7 D.P.C.M. 3 dicembre 2003) e tutto lo svolgimento del processo di conservazione a Namirial e 2C Solution (società del Gruppo Namirial). Luogo di conservazione dei documenti informativa Come interpretato ed indicato dall Agenzia delle Entrate nella Risoluzione n. 81/E del 25 Settembre 2015, il contribuente in relazione al Servizio non è tenuto ad eseguire la comunicazione di variazione del luogo di conservazione tramite i modelli AA7/AA9 in quanto il Conservatore elettronico, nel Servizio, non veste il ruolo di depositario delle scritture contabili. Perché va utilizzato un sezionale IVA specifico per le Fatture elettroniche? La disciplina dell emissione e conservazione della fattura elettronica, ossia del documento informatico predisposto in forma elettronica, è contenuta negli articoli 21 e 39 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, così come modificati dal decreto legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52, di attuazione della direttiva 2001/115/CE, nonché nel D.M. 23 gennaio 2004 (concernente le Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto). In particolare, come chiarito con circolare n. 45/E del 19 ottobre 2005, la fattura di cui all articolo 21 del DPR n. 633 del 1972, può essere: a) emessa e trasmessa in formato analogico; b) emessa in formato elettronico e consegnata o spedita in formato cartaceo con i mezzi tradizionali o mediante strumenti

9 elettronici (ad esempio, ); c) emessa e trasmessa in forma elettronica, previo consenso del cliente destinatario. A tal riguardo, è stato chiarito che non esistono disposizioni precise in ordine alla formazione dell accordo tra le parti, cui è lasciata ampia libertà contrattuale e che, pertanto, è ammissibile anche un accordo che autorizzi la trasmissione elettronica delle fatture per un determinato periodo di tempo, ovvero a tempo indeterminato fino a revoca. In merito al successivo processo di conservazione delle fatture, l articolo 39 del citato DPR n. 633 del 1972, dispone che la fattura emessa e trasmessa elettronicamente (punto sub c)) deve essere conservata nella stessa forma, mentre la fattura emessa in forma elettronica ma spedita o consegnata con i mezzi tradizionali (punto sub b)), può essere conservata in formato elettronico o, in alternativa, secondo le modalità tradizionali, su supporto cartaceo. Tuttavia, per effetto di una lettura logico sistematica degli articoli 3 e 4 del D.M. 23 gennaio 2004, secondo cui il processo di conservazione digitale può essere limitato ad una o più categorie di documenti purché sia assicurato l ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuità per ogni periodo di imposta, una volta prescelta una determinata modalità di conservazione (analogica o elettronica) in relazione ad un periodo d imposta, la stessa deve essere adottata per tutti i documenti rientranti nella medesima categoria, anche in presenza di modalità alternative di conservazione previste dalla norma. Con la circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006, è stato, inoltre, chiarito che ove il contribuente intenda adottare la conservazione elettronica delle sole fatture elettroniche, è consentita la conservazione con le modalità tradizionali delle fatture in formato analogico a condizione che le stesse siano annotate in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine

10 cronologico, senza soluzione di continuità per periodo di imposta. In altre parole è possibile la coesistenza di fatture analogiche e fatture elettroniche all interno di ciascuna categoria fatture attive fatture passive, a condizione che siano adottate distinte serie di numerazione progressive ed istituiti appositi registri sezionali, e che per ogni singolo cliente o fornitore sia utilizzata un unica modalità di conservazione per l intero periodo d imposta, in modo che le fatture emesse o ricevute risultino annotate tutte nel medesimo registro sezionale. E obbligatorio conservare tutte le fatture sia attive che passive? La Circolare 36/E del 6 dicembre 2006 dell Agenzia delle Entrate ha anche stabilito la possibilità di portare in conservazione sostitutiva solo parte delle fatture emesse o ricevute creando degli appositi sezionali per i registri IVA. E infatti consentito di creare registri sezionali in cui numerare progressivamente fatture che si sono raggruppate secondo adeguati criteri, quali la tipologia di documento fiscalmente rilevante o la tipologia di fornitore/cliente (se italiano o estero). La conservazione sostitutiva può essere effettuata su tutti i documenti? È prevista la conservazione in versione digitale, sostitutiva rispetto alla carta, di tutti i documenti il cui contenuto può essere ricostruito attraverso altre scritture o documenti. Alcuni esempi non esaustivi : fatture, documenti di trasporto, ricevute fiscali, libro giornale Alcune classi documentali, soggette a vidimazione iniziale o con timbro a secco o soggetti a punzonatura specifica (esempio documenti di S. Marino), le bolle doganali e i documenti che

11 riportano accise e/o imposta di consumo, non possono essere portati in conservazione sostitutiva, ma devono essere conservati in modalità analogica cartacea originale. Le aziende che hanno la doppia gestione di documenti che possono o non possono esser portati in conservazione sostitutiva, devono gestire sezionali IVA diversi, al fine di poter liberare i documenti conservabili dagli impedimenti degli altri. Questa separazione, consente di mandare in conservazione sostitutiva i documenti che hanno questa facoltà. Con che cadenza deve essere fatto il procedimento di conservazione sostitutiva delle Fatture Elettroniche? Il Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze 17 giugno 2014 (che in attuazione all articolo 21, comma 5, del D.Lgs n. 82/2005 c.d CAD, definisce le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, abrogando il DMEF 23 gennaio 2004), ha eliminato l obbligo di conservazione quindicinale delle fatture e si allinea tale termine a quello dei libri e registri. Il processo di conservazione dei documenti con valenza fiscale, quindi, è effettuato entro il termine previsto dall art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489, quindi entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi. Per inviare una fattura elettronica deve esserci il consenso del destinatario della fattura? Tranne nel caso in cui il destinatario/emittente sia una Pubblica Amministrazione, deve necessariamente esistere un accordo tra emittente e destinatario.

12 Non esistono disposizioni precise in ordine alla formazione dell accordo tra le parti, cui è lasciata ampia libertà contrattuale e che, pertanto, è ammissibile anche un accordo che autorizzi la trasmissione elettronica delle fatture per un determinato periodo di tempo, ovvero a tempo indeterminato fino a revoca.