Wam E-Invoice Light. Manuale Operativo. RISERVATI TUTTI I DIRITTI A TERMINE DI LEGGE, VIETATA LA RIPRODUZIONE E LA DIVULGAZIONE Pagina di 15

Transcript

1 Wam E-Invoice Light Manuale Operativo RISERVATI TUTTI I DIRITTI A TERMINE DI LEGGE, VIETATA LA RIPRODUZIONE E LA DIVULGAZIONE Pagina di 15 Faber System è Registration Authority di Firme Digitali Qualificate e Caselle di Posta Elettronica Certificata I nostri partner: Associazioni:

2 Sommario 1. INTRODUZIONE PORTALE WAM ACCESSO E LOGIN HOME PAGE PORTALE WAM GESTIONE DOCUMENTI NOTIFICHE VERIFICA SPEDIZIONI ERRORI SPEDIZIONI DATAENTRY FATTURA ELETTRONICA PA PULSANTI DI NAVIGAZIONE RISERVATI TUTTI I DIRITTI A TERMINE DI LEGGE, VIETATA LA RIPRODUZIONE E LA DIVULGAZIONE Pagina di 15

3 1. INTRODUZIONE PORTALE WAM Tramite il Portale WAM (Web Archive Management) sarà possibile gestire tutti i documenti archiviati, conservati e inviati ai clienti. 2. ACCESSO E LOGIN Per poter accedere al Portale WAM è necessario collegarsi tramite un browser Internet (ad es. Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, ecc ) all indirizzo web Una volta raggiunta la pagina di autenticazione è necessario inserire le credenziali di accesso ricevute a mezzo mail con Codice Utente e Password. RISERVATI TUTTI I DIRITTI A TERMINE DI LEGGE, VIETATA LA RIPRODUZIONE E LA DIVULGAZIONE Pagina di 15

4 3. HOME PAGE PORTALE WAM Dopo aver eseguito il Login, verrà presentata all Utente la Home Page del Portale WAM, dove sono contenute le funzionalità per la Gestione e la consultazione dei documenti e delle eventuali notifiche di invio. - Documenti: Accedendo a questa funzionalità, sarà possibile consultare tutti i documenti inviati tramite file XML ai Clienti PA e verificarne lo stato di avanzamento ed eventuali Notifiche; - Notifiche: Accedendo a questa funzionalità, sarà possibile verificare le notifiche di accettazione/rifiuto dei documenti XML inviati ai Clienti PA; - Verifica Spedizioni: Accedendo a questa funzionalità, sarà possibile verificare lo stato degli invii dei documenti inoltrati ai Clienti PA; - Errori Spedizioni: Accedendo a questa funzionalità, sarà possibile visualizzare gli invii che hanno generato un errore. Nota: Per verificare il flusso dei documenti elettronici inviati ai Clienti PA, si consiglia di utilizzare unicamente la funzionalità dei Documenti in quanto dal singolo documento è possibile visualizzare lo stato ed eventuali notifiche. RISERVATI TUTTI I DIRITTI A TERMINE DI LEGGE, VIETATA LA RIPRODUZIONE E LA DIVULGAZIONE Pagina di 15

5 4. GESTIONE DOCUMENTI Cliccando sull icona dei Documenti, si potrà accedere all elenco dei documenti inviati ai Clienti PA. Una volta entrati all interno dell elenco dei documenti, sarà possibile visualizzare tutti i riferimenti dei documenti inviati, tra cui il Numero del documento, la Data, il Codice e la Ragione Sociale del Cliente, la Partita Iva, l indirizzo mail ed il Codice Univoco dell Ufficio. Nella colonna Documenti, cliccando sulle rispettive icone, sarà possibile visualizzare online il file XML nel formato SDI1x e si potrà avere un anteprima in pdf sempre del file XML. Cliccando sul bottone Visualizza presente nella colonna Verifica Invio dello specifico documento, si potrà accedere al registro della Verifica delle Spedizioni di questo documento. Da qui l Utente si potrà visualizzare lo Stato del documento: - Ok: Il Cliente PA ha accettato regolarmente il documento (questo aggiornamento avviene qualche giorno successivo alla ricezione della Notifica dell Esito) - In Elaborazione: il Cliente PA ha ricevuto il documento il quale rimane in attesa dell aggiornamento dell Esito; - Inviata: Il documento è stato inviato al SDI, ma ancora non è stato ricevuto dal Cliente PA; - Errore: Il documento è stato scartato o dall SDI o dal Cliente PA (verificare la relativa Notifica). Nota: poiché l aggiornamento dello stato non è in tempo reale con la notifica dell Esito, si consiglia di consultare sempre le Notifiche ricevute. RISERVATI TUTTI I DIRITTI A TERMINE DI LEGGE, VIETATA LA RIPRODUZIONE E LA DIVULGAZIONE Pagina di 15

6 Premendo Apri in corrispondenza della colonna Notifica PA, sarà possibile accedere alle notifiche relative alla trasmissione del file XML. Se si vuole nuovamente consultare il documento, si potrà premere il bottone Apri presente nella colonna Fattura. All interno dell elenco delle Notifiche è possibile visualizzare per tutti i documenti, gli esiti degli invii. Nella colonna Notifica si visualizzerà lo stato attuale dell invio. Le opzioni visualizzabili sono: - PA01 - Notifica di scarto: il file XML è stato scartato; - PA02 - Notifica mancata consegna: il file XML non è stato recapitato momentaneamente; - PA03 - Ricevuta consegna: il file XML è stato ricevuto dal Cliente PA ed è in fase di accettazione; - PA04 - Notifica esito Accettazione: il file XML è stato accettato dal Cliente PA; - PA05 - Notifica esito Rifiuto: il file XML è stato rifiutato dal Cliente PA. - PA06 - Notifica di decorrenza termini: il file XML non è stato verificato dal Cliente PA che lo ha ricevuto. - PA07 - Attestazione trasmissione fattura: il file XML non è stato recapitato. Tramite la colonna Documenti cliccando su uno dei formati elaborabili, sarà possibile verificare il motivo per il quale un determinato invio ha ricevuto una specifica notifica. Ad esempio, se il file XML ha ricevuto una Notifica di scarto o una Notifica esito Rifiuto, entrando in questi documenti, sarà possibile verificare il motivo per cui si è ricevuto un esito di questo tipo. Una volta aver visualizzato l esito, occorrerà verificare quanto indicato dal messaggio di Notifica per poter riprovare l inoltro del file XML al Cliente PA. Per maggiori informazioni sui Codici di Notifica di scarto, potete consultare direttamente la documentazione presente sul sito dell Agenzia delle Entrate: RISERVATI TUTTI I DIRITTI A TERMINE DI LEGGE, VIETATA LA RIPRODUZIONE E LA DIVULGAZIONE Pagina di 15

7 5. NOTIFICHE Cliccando sull icona delle Notifiche, si potrà accedere all elenco degli esiti di Notifica per i documenti XML inviati ai Clienti PA. 6. VERIFICA SPEDIZIONI Cliccando sull icona Verifica Spedizioni, si potrà accedere all elenco delle spedizioni effettuate per i documenti XML inviati ai Clienti PA. Dentro all elenco della Verifica Spedizioni, sarà possibile visualizzare i dati del protocollo di questo documento, la data ed ora di spedizione e lo stato dell invio. Cliccando sul bottone Apri presente nella colonna Fattura si potrà accedere al documento relativo a quella spedizione. RISERVATI TUTTI I DIRITTI A TERMINE DI LEGGE, VIETATA LA RIPRODUZIONE E LA DIVULGAZIONE Pagina di 15

8 Mentre se si vuole visualizzare l esito dell invio al Cliente PA, premendo Apri in corrispondenza della colonna Notifica PA, sarà possibile accedere alle notifiche relative alla trasmissione del file XML. 7. ERRORI SPEDIZIONI Cliccando sull icona Errori Spedizioni, si potrà accedere all elenco degli invii che hanno evidenziato degli errori e per questo i file XML sono stati scartati/rifiutati. L elenco che si potrà visualizzare permetterà di verificare in blu tutti i riferimenti dell invio, con colorazione rossa i dati di ricezione della Notifica di scarto/rifiuto, mentre in verde si visualizzeranno i riferimenti del documento Accettato dal Cliente PA, rispetto alla notifica di rifiuto attualmente verificata per questo stesso documento. Premendo su Apri nella colonna Fattura sarà possibile accedere al documento relativo all invio segnalato e premendo Apri nella colonna Notifica PA si potrà andare ad analizzare il dettaglio del motivo per cui questo invio ha dato degli errori. RISERVATI TUTTI I DIRITTI A TERMINE DI LEGGE, VIETATA LA RIPRODUZIONE E LA DIVULGAZIONE Pagina di 15

9 8. DATAENTRY FATTURA ELETTRONICA PA Il dataentry PA consente agli utenti abilitati di creare una fattura direttamente dal portale Wam inserendo, testata, corpo e piede della stessa. Il sistema Wam provvede quindi a generare il rispettivo file XML, a firmarlo digitalmente con firma XaDes e quindi ad inoltrarlo alla PA e a procedere con la rispettiva conservazione sostitutiva. Per quanto riguarda le informazioni relative ad ogni campo presente nel Dataentry fare riferimento alla Rappresentazione tabellare del tracciato FatturaPa presente al seguente link: Di seguito gli step necessari per creare una fattura PA: 1. Accedere al contenitore Fattura Elettronica Data Entry 2. Cliccare sul primo tasto a sinistra nell apposita toolbar per inserire una nuova fattura RISERVATI TUTTI I DIRITTI A TERMINE DI LEGGE, VIETATA LA RIPRODUZIONE E LA DIVULGAZIONE Pagina di 15

10 Per selezionare la voce di interesse è possibile: - posizionarsi sui campi contrassegnati da lente di ingrandimento e selezionare la voce prescelta tra quelle che compariranno nell elenco a discesa - cliccare sulla lente di ingrandimento e scegliere dal menu la voce prescelta 3. Inserire quindi tutti i campi relativi alla testata della fattura. I campi (*) sono obbligatori. Nei campi in cui è presente la lente di ingrandimento sulla destra è possibile posizionarsi sul campo e selezionare la voce prescelta tra quelle che compariranno nell elenco a discesa oppure cliccare sulla lente e selezionare con un doppio click la riga di interesse. Quindi, inseriti tutti i valori, cliccare sul tasto Salva. E sempre possibile entrare in modifica sui dati salvati effettuando un doppio click sulla stessa riga; è inoltre possibile rimuovere le righe selezionando la riga e cliccando l icona del cestino. Qui sopra si vede il risultato dell apertura della anagrafica Cessionario Committente. E possibile effettuare ricerche come descritto negli altri paragrafi inserendo ad esempio il valore da cercare sotto l intestazione di ciascuna colonna. RISERVATI TUTTI I DIRITTI A TERMINE DI LEGGE, VIETATA LA RIPRODUZIONE E LA DIVULGAZIONE Pagina di 15

11 4. Inserire quindi i dati del corpo e del riepilogo cliccando sul + della testata della fattura appena creata. Per inserire le righe ad esempio occorre cliccare sulla prima icona a sinistra della sezione Fattura Elettronica Body. RISERVATI TUTTI I DIRITTI A TERMINE DI LEGGE, VIETATA LA RIPRODUZIONE E LA DIVULGAZIONE Pagina di 15

12 5. Una volta inseriti tutti i dati occorre cliccare sul tasto Genera PA. Il tasto Genera PA creerà quindi il file XML come da specifiche per lo standard della fattura elettronica per la Pubblica Amministrazione e lo inserirà nella colonna in fondo a destra nominata Documento. All interno di questa colonna in corrispondenza della fattura appena creata è possibile cliccare sull icona PDF per visualizzare la fattura in formato PDF, l icona INTERNET per visualizzarla in formato HTML e l icona XML per visualizzarla nel formato in cui la fattura viene inviata alla PA. 6. Visualizzata la fattura è possibile modificare\integrare le informazioni presenti e quindi procedere con l invio della fattura alla PA. Per procedere all invio occorre cliccare sul tasto Approva PA. In questo modo la fattura verrà resa immodificabile e verrà spostata nell archivio Documenti all interno della cartella FatturaPA. Sarà quindi poi possibile come descritto negli altri paragrafi visualizzare le notifiche del Sistema di Interscambio. 9. PULSANTI DI NAVIGAZIONE All interno del Portale WAM, possiamo utilizzare una serie di bottoni per accedere a specifiche funzionalità. : Questo pulsante permette di riaprire la home-page del Portale WAM. : Nelle opzioni avanzate è possibile personalizzare il Portale WAM, per esempio cambiando le icone o cambiando le password di accesso (l icona Customize container non apparirà nella home page). : Attraverso questa icona è possibile impostare i PREFERITI (per es. le funzionalità preferite) e se lo si desidera si può inoltre personalizzare l icona del preferito. RISERVATI TUTTI I DIRITTI A TERMINE DI LEGGE, VIETATA LA RIPRODUZIONE E LA DIVULGAZIONE Pagina di 15

13 All interno delle funzionalità, negli Elenchi, è possibile impostare degli specifici ordinamenti. Gli ordinamenti specifici sono: Ascendente o Discendente. Per poterlo impostare occorrerà, cliccare su ogni singola colonna ad esempio, la colonna del Titolo, Descrizione o Tipo. E possibile impostare quante righe per pagina poter visualizzare contemporaneamente all interno dell elenco visualizzato. Per fare ciò si potrà scegliere le righe per pagina sul fondo dell elenco. Di default verranno visualizzati 15 record, ma sono espandibili. Sarà possibile avere aperte più di una funzionalità con Tab Multipli, come le schede di un browser. Cliccando sul simbolo + si apre un nuovo tab nel quale è possibile operare. La barra degli strumenti visibili in una singola funzionalità permetteranno di eseguire varie impostazioni. : Consente di fare una ricerca più completa. RISERVATI TUTTI I DIRITTI A TERMINE DI LEGGE, VIETATA LA RIPRODUZIONE E LA DIVULGAZIONE Pagina di 15

14 Cliccando sulla Lente apparirà una finestra dove poter impostare degli specifici filtri: In questa modalità di ricerca è possibile selezionare uno specifica colonna (es. Titolo) ed il tipo di ricerca desiderato. Tramite il bottone identificato dall icona del simbolo + presente in alto a sinistra, è possibile fare ricerche multiple su più colonne contemporaneamente. Altri pulsanti presenti negli elenchi sono: : Aggiorna la pagina. : Permette di svuotare la maschera dalla ricerca effettuata. : Effettua la stampa. formato CSV. : Dopo aver selezionato un record, permette la creazione automatica del relativo file in RISERVATI TUTTI I DIRITTI A TERMINE DI LEGGE, VIETATA LA RIPRODUZIONE E LA DIVULGAZIONE Pagina di 15

15 : Consente la creazione di un PDF con tutti i documenti selezionati. Se non viene selezionato alcun documento, la creazione del pdf avverrà per tutti i documenti. Per effettuare delle ricerche rapide, sotto al titolo di una Colonna, sarà possibile digitare immediatamente un informazione da ricercare. Tramite il bottone selezionati. sarà possibile scaricare il file XML inviato alla PA rispetto ai record dell elenco RISERVATI TUTTI I DIRITTI A TERMINE DI LEGGE, VIETATA LA RIPRODUZIONE E LA DIVULGAZIONE Pagina di 15