ISTITUTO ZOOPROFILATTICO SPERIMENTALE. DELL'UMBRIA E DELLE MARCHE DELIBERAZIONE DEL DIRETTORE GENERALE

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1 ISTITUTO ZOOPROFILATTICO SPERIMENTALE. DELL'UMBRIA E DELLE MARCHE \~,. --"-. --,..,-",- DELIBERAZIONE DEL DIRETTORE GENERALE no 532 del 21/12/2015 Oggetto: D.P.C.M. 3/12/ Revisione ed aggiornamento del manuale di gestione documentale del protocollo informatico e dell'archivio.._.. J

2 //.~,,""'H_'....,.,. ;, IL DIRETTORE GENERALE /,.,. \.". Esaminata la proposta di deliberazione dell'u.o. Affari Generali e Lègali,aventead. oggetto "D.P.C.M Revisione ed aggiornamento del manuàl~ di gestiori4;!/ documentale, del protocollo informatico e dell'archivio", che di seguito si i'iporta:// Visto il DPR , n 445 recante ''Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa" ed, in particolare il terzo comma dell'art. 50 che prevede l'obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di provvedere a realizzare ed a revisionare sistemi informatici ed automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi, in conformità alle disposizioni contenuti nello stesso Testo Unico ed alle disposizioni di legge sulla riservatezza dei dati personali. Visti: il D.P.C.M concernente le regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR n 428 (sostituito dal sopra citato DPR n. 445/2000); il D.P.C.M ad oggetto: "Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli art. 40 bis, 41, 47, 57 bis e 71 del codice dell'amministrazione digitale di cui al D.Lgs n. 82/2005; Dato atto che l'art. 5 del D.P.C.M prevede che le Pubbliche Amministrazioni redigano un Manuale per la gestione del protocollo informatico dei flussi documentali e degli archivi e che questo manuale deve essere considerato come un valido strumento di lavoro per la gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi, in quanto descrive tutte le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo informatico individuando, altresi, per ogni azione o processo, i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo. Visto il Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs n ) nel testo coordinato e aggiornato con le modifiche ed integrazioni introdotte dal D.Lgs n 235/2010; Preso atto che, ai sensi delle norme sopra citate, le Pubbliche Amministrazioni devono: A) Adottare il protocollo informatico per la registrazione dei dati e dei documenti; B) Formare e conservare i documenti informatici, gestire in modalità informatica il sistema ed i flussi documentali sulla base delle regole tecniche di cui al D.P.C.M. 03/12/2013; C) Realizzare la sottoscrizione elettronica dei documenti informatici; D) Individuare le Aree Organizzative Omogenee (AOO) per la gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali ed i relatici uffici di riferimento; E) Nominare il Responsabile delle attività relative alla tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi; F) Nominare il Responsabile della conservazione dei documenti informatici; G) Adottare, su proposta del detto Responsabile, il Manuale di gestione dei documenti previsto dalle Regole tecniche di cui al D.P.C.M e s.m.i., che descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni necessarie al corretto funzionamento del protocollo informatico; H) Realizzare la sicurezza dei dati, dei documenti e delle tecnologie sulla base delle disposizioni del Codice in materia dei dati personali (D.Lgs. n. 196/2003).

3 Richiamata la Deliberazione del Direttore Generale n. 272 del 03 novembre 2011 con la i quale si è individuata un'unica Area Organizzativa Omogenea (A 00), composta.., dall'insieme di tutte le sue unità organizzative della sede centrale di Perugia e delle sezioni territoriali di Ancona, Macerata, Pesaro, Fermo e Terni, con attribuzione del codjce identificativo IZS_UM, rilasciato in fase di iscrizione presso l'indice delle PA a cui corrisponde la casella di posta elettronica certificata istituzionale. Dato atto che sempre con Deliberazione del Direttore Generale n. 272 del 03 novembre 2011 le funzioni relative alla tenuta del protocollo informatico, alla gestione dei flussi documentali e degli archivi inerenti l'area Organizzativa Omogenea (AOO) sono state ricondotte all'unità Operativa Affari Generali e Legali; Richiamata, altresi, la Deliberazione del Direttore Generale n. 150 del 26 aprile 2013 con la quale si è proceduto ad individuare e nominare il Responsabile della Gestione della Conservazione sostitutiva documentale; Ricordato che con precedente Deliberazione del Direttore Generale n. 196 del 14 giugno 2013 si è proceduto ad approvare il Manuale di gestione del protocollo informatico dei documenti dell'archivio e che lo stesso, a seguito delle recenti e successive normative su richiamate si intende superato; Ritenuto, pertanto, opportuno procedere alla revisione ed aggiornamento del vigente Manuale di gestione del protocollo informatico a seguito di nuova normativa sopravvenuta. Tutto ciò premesso, si propone un atto deliberativo finalizzato a: 1) Approvare il Manuale di gestione documentale, del protocollo e dell'archivio, composto da n. 14 Sezioni e da n. 18 Allegati, che forma parte integrante e sostanziale del presente provvedimento; 2) Prendere atto che il Manuale di gestione è uno strumento di lavoro necessario alla corretta tenuta del protocollo ed alla corretta gestione del flusso documentale dell'archivio e, pertanto, dovrà essere aggiornato quando innovazioni tecnologiche, nuove situazioni organizzative o normative lo richiedono o comunque, quando si rende necessario ai fini di una corretta gestione documentale; 3) Confermare l'individuazione di una sola Area Organizzativa Omogenea (AOO) composta dall'insieme di tutte le unità organizzative della sede centrale di Perugia e delle sezioni territoriali di Ancona, Macerata, Pesaro, Fermo e Terni; 4) Effettuare la pubblicazione del Manuale, ai sensi dell'art. 5 comma 3 del D.P.C.M , sul sito web dell'istituto; 5) Dichiarare il presente Manuale immediatamente operativo. 6) Trasmettere copia del presente provvedimento alla Soprintendenza archivistica per l'umbria competente per tenitorio. Ritenuto di condividere la proposta di deliberazione per le motivazioni suesposte." \. \ Vista la dichiarazione di regolarità tecnica del procedimento amministrativ05.i~o)('ij competenza, rilasciata dalla Dirigente dell'u.o. Affari Generali e Legali;\<eJ~\.Qj '-~ Visto il parere favorevole, per quanto di competenza, rilasciato dalla Responsabile dell'ufficio Informatizzazione Servizi Amministrativi nonché Responsabile della Gestione della Conservazione sostitutiva documentale; c ~ re.. ~ 2

4 ~----_.. " l,.. Acquisito il parere favorevole del Direttore Sanitario, per la parte di competenza;ai sensi e per gli effetti dell'art.10 dell'accordo di cui alle leggi regionali n. 28/2013 e s:m.[... dell'umbria e n. 40/2013 e s.m.i. delle Marche ed~' ensi dell'art. \~.,1dello statù.to/ dell'ente;, ",.. / '-~"..~,._~_...,~... Acquisito il parere favorevole del Direttore Amministrativo, per la parte di competenza, ai sensi e per gli effetti dell'art. 1O dell'accordo di cui alle leggi regionali n. 28/2013 e s.m.i. dell'umbria e r. 4.0/~013 e s.m.i. delle Marche ed ai sensi dell'art. 11 dello statuto dell'ente; ~~l F~'ì} DELIBERA di approvare il Manuale di gestione documentale, del protocollo e dell'archivio, composto da n. 14 Sezioni e da n. 18 Allegati, che forma parte integrante e sostanziale del presente prowedimento; di prendere atto che il Manuale di gestione è uno strumento di lavoro necessario alla corretta tenuta del protocollo ed alla corretta gestione del flusso documentale dell'archivio e, pertanto, dovrà essere aggiornato quando innovazioni tecnologiche, nuove situazioni organizzative o normative lo richiedono o comunque, quando si rende necessario ai fini di una corretta gestione documentale; di confermare l'individuazione di una sola Area Organizzativa Omogenea (AOO) composta dall'insieme di tutte le unità organizzative della sede centrale di Perugia e delle sezioni territoriali di Ancona, Macerata, Pesaro, Fermo e Terni; di effettuare la pubblicazione del Manuale, ai sensi dell'art. 5 comma 3 del D.P.C.M , sul sito web dell' Istituto; di dichiarare il presente Manuale immediatamente operativo; di trasmettere copia del presente provvedimento alla Soprintendenza archivistica per l'umbria competente per territorio. 3

5 ATTESTATO DI PUBBLICAZIONE Delibera del Direttore Generale no: 532 del 21/12/2015 Il presente verbale di delibera viene pubblicato all'albo pretorio dell'istituto il giorno : -- L I UIl "._...,".' '. _", 21 nl1'" 2u-'." I lni.r. ~ per la durata di i15.'. \ Perugia, ESECUTIVITA' conseguita il li' 7011; ai sensi della delibe ione del' Consiglio I '. nistrazione n. 6 del 24//03/20 I O. \ l Attestato di conformità all'origi al La presente copia è conforme all'originale esistente presso l'ufficio composta da no pagine. Il Dirigente: _ Trasmissione oggetto delibera: Collegio dei Revisori Registrato a p. n. 69 del Registro n. Il delle deliberazioni del Direttore Generale. I Inviata alla Corte dei Conti il _