MANUALE DELLA QUALITÀ SEZIONE 4.2: REQUISITI RELATIVI ALLA DOCUMENTAZIONE

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1 REV. 00 Pagina 1/4 MANUALE DELLA QUALITÀ Rif.to: UNI EN ISO 9001:2008 PARTE 4: SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ SEZIONE 4.2: REQUISITI RELATIVI ALLA DOCUMENTAZIONE SOMMARIO A Scopo B Documenti del SQ (Riferimento alla Norma: Cap e 4.2.2) C Controllo dei documenti del SQ (Riferimento alla Norma: Cap ) D Documenti relativi alla gestione E Documenti di origine esterna (Riferimento alla Norma: Cap ) F Procedure applicabili ^ redazione seco 9001:2008 Rev Data Descrizione approvato

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3 A SCOPO La presente Sezione illustra i criteri per la gestione della documentazione utilizzata dall'azienda in modo da assicurare che: i documenti siano disponibili nella loro edizione aggiornata e nei modi utili all efficacia della gestione; non siano utilizzati documenti superati, che devono essere prontamente rimossi dalla circolazione; i documenti emessi rappresentino uno strumento di lavoro chiaro, essenziale, esauriente. B GENERALITÀ Le dichiarazioni sulla politica per la qualità e sugli obiettivi per la qualità sono documentate nella Sezione 5.1 del presente Manuale. Le Procedure documentate richieste dalla norma ISO 9001:2000 e richieste dall Istituto sono individuate in apposito elenco gestito dal Responsabile GQ. La presente Sezione si applica ai seguenti documenti: Manuale della Qualità Questo documento è l'espressione sintetica del Sistema di Gestione per la Qualità, ne descrive i principi e gli aspetti organizzativi richiamando le Procedure che ne concretizzano l'attuazione in tutte le attività dell Associazione espresse nella Carta dei Servizi. Oltre che documento di base ad uso interno per la conduzione dell Associazione e per il miglioramento continuativo dei processi gestionali ed esecutivi, esso costituisce elemento di valutazione per gli Enti terzi (di controllo e di certificazione). Il Manuale Qualità, prima della sua diffusione, è sottoposto all'approvazione del Rappresentante della Direzione. Tale approvazione sancisce l'obbligo della completa osservanza del contenuto per tutte le persone coinvolte. Il Manuale della Qualità è mantenuto aggiornato, dal Responsabile GQ, rispetto alla Norma ed alle modifiche organizzative e gestionali introdotte. Procedure Le Procedure sono documenti dell Istituto che precisano scopo, modalità e responsabilità connesse alla pianificazione, esecuzione e registrazione dei risultati di ogni attività che abbia influenza sull'efficacia del Sistema di Gestione per la Qualità. Il fine dell'emissione di una Procedura è quello di rendere il più possibile oggettivo, sistematico e quindi controllabile, lo svolgimento dei processi rilevanti. Le Procedure indicano: l'obiettivo stabilito ed il relativo campo di applicazione; le responsabilità operative connesse; le modalità di esecuzione; le eventuali registrazioni necessarie per documentare l'attività svolta; la modulistica applicabile. Istruzioni Operative Sono documenti a carattere tecnico sui quali sono riportati i dati e le informazioni riguardanti le modalità di realizzazione dei processi operativi specifici. Le istruzioni hanno un livello di applicazione pratico e specialistico e non sono direttamente connesse con il Manuale Qualità.! 3/4

4 Registrazioni Sono documenti a carattere tecnico sui quali sono riportate le modalità di realizzazione dei processi operativi specifici. I documenti di registrazione (come indicato al della Norma ISO 9001:2008) sono documenti che l'organizzazione ritiene necessari per assicurare l'efficace pianificazione, funzionamento e tenuta sotto controllo dei propri processi. Vengono quindi preparati per dimostrare l efficacia del Sistema ed il conseguimento della qualità richiesta, nonché per dare la reale testimonianza delle attività svolte in ottemperanza alle norme vigenti e ai criteri riportati nel Manuale e nelle Procedure. Piani della Qualità Nella normale attività dell Associazione, il Piano della Qualità è costituito dall insieme delle Sezioni del Manuale e delle Procedure che si riferiscono alla definizione dei ruoli e responsabilità, nonché alla gestione dei processi esecutivi (primari). Nel caso di situazioni particolari il rispetto dell attuale Sistema di Gestione per la Qualità potrebbe risultare inadeguato. In questi casi può essere quindi necessario sviluppare un apposito documento, o un Sistema di nuovi documenti, denominato Piano della Qualità specifico, che integra, completa o sostituisce alcuni aspetti del Manuale e delle Procedure per renderli più rispondenti alle specifiche esigenze. Il Piano della Qualità specifico viene redatto dal personale competente coinvolto nelle specifica situazione e viene approvato dal Rappresentante della Direzione. Esso mantiene la sua validità (applicabilità) esclusivamente per la specifica situazione che lo ha determinato. C CONTROLLO DEI DOCUMENTI DEL SQ Ogni documento del Sistema di Gestione per la Qualità è identificato dalla sua tipologia, dal sistema di codifica univoco, dal titolo, dall indice di revisione e relativa data di redazione. La redazione del Manuale e delle Procedure è competenza del Responsabile GQ. L approvazione del Manuale, delle Procedure e delle Istruzioni Operative è competenza del Rappresentante della Direzione. La distribuzione (informatica o cartacea) dei documenti del Sistema Qualità è garantita dal Responsabile GQ, utilizzando apposite liste con i nomi dei destinatari. La copia cartacea in possesso del Responsabile GQ è la copia ufficiale di riferimento per il superamento di ogni eventuale incertezza con altre copie rimaste in possesso di qualsivoglia Collaboratore. Le modifiche dei documenti sono sottoposte allo stesso iter adottato per gli originali. Sui documenti del Sistema GQ (Manuale, Procedure e Istruzioni Operative) sottoposti a modifiche sono riportati i riferimenti per identificare la natura del cambiamento. La distribuzione (informatica o cartacea) dei documenti revisionati avviene con le stesse modalità utilizzate per i documenti originari. Il Responsabile GQ avrà cura di comunicare agli interessati l avvenuta sostituzione dei documenti modificati utilizzando il metodo più idoneo: telefonando a ciascun destinatario o inviando appositi messaggi , invitando ciascuno ad eliminare i documenti superati in suo possesso. L indice di revisione riportato sui documenti del Sistema GQ assicura l identificazione dell ultima edizione applicabile, al fine di evitare l utilizzazione di quelli superati.! 4/4

5 L archiviazione (informatica o cartacea) dei documenti del Sistema di Gestione per la Qualità è compito del Responsabile GQ. I documenti gestionali (operativi) sono identificati con il riferimento alla data di redazione, all'oggetto trattato e, ove possibile, al numero di offerta o al codice di commessa. La distribuzione dei documenti gestionali è competenza del redattore. L approvazione dei documenti di gestione, dopo il controllo della loro conformità allo scopo ed alle prescrizioni aziendali, viene di solito effettuata dal redattore e testimoniata dalla sua sigla in calce ai documenti stessi. I redattori e gli utilizzatori dei documenti sono sensibilizzati affinché provvedano all eliminazione o alla segregazione dei documenti superati. I documenti di commessa, nella loro edizione finale, sono archiviati in apposita cartella (o dossier di commessa). Il tempo di conservazione dei documenti rilevanti per la qualità è di 3 anni dall'emissione, salvo diverse disposizioni di legge. Le registrazioni possono essere in forma cartacea o informatica. Il Responsabile GQ ha il compito di identificare ed archiviare (in modo sicuro e per un tempo determinato) i documenti di registrazione, nonché di assicurarne una facile rintracciabilità. Le modalità per la gestione delle registrazioni sono descritte nella Procedura PQ D DOCUMENTI RELATIVI ALLA GESTIONE Sono i documenti necessari per assicurare l efficace pianificazione, funzionamento e controllo dei processi operativi (progettazione, acquisti, svolgimento dei servizi e dei corsi formativi, ecc.) Sono identificati con il riferimento alla data di redazione, all'oggetto trattato e, ove possibile, all evento a cui si riferisce il documento stesso. Vengono gestiti come indicato nelle relative Procedure associate alle Sezioni della Parte 7 del presente Manuale. E DOCUMENTI DI ORIGINE ESTERNA I documenti di origine esterna necessari alla pianificazione ed applicazione del Sistema Qualità vengono adeguatamente identificati e controllati dal Responsabile GQ, come indicato nella Procedura PQ Riguardano le Leggi e altri i documenti di carattere generale emessi da Enti esterni (Pubblica Amministrazione ed Enti di Normazione) per definire i vincoli ed i requisiti dei processi, dei servizi, dei meccanismi operativi e gestionali di interesse dell Associazione. Trattasi delle leggi in materia di qualità, ambiente e sicurezza applicabili alle attività di formazione, nonché delle norme cogenti riguardanti gli altri tipici processi esecutivi svolti dall Associazione. Le modalità ed i criteri per la gestione della suddetta documentazione sono descritti nella Procedura PQ F PROCEDURE APPLICABILI PQ Controllo dei Documenti del Sistema Qualità e di origine esterna! 5/4