Servizi e-business ACQUISTI IMPRESE MANUALE FORNITORE

Transcript

1 Servizi e-business ACQUISTI IMPRESE MANUALE FORNITORE Milano, 29/03/2018 italgas.it

2 2 Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di acquisto a catalogo elettronico in qualità di Fornitore. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio. 2

3 3 Sommario Descrizione scenario Percorso a menù Creazione Proposta Entrata Merci Creazione Proposta Entrata Merci Creazione Proposta Entrata Merci parziale Percorso a menù - Creazione Fattura Creazione Fattura Percorso a menù Riepilogo Proposte Entrata Merci/Fatture Riepilogo Proposte Entrata Merci Visualizzazione Proposta Entrata Merci Elaborazione Proposta Entrata Merci Riepilogo Fatture Visualizzazione Fattura Elaborazione Fattura Indicazione pagamento Fattura Approvazione/Rifiuto Richiesta cancellazione ordine Percorso a menù Monitoraggio Monitoraggio Uscita dal sistema Informazioni utili Pag 4 Pag 5 Pag 6 Pag 12 Pag 16 Pag 17 Pag 22 Pag 24 Pag 25 Pag 26 Pag 28 Pag 29 Pag 30 Pag 31 Pag 33 Pag 36 Pag 37 Pag 43 Pag 44 3

4 4 Descrizione scenario Le imprese assegnatarie dei lavori accedono al Servizio e-business per l acquisto di materiali core. Il fornitore accede al Servizio e-business per inserire la Proposta di Entrata Merce, notificando in questo modo l avvenuta spedizione della merce. La Proposta di Entrata Merce contiene i seguenti dati: - riferimento al numero d ordine di acquisto; - codice identificativo univoco; - riferimento del DDT allegato alla merce inviata; - data del DDT; - denominazione articoli e quantità inerenti la spedizione. Al ricevimento della merce, l impresa verifica che la merce ricevuta sia conforme con quanto indicato nel DDT e nell ordine di acquisto. In base all esito procede a confermare o rifiutare la Proposta di Entrata Merce. In seguito all avvenuta approvazione della PEM da parte dell impresa, il fornitore inserisce in e- business i dati relativi alla fattura e una volta avvenuto il pagamento, procede ad indicarlo sul documento elettronico. 4

5 5 Percorso a menù Per accedere alla gestione degli Ordini di Acquisto delle imprese, selezionare Gestione ordine e successivamente la sezione Area di lavoro Imprese. 5

6 6 Creazione Proposta Entrata Merci Accedere alla transazione cliccando la voce Creazione Proposta Entrata Merci. 6

7 7 Creazione Proposta Entrata Merci All apertura della nuova finestra è possibile valorizzare i parametri di ricerca, inserendo il numero dell ordine d acquisto specifico nel campo Numero ordine d acquisto e/o selezionando dal menù a tendina il periodo. Per visualizzare i risultati della ricerca cliccare il tasto Cercare. 7

8 8 Creazione Proposta Entrata Merci Una volta individuato l ordine per il quale si intende creare la Proposta Entrata Merci, selezionata la riga corrispondente, è possibile visualizzare. le posizioni, cliccando Per procedere con la creazione della Proposta Entrata Merci, cliccare 8

9 9 Creazione Proposta Entrata Merci La Proposta Entrata Merci è composta da due cartelle: Riepilogo e Note e allegati. 9

10 Creazione Proposta Entrata Merci Dati di base Nella sezione Dati di base è necessario valorizzare i campi con sfondo bianco: nel campo Nome della conferma è possibile inserire una descrizione identificativa per la proposta di entrata merci. nel campo Data consegna (obbligatorio) deve essere inserita la data di creazione del DDT, precedente o uguale alla data corrente (di default il sistema propone quella corrente). nel campo Riferimento (obbligatorio) il fornitore deve inserire il numero identificativo del DDT. 10

11 Creazione Proposta Entrata Merci Riepilogo posizioni Nella sezione Riepilogo posizioni è visualizzata la lista delle posizioni contenute nell ordine con le relative quantità ancora da confermare (Quantità insolute). Per visualizzare ulteriori informazioni relative alla posizione, selezionare la riga corrispondente e cliccare il tasto Dettagli. 11

12 Creazione Proposta Entrata Merci parziale Se la merce richiesta non è tutta disponibile, il fornitore può confermare soltanto la quantità di merce spedita. In questo caso sarà necessario valorizzare il campo Confermare quantità con le quantità corrette.. Dal momento che è stata effettuata un entrata merci parziale sarà possibile in seguito riselezionare lo stesso numero d ordine e confermare le quantità rimanenti rimaste insolute. 12

13 Creazione Proposta Entrata Merci totale Se la merce richiesta è tutta disponibile, il fornitore può confermare tutte le quantità ancora insolute. Per valorizzare in automatico il campo Confermare quantità per tutte le posizioni, cliccare il tasto Copiare tutte le quantità insolute. 13

14 Creazione Proposta Entrata Merci Controllare Inseriti i dati della Proposta Entrata Merci, cliccare il tasto Controllare. I messaggi di sistema visualizzati possono essere contrassegnati dalle seguenti icone: Indica il buon esito del controllo Indica un errore bloccante Indica un avvertimento NB: E necessario completare il documento per riuscire a procedere con l operazione di conferma. E possibile comunque salvare un documento non completo. Il documento può essere elaborato e corretto in seguito mediante le funzionalità di visualizzazione / elaborazione proposte. 14

15 Creazione Proposta Entrata Merci Confermare In mancanza di errori bloccanti è possibile confermare la Proposta Entrata Merci, cliccando il tasto Confermare. il sistema visualizza un messaggio di conferma ed assegna un numero identificativo alla Proposta Entrata Merce. A questo punto è possibile cliccare il tasto Chiudere. La proposta creata viene quindi sottoposta ad approvazione da parte dell utente richiedente. L impresa riceverà comunicazione via al momento dell approvazione/rifiuto da parte del richiedente. NB: Nel caso in cui ci siano errori bloccanti o si voglia elaborare in seguito la Proposta Entrata Merci è possibile parcheggiare la conferma, cliccando il tasto Salvare. 15

16 Percorso a menù Creazione fattura Per creare, in e-business, un documento Fattura riferito a ordine di acquisto selezionare Gestione ordine, successivamente la sezione Area di lavoro imprese e cliccare il link Creazione fattura sottostante a Fattura. 16

17 Creazione Fattura Per creare un nuovo documento Fattura e-business, cliccare il tasto Continuare. Il sistema permette di creare la Fattura per le sole posizioni d ordine per le quali è stata approvata la PEM. 17

18 Creazione Fattura All apertura della nuova finestra, richiamare l ordine per cui si desidera inserire la fattura. E possibile inserire il numero d ordine nel campo Numero ordine d acquisto e cliccare il tasto Aggiungere, oppure procedere con la ricerca dell ordine cliccando Cercare. Nel secondo caso selezionare la riga relativa all ordine di interesse e cliccare il tasto Aggiungere Fattura. 18

19 Creazione Fattura Campi obbligatori Inserirei campi obbligatori relativi al Numero esterno fattura (fornitore) e alla Data fattura e cliccareil tasto Calcolare valore totale, per valorizzare in automatico l importo della fattura. A partire dalla data fattura e dai giorni di pagamento definiti sul contratto, viene calcolata automaticamente la data di pagamento. 19

20 Creazione Fattura - Controllare Prima di salvare il documento Fattura in e-business, è possibile eseguire un controllo circa la correttezza dei dati inseriti, selezionando il tasto Controllare. Il sistema visualizza un messaggio informativo. I messaggi di sistema visualizzati possono essere contrassegnati dalle seguenti icone: Indica il buon esito del controllo Indica un errore bloccante Indica un avvertimento 20 20

21 Creazione Fattura - Registrazione In assenza di messaggi di errore bloccanti, cliccare il tasto Registrare per la registrazione della fattura. Il sistema visualizza un messaggio in cui viene data evidenza dell esito dell operazione e del numero assegnato alla fattura. 21

22 2 2 Percorso a menù Riepilogo Proposte Entrata Merci/Fatture Per accedere alla visualizzazione delle Proposte Entrata Merci e Fatture, selezionare Gestione ordine, successivamente la sezione Area di lavoro imprese e cliccare il link Gestione ordine sottostante a Riepilogo. La sezione Gestione ordine consente al fornitore di visualizzare lo stato ed i dettagli delle Proposte entrata Merci e Fatture create in precedenza. Qualora la Proposta Entrata Merci sia stata respinta può essere rielaborata. 22

23 Riepilogo Proposte Entrata Merci/Fatture All apertura della pagina è possibile visualizzare la lista Proposte Entrata Merci e Fatture, suddivisa per stato. Per aggiornare le liste, cliccare il link relativo allo stato che interessa, oppure il tasto Aggiornare.. 23

24 Riepilogo Proposte Entrata Merci E possibile impostare dei parametri di ricerca, cliccando il tasto valori nei relativi campi. Per visualizzarei risultati cliccareil tasto Rilevare. e inserendo i. ATTENZIONE: il sistema memorizza gli ultimi parametri di ricerca inseriti. Prima di effettuare la ricerca accertarsi che i campi inseriti siano quelli corretti. 24

25 Visualizzazione Proposta Entrata Merci Per visualizzare la Proposta Entrata Merce cliccare il link relativo al Numero conferma. All apertura della nuova pagina è possibile visualizzare le due cartelle Riepilogo e Note e allegati. Per visualizzare il dettaglio a livello di singola posizione, dall area Riepilogo posizioni, selezionare la riga e cliccare il tasto Dettagli. 25

26 Elaborazione Proposta Entrata Merci Per passare alla modalità di modifica cliccare il tasto Elaborare. Tale tasto è disponibile soltanto per le Proposte Entrate Merce con stato compatibile con la modifica. NB: I campi modificabili sono identificabili dallo sfondo bianco. Effettuata la modifica cliccare il tasto Confermare per inviare la Proposta Entrata Merce in approvazione oppure Salvare per parcheggiarla. 26

27 Stati Proposta Entrata Merci Gli stati significativi che la proposta di entrata merce può assumere sono: Salvato: PEM parcheggiata In approvazione: PEM inoltrata per l approvazione Approvato: PEM approvata (non più modificabile!) Registrato nel backend: PEM registrata su SAP (non più modificabile!) Rilascio respinto: PEM non approvata che dovrà essere rielaborata Il fornitore può continuare a modificare la proposta di entrata merce se risulta in stato salvato, in approvazione o rilascio respinto. 27

28 Riepilogo Fatture E possibile impostare dei parametri di ricerca, cliccando il tasto valori nei relativi campi. Per visualizzarei risultati cliccareil tasto Rilevare. e inserendo i. ATTENZIONE: il sistema memorizza gli ultimi parametri di ricerca inseriti. Prima di effettuare la ricerca accertarsi che i campi inseriti siano quelli corretti. 28

29 Visualizzazione Fatture Per visualizzare la Fattura cliccare il link relativo al Numero fattura. All apertura della nuova pagina è possibile visualizzare le cartelle Riepilogo, Testata, Posizione, Note e allegati e Tracking. Per visualizzare il dettaglio a livello di singola posizione, nella cartella Riepilogo, nell area Posizioni, selezionare la riga e cliccare il tasto Dettagli. 29

30 Elaborazione Fatture Per passare alla modalità di modifica cliccare il tasto Elaborare. Tale tasto è disponibile soltanto per le Fatture con stato compatibile con la modifica. NB: I campi modificabili sono identificabili dallo sfondo bianco. Effettuata la modifica cliccare l icona e il tasto Chiudere. 30

31 Indicazione pagamento fattura Quando l impresa effettua il pagamento della fattura, per indicare il pagamento selezionare Lista di Lavoro. All apertura della nuova finestra selezionare la sottoview Fattura Informazioni di pagamento. 31

32 Indicazione pagamento fattura Per impostare il tipo di pagamento selezionare Imp. nel caso di pagamento da parte dell Impresa, oppure Com. nel caso di pagamento da parte del Committente In alternativa, selezionando la riga della fattura dalla lista, è possibile cliccare il tasto Pagato Impresa o Pagato Committente, in fondo all anteprima del messaggio. Lo stato della fattura risulterà aggiornato automaticamente, da Approvato a Pagato

33 Approvazione/Rifiuto richiesta cancellazione ordine Se un impresa richiedente ha richiesto la cancellazione di un ordine, il fornitore deve provvedere ad approvare o rifiutare tale richiesta, che sarà presente tra i task nella Lista di Lavoro.. 33

34 Approvazione/Rifiuto richiesta cancellazione ordine Selezionare dal menù a tendina la sottoview Posiz. Ordine Proposta Cancellazione. Per approvare la richiesta di cancellazione, selezionare App. Al contrario per rifiutare, selezionare Rif.. 34

35 Approvazione/Rifiuto richiesta cancellazione ordine Una volta selezionata la decisione, confermare, cliccando il tasto Sì. Il sistema mostra un messaggio di successo dell operazione. 35

36 Percorso a menù Monitoraggio E possibile visualizzare i report di monitoraggio selezionando Gestione Ordine, successivamente la sezione Area di lavoro imprese e cliccando i link sottostanti a Monitoraggio: Flusso documenti, Analisi codici materiali, Analisi approvvigionamenti. 36

37 Monitoraggio Report Flusso documenti Una volta selezionato Flusso documenti, per visualizzare il dettaglio dei propri documenti, valorizzare i parametri di ricerca e cliccare il tasto Cerca per la visualizzazione dei risultati. 37

38 Monitoraggio Report Flusso documenti E possibile scaricare un file dei risultati della ricerca, cliccando il tasto Download e seguendo le indicazioni per il salvataggio in locale. 38

39 Monitoraggio Report Analisi codici materiali Una volta selezionato Analisi codici materiali, per visualizzare informazioni e quantità di venduto per codice materiale, valorizzare i parametri di ricerca e cliccare il tasto Cerca per la visualizzazione dei risultati. 39

40 Monitoraggio Report Analisi codici materiali E possibile scaricare un file dei risultati della ricerca, cliccando il tasto Download e seguendo le indicazioni per il salvataggio in locale. 40

41 Monitoraggio Report Analisi approvvigionamenti Una volta selezionato Analisi approvvigionamenti, per visualizzare i valori aggregati di venduto per contratto fornitore/contratto impresa, valorizzare i parametri di ricerca e cliccare il tasto Cerca per la visualizzazione dei risultati. 41

42 Monitoraggio Report Analisi approvvigionamenti E possibile scaricare un file dei risultati della ricerca, cliccando il tasto Download e seguendo le indicazioni per il salvataggio in locale. 42

43 Uscita dal sistema Per uscire dal Servizio, premere Eseguire logoff.. 43

44 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center del Servizio e-business Italgas, disponibile sia telefonicamente che via . I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati nella sezione Accesso ai sistemi -> e-business del Portale Fornitori ( 44