Gruppo Buffetti S.p.A. Largo dei Caduti di El Alamein, Roma

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1 SOMMARIO VERSIONI CONTENUTE NEL PRESENTE CD... 1 MODALITA DI AGGIORNAMENTO... 2 AVVERTENZE... 2 Adeguamento archivi... 2 INTERVENTI EFFETTUATI CON L UPD 12_2015 DI LINEA AZIENDA... 3 CRM 21 TIGER... 3 Gestione ecommerce / CRM... 4 Gestione Multi Portale e Sincronizzazione Unica dei Dati Web... 4 Parametri Azienda Attivazione portale web... 4 Catalogo Web... 5 Nominativi Web (Clienti ed Agenti )... 6 Gestione Tabelle su CRM VTiger... 7 Configurazione Portale e Sincronizzazione Dati Web... 8 Report Sincronizzazione Dati Elenco ordini Web da Importare Immissione Ordine da Web Suggerimenti ed avvertenze sul CRM 21 Tiger Gestione Fattura elettronica in formato Edifact e XML PA Generazione Fatture in formato XML PA Note di Variazione solo Imposta in formato XML PA Generazione fatture in formato Edifact Ulteriori interventi Gestione Documenti Stampa tabulato D.d.T Statistiche Avanzate di Vendita Agente Gestione Ordini Simulazione / Assegnazione automatica Codice CD identificativo dell Aggiornamento : A VERSIONI CONTENUTE NEL PRESENTE CD Modulo Versione Versione minima richiesta Librerie Modulo Base Modulo Base Contabile Piano dei conti blindato Modulo Base di Linea Fatturazione e Magazzino Fatturazione Vendita al banco Vendita al banco touch screen Gestione offerte ed ordini clienti/fornitori Gestione provvigioni agenti Gestione Varianti Gestione Lotti e Partite Gestione Distinta Base Pagina 1 di 16

2 Gestione ecommerce / CRM Gestione Fatture Elettroniche MODALITA DI AGGIORNAMENTO Installazione da parte dell amministratore del sistema Si ricorda che con tutte le versioni dei sistemi operativi Windows NT, Windows 2000, Windows Xp e Windows Vista, e' necessario essere amministratori del sistema per poter effettuare la prima installazione. AVVERTENZE a) Prima di eseguire l aggiornamento dei moduli, è necessario effettuare una copia di salvataggio degli archivi e disattivare la protezione antivirus. b) L assenza di eventuali revisioni minime di prodotto sul PC potrebbe impedire il passaggio degli aggiornamenti correnti. Adeguamento archivi Si comunica che con il presente aggiornamento, all'ingresso dei moduli di Linea Azienda, sarà richiesto se eseguire, da questo stesso contesto, l adeguamento archivi di Linea Azienda (versione 00053z ). In ogni caso l adeguamento può essere eseguito sempre dall apposita voce di menù Lavori di servizio Su più aziende Gestione adeguamento archivi. Come di consueto, prima di installare l aggiornamento, si consiglia di effettuare una copia degli archivi. Pagina 2 di 16

3 INTERVENTI EFFETTUATI CON L UPD 12_2015 DI LINEA AZIENDA CRM 21 TIGER Gruppo Buffetti Spa propone l innovativo CRM 21Tiger. Il Customer Relationship Management 21 Tiger è la soluzione per la gestione delle strategie di marketing e delle relazioni con i clienti. CRM 21 Tiger non è solo un applicazione software: è un insieme di strategie di business e di tecnologie con un estesa copertura funzionale (dal Marketing alla Vendita; da Supporto e Assistenza all Analisi dati), che ha come elemento focale il cliente, le sue specificità, i suoi desideri e i suoi obiettivi. Adottare un Crm significa evolvere la propria impresa favorendo la condivisione, con tutta la rete commerciale, delle informazioni relative alla clientela, con le sue specificità e i suoi desiderata. Uno strumento ideale per analizzare e valutare i dati a sistema con l intento di fidelizzare e migliorare i rapporti con la clientela. CRM 21 Tiger permette di definire e di pianificare strategie di business che hanno come obiettivi: lo snellimento dei processi operativi e dell attività di vendita, l acquisizione, la classificazione e la fruibilità di informazioni commerciali il prolungamento e la qualificazione dei rapporti il migliorare il servizio e la soddisfazione effettiva e percepita Ciò significa ottimizzare i flussi, ridurre gli sprechi in termini temporali ed economici. E non solo: CRM 21 Tiger è anche in grado di gestire, analizzare e reportizzare qualsiasi contesto di assistenza o servizio: manutenzioni programmate su impianti presso la clientela noleggi e la relativa gestione dei contratti schedulare e monitorare l agenda dei vari tecnici, operatori, agenti, organizzando e distribuendo al meglio i carichi di lavoro. Il CRM 21 Tiger è molto più di un semplice software: è uno strumento potentissimo per migliorare e profilare le relazioni con la clientela. Per i dettagli sulle funzionalità può consultare la pagina dedicata sul sito ( Per maggiori informazioni su prezzi e modalità di attivazione può contattare il suo Punto Vendita Buffetti. Saranno lieti di aggiornarla su peculiarità e plus della nuova soluzione. Pagina 3 di 16

4 Gestione ecommerce / CRM Con il presente aggiornamento sono stati effettuati interventi che riguardano il modulo Gestione ecommerce. Il modulo viene aggiornato nella parte relativa alle attuali sincronizzazioni ecommerce (il cui portale è sviluppato su piattaforma Catalook), ed implementano con le nuove integrazioni a ecommerce 2.0 (il cui portale è sviluppato su piattaforma Magento) e CRM 21 Tiger. Nel seguito delle presenti note, si farà riferimento a portale Catalook per ecommerce, portale Magento per ecommerce 2.0 e portale CRM VTiger per il CRM 21 Tiger. Si fa presente inoltre che nei vari contesti è stata modificata la descrizione del modulo da ecommerce in ecommerce / CRM. Di seguito vengono esposti nel dettaglio i vari interventi effettuati. Nota Bene: A tutti coloro i quali gestiscono già l ecommerce Catalook, dopo aver effettuato l aggiornamento con la presente versione, si consiglia di eseguire una sincronizzazione totale dei dati web. Non è possibile gestire il portale CRM con Internet Explorer. Occorre utilizzare browser alternativi quali Mozilla Firefox, Chrome, ecc. In generale si consiglia di utilizzare tali browser alternativi anche per Catalook e per Magento. Gestione Multi Portale e Sincronizzazione Unica dei Dati Web E stata implementata la gestione Multi Portale che consente di gestire per l azienda corrente anche più portali contemporaneamente (esempio Catalook o Magento e CRM VTiger). A tal proposito sono stati effettuati degli interventi nell ambito delle varie gestioni (catalogo web, nominativi web, ecc) per consentire di gestire la pubblicazione o meno delle varie informazioni all interno di tutti i portali gestiti oppure solo di uno in particolare. Anche la sincronizzazione dati web è stata modificata per consentire di gestire in un unica fase il reperimento delle varie informazioni da esportare sul web, a prescindere da quanti portali gestiti, e poi esportarli sul web in base alle specifiche previste per ogni portale attivo. Parametri Azienda Attivazione portale web All interno dei Parametri Azienda è stato modificato il pannello relativo alla sezione ecommerce in cui, oltre al codice di attivazione per l ecommerce (portale Catalook), è stato previsto anche quello per l attivazione dell ecommerce 2.0 (portale Magento) e quello per l attivazione dell integrazione con il CRM 21Tiger (portale CRM VTiger). Si comunica che le informazioni relative : ai codici di pagamento (da attribuire al pagamento di tipo Paypal, al Pagamento Anticipato ed al Contrassegno); al codice di magazzino (da assegnare all ordine web importato nel gestionale) Pagina 4 di 16

5 al numero di giorni data consegna (da sommare alla data ordine per determinare la data di presunta evasione dell ordine web importato nel gestionale) sono state spostate nella maschera di selezione del programma di importazione dell ordine web, mentre tutte le ulteriori informazioni che erano gestite in questo contesto sono state spostate, come meglio esposto più avanti, nel programma di Configurazione Portale e Sincronizzazione Dati Web. Catalogo Web Il Catalogo Web, raggiungibile dalla voce di menù Altre gestioni ecommerce / CRM (o dal menù ecommerce / CRM se si accede direttamente dal modulo ecommerce / CRM ), è stato interessato dalle seguenti modifiche : è stata implementata la nuova funzione Sposta su e Sposta Giù, richiamabile tramite gli appositi bottoni previsti nella sezione in alto, che consente di effettuare lo spostamento, nell ambito dello stesso livello di appartenenza, di prodotti e di raggruppamenti (Gruppo e sottogruppo di vendita) per una migliore organizzazione del catalogo lato gestionale. Si fa presente che tale organizzazione corrisponde con quella visualizzata all interno del sito ecommerce solo in caso di gestione del portale Catalook; è stata prevista, nelle opzioni di visualizzazione richiamabile tramite il bottone Opzioni, la possibilità di attivare la visualizzazione delle colonne relative ai portali gestiti (Catalook, Magento, CRM VTiger); Pagina 5 di 16

6 è stata implementata la nuova funzione Esporta Excel, richiamabile tramite l apposito bottone previsto nella sezione in alto, che consente di esportare su un foglio excel i dati visualizzati nell ambito delle colonne selezionate per la relativa visualizzazione; sono state gestite le opzione Nascondi su che, nell ambito di un determinato prodotto o raggruppamento che risulta in stato da Da Pubblicare, consente di nascondere (e quindi non gestire) il dato all interno di uno specifico portale ( Catalook, Magento oppure CRM VTiger ) ; è stata implementata la funzione di Variazione Multipla, richiamabile tramite il bottone Gestione, per consentire la modifica massiva delle opzioni Nascondi su per i prodotti selezionati; Per quanto riguarda le opzioni Nascondi su, si precisa che queste non sono visibili se si gestisce un solo portale (quindi solo Catalook, oppure solo Magento o solo CRM VTiger) ed infine, se visibili, sono gestite in input (quindi modificabili) solo per i portali gestiti e, nell ambito di questi, solo per i prodotti e per i gruppi di vendita che nell opzione Da Pubblicare sul WEB hanno il valore W Da Pubblicare, diversamente saranno non modificabili. Anche per tutti quei prodotti che appartengono ad un gruppo di vendita che NON risulti in stato Da Pubblicare non sarà possibile modificare tali opzioni. Nominativi Web (Clienti ed Agenti ) Come per il Catalogo Web, anche all interno della gestione Nominativi Web, raggiungibile dalla voce di menù Altre gestioni ecommerce / CRM (o dal menù ecommerce / CRM se si accede direttamente dal modulo ecommerce / CRM ), sono stati effettuati gli interventi per gestire le opzioni Nascondi su per i Catalook, Magento e CRM VTiger. Anche in questo caso si precisa che tali opzioni non sono visibili se si gestisce un solo portale (quindi solo Catalook, oppure solo Magento o solo CRM VTiger) ed infine, se visibili, sono gestite in input (quindi modificabili) solo per i portali gestiti e solo per i nominativi che Pagina 6 di 16

7 hanno il valore W Da Pubblicare nell opzione Da Pubblicare sul WEB. Con l inserimento di queste nuove opzioni è stata modificata anche la funzione Variazione Multipla Nominativi per consentire appunto la modifica massiva delle stesse per i nominativi selezionati. Per quanto riguarda gli Agenti Web si precisa che questi non sono gestiti nell ambito del portale Magento, pertanto in questa gestione è possibile gestire soltanto le opzioni Nascondi su per Catalook e CRM VTiger, opzioni visibili soltanto se dai Parametri Azienda si gestiscono entrambi i portali. Solo per Magento Se da questa gestione si inserisce un cliente che in anagrafica non ha l indirizzo e- mail valorizzato, sarà dato un messaggio di avvertimento poiché in assenza di indirizzo il nominativo non sarà esportato sul web. Inoltre, poiché gli agenti non sono gestiti su Magento, la gestione Nominativi Web Agenti non sarà accessibile se nei Parametri Azienda risulta attivo solo tale portale web. Gestione Tabelle su CRM VTiger All interno del menù Altre gestioni ecommerce / CRM (o dal menù ecommerce / CRM se si accede direttamente dal modulo ecommerce / CRM ) se è attivo dai Parametri Azienda il collegamento al portale CRM VTiger, sarà possibile accedere a questa nuova gestione che consente di escludere alcuni elementi dalla pubblicazione sul web per le tabelle Categorie clienti, Magazzini, Zone e Pagamenti. Pagina 7 di 16

8 I pulsanti Non pubblicare e Pubblicare consentono la modifica di tutti gli elementi della tabella selezionata, il pulsante Legenda mostra la seguente maschera con il significato delle icone utilizzate e della casella relativa alla colonna del portale : Configurazione Portale e Sincronizzazione Dati Web Il programma Sincronizzazione Dati Web, richiamabile all interno del menù Altre gestioni ecommerce / CRM (o direttamente dal menù ecommerce / CRM se si accede dal modulo ecommerce / CRM ), ha subito le seguenti modifiche rispetto alla versione precedente : il nome del programma e la relativa voce di menù sono stati cambiati in Configurazione Portale e Sincronizzazione Dati Web ; Pagina 8 di 16

9 è stata eliminata la sezione in cui venivano visualizzate le aziende abilitate al modulo ecommerce; la sincronizzazione dei dati sui portali web sarà effettuata direttamente per l azienda corrente selezionata all ingresso del contenitore; sono state effettuate le modifiche per gestire la sincronizzazione unica su più portali attivi per la stessa azienda con notevole risparmio di tempo poiché il reperimento delle informazioni da esportare sui vari portali abilitati viene gestito effettuando un unica elaborazione di lettura senza effettuare quindi le letture per ogni portale gestito; le varie opzioni di sincronizzazione, che quando si gestiva soltanto Catalook erano disponibili all interno dei parametri azienda, sono state spostate all interno della nuova gestione e sono raggiungibili attraverso i relativi bottoni che è possibile raggiungere anche con dei tasti funzione ( Catalook - F5, Magento - F4, CRM VTiger - F3 ); nell ambito della sincronizzazione schedulata (polling) è stato gestito un solo campo in cui indicare l intervallo di tempo, minimo 30 muniti, che deve trascorrere tra una sincronizzazione e l altra per trasferire i dati dal gestionale al portale web attivo e viceversa. Si fa presente che l'elaborazione di sincronizzazione tratta i seguenti dati : o Dati Catalogo - ovvero : l'importazione (sul gestionale) e l'esportazione (sul web) dei "nominativi web"; l'esportazione (sul web) del "catalogo web" con tutte le informazioni anagrafiche dei prodotti inclusi nel Catalogo Web; l'esportazione (sul web) dei prezzi di vendita dei prodotti gestiti nel catalogo web prelevati dalle anagrafiche l'esportazione (sul web) dei prezzi di vendita dei prodotti gestiti nel catalogo web prelevati dal listino web e dai vari listini associati ai singoli clienti; o Dati Giacenza - ovvero : l'esportazione delle disponibilità dei prodotti inclusi nel catalogo web; o Dati Ordini - ovvero : l'importazione (sul gestionale) degli ordini inseriti dal web; l'esportazione (sul web) degli stessi ordini già acquisiti nel gestionale ed eventualmente modificati o processati ai fini del relativo avanzamento. Pagina 9 di 16

10 La maschera relativa alla gestione in esame prevede : o una toolbar in cui sono presenti due pulsanti che consentono di accedere, il primo, alla Configurazione del proxy/rete (F6) (da cui è possibile impostare le modalità di uscita su internet ed il secondo alla visualizzazione del log relativo all ultima sincronizzazione effettuata (si fa presente che per vedere tutti i log delle sincronizzazioni effettuate si può accedere alla gestione Report sincronizzazioni dati come di seguito riportato); o un riquadro Dati ultime sincronizzazioni da e verso i portali web (ecommerce / CRM) in cui vengono visualizzate le informazioni relative alla data ed ora ultima sincronizzazione effettuata su ogni portale attivo ed ulteriori informazioni relative al numero totale di prodotti presenti sul web e gestibili sullo stesso (per CRM tali informazioni non sono presenti); o un riquadro Configurazione portali web ed opzioni di sincronizzazione in cui sono presenti tre bottoni relativi ai portali gestiti, ognuno dei quali sarà selezionabile solo se risulta attivo nei parametri azienda, da cui si può accedere alle varie opzioni relative alle operazioni di sincronizzazione ed al campo URL del portale, ovvero l indirizzo a cui connettersi per poter accedere al portale di riferimento dell azienda; o un riquadro Parametri ed opzioni per la prossima sincronizzazione da cui si può selezionare la tipologia di sincronizzazione da effettuare Schedulata (in polling), che richiede l inserimento dell intervallo di tempo (minimo 30 minuti) che deve trascorrere tra una sincronizzazione e l altra, e Manuale tramite la quale l operatore può avviare la sincronizzazione ogni volta che lo reputa necessario senza quindi nessun automatismo. Per entrambi i metodi di sincronizzazione sarà possibile effettuare la sincronizzazione completa dei dati oppure solo quella relativa ai dati modificati rispetto all ultima sincronizzazione eseguita ed inoltre forzare il trasferimento delle Pagina 10 di 16

11 immagini dei prodotti presenti sul catalogo web anche se non sono state apportate modifiche alle stesse. Tramite i pulsanti Avvia sincronizzazione (F8) sarà possibile avviare l elaborazione di sincronizzazione, per interromperla invece è stato predisposto il pulsante Ferma (F9). Bottone Catalook (F5) Bottone Magento (F4) Pagina 11 di 16

12 Bottone CRM VTiger (F3) Report Sincronizzazione Dati La funzione in questione, richiamabile dalla voce di menù Altre gestioni ecommerce / CRM del modulo Gestione Ordini ed Offerte oppure dalla voce di menù ecommerce / CRM dell omonimo modulo, è stata modificata graficamente per consentire una più veloce generazione dell elenco dei vari file di report relative alle varie sincronizzazioni effettuate. Pagina 12 di 16

13 Si precisa inoltre che, essendo stata prevista una sincronizzazione unica per tutti i portali gestiti, il report evidenzierà gli elementi processati nell ambito dei vari portali gestiti. Elenco ordini Web da Importare La funzione in questione, richiamabile dalla voce di menù Altre gestioni ecommerce / CRM del modulo Gestione Ordini ed Offerte, è stata modificata per consentire di evidenziare il portale web da cui proviene l ordine da acquisire. A tal proposito, nella griglia di visualizzazione dei suddetti ordini, è stata prevista una nuova colonna in cui, per ogni ordine, viene riportato il valore Catalook, oppure Magento, oppure CRM VTiger. Pagina 13 di 16

14 Immissione Ordine da Web La funzione di Importazione ordini clienti da web, selezionabile dal programma Gestione Ordini Immissione, è stata modificata per consentire, nel caso in cui nei Parametri Azienda risultano attivi più portali web, la selezione del portale di riferimento (Catalook, Magento o CRM VTiger) che ha generato l ordine da importare. Inoltre, come si evince dall immagine sotto riportata, nella maschera di selezione dei dati da associare agli ordini web importati, oltre al codice attività e filiale ed al codice magazzino, abilitati se risultano attivate le relative gestioni dai parametri azienda, sono stati previsti i codici di pagamento da attribuire in base alle tipologie di pagamenti gestiti dal portale ed inoltre la selezione di un numero di giorni che, sommati alla data dell ordine, consentono di determinare la data di consegna presunta dell ordine. NB: Si fa presente che la selezione dei codici di pagamento è gestita solo per Catalook e per Magento. Pertanto se si gestisce solo il CRM non saranno nemmeno visibili poiché, il codice di pagamento dell ordine web viene valorizzato direttamente con i codici che sono stati trasferiti dal gestionale al portale, pertanto non necessita di ulteriore associazione. Suggerimenti ed avvertenze sul CRM 21 Tiger Con il presente rilascio è stata realizzata la prima versione di integrazione con il CRM 21 Tiger, per questioni di trasparenza si evidenziano i seguenti importanti aspetti : Proposta Prezzi e Sconti Pagina 14 di 16

15 Con questa prima versione, durante la fase di emissione ordini dal CRM 21 Tiger, viene gestita la proposta del primo prezzo e del primo sconto. Andando più in dettaglio, se nelle anagrafiche dei clienti del gestionale che vengono esportati sul portale è stato associato un listino, in fase di emissione dell ordine dal CRM viene gestita la proposta del primo prezzo e del primo sconto del listino. Se al cliente non risulta associato nessun listino viene proposto l unico prezzo (il primo) prelevato dall anagrafica del prodotto che è già al netto dell eventuale sconto oppure dal Listino Web se è stato indicato nella maschera di configurazione di sincronizzazione del CRM. Si precisa che con un prossimo rilascio sarà implementata la gestione dei 5 prezzi e/o sconti a scalare. Anagrafiche Clienti (Aziende) su CRM In questa prima versione il popolamento dell anagrafica dei clienti (Aziende) sul CRM bisognerà effettuarlo tramite la sincronizzazione (dal gestionale al portale) dei clienti presenti all interno della Gestione Nominativi Web del gestionale. Evitare pertanto di effettuare, direttamente dal portale CRM, l inserimento di nuovi clienti poiché non verrebbero esportati sul gestionale (insieme agli eventuali relativi ordini emessi). La possibilità di gestire i clienti creati dal portale CRM sarà implementata con un prossimo rilascio. Creazione Ordini sul Portare CRM - Spese Nell inserire un nuovo ordine dal portale CRM si consiglia di non valorizzare le spese di piede poiché non sono gestite. La relativa gestione sarà prevista in un prossimo rilascio. Creazione Ordini sul Portare CRM - Impaccatura Scarichi a Confezione Nell inserire un nuovo ordine dal portale CRM al momento non è prevista la gestione dei prodotti con impaccatura di vendita gestita a C - Confezioni. La relativa gestione sarà prevista in un prossimo rilascio. Nascondi elementi di tabelle già Pubblicate sul Portale CRM Come esposto nei paragrafi precedenti, è stata prevista la Gestione Tabelle su CRM VTiger che consente di definire quali elementi pubblicare o meno sul portale CRM. Si precisa che, con questo primo rilascio, è possibile nascondere sul portale CRM gli elementi delle tabelle zona, categoria clienti, magazzini e pagamenti solo se non sono stati già precedentemente pubblicati sul portale. La possibilità di nascondere anche gli elementi di tali tabelle già precedentemente pubblicati sul portale sarà prevista in un prossimo rilascio. Gestione Fattura elettronica in formato Edifact e XML PA Di seguito riportiamo gli interventi che sono stati effettuati nel modulo Gestione Fatture Elettroniche, con particolare riferimento alle Fatture Edifact ed XML PA. Pagina 15 di 16

16 Generazione Fatture in formato XML PA Nell ambito della generazione del file xml relativo alla fattura elettronica PA, è stata prevista la valorizzazione dei seguenti ulteriori campi previsti dal tracciato : Sconto (Merce) di Piede in Percentuale <Percentuale> Sconto (Merce) di Piede a Valore <Importo> Arrotondamento <Arrotondamento> Note di Variazione solo Imposta in formato XML PA Sono stati effettuati degli interventi per le Note di Variazione solo ad Imposta in formato elettronico XML PA per le quali, non avendo nessun dettaglio, la verifica del SDI restituiva un errore. A tal proposito, per ogni variazione apportata nel castelletto della fattura di riferimento sarà creata una riga di annotazione/testo con il riferimento al nuovo codice iva. Generazione fatture in formato Edifact E stata effettuata una modifica per consentire la creazione del segmento QTY 59 soltanto per i prodotti che prevedono il campo colli e quantità per collo entrambi valorizzati in anagrafica. Ulteriori interventi Gestione Documenti Stampa tabulato D.d.T. Se si selezionava il tipo di documento G - D.d.t. a fornitore il programma non effettuava la stampa. Statistiche Avanzate di Vendita Agente Solo nel caso di selezione dell ordinamento per Titolare\Ag. il programma segnalava che non erano stati trovati documenti per le selezioni effettuate. Gestione Ordini Simulazione / Assegnazione automatica Eseguendo l elaborazione di assegnazione degli ordini con la stampa, il programma effettuava l assegnazione ma non produceva il report dell elaborazione effettuata. Pagina 16 di 16