Analisi segnalazioni giunte presso l Ufficio Relazioni con il Pubblico Gennaio Giugno Direzione Generale FONDAZIONE IRCCS POLICLINICO SAN MATTEO

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2 L Ufficio Relazioni con il Pubblico gestisce tutte le segnalazioni inviate alla Fondazione e risponde alle richieste degli utenti che contattano telefonicamente l ufficio. Nel periodo compreso tra Gennaio e Giugno 2017, l URP ha ricevuto n. 276 segnalazioni (rispetto al secondo semestre incremento del 16.9% - rispetto al primo semestre con un incremento del 20.6 %); a queste si aggiungono n. 913 segnalazioni telefoniche, la maggior parte delle quali per ottenere informazioni. Si precisa che nel presente Report vengono ancora utilizzate, per speditezza di atti, le nomenclature SS/SC, di cui al precedente POAS e contemplate ancora nel data base delle segnalazioni URP. Tali nomenclature sono però in corso di aggiornamento e sostituzione con le nuove UOC/UOSD. Le segnalazioni ricevute ed evase comprendono: Reclami; Segnalazioni vere e proprie; Informazioni; Encomi. 2/26

3 Flusso mensile delle segnalazioni Flusso mensile delle pratiche trattate GENNAIO FEBBRAIO MARZO APRILE MAGGIO GIUGNO Gennaio Febbraio Marzo Aprile Maggio Giugno Serie Stratificazione del campione: Per genere Figura 1: Andamento mensile del numero di segnalazioni URP Distribuzione percentuale delle Segnalazioni per genere Maschi; 133; 48% Femmine; 141; 51% Congiunto; 1; 0% Non Dichiarato; 1; 1% Maschi Femmine Non Dichiarato Congiunto Per età Figura 2: Distribuzione percentuale della stratificazione del campione per genere 3/26

4 Suddivisione delle segnalazioni in base all'età dell'utente < Non Dichiarato Serie Figura 3: Distribuzione delle segnalazioni in base all età Modalità di segnalazione Le segnalazioni possono pervenire per accesso diretto (allo sportello o per invio da parte di altro Personale della Fondazione, che le riceve e le consegna all URP), per via postale (lettera, o fax), per telefono. Distribuzione percentuale delle modalità di Segnalazione Postale; 254; 92% Diretta; 22; 8% Telefonica; 0; 0% Diretta Postale Telefonica Figura 6: Distribuzione percentuale delle modalità di segnalazione presso l URP 4/26

5 Analisi degli ambiti oggetto di segnalazione Si premette che una segnalazione può riguardare diversi ambiti: per questo motivo, i numeri di seguito riportati sono superiori al numero delle segnalazioni ricevute (n. 276). Descrizione in dettaglio degli ambiti oggetto di segnalazione Tot 1 Sem. 2 Sem. 1 Sem. 2 Sem. 1 Sem Informazione - Orientamento la logistica la coerenza tra bisogni espressi e risposta ottenuta l area amministrativa Condizioni di accesso l accesso telefonico l accesso con mezzi pubblici l accesso con mezzi privati Comunicazione e relazione il rapporto con l operatore il rapporto con l Azienda il consenso informato /26

6 Aspetti Strutturali, ambientali e sicurezza le barriere architettoniche la sicurezza il comfort (vitto, pulizie, arredi ed attrezzature) Rispetto dei diritti il trattamento dei dati sensibili il mancato rispetto di altri diritti Prestazioni il tempo di attesa la mancata prestazione l inadeguatezza organizzativa la percezione della qualità tecnico professionale Aspetti economici il ticket errato i rimborsi del ticket Rilascio doc. clinica 6/26

7 le modalità il tempo la qualità Assistenza farmaceutica la distribuzione diretta distribuzione convenzionata Varie Segnalazioni varie Encomi encomi all Ente encomi al personale medico encomi ai professionisti sanitari non medici /26

8 Riepilogo per ambito di segnalazione: Descrizione degli ambiti oggetto di segnalazione Sem. 2 Sem. 1 Sem. 2 Sem. 1 Sem. Informazione - Orientamento Condizioni di accesso Comunicazione e relazione Aspetti Strutturali, ambientali e sicurezza Rispetto dei diritti Prestazioni Aspetti economici Rilascio documentazione clinica Assistenza Farmaceutica Varie Encomi Distribuzione per ambito delle Segnalazioni del 1 semestre Figura 7: Distribuzione del numero di segnalazioni per ambito 8/26

9 Analisi delle segnalazioni per Struttura Complessa Anche in questo caso, una segnalazione può riguardare diversi ambiti: per questo motivo, i numeri di seguito riportati sono superiori al numero delle segnalazioni ricevute (n. 276). STRUTTURA Encomi 1 sem Informazioni 1 sem 2017 Reclami 1 sem 2017 ALLERGOLOGIA ALTRA AREA AMMINISTRATIVA OSM ALTRA AREA AMMINISTRATIVA (RIS. UMANE-UFF. LEGALE) ALTRA AREA AMMINISTRATIVA (SISTEMI INF. AZ. - SIA) ALTRA AREA SANITARIA (118) ALTRA AREA SANITARIA (BELGIOIOSO) ALTRA AREA SANITARIA (CENTRO AMILOIDOSI) ALTRA AREA SANITARIA (DIREZIONE MEDICA PRESIDIO) ALTRA AREA SANITARIA (SANIFICAZIONE) ALTRA AREA SANITARIA (LABORATORIO ANALISI) ALTRA AREA SANITARIA (MAL. GENETICHE CARDIOVASC.) ALTRA AREA SANITARIA SERVIZIO DIETETICA ALTRA AREA SANITARIA DSA SCUOLA INFERMIERI ALTRA AREA SANITARIA (SIMT) ALTRA AREA SANITARIA (SITRA) AMMINISTRAZIONE ALTRI SERVIZI (URP) AMMINISTRAZIONE ARCHIVIO AMMINISTRAZIONE CONTABILITA' (TICKET / SOLLECITI) AMM. SPORTELLO CASSA (TICKET/CUP/ACC. AMMINIST.) AMMINISTRAZIONE SPORTELLO CASSA (TICKET / CUP) ANATOMIA E ISTOLOGIA PATOLOGICA ANESTESIA E RIANIMAZIONE ANESTESIA E RIANIMAZIONE 3 CARDIOCHIRURGIA CARDIOLOGIA CHIRURGIA GENERALE CHIRURGIA GENERALE CHIRURGIA GENERALE 3 SENOLOGIA /26

10 CHIRURGIA PEDIATRICA CHIRURGIA VASCOLARE DERMATOLOGIA EMATOLOGIA / EMATOLOGIA TMO ENDOSCOPIA DIGESTIVA FARMACIA GASTROENTEROLOGIA MALATTIE INFETTIVE MEDICINA GENERALE MEDICINA GENERALE MEDICINA GENERALE MEDICINA GENERALE MEDICINA NUCLEARE NEFROLOGIA NEUROCHIRURGIA OCULISTICA ODONTOIATRIA ONCOEMATOLOGIA PEDIATRICA ONCOLOGIA ORTOPEDIA E TRAUMATOLOGIA OSTETRICIA E GINECOLOGIA OTORINOLARINGOIATRIA PATOLOGIA E TERAPIA INTENSIVA NEONATALE NEONAT PEDIATRIA (compresa Auxologia) PNEUMOLOGIA PRONTO SOCCORSO RADIOLOGIA RADIOTERAPIA REUMATOLOGIA RIABILITAZIONE SPECIALISTICA SERVIZI GENERALI MANUTENZIONE - UFFICIO TECNICO SERVIZI GENERALI E PORTINERIA SERVIZI GENERALI DE CONTI STROKE UNIT RADIODIAGNOSTICA /26

11 TOSSICOLOGIA UNITA CORONARICA UROLOGIA Riepilogo delle segnalazioni trattate da ogni singola Struttura STRUTTURA COMPLESSA Totale Segnalazioni ANATOMIA E ISTOLOGIA PATOLOGICA 1 ANESTESIA E RIANIMAZIONE 1 1 ANESTESIA E RIANIMAZIONE 2 3 CARDIOCHIRURGIA 3 CARDIOLOGIA 4 CHIRURGIA GENERALE 1 E SENOLOGIA 6 CHIRURGIA GENERALE 2 2 CHIRURGIA PEDIATRICA 1 CHIRURGIA VASCOLARE 5 DERMATOLOGIA 1 EMATOLOGIA / EMATOLOGIA TMO 2 ENDOSCOPIA DIGESTIVA 1 FARMACIA 2 MALATTIE INFETTIVE 4 MALATTIE INFETTIVE E TROPICALI 1 MEDICINA GENERALE 1 1 MEDICINA GENERALE 2 2 MEDICINA GENERALE 3 2 MEDICINA GENERALE 6 9 MEDICINA NUCLEARE 2 NEFROLOGIA 1 NEUROCHIRURGIA 5 OCULISTICA 6 ODONTOIATRIA 2 ONCOEMATOLOGIA PEDIATRICA 3 ONCOLOGIA 7 ORTOPEDIA E TRAUMATOLOGIA 15 OSTETRICIA E GINECOLOGIA 18 11/26

12 OTORINOLARINGOIATRIA 6 PATOLOGIA E TERAPIA INTENSIVA NEONATALE NEONATOLOGIA 2 PEDIATRIA COMPRESA AUXOLOGIA 9 PNEUMOLOGIA 3 PRONTO SOCCORSO 17 RADIOLOGIA 4 RADIOTERAPIA 2 REUMATOLOGIA 2 UROLOGIA 2 SERVIZI GENERALI PORTINERIA 4 SERVIZI GENERALI DE CONTI 2 SERVIZI GENERALI MANUTENZIONE - UFFICIO TECNICO 3 AMMINISTRAZIONE CONTABILITA' TICKET/SOLLECITI 2 AMMINISTRAZIONE SPORTELLO CASSA - TICKET / CUP 2 AMMINISTRAZIONE SPORTELLO CASSA - TICKET / ACCETTAZIONE AMMINISTRATIVA 9 AMMINISTRAZIONE ALTRI SERVIZI - URP 47 ALTRA AREA SANITARIA DIREZIONE MEDICA DI PRESIDIO 20 ALTRA AREA SANITARIA SITRA 7 ALTRA AREA SANITARIA LABORATORIO ANALISI 2 ALTRA AREA SANITARIA BELGIOIOSO 2 ALTRA AREA SANITARIA CENTRO AMILOIDOSI 2 ALTRA AREA SANITARIA MALATTIE GENETICHE CARDIOVASCOLARI 1 ALTRA AREA SANITARIA SIMT 2 ALTRA AREA AMMINISTRATIVA RISORSE UMANE - UFFICIO LEGALE 1 12/26

13 Tabella sinottica anno Confronto 1 / / / / / / /2017 Altra Area Amministrativa Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi Altra Area Sanitaria Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi Amministrazione - URP Reclami / Segnalazioni n.d. n.d. n.d. n.d Richieste Informazioni n.d. n.d. n.d. n.d Encomi n.d. n.d. n.d. n.d Amministrazione Archivio Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi Amministrazione - Contabilità Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi Amministrazione Sportello Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Anatomia Patologica Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Anestesia e Rianimazione 1 Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi /26

14 Confronto 1 / / / / / / /2017 SC Anestesia e Rianimazione 2 Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Anestesia e Rianimazione 3 Reclami / Segnalazioni n.d. n.d. n.d. n.d. 0 0 Richieste Informazioni n.d. n.d. n.d. n.d. 0 0 Encomi n.d. n.d. n.d. n.d. 2 0 SC Cardiochirurgia Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Cardiologia Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Centro Amiloidosi Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Centro Malattie Genetiche Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Chirurgia 1 Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Chirurgia 2 Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi /26

15 Confronto 1 / / / / / / /2017 SC Chir Gen. 1 Senologia Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Chirurgia Pediatrica Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Chirurgia Vascolare Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Dermatologia Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Ematologia / Ematologia TMO Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi Endoscopia Digestiva Reclami / Segnalazioni n.d. n.d. n.d. n.d Richieste Informazioni n.d. n.d. n.d. n.d Encomi n.d. n.d. n.d. n.d SC Farmacia Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Immunotrasfusionale Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi /26

16 Confronto 1 / / / / / / /2017 SC Malattie Infettive Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Malattie Infettive e Tropicali Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Pneumologia Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Medicina di Laboratorio / Analisi Chimico Cliniche Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Medicina 1 Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Medicina 2 Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Medicina 3 Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Medicina 4 - Belgioioso Reclami / Segnalazioni n.d. n.d. n.d. n.d Richieste Informazioni n.d. n.d. n.d. n.d Encomi n.d. n.d. n.d. n.d /26

17 Confronto 1 / / / / / / /2017 SC Medicina 6- Ecografia Interventistica Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Medicina Nucleare Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Nefrologia - Emodialisi Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Neonatologia - Patologia Neonatale - Terapia Intensiva Neonatale Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Neurochirurgia Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Oculistica Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Odontoiatria Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Oncoematologia Pediatrica Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi /26

18 Confronto 1 / / / / / / /2017 SC Oncologia Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Ortopedia e Traumatologia Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Ostetricia e Ginecologia Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Otorinolaringoiatria Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Pediatria Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Pronto Soccorso Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Radiodiagnostica Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Radiologia Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi /26

19 Confronto 1 / / / / / / /2017 SC Radioterapia Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Reumatologia Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Riabilitazione Specialistica Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi Servizi Generali Manutenzione - Ufficio Tecnico Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi Servizi Generali e Portineria Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Solventi - IntraMoenia Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Unità Cure Coronariche Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi SC Urologia Reclami / Segnalazioni Richieste Informazioni Encomi /26

20 Distribuzione segnalazioni per Struttura - 1 ALTRA AREA AMM. - OSM ALTRA AREA AMM. RISORSE UMANE - UFFICIO ALTRA AREA SANITARIA BELGIOIOSO ALTRA AREA SANITARIA CENTRO AMILOIDOSI ALTRA AREA SANITARIA DMP ALTRA AREA SANITARIA LABORATORIO ANALISI ALTRA AREA SAN. MAL. GENETICHE ALTRA AREA SANITARIA SIMT ALTRA AREA SANITARIA SITRA AMMINISTRAZIONE ALTRI SERVIZI - URP AMMINISTRAZIONE ARCHIVIO AMMINISTRAZIONE CONTABILITA' ORLANDI AMM. CONTABILITA' RAG. (ASPETTI ECONOMICI) AMMINISTRAZIONE CONTABILITA' TICKET AMM. SPORTELLO CASSA - TICKET / ACC. AMM. AMMINISTRAZIONE SPORTELLO CASSA - TICKET / ANATOMIA E ISTOLOGIA PATOLOGICA ANESTESIA E RIANIMAZIONE CARDIOCHIRURGIA CARDIOLOGIA CHIRURGIA GENERALE 1 DIONIGI CHIRURGIA GENERALE 2 PIETRABISSA CHIRURGIA GENERALE 3 SGARELLA CHIRURGIA PEDIATRICA DERMATOLOGIA EMATOLOGIA IMMUNOEMATOLOGIA EMATOLOGIA TMO GASTROENTEROLOGIA MALATTIE INFETTIVE Figura 8: Distribuzione percentuale delle segnalazioni per Struttura 1 20/26

21 Distribuzione segnalazioni per Struttura - 2 MEDICINA GENERALE 1 CORAZZA MEDICINA GENERALE 2 BALDUINI MEDICINA GENERALE 3 BALDUINI MEDICINA GENERALE 4 BELGIOIOSO MEDICINA GENERALE 6 ROSSI NEFROLOGIA NEUROCHIRURGIA OCULISTICA ODONTOSTOMATOLOGIA ONCOEMATOLOGIA ONCOEMATOLOGIA PEDIATRICA ONCOLOGIA ORTOPEDIA E TRAUMATOLOGIA OSTETRICIA E GINECOLOGIA OTORINOLARINGOIATRIA PATOLOGIA NEONATALE PEDIATRIA PNEUMOLOGIA PRONTO SOCCORSO RADIODIAGNOSTICA RADIOLOGIA RADIOTERAPIA REUMATOLOGIA RIABLITAZIONE SPECIALISTICA SERVIZI GENERALI DE CONTI SERVIZI GENERALI MANUTENZIONE - UFFICIO SERVIZI GENERALI PORTINERIA TOSSICOLOGIA UNITA' CORONARICA UROLOGIA Figura 9: Distribuzione percentuale delle segnalazioni per Struttura 2 21/26

22 ANALISI DELLE SEGNALAZIONI TELEFONICHE ALLO SPORTELLO PERVENUTE PRESSO IL SERVIZIO URP Nel periodo compreso tra Gennaio e Giugno 2017 sono giunte presso l URP n. 913 segnalazioni telefoniche ed allo sportello front office. Le telefonate giunte all ufficio comprendono semplici richieste di informazioni o di numeri telefonici di riferimento, segnalazioni di disagi/disservizi, risolte nell immediato o non notificate ufficialmente dall utente. Tra queste segnalazioni rientrano anche tutti i reclami relativi a ritardi nella consegna delle cartelle cliniche, la cui gestione è stata posta in capo all URP e che si sostanzia in numero di 39 reclami a fronte di 2776 richieste evase, per il semestre in oggetto. 1 sem sem 2016 Anno sem 2017 richieste reclami % 1,65 1,34 1,49 1,41 Anche in questo caso, una segnalazione può riguardare diversi ambiti: per questo motivo, i numeri di seguito riportati sono superiori al numero delle telefonate ricevute (n. 913 telefonate). Tipologia Segnalazioni Telefonica N telefonate Richiesta informazioni 684 Reclami generali 195 Encomi 0 22/26

23 Reclami generali 22% Distribuzione delle segnalazioni telefoniche Encomi 0% Richiesta informazioni 78% Figura 10: Distribuzione percentuale delle segnalazioni telefoniche Andamento mensile delle telefonate Distribuzione andamento mensile delle telefonate Gennaio Febbraio Marzo Aprile Maggio Giugno Serie Figura 11: Distribuzione dell andamento mensile del numero di telefonate 23/26

24 È stata effettuata una stratificazione delle tipologie di segnalazione telefonica più significative, messe a confronto con i semestri precedenti. Informazioni 1 sem sem sem sem sem Attesa Call Center Regionale Contattare Disdire appuntamento/visita Modalità per effettuare reclamo Numero Telefonico Orari ingresso / Ambulatori Percorso Prenotare / Visita Ticket Reclami 1 sem sem sem sem sem Attesa * 101 *53 *55 Bollino Verde Call Center Regionale Contattare Prenotare Ticket Visita Agende chiuse Chiusura sportelli CUP Maleducazione operatori Parcheggio / corsia preferenziale disabili * - Dato comprensivo di numero 39 segnalazioni relative a ritardi nella consegna delle cartelle cliniche, a fronte di 2776 richieste evase, per il semestre in oggetto. 24/26

25 Informazioni : distribuzione della tipologia di segnalazione telefonica Orari ingresso / Ambulatori 2% Percorso 1% Prenotare / Visita 30% Ticket 4% Attesa 1% Call Center Regionale 0% Numero Telefonico 0% Modalità per effettuare reclamo 1% Disdire appuntamento/visita 4% Contattare 57% Figura 12: Distribuzione percentuale della tipologia di segnalazione telefonica (informazioni) Attesa 48% Reclami : distribuzione della tipologia di segnalazione telefonica Call Center Regionale 0% Bollino Verde 1% Contattare 10% Prenotare 17% Ticket 3% Parcheggio / corsia preferenziale disabili 1% Maleducazione operatori 6% Chiusura sportelli CUP 0% Agende chiuse 3% Visita 11% Figura 13: Distribuzione percentuale della tipologia di segnalazione telefonica (reclami) 25/26

26 ANALISI DELLE RICHIESTE DI RIMBORSO TICKET PERVENUTE ALL URP È stato posto in capo all URP, dal mese di Settembre 2014, il compito di curare l istruttoria delle richieste di rimborso ticket, tramite la colletta della documentazione necessaria ad ottenere il rimborso e la trasmissione della stessa alla SS Accettazione Amministrativa della Fondazione, per il seguito di competenza. Nel semestre in oggetto, l URP ha gestito n. 391; nel semestre precedente (Luglio-Dicembre 2016), invece sono state gestite n. 273 richieste di rimborso ticket, cosi distribuite: Rimborso Tticket Gennaio Febbraio Marzo Aprile Maggio Giugno Numero Richieste /26

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