DIRETTIVE PER LA DISCIPLINA DELL'ATTIVITA' DEGLI AGENTI CONTABILI DELLA REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA

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1 Allegato 2 alla Delib.G.R. n. 38/28 del DIRETTIVE PER LA DISCIPLINA DELL'ATTIVITA' DEGLI AGENTI CONTABILI DELLA REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA TITOLO I FINALITA E PRINCIPI GENERALI Art. 1 Oggetto delle direttive 1. Le presenti direttive disciplinano le funzioni specifiche degli agenti contabili. Art. 2 Individuazione e compiti degli agenti contabili 1. Gli agenti contabili sono i soggetti che hanno il maneggio di pubblico denaro (agenti contabili a denaro) o di altri valori o beni della pubblica amministrazione (agenti contabili a materia). 2. Gli agenti contabili si distinguono in interni ed esterni in rapporto all assetto organizzativo dell Ente: a. esterni: coloro che curano le riscossioni, i pagamenti dell Ente e ne custodiscono i valori in base ad apposite concessioni o convenzioni; b. interni: dipendenti in servizio presso l Ente. 3. Gli agenti contabili interni presi in considerazione dalle presenti direttive sono i dipendenti dell Ente cui sono attribuiti compiti di: a. pagamenti per conto dell Ente (agente pagatore); b. consegna e custodia di beni mobili (economo e agente consegnatario di beni mobili); c. consegna e custodia di valori (agente consegnatario di titoli azionari). 4. Le funzioni di agente contabile interno sono esercitate esclusivamente dai dipendenti designati con provvedimento del dirigente competente per materia. 5. Quando ne viene motivata la necessità, il dirigente competente per materia designa con proprio provvedimento anche il sostituto dell agente contabile che, in caso di assenza del titolare e limitatamente alla durata della stessa, riveste la qualifica di agente contabile, assicurando la continuità del servizio. 6. Per esigenze di servizio, il dirigente competente per materia può nominare uno o più subagenti contabili. In tale ipotesi, il rendiconto della gestione del subagente deve essere da questi presentato all agente contabile principale, che lo consolida nel proprio conto. 7. È vietato a chiunque non sia stato formalmente designato quale agente contabile di ingerirsi nella gestione dei fondi e dei beni dell Ente. 8. In ogni caso sono considerati agenti contabili di fatto coloro che senza legale autorizzazione si ingeriscono negli incarichi attribuiti agli agenti contabili e riscuotono o pagano le somme di spettanza dell Ente. 9. Restano in capo all agente contabile di fatto le responsabilità proprie dell agente contabile regolarmente nominato. 1/6

2 10. Gli agenti contabili sono tenuti alla resa del conto alla Corte dei Conti, per il tramite dell Ente. 11. Le gestioni contabili, siano esse rette da agenti contabili di diritto o di fatto, devono essere organizzate in modo tale che i risultati dell attività gestoria siano in ogni momento ricollegabili con le scritture elementari dell Ente. TITOLO II AGENTI CONTABILI A DENARO CAPO I AGENTI RISCUOTITORI Art. 3 Riscossioni e versamenti effettuati direttamente dall agente riscuotitore 1. Gli agenti riscuotitori possono effettuare esclusivamente le riscossioni delle somme di pertinenza dell Ente, per le quali sono autorizzati con provvedimento del dirigente competente per materia, ovvero in forza di specifiche norme 2. Gli agenti riscuotitori sono responsabili delle funzioni attribuite e del buon andamento, della regolarità e dell efficienza delle stesse. Assicurano la rigorosa osservanza delle norme delle presenti direttive e di quelle stabilite dalle leggi vigenti in materia. Nella loro qualità di agenti contabili sono direttamente responsabili delle somme riscosse fino al loro riversamento. 3. Gli agenti riscuotitori versano al tesoriere le somme riscosse nei termini e nei modi fissati dalle disposizioni vigenti e da eventuali accordi convenzionali, salvo quelli a cui si applicano gli articoli 22 e seguenti del d.lgs. 112/1999. CAPO II AGENTE PAGATORE Art. 4 Agente pagatore a denaro o a valori assimilati 1. Il presente Capo disciplina le funzioni specifiche dei seguenti agenti contabili: a. Pagatori a denaro, ossia quei soggetti che fanno fronte alle spese degli uffici e dei Servizi per le quali sia preferibile o necessario il pagamento in contanti; b. Pagatori a valori assimilati al denaro, ossia tutti quei soggetti che ricevono in consegna con debito di custodia buoni spesa (sostitutivi del servizio mensa, carburante, ecc.) e devono provvedere alla consegna degli stessi agli utilizzatori 2. Alle attività descritte al precedente comma è preposto quale responsabile un dipendente dell Ente, nominato con determinazione del dirigente competente per materia, che assume la qualifica di agente contabile. Il provvedimento di nomina può individuare anche il sostituto per il caso di temporanea assenza o impedimento dell incaricato. 3. L incarico ha validità sino a diversa nomina 4. L agente non ha l obbligo di prestare cauzione per la gestione del servizio. 5. All atto del passaggio delle funzioni, l'agente che cessa dal servizio deve procedere alla consegna degli atti e dei valori al subentrante, alla presenza del dirigente competente per materia. L'agente che subentra non deve assumere le sue funzioni senza preventiva verifica e presa in consegna del contante e di ogni altra consistenza. Della presa in consegna è redatto apposito verbale. 2/6

3 6. L'agente pagatore, su richiesta del responsabile del centro di spesa che ne ha provveduto alla nomina, fa fronte alle specifiche spese relative al servizio individuate nel provvedimento di nomina, per le quali sia indispensabile il pagamento in contanti, nel limite massimo consentito per ciascuna operazione dalla normativa in vigore sulla limitazione dell uso del contante, ovvero nel limite massimo stabilito per ciascuna operazione nel provvedimento di nomina Art. 5 Scritture contabili e rendiconto della gestione 1. Gli agenti contabili compilano e tengono aggiornato il registro generale dei movimenti, dove vengono annotate cronologicamente tutte le operazioni di entrata e di uscita di competenza, con evidenza delle necessarie informazioni utili ai necessari riscontri contabili. Le predette scritture contabili possono essere tenute in modalità informatica. 2. Nei tempi e nei modi indicati al successivo art. 10, l'agente contabile dovrà presentare il conto della gestione al centro di responsabilità che lo ha incaricato o, nel caso di agente di fatto, al centro di responsabilità la cui gestione afferisce per competenza. Art. 6 Verifiche di regolarità amministrativa 1. Le verifiche ordinarie di regolarità amministrativa sull'operato degli agenti contabili, vengono effettuate di norma a cadenza annuale dal dirigente che ne ha autorizzato la gestione, il quale deve adottare tutte le iniziative atte a garantire la regolarità della gestione nonché il rispetto del termine di presentazione del rendiconto. 2. Ulteriori e autonome verifiche possono essere disposte in qualsiasi momento su iniziativa del dirigente che ha autorizzato la gestione dell'agente contabile, dell organo di revisione, del dirigente preposto alla parifica del conto. 3. Le verifiche straordinarie sono comunque disposte a seguito del mutamento della persona incaricata a rivestire la qualifica di agente contabile, ovvero a seguito del mutamento del dirigente che ha autorizzato la gestione dell'agente contabile. In tali casi, alle operazioni di verifica intervengono soggetti che cessano dalla carica e coloro che la assumono. 4. Mediante le verifiche di cui al presente articolo si accerta: a. il carico delle somme o dei valori ad esse assimilate; b. il discarico per i pagamenti eseguiti ovvero per i valori consegnati; c. la giacenza; d. la corretta tenuta di tutti i registri. 5. Viene redatto apposito verbale delle operazioni compiute, firmato da tutti gli intervenuti. TITOLO III AGENTI CONTABILI A MATERIA 3/6

4 Art. 7 Consegnatari per debito di custodia 1. Tutti coloro, che ricevono in consegna i beni mobili inventariabili dell Ente e ne hanno la custodia fino alla prima immissione in uso, sono consegnatari per debito di custodia. 2. La disciplina relativa allo svolgimento dell'attività di consegnatario per debito di custodia è contenuta nelle direttive di economato e cassa allegate alla Delib. G.R. n. 50/14 del I consegnatari per debito di custodia sono agenti contabili e rendono il conto giudiziale della gestione dei beni mobili inventariati avuti in consegna, entro 60 giorni dalla chiusura dell esercizio al quale si riferisce, ovvero dalla chiusura della gestione, presentandolo al competente Centro di responsabilità della Direzione generale che ne ha autorizzato la gestione. Art. 8 Consegnatario di titoli azionari 1. L agente contabile consegnatario delle azioni è tenuto alla compilazione di un registro nel quale sono indicate,anche con riferimento ai titoli dematerializzati, separatamente per ogni partecipazione azionaria, il numero delle azioni possedute dall Ente, il referente titolato al deposito e al ritiro delle partecipazioni azionarie presso il Tesoriere e il valore iniziale e al termine di ogni anno. A parte vanno evidenziate le variazioni intervenute e le ragioni che le hanno causate. TITOLO V DISPOSIZIONI COMUNI Art. 9 Conferimento incarico di agente contabile 1. Per ciascuna delle attività individuate dalla deliberazione a cui le presenti direttive sono allegate, il responsabile preposto è debitamente individuato e nominato dal Dirigente della struttura a cui afferisce l'attività 2. Il formale atto di conferimento dell'incarico deve contenere precise indicazioni sui compiti assegnati e le modalità di attuazione degli stessi, nonché le forme di rendicontazione 3. L'atto di conferimento dell'incarico dovrà tempestivamente essere trasmesso al Responsabile del procedimento, individuato in ciascuna direzione generale, ai fini dell'alimentazione ed aggiornamento del sistema informativo dell'anagrafe degli agenti contabili istituita presso la Corte dei Conti Art. 10 Conto della gestione 1. Entro il termine di 60 giorni dalla chiusura dell'esercizio finanziario, ovvero dalla chiusura della gestione, tutti gli agenti contabili rendono il conto della propria gestione al competente Centro di responsabilità della Direzione generale che ne ha autorizzato la gestione, 2. Il Centro di responsabilità che ha autorizzato la gestione dell'agente contabile verifica la regolarità amministrativa del conto giudiziale ed entro 15 giorni dalla ricezione dello stesso da parte dell'agente contabile, lo trasmette alla Direzione generale dei Servizi finanziari 4/6

5 3. La Direzione generale dei Servizi finanziari, dopo aver effettuato il riscontro contabile, rilascia l'attestazione di parifica, consistente nella certificazione di conformità del conto giudiziale alle scritture dell'ente. 4. Il collegio dei revisori dei conti provvede alla redazione della relazione sul conto giudiziale. 5. La Giunta regionale approva il conto giudiziale, debitamente parificato e corredato della relazione del collegio dei revisori. 6. Nelle more della costituzione del collegio dei revisori, il conto giudiziale è approvato in assenza della relazione di cui al comma Il responsabile del procedimento, individuato presso la Direzione generale della presidenza, provvede al deposito del conto, entro 30 giorni dall'adozione della delibera di approvazione. 8. Gli agenti contabili, a denaro e a materia, allegano al conto, per quanto di rispettiva competenza: a. il provvedimento di legittimazione del contabile alla gestione; b. la lista per tipologie di beni; c. copia degli inventari tenuti dagli agenti contabili; d. la documentazione giustificativa della gestione; e. i verbali di passaggio di gestione; f. le verifiche ed i discarichi amministrativi e per annullamento, variazioni e simili; g. eventuali altri documenti richiesti dal Centro di responsabilità della Direzione generale che ha autorizzato la gestione; h. eventuali altri documenti richiesti dal Direzione generale competente al rilascio dell'attestazione di parifica; i. eventuali altri documenti richiesti dalla Corte dei conti. Art. 11 Registri obbligatori per la tenuta dei conti degli agenti contabili 1. Per la regolare tenuta dei conti, gli agenti contabili, per quanto di propria competenza, dovranno tenere sempre aggiornati i seguenti registri o bollettari: a. registro generale delle riscossioni e dei versamenti in tesoreria, di cui all art. 3 delle presenti direttive; b. registro generale dei movimenti, di cui all art. 5 delle presenti direttive; c. registro dei titoli azionari, di cui all art. 8 delle presenti direttive; 2. Tutti i registri di cui al precedente comma 1, prima della loro messa in uso, debbono essere a cura dell agente contabile, numerati, vidimati e fatti firmare dal dirigente che ha autorizzato la gestione, secondo le modalità stabilite dalla normativa vigente. Gli stessi possono essere tenuti con l'utilizzo di procedura informatica specifica che consenta le registrazioni giornaliere della gestione affidata all agente contabile. Art. 12 Schemi di modello relativi alla resa del conto I modelli da utilizzare per la resa del conto, parte integrante delle presenti direttive, sono i seguenti: 5/6

6 1. Per la resa del conto da parte degli agenti contabili riscuotitori di cui all'art. 3 delle presenti direttive, potrà essere utilizzato il modello n. 21 allegato al D.P.R. 194/96 2. Per la resa del conto da parte degli agenti contabili pagatori a denaro di cui all'art. 4 delle presenti direttive, dovrà essere utilizzato il mod. 1 allegato alle presenti direttive 3. Per la resa del conto da parte degli agenti contabili pagatori a valori assimilati al denaro di cui all'art. 4 delle presenti direttive, dovrà essere utilizzato il mod. 2 allegato alle presenti direttive 4. Per la resa del conto da parte degli agenti contabili consegnatari per debito di custodia di cui all'art. 7 delle presenti direttive, potrà essere utilizzato il modello n. 24 allegato al D.P.R. 194/96 5. Per la resa del conto da parte degli agenti contabili consegnatari di titoli azionari di cui all'art. 8 delle presenti direttive, dovrà essere utilizzato il mod. 3 allegato alle presenti direttive. 6/6

7 MODELLO 1 RENDICONTO GIUDIZIALE A DENARO DELL'AGENTE CONTABILE SIG. C.F. Det. Nomina n. del MESE DOCUMENTAZIONE INTROITO INTROITO SCARICO (SPESE) ESITO DOCUMENTAZIONE PROBATORIA SPESA SOSTENUTA Carico 1/1/ GENNAIO FEBBRAIO MARZO APRILE MAGGIO GIUGNO LUGLIO AGOSTO SETTEMBRE OTTOBRE NOVEMBRE DICEMBRE TOTALE RIMANENZA 31/12/ L'AGENTE CONTABILE Il presente conto contiene n.... registrazioni in n.... pagine Timbro dell'ente VISTO DI REGOLARITA' AMMINISTRATIVA..., l VISTO DI REGOLARITA' CONTABILE..., l IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO FINANZIARIO

8 MODELLO 2. RENDICONTO GIUDIZIALE A VALORI ASSIMILATI AL DENARO DELL'AGENTE CONTABILE SIG. C.F. Det. Nomina n. del MESE DOCUMENTAZIONE INTROITO INTROITO SCARICO NUMERO BLOCCHI NUMERO BUONI CONTROVALORE NUMERO BLOCCHI NUMERO BUONI CONTROVALORE ESITO Carico 1/1/ GENNAIO FEBBRAIO MARZO APRILE MAGGIO GIUGNO LUGLIO AGOSTO SETTEMBRE OTTOBRE NOVEMBRE DICEMBRE TOTALE RIMANENZA 31/12/ L'AGENTE CONTABILE Il presente conto contiene n.... registrazioni in n.... pagine Timbro dell'ente VISTO DI REGOLARITA' AMMINISTRATIVA VISTO DI REGOLARITA' CONTABILE IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO FINANZIARIO

9 MODELLO 3 RENDICONTO GIUDIZIALE PARTECIPAZIONI AZIONARIE DELL'AGENTE CONTABILE SIG. C.F. Det. Nomina n. del DESCRIZIONE TITOLI AZIONARI REFERENTE CONSISTENZA AL 1/1/ CONSISTENZA AL 31/12/ QUANTITA' VALORE QUANTITA' VALORE TOTALE TOTALE MOTIVI DELLE VARIAZIONI L'AGENTE CONTABILE Il presente conto contiene n.... registrazioni in n.... pagine Timbro dell'ente VISTO DI REGOLARITA' AMMINISTRATIVA VISTO DI REGOLARITA' CONTABILE IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO FINANZIARIO