Preparatevi all'emissione di fatture elettroniche. Guida all'implementazione per i fornitori

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1 Preparatevi all'emissione di fatture elettroniche Guida all'implementazione per i fornitori

2 Sommario Benvenuti in Tungsten Network 3 Prima di iniziare 4 1 Ricevere i file 5 2 Compilare il foglio di lavoro 6 3 Creare una fattura di prova e inviarla con il foglio di lavoro 7 4 Esaminare il primo file di prova 8 5 Inviare i file di prova rimanenti 9 6 Impostare la connessione 10 7 Esaminare e approvare la fattura elettronica in formato PDF 11 8 Iniziare a emettere fatture elettroniche 12 Domande frequenti 13 Appendice 14

3 Benvenuti in Tungsten Network Siamo lieti di darvi il benvenuto in Tungsten Network, la rete per le transazioni aziendali più affidabile e conforme alle normative a livello mondale. La nostra piattaforma sicura automatizza e semplifica il processo di fatturazione, avvicina acquirenti e fornitori, ottimizza l'efficienza e la gestione del flusso di cassa. 3

4 Prima di iniziare # Questa guida fornisce le istruzioni dettagliate per iniziare a effettuare le vostre transazioni su Tungsten Network in appena 26 giorni lavorativi. Se avete domande o bisogno di assistenza per completare i passaggi illustrati di seguito, non esitate a contattare telefonicamente o tramite il vostro Specialista implementazioni di Tungsten. Se non vi è possibile raggiungere il vostro referente, inviate un' all'assistenza dedicata all'indirizzo implementation@tungsten-network.com. Verrete contattati entro 24/48 ore. I tempi necessari all'implementazione possono variare a seconda della complessità della configurazione della vostra fatturazione elettronica, sulla quale possono influire anche le necessità dell'acquirente. È necessario completare tutti i passaggi previsti per l'implementazione e iniziare a effettuare le transazioni su Tungsten Network entro un massimo di 50/60 giorni. A seconda della vostra area e del livello di competenza, potreste aver bisogno dell'assistenza IT del vostro dipartimento tecnico o della Contabilità clienti. Vi ricordiamo che lo scopo e i termini del vostro supporto sono specificati nei Termini e Condizioni del servizio presenti nell'appendice 4

5 1 Ricevere i file Assicuratevi di aver ricevuto la seguente documentazione dal vostro Specialista implementazioni: Foglio di lavoro di implementazione (EN - Tungsten Network Worksheet.xlsx) dal vostro Specialista implementazioni. File.zip della documentazione tecnica del MasterMap corrispondente al tipo di file di MasterMap che state utilizzando. Nota: Tungsten Network supporta 9 diversi tipi di file. Nel caso in cui non abbiate già provveduto a farlo, potete scaricare il file.zip corretto dalla nostra pagina contenente i file di implementazione per i fornitori 1 5

6 2 Compilare il foglio di lavoro Compilate SOLTANTO i campi nella scheda Informazioni di impostazione MasterMap. Rivedete, ma non compilate le schede Country Specifics, Buyer Specifics e Tungsten Specifics, che contengono informazioni pre-compilate dal team addetto alla conformità di Tungsten Network per quanto concerne i requisiti sui dati minimi per convertire i vostri documenti in fatture elettroniche conformi alle normative. Implementation Process Build or Set Up Information Country Specifics Buyer Specifics TN Specifics Supplier Specifics Test Scenarios Vi invitiamo a completare questo passaggio entro 2 giorni. 2 6

7 3 Creare una fattura di prova e inviarla con il foglio di lavoro Utilizzando le informazioni contenute nel Foglio di lavoro e i documenti tecnici nel file.zip corrispondente al vostro tipo di file MasterMap, create la fattura di prova per il vostro primo scenario di fatturazione. # Inviate la fattura di prova UNITAMENTE al foglio di lavoro compilato al vostro Specialista implementazioni entro 9 giorni lavorativi dalla data di inizio dell'implementazione

8 4 Esaminare la fattura di prova Analisi del file e del foglio di lavoro Tungsten Network effettuerà un'analisi preliminare del file e del foglio di lavoro entro 48 ore, per assicurarsi che la fattura di prova sia strutturata in modo adeguato. # # Ricevete notifica delle modifiche Il vostro Specialista implementazioni vi invierà una notifica nel caso in cui sia necessario apportare modifiche alla fattura di prova. Effettuate le modifiche Effettuate le modifiche necessarie entro 2 giorni lavorativi dalla ricezione della richiesta

9 5 Creare e inviare i file per eventuali scenari di fatturazione rimanenti Una volta che la prima fattura di prova è stata approvata, create e inviate i file con i diversi scenari di fatturazione entro 3 giorni lavorativi. # # # Nota: i file potrebbero richiedere ulteriori revisioni. In questo caso, assicuratevi che tutti i file revisionati siano inviati entro 5 giorni lavorativi dall'approvazione della fattura di prova

10 6 Impostare la connessione Connettetevi a Tungsten Network utilizzando il metodo che avete specificato nel foglio di lavoro. Sono disponibili diversi metodi di trasferimento, tra cui SFTP/AS2, HTTP ed EDI. SFTP AS2 HTTP EDI ecc. Per consultare l'elenco completo, visitate la pagina contenente i file di implementazione per i fornitori. Vi invitiamo a completare questo passaggio entro 2 giorni lavorativi. Non dimenticate che è sempre possibile inviare le fatture direttamente tramite il portale di Tungsten Network in caso di problemi di connessione

11 7 Esaminare e approvare la fattura elettronica in formato PDF # Ricevete la fattura in formato PDF Entro 2 giorni dall'invio dei file con gli scenari di fatturazione rimanenti, riceverete tramite una versione "leggibile" in formato PDF della vostra fattura di prova, dopo che Tungsten Network avrà mappato i vostri dati MasterMap rispetto al database di Tungsten. Esaminate e approvate la fattura in formato PDF Esaminate il PDF e confermate al vostro Specialista implementazioni di Tungsten, entro 5 giorni tramite , che tutti i dati compilati nei precedenti passaggi per l'implementazione sono stati inseriti in maniera corretta e che il file PDF rappresenta la vostra fattura. In alcune implementazioni potrebbe inoltre essere richiesto al vostro acquirente di approvare questo documento per evitare qualsiasi problema una volta che siete collegati

12 8 Iniziare a emettere le fatture elettroniche RTT Ricevete notifica dello stato RTT Entro 24 ore dalla ricezione della conferma dell'approvazione della fattura in formato PDF, il vostro account sarà ufficialmente trasferito da un ambiente di prova a un ambiente di produzione su Tungsten Network e lo stato dell'account sarà modificato in RTT (Ready to Transact, Pronto a operare). Il vostro Specialista implementazioni vi informerà di questo cambiamento dello stato inviandovi un' (nota come RTT) e, se possibile, telefonicamente. L'acquirente riceve notifica dello stato RTT Anche il vostro acquirente verrà informato tramite RTT del fatto che il vostro account è ora pronto per operare. Tutte le nuove fatture che invierete a partire da questo momento DEVONO essere inviate elettronicamente, tramite Tungsten Network. In alcuni casi, ciò spinge il vostro acquirente a caricare sulla rete eventuali PO aperti e dati sullo stato delle fatture. Se l'acquirente ha bisogno di tempo per completare questa attività, riceverete una notifica tramite l' RTT. # # # Dopo aver inviato con successo 3 fatture elettroniche, riceverete un' dal vostro Specialista implementazioni con le informazioni di contatto e i passaggi successivi da compiere per ricevere assistenza, qualora fosse necessario

13 Domande frequenti 1. Come posso creare una fattura elettronica di prova? Tutte le informazioni di carattere tecnico di cui avete bisogno per creare una fattura elettronica di prova sono contenute nel Foglio di lavoro di implementazione e nel file.zip corrispondente al vostro tipo di file MasterMap. 2. Come posso sapere se ho creato il file di prova in modo corretto? Dopo che avete inviato il file di prova, Tungsten Network effettua una serie di verifiche per confermare che la struttura e il contenuto previsto corrispondano ai dati forniti durante il completamento del Foglio di lavoro di implementazione. Tungsten effettuerà inoltre la mappatura dei dati rispetto al database di Tungsten Network. Il vostro Specialista implementazioni vi informerà di eventuali errori rilevati e, se necessario, vi fornirà ulteriori istruzioni su come correggere il file di prova. 3. Come posso accedere al portale di Tungsten Network? Potete accedere al portale di Tungsten Network all'indirizzo aspx?returnurl=%2f 4. Come posso ricevere assistenza una volta collegato (in grado di inviare le fatture nell'ambiente di produzione)? Una volta collegati, vi invitiamo a contattare l'assistenza di Tungsten e non il vostro Specialista implementazioni. Potete accedere all'assistenza per il vostro paese dal portale, facendo clic sul link di Assistenza e supporto nella parte superiore della pagina. Questo video fornisce ulteriori informazioni su come ottenere assistenza. 13

14 Appendice Termini e Condizioni del servizio: ore Richieste di assistenza Definizione Ore Le seguenti specifiche in merito all'assistenza sono contenute nei Termini e Condizioni del servizio (SLA) P1 - Livello critico P2 - Livello elevato P3 - Livello normale [Predefinito] P4 - Livello basso P5 - Bug Risposta Risposta 12 Risoluzione Risoluzione 12 Risposta Risposta 12 Risoluzione Risoluzione 24 Risposta Risposta 24 Risoluzione Risoluzione 48 Risposta Risposta 72 Risoluzione Risoluzione 72 Risposta n/d n/d Risoluzione n/d n/d 14