Regolamento degli acquisti in economia di beni e servizi della Azienda Ospedaliero Universitaria San Luigi Gonzaga

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1 Regolamento degli acquisti in economia di beni e servizi della Azienda Ospedaliero Universitaria San Luigi Gonzaga Approvato con Deliberazione del Direttore Generale n. 620 del 9 ottobre 2014

2 Art. 1. NORMATIVA DI RIFERIMENTO... 1 Art. 2. APPLICAZIONE... 1 Art. 3. DEROGHE... 2 Art. 4. CRITERI GENERALI... 2 Art. 5. ACQUISTI SENZA CONFRONTO CONCORRENZIALE... 2 Art. 6. ALTRE IPOTESI DI SPESE IN ECONOMIA... 3 Art. 7. CRITERI DI SELEZIONE DELLE OFFERTE... 3 Art. 8. ACQUISIZIONI DI VALORE INFERIORE A ,00 EURO... 3 Art. 9. ACQUISIZIONI SUPERIORI A ,00 EURO FINO ALLA SOGLIA COMUNITARIA. 4 Art. 10. SEDUTE DI GARA... 5 Art. 11. RINNOVO DEI CONTRATTI... 5 Art. 12. PROROGA DEI CONTRATTI... 5 Art. 13. GARANZIE... 5 Art. 14. STIPULA DEL CONTRATTO... 5 Art. 15. NORMA FINALE... 6

3 Art. 1. (NORMATIVA DI RIFERIMENTO) Il presente regolamento disciplina procedimenti di acquisizione in economia di beni e servizi da parte della A.O.U. San Luigi Gonzaga ai sensi dell art. 125 del D.Lgs. 163/2006 Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle Direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE e s.m.i. (d ora in poi: Codice) secondo le indicazioni D.P.R. 5 ottobre 2010, n. 207 Regolamento di esecuzione ed attuazione del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, (d ora in poi: Regolamento attuativo), che alla Parte IV, Titolo V, Capo II (artt. da 329 a 338) disciplina l acquisizione di servizi e forniture sotto soglia e in economia, si applicano altresì ove compatibili, le disposizioni della parte IV, titoli I, II, III e IV. Non rientrano nella disciplina del presente regolamento aziendale i lavori pubblici in economia, disciplinati dai commi 5, 6, 7 e 8 dell art. 125 del Codice e dal Titolo VIII, Capo III (artt. da 173 a 177) del Regolamento attuativo. Art. 2. (APPLICAZIONE) Fatto salvo che per gli acquisti sotto soglia comunitaria è obbligatorio fare ricorso prioritariamente a: a) Centrali Committenza Regionali, b) Convenzioni CONSIP e strumenti di acquisto e negoziazione telematici messi a disposizione dalla stessa CONSIP c) Mercato Elettronico della P.A. Il presente regolamento si applica agli acquisti di beni e servizi aventi valore inferiore alla soglia comunitaria. E fatto divieto in ogni caso di suddividere artificiosamente le forniture al fine di eludere i limiti di importo stabiliti dalla normativa comunitaria e quelli indicati dal presente regolamento. I procedimenti di acquisizione in economia di beni e servizi di valore pari od inferiore alla soglia di rilievo comunitario sono condotti dai dirigenti delle Funzioni sulla base delle rispettive competenze individuate nella declaratoria delle competenze, nel piano di organizzazione aziendale, come segue: A. per importi pari o superiori ad ,00 esclusa IVA fino al valore massimo della soglia comunitaria: Funzione Acquisizione Beni e Servizi: S.C.Provveditorato/Economato S.C.Tecnico Patrimoniale S.S. Sistemi informativi S.C. Tecnico Patrimoniale e S.S.Sistemi informativi e Sinformatici relativamente a: fornitura beni necessari alle manutenzioni (es. a titolo non esaustivo: fornitura materiale elettrico/edile/meccanico, fornitura e posa materiale per impianti gas medicali, ); servizi la cui attività non comporta una modificazione della realtà fisica con l utilizzazione, la manipolazione e l installazione di materiali aggiuntivi e sostitutivi consistenti sul piano funzionale (es. a titolo non esaustivo: manutenzione impianti trattamento acqua, noleggio piattaforma, spurgo pozzi, manutenzione impianti antincendio, manutenzione impianti termici, manutenzione impianti di climatizzazione, manutenzione impianti di sollevamento, verifiche periodiche su impianti elettrici (D.P.R. 562/01 CEI 64/7 8), verifiche periodiche su apparecchi a pressione (Direttiva 97/23/CE e D.M. 329/2004), manutenzione gruppi elettrogeni, manutenzione gruppi di continuità (U.P.S.), servizio manutenzione porte automatiche, servizio igienizzazione impianti di trattamento aria e/o distribuzione acqua sanitaria, servizio sgombero neve ); B. per importi inferiori ad ,00 esclusa IVA (secondo le procedure di cui al successivo articolo 7): 1

4 Funzione Acquisizione Beni e Servizi: S.C. Provveditorato Economato e S.C. Farmacia S.C. Tecnico Patrimoniale S.S. Sistemi Informativi Informatici Art. 3. (DEROGHE) La Stazione Appaltante può autonomamente procedere ad acquisti di beni e servizi secondo le modalità tradizionali esclusivamente in caso di accertata indisponibilità del bene o del servizio sul mercato elettronico o su altri sistemi. Le circostanze che hanno determinato il ricorso ad acquisti di beni e servizi secondo modalità tradizionali devono essere adeguatamente motivate nei provvedimenti di aggiudicazione definitiva. Art. 4. (CRITERI GENERALI) Le disposizioni del presente regolamento sono finalizzate ad assicurare l attivazione di processi d acquisto, in termini temporali contenuti e con modalità semplificate, nel rispetto dei principi di efficacia, efficienza ed economicità dell azione amministrativa. E ammesso il ricorso alle procedure di spesa in economia per l acquisizione di tutte le forniture di beni e servizi necessari all attività della Azienda Sanitaria, nei limiti di importo previsti dal Decreto Legislativo n. 163 e s.m.i. art. 125 punto 9 e altresì nei casi previsti al punto 10, nel rispetto dei seguenti criteri: deve essere garantita, di norma, ampia concorrenzialità, salvo che il costo della negoziazione risulti sproporzionato rispetto all entità del contratto; in caso di monopolio legale o per accertata convenienza, può essere ammessa la stipulazione di contratti per adesione, con riferimento a tariffe, listini, ad offerte di forniture comunque acquisite in forma scritta o desunte da rete telematica; le opportunità negoziali devono essere prospettate in modo paritario a tutti i concorrenti partecipanti alla procedura negoziale; la negoziazione deve essere caratterizzata da riservatezza, lealtà, equidistanza tra le parti, con uso riservato ed imparziale delle informazioni ricevute dai concorrenti in fase di negoziazione; il procedimento di acquisto deve essere interamente tracciato con conseguente obbligo di rendere evidenza documentale delle varie fasi. l avvio dei procedimenti di acquisto di beni e servizi aventi valore inferiore alla soglia comunitaria può essere effettuato anche senza previa adozione di un provvedimento di indizione. Art. 5. (ACQUISTI SENZA CONFRONTO CONCORRENZIALE) E possibile prescindere dal confronto concorrenziale, previa debita e specifica motivazione, qualora si verifichino le seguenti condizioni: a) acquisti di beni e servizi in privativa industriale; b) acquisti di beni e servizi che una sola ditta può fornire con i requisiti tecnici ed il grado di perfezione richiesti; c) in caso di forniture o servizi complementari, non compresi nel primo contratto concluso, che a seguito di circostanze impreviste, siano divenuti necessari all esecuzione della prestazione prevista dal contratto, purché l importo non superi nel suo complesso il 50% dell importo del contratto principale; d) per forniture complementari effettuate dal fornitore originario e destinate al rinnovo parziale o all implementazione di forniture o impianti esistenti; e) per prodotti fabbricati a scopo di ricerca, di prova, di studio o di messa a punto, a meno che non si tratti di produzione in quantità sufficiente ad accertare la redditività del prodotto o a coprire i costi di ricerca e messa a punto. 2

5 Le circostanze che determinano il ricorso ad acquisti di beni e servizi senza confronto concorrenziale devono essere adeguatamente motivate nei provvedimenti di aggiudicazione definitiva. ART. 6. (ALTRE IPOTESI DI SPESE IN ECONOMIA) Ai sensi del comma 10 dell art. 125 del Codice, il ricorso all acquisizione in economia è altresì consentito nelle seguenti ipotesi: a) risoluzione di un precedente rapporto contrattuale, o in danno del contraente inadempiente, quando ciò sia ritenuto necessario o conveniente per conseguire la prestazione nel termine previsto dal contratto; b) necessità di completare le prestazioni di un contratto in corso, ivi non previste, se non sia possibile imporne l esecuzione nell ambito del contratto medesimo; c) prestazioni periodiche di servizi, forniture, a seguito della scadenza dei relativi contratti, nelle more dello svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente, nella misura strettamente necessaria; d) urgenza, determinata da eventi oggettivamente imprevedibili, al fine di scongiurare situazioni di pericolo per persone, animali o cose, ovvero per l igiene e salute pubblica, ovvero per il patrimonio storico, artistico, culturale. Art. 7. (CRITERI DI SELEZIONE DELLE OFFERTE) Le forniture di beni e servizi disciplinate dal presente regolamento sono aggiudicate: a favore del prezzo più basso a favore dell offerta economicamente più vantaggiosa. Nel caso di forniture aventi valore inferiore a ,00 l aggiudicazione avviene, di norma, a favore del prezzo più basso fatto salvo motivate esigenze connesse alla natura e alla tipologia di acquisto. In quest ultima ipotesi le valutazioni possono essere effettuate direttamente dal R.U.P. o dall utilizzatore del bene o del servizio. In tutti gli altri casi le valutazioni sono demandate ad un organismo tecnico. E consentita l aggiudicazione a favore del prezzo più basso previo giudizio di idoneità a criteri e parametri stabiliti espressamente dagli atti iniziali di gara. Il giudizio di idoneità è espresso dai soggetti e secondo le modalità precedentemente indicate. Art. 8. (ACQUISIZIONI DI VALORE INFERIORE A ,00 EURO) Come prescritto dall art comma del Decreto Legislativo n. 163 e s.m.i., le forniture di beni e servizi di valore inferiore a ,00 euro (oneri fiscali esclusi) possono essere acquisite, in deroga alle modalità di cui all art.2, previa negoziazione con un unico fornitore qualificato nel settore, in base ad una valutazione tecnico - economica ( compresa l urgenza ) del Responsabile competente agli acquisti, sentito, ove necessario, il richiedente e/o l utilizzatore. In ogni caso il Responsabile competente può comunque interpellare almeno tre fornitori, se presenti, richiedendo ed acquisendo agli atti, le offerte con i mezzi e nella forma ritenuti più opportuni, secondo necessità e tipologia della fornitura. Sono possibili negoziazioni con i fornitori selezionati, non esclusi in sede di valutazione tecnico-qualitativa, o con l unico fornitore selezionato, al fine di conseguire le migliori condizioni economiche, prima di addivenire all emissione dell ordinativo di acquisto. Il ricorso ad acquisti con ordinativo di fornitura è ammesso nei casi in cui l importo dei singoli ordini non sia superiore ad ,00 I.V.A. esclusa, a fronte di un budget di spesa preventivamente autorizzato. In caso di urgenza è consentito anche l interpello telefonico. 3

6 Per tali acquisti, soggetti a rendicontazione, la liquidazione della spesa consistente nella determinazione della somma certa da pagare, è disposta sulla base dei documenti e dei titoli atti a comprovare il diritto acquisito dal creditore. La liquidazione presuppone inoltre il riscontro sulla regolarità della fornitura o della prestazione e sulla rispondenza della stessa ai requisiti quantitativi e qualitativi, secondo i termini e le condizioni pattuite. Per la rendicontazione, le Strutture ordinanti di cui all art. 1, nel rispetto delle reciproche competenze, presentano un rendiconto mensile delle somme liquidate nel mese precedente, entro venti giorni successivi alla scadenza del mese. Tale rendiconto è adottato mediante determinazione predisposta da ogni Struttura ordinante. Agli atti di ogni Struttura ordinante, per ciascun acquisto, deve essere conservata la seguente documentazione: a) richiesta scritta del reparto, servizio o ufficio richiedente il bene o servizio oggetto di acquisto qualora il prodotto non sia gestito a magazzino; b) dichiarazione di esclusività qualora il bene richiesto sia prodotto o commercializzato, con i requisiti tecnici richiesti, da un unica ditta; c) elenco ditte invitate; d) copia della richiesta di preventivo; e) copia delle offerte pervenute; f) copia dell ordine di acquisto conferito al fornitore; g) copia del movimento di magazzino o del rapporto d intervento comprovante l avvenuto ricevimento della merce o la regolare esecuzione del servizio; h) copia del verbale di collaudo ove necessario a seconda la tipologia del bene; i) fotocopia della fattura liquidata. Art. 9. (ACQUISIZIONI SUPERIORI A ,00 EURO FINO ALLA SOGLIA COMUNITARIA) Le forniture di beni e servizi di valore superiore a euro (oneri fiscali esclusi) sono acquisite previa negoziazione con i possibili fornitori, in base ad una valutazione tecnico-economica del Responsabile competente sentito, ove necessario, il richiedente e/o l utilizzatore. Il Responsabile competente interpella almeno cinque fornitori qualificati nel settore, se presenti, richiedendo ed acquisendo agli atti le offerte con i mezzi e nella forma ritenuti più opportuni, secondo necessità e tipologia della fornitura. L A.O.U. San Luigi Gonzaga prevede particolari forme di pubblicità sul Profilo del Committente allo scopo di incrementare la concorrenzialità ed il concorso di pubbliche offerte. Le acquisizioni aventi valore superiore a ,00 (oneri fiscali esclusi) sono aggiudicate definitivamente con un provvedimento specifico da parte della A.O.U. San Luigi Gonzaga. La procedura negoziata adottata dall A.O.U. San Luigi Gonzaga per l affidamento di servizi e forniture di importo compreso tra ,00 euro e il valore della soglia di rilievo comunitario è quella prevista dall art. 125, commi 4 e 11 del Codice : cottimo fiduciario, quale procedura negoziata in cui le acquisizioni avvengono mediante affidamento a terzi. Gli atti della procedura negoziata (bando/lettera di invito e relativi allegati) o della richiesta di offerta sul MEPA riportano, secondo quanto previsto dall art. 334 del Regolamento attuativo: a) l'oggetto della prestazione, le relative caratteristiche tecniche e il suo importo massimo previsto, con esclusione dell'iva; b) le eventuali garanzie richieste all affidatario del contratto; c) il termine di presentazione delle offerte; d) il periodo in giorni di validità delle offerte stesse; e) l'indicazione del termine per l'esecuzione della prestazione; f) il criterio di aggiudicazione prescelto; 4

7 g) gli eventuali elementi di valutazione, nel caso si utilizzi il criterio dell offerta economicamente più vantaggiosa; h) l'eventuale clausola che preveda di non procedere all aggiudicazione nel caso di presentazione di un unica offerta valida; i) la misura delle penali, determinata in conformità alle disposizioni del codice e del Regolamento attuativo; l) l'obbligo per l offerente di dichiarare nell offerta di assumere a proprio carico tutti gli oneri assicurativi e previdenziali di legge, di osservare le norme vigenti in materia di sicurezza sul lavoro e di retribuzione dei lavoratori dipendenti, nonché di accettare condizioni contrattuali e penalità; m) l'indicazione dei termini di pagamento; n) i requisiti soggettivi richiesti all operatore economico, e la richiesta allo stesso di rendere apposita dichiarazione in merito al possesso dei requisiti soggettivi richiesti. Ai sensi dell art. 85, comma 13 del Codice, la procedura di acquisto in economia può essere condotta, in tutto o in parte, avvalendosi di sistemi informatici di negoziazione e di scelta del contraente nonché con l utilizzo di documenti e strumenti informatici nel rispetto dei principi di parità di trattamento e di non discriminazione. Art. 10. (SEDUTE DI GARA) In ottemperanza ai principi di pubblicità e trasparenza, nelle procedure di acquisto aventi valore superiore a ,00 effettuate con il concorso di una pluralità di offerte, le operazioni di apertura delle buste contenenti le offerte economiche devono avvenire in seduta pubblica. Art. 11. (RINNOVO DEI CONTRATTI) E consentito il rinnovo dei contratti, sempre che l importo complessivo, comprensivo del rinnovo stesso, non superi la soglia comunitaria. L opzione di rinnovo deve essere obbligatoriamente menzionata negli atti iniziali di gara e computata nel valore stimato dell appalto. Art. 12. (PROROGA DEI CONTRATTI) E consentita la proroga dei contratti al fine di assicurare le prestazioni, a seguito della scadenza degli stessi, nelle more dello svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente, nella misura strettamente necessaria. Art. 13. (GARANZIE) Nelle procedure di gara aventi valore inferiore alla soglia comunitaria non è obbligatoria la richiesta di cauzione provvisoria. La cauzione definitiva è obbligatoria per le aggiudicazioni di forniture periodiche di beni e servizi di valore superiore a ,00 euro (oneri fiscali esclusi). Nel caso di procedure di gara suddivise in lotti, il requisito della soglia di cui al precedente punto è soddisfatta dalla somma dei lotti aggiudicati ad un identica ditta. Art. 14. (STIPULA DEL CONTRATTO) Tutti i contratti derivanti da procedure di acquisto di beni e servizi aventi valore inferiore alla soglia comunitaria sono stipulati mediante scambio di lettere commerciali. 5

8 Art. 15. (NORMA FINALE) Le disposizioni contenute nel presente regolamento sono sostituite, modificate od abrogate automaticamente per effetto di norme aventi carattere cogente contenute in leggi o regolamenti che entreranno in vigore successivamente. 6