Fattura elettronica: il quadro normativo attuale

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1 1 Gennaio 2013: nuova fattura elettronica ed avvio sperimentale della SEPA (Single Euro Payments Area) Fattura elettronica: il quadro normativo attuale Alessandria, 11 Ottobre 2012 Raffaele Corso - Confindustria, Area FFW

2 Riferimen( norma(vi Direttiva Consiglio dell Unione Europea 20 dicembre 2001 n. 2001/115/CE D.Lgs. 20 febbraio 2004, n. 52 Decreto Ministro dell economia e delle finanze 23 gennaio 2004 Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004 n. 11 Legge 24 dicembre 2007, n. 244 Decreto Ministro dell economia e delle finanze 7 marzo 2008

3 Definizione di fa1ura ele1ronica La direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001 introduce la disciplina per l utilizzo della fatturazione elettronica non fornisce, tuttavia, la definizione del concetto di fattura elettronica. L articolo 2, n. 2), lett. c) si limita a stabilire che le fatture emesse a norma della lettera a) possono essere trasmesse su carta oppure, previo accordo del destinatario, per via elettronica. La definizione di fattura elettronica è rinvenibile dal combinato disposto di due disposizioni: l articolo 3, DM 23 gennaio 2004, l articolo 21, DPR 26 ottobre 1972, n. 633.

4 Definizione di fa1ura ele1ronica L articolo 3 del DM 23 gennaio 2004 delinea le caratteristiche dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari: hanno la forma di documenti statici non modificabili; sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica; sono esibiti secondo le modalità di cui all'art. 6: resi leggibili e, a richiesta, disponibili su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture; esibiti anche per via telematica secondo le modalità stabilite con Provvedimenti dei direttori delle Agenzie fiscali competenti. sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.

5 Definizione di fa1ura ele1ronica L articolo 21, comma 3, DPR n. 633 del 1972 stabilisce che: la trasmissione per via elettronica della fattura, non contenente macroistruzioni né codice eseguibile, è consentita previo accordo con il destinatario. L'attestazione della data, l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto della fattura elettronica sono rispettivamente garantite mediante l'apposizione su ciascuna fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati che garantiscano i predetti requisiti di autenticità e integrità.

6 Definizione di fa1ura ele1ronica Nella circolare n. 45/E del 19 ottobre 2005, l Agenzia delle entrate definisce la fattura elettronica come: il documento informatico, predisposto in forma elettronica, secondo specifiche modalità che garantiscono l integrità dei dati contenuti e l attribuzione univoca del documento al soggetto emittente, senza necessità di provvedere alla stampa su supporto cartaceo. L emittente deve assicurare: l attestazione della data; l autenticità dell origine; l integrità del contenuto. La presenza di questi requisiti è garantita mediante l apposizione su ciascuna fattura ovvero sul lotto delle fatture destinate ad un unico soggetto, del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica.

7 Articolo 21, comma 3, DPR n. 633 del 1972: Fa1ura ele1ronica: requisi( la trasmissione della fattura, non contenente macroistruzioni né codice eseguibile, è consentita previo accordo con il destinatario, purché siano garantiti: l attestazione della data; l autenticità dell origine; l integrità del contenuto. Le macroistruzioni: sono comandi interni che, al verificarsi di determinati eventi, possono generare automaticamente modifiche o variazioni dei dati contenuti nel documento. I codici eseguibili: sono istruzioni, non sempre visibili all utente, che consentono all elaboratore di modificare il contenuto del documento informatico

8 L attestazione della data: Fa1ura ele1ronica: requisi( è garantita mediante l apposizione, su ciascuna fattura elettronica o sul lotto di fatture elettroniche del riferimento temporale. Il riferimento temporale consiste in una informazione associata ad uno o più documenti informatici che attesta la data e l'ora di formazione della fattura elettronica (Art. 1, DM 23 gennaio 2004) L autenticità dell origine e l integrità del contenuto sono garantiti mediante l apposizione, su ciascuna fattura elettronica (o sul lotto di fatture elettroniche): della firma elettronica qualificata dell emittente, ovvero mediante sistemi EDI (Electronic Data Interchange) di trasmissione elettronica dei dati tra sistemi informativi, a mezzo di reti di telecomunicazioni nazionali ed internazionali.

9 La firma elettronica qualificata è una "firma elettronica dotata delle seguenti caratteristiche (Circ. n. 45/E del 2005): Consente la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, che si ottengono grazie al certificato in cui sono registrati i dati del titolare; è creata con mezzi su cui il firmatario può conservare il controllo esclusivo (dispositivo per la creazione della firma); basata su di un certificato qualificato (certificato conforme all allegato I della direttiva 1999/93/CE) L'EDI: è un sistema di trasmissione dati per lo scambio diretto di messaggi commerciali tra sistemi informativi, a mezzo di reti di telecomunicazioni nazionali ed internazionali. si basa sull'impiego di messaggi strutturati e codificati secondo una norma concordata. per effetto della Raccomandazione della Commissione europea n. 94/820/CE del 19 ottobre 1994, le parti devono attenersi all accordo-tipo predisposto dalla Commissione europea, in base al quale devono essere esplicitamente enunciate le procedure e le misure di sicurezza riguardanti: La verifica dell origine; La verifica dell integrità: Il non disconoscimento dell origine e del ricevimento; La riservatezza dei messaggi EDI Fa1ura ele1ronica: requisi(

10 Emissione della fa1ura ele1ronica L emissione della fattura coincide con la consegna o spedizione (fattura analogica) ovvero con la sua trasmissione per via elettronica al destinatario (fattura elettronica) (Art. 21, co, 1, DPR n. 633 del 1972). La fattura elettronica può essere trasmessa per via elettronica solo previo accordo con il destinatario. La necessità dell accordo è volta a garantire che le parti siano dotate dei mezzi necessari per la gestione informatica della contabilità, considerando i vincoli di conservazione che discendono dal formato della fattura. La legge non definisce le modalità di formazione dell accordo che sono demandate alla scelta delle parti.

11 Emissione della fa1ura ele1ronica L emissione della fattura elettronica non è subordinata al previo accordo con il destinatario. Infatti, secondo l articolo 39 del DPR n. 633 del 1972: le fatture elettroniche consegnate o spedite in copia sotto forma cartacea possono essere archiviate in forma elettronica. Le fatture trasmesse in via elettronica devono essere conservate nella medesima forma. La fattura, creata in forma cartacea o elettronica, può essere consegnata o spedita nei modi tradizionali in forma cartacea. La spedizione o la consegna costituiscono le modalità di invio ordinario per quanto concerne la fattura cartacea, mentre può costituire una forma alternativa di invio per la fattura in formato elettronico. Ad esempio, la fattura creata in forma elettronica può essere spedita o consegnata in forma cartacea allorquando manca il consenso del destinatario alla trasmissione elettronica. In tale caso, trattasi pur sempre di una fattura elettronica in quanto dotata del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata (Circ. n. 45/E del 2005).

12 Secondo l articolo 39, comma 3 del DPR n. 633 del 1972: Conservazione delle fa1ure ele1roniche le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica sono archiviate nella stessa forma; DM 23 gennaio 2004, art. 3 - Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie; Delibera CNIPA n. 11, 19 febbraio 2004, art. 3 - Conservazione sostitutiva documenti informatici le fatture elettroniche consegnate o spedite in copia sotto forma cartacea possono essere archiviate in forma elettronica; DM 23 gennaio 2004, art. 4 Conservazione digitale elle scritture contabili e dei documenti analogici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie; Delibera CNIPA n. 11, 19 febbraio 2004, art. 4 - Conservazione sostitutiva documenti analogici.

13 Conservazione delle fa1ure ele1roniche Nonostante l utilizzo del termine archiviazione, è implicito il riferimento del articolo 39 alla conservazione delle fatture. La Circ. n. 45/E del 2005, infatti, chiarisce, sulla base delle indicazioni fornite dalla delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 i concetti di memorizzazione, archiviazione e conservazione: la memorizzazione è il "processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici ; l'archiviazione elettronica è il "processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all'eventuale processo di conservazione"; la conservazione di documenti informatici è il processo che presuppone la memorizzazione, su supporti ottici o altri idonei, dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte e che termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale sull'insieme dei documenti o su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi.

14 Conservazione delle fa1ure ele1roniche Le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica sono archiviate nella stessa forma Il processo di conservazione dei documenti elettronici (articolo 3, DM 23 gennaio 2004 ): avviene mediante la memorizzazione del documento su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; termina con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale sull insieme dei documenti o su un evidenza informatica contenente l impronta o le impronte dei documenti da parte del responsabile della conservazione.

15 Conservazione delle fa1ure ele1roniche La fattura elettronica ricevuta in forma cartacea può essere conservata secondo due distinte procedure: tradizionalmente, in formato cartaceo; secondo la procedura della conservazione elettronica dei documenti analogici (articolo 4, DM 23 gennaio 2004). In tale ultimo caso, il processo di conservazione elettronica: prende avvio con la memorizzazione dell immagine del documento ; termina con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale.

16 Conservazione della fa1ura ele1ronica Tempi della conservazione elettronica delle fatture elettroniche (articolo 3, comma 2, DM 23 gennaio 2004). deve essere effettuata con cadenza almeno quindicinale. Il termine iniziale di decorrenza dei quindici giorni è rappresentato dalla data di emissione (per l emittente) e dalla data di ricevimento (per il destinatario), fermi restando i termini per l assolvimento degli obblighi di registrazione. La conservazione elettronica dei documenti deve essere anticipata rispetto alla cadenza quindicinale stabilita nel caso in cui siano in corso verifiche ed ispezioni da parte degli organi verificatori.

17 Conservazione delle fa1ure ele1roniche Articolo 4, comma 2 DM 23 gennaio 2004: la memorizzazione dei documenti analogici può essere limitata ad una o più tipologie di documenti e scritture analogici, purché sia assicurato: L ordine cronologico delle registrazioni; Non vi sia soluzione di continuità per ogni periodo di imposta Ordine cronologico delle registrazioni: qualora il contribuente decida di procedere alla conservazione elettronica di alcune fatture dovrà operare uniformemente per tutte le fatture relative al medesimo periodo. Applicazione meno rigida del principio tutte le volte in cui il contribuente non è nelle condizioni di dare o ricevere l assenso per la ricezione o la trasmissione elettronica delle fatture. In questo caso la conservazione può essere effettuata individuando all interno di ciascuna categoria (fatture attive/fatture passive) diverse tipologie distinguibili tra di loro (fatture elettroniche/fatture analogiche) distinte da diverse serie di numerazione progressiva e registrate in appositi registri sezionali.

18 Conservazione delle fa1ure ele1roniche Luogo di conservazione delle fatture elettroniche (art. 39, co. 3, DPR n. 633 del 1972) Può essere situato in uno Stato diverso da quello del soggetto emittente, a condizione che: con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza; il soggetto passivo, residente o domiciliato nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l accesso automatizzato all archivio, con ogni mezzo, in qualisasi momento e dalla sua sede; tutti i documenti ed i dati contenuti nell archivio, ivi compresi i certificati destinati a garantire l autenticità dell origine e l integrità delle fatture emesse in formato elettronico, di cui all art. 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.

19 Fa1ura ele1ronica nei confron( della PA La Finanziaria 2008 (art. 1, co , L. 24 dicembre 2007, n. 244) ha introdotto l obbligo di utilizzare la fatturazione elettronica nei rapporti con le amministrazioni dello Stato e con gli enti pubblici nazionali. A decorrere dalla data di entrata in vigore dell obbligo, l emissione, la trasmissione, la conservazione e l archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche, nonché con le amministrazioni autonome anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica. Per le amministrazioni destinatarie dell obbligo, sarà vietato: accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea; effettuare qualsiasi pagamento, anche parziale, sino all invio in forma elettronica della fattura. Il Ministero dell economia e delle finanze con due decreti attuativi: individua il gestore del sistema di interscambio, con la definizione delle relative competenze ed attribuzioni; definisce la disciplina, l ambito applicativo e la data di decorrenza dell obbligo.

20 Grazie per l attenzione! Raffaele Corso Confindustria Area Fisco, finanza e welfare r.corso@confindustria.it