IMPORTAZIONE DI GRAFICI E TABELLE DA EXCEL A WORD

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1 WORD 2000 IMPORTAZIONE DI TABELLE E GRAFICI

2 IMPORTAZIONE DI GRAFICI E TABELLE DA EXCEL A WORD Introduzione Il sistema operativo Windows supporta una particolare tecnologia, detta OLE (Object Linking and Embedding, Collegamento e Incorporamento di Oggetti), che consente di collegare o incorporare in un file realizzato con una certa applicazione compatibile OLE, informazioni provenienti da un altra applicazione. Tutti gli applicativi della famiglia Office supportano l'automazione OLE. Analizziamo ora le procedure che è possibile seguire per integrare le elaborazioni ottenute con applicativi diversi, utilizzando come esempio particolare l'importazione in una relazione redatta in ambiente Word, di una serie di grafici e tabelle elaborate in Excel. Oggetti collegati ed incorporati Il documento contenente le informazioni di partenza, nel nostro caso tabelle e grafici di Excel, viene detto file di origine, mentre il documento finale in cui esse verranno riportate viene detto file di destinazione. Inoltre le informazioni che vengono riportate da un documento all'altro prendono il nome di oggetti. E opportuno, anzitutto, comprendere la differenza fra l incorporamento e il collegamento di oggetti, in modo tale da poter scegliere la tecnica che maggiormente si adatta alle finalità del nostro lavoro. Supponendo di voler inserire oggetti creati in Excel in un documento di Word: se abbiamo l'esigenza di aggiornare il file di Word, in cui, per esempio, è stata inserita una tabella di Excel, ogni volta che vengono apportate delle modifiche al file di origine dovremo utilizzare un'importazione mediante oggetti collegati. In questo modo nel file di destinazione non viene introdotto un duplicato dell'oggetto importato, ma soltanto un'immagine che riflette il contenuto del file di origine. Il collegamento ad un oggetto consente di risparmiare spazio fisico sul disco durante il salvataggio, ma rende dipendente il file di destinazione da tutti quelli usati come origine. Infatti sarà impossibile visualizzare gli oggetti collegati se i rispettivi file di origine verranno cancellati, rinominati o spostati; se, invece, vogliamo che la nostra relazione resti invariata anche se cambia il contenuto del file di Excel dovremo utilizzare un oggetto incorporato. In questo caso file di origine e di destinazione sono completamente indipendenti

3 Figura 1 Importazione di tabelle Prima di procedere all'importazione di una tabella da Excel a Word dovremo caricare entrambi i programmi in memoria, aprendo i file di destinazione ed origine. Si supponga, per esempio, di voler importare in un documento Word l intervallo di celle A6:D11 del foglio di lavoro relativo all esercitazione Excel sul comune di Carpi. Dopo aver selezionato, in Excel, l'intervallo di dati che vogliamo importare in Word scegliere dal menu di Scelta Rapida oppure dal menu Modifica il comando Copia, che equivale a digitare da tastiera la combinazione di tasti Ctrl, C. Figura 2-2 -

4 Attivare quindi la finestra di Word, posizionarsi nel punto del documento in cui si vuole inserire la tabella e scegliere dal menu Modifica la voce Incolla speciale... Si attiva così la corrispondente finestra di dialogo che consente di scegliere tra una serie di diverse possibilità: per creare un oggetto incorporato selezionare l'opzione Incolla; per creare un oggetto collegato scegliere Incolla collegamento. Ciascuna voce consente inoltre di specificare ulteriormente il formato che dovrà assumere la nostra tabella. Infatti è presente una lista di possibili formati e per ciascuno di essi viene visualizzata, nel riquadro Risultato, una breve descrizione delle caratteristiche principali. Figura 3 Con riferimento alla Figura 3, evidenziamo che la scelta dei pulsanti Incolla o Incolla collegamento producono effetti diversi, descritti completamente nella voce Risultato, a seconda di come vengono scelte le opzioni indicate nella voce Come; inoltre occorre sempre tenere in considerazione i dati selezionati dal file di provenienza, esplicitati nelle voce Origine (nel nostro esempio si fa riferimento ad una selezione proveniente dal Foglio1 del file del comune di Carpi, che considera l area individuata dalle coordinate R6C1:R11C4). Ma procediamo con la descrizione delle opzioni maggiormente utilizzate. Esempio 1. Incollando la tabella come Oggetto Foglio di lavoro Microsoft Excel viene importato in Word un oggetto modificabile soltanto utilizzando Excel. Cliccando una volta sulla tabella, essa verrà circondata da maniglie bianche, mediante le quali sarà possibile ridimensionarla

5 Figura 4 Quando compaiono le maniglie è anche possibile spostare la tabella trascinandola appena il mouse assume la forma. Per poter modificare la tabella inserita è necessario effettuare su di essa un doppio clic, e quindi, utilizzando gli strumenti di Excel apportare i cambiamenti desiderati. Le modifiche apportate alla tabella da Word non verranno visualizzate nel file di origine di Excel se si sta ricorrendo ad un oggetto incorporato. Figura 5 Esempio 2. È possibile anche incollare la tabella utilizzando il formato di una tabella di Word, in questo caso bisognerà scegliere l'opzione Testo formattato (RTF). Il risultato è rappresentato dall'immagine seguente, ovvero da una tabella Word su cui poter effettuare qualsiasi modifica senza dover cambiare ambiente. Questa opzione viene automaticamente scelta se, anziché scegliere la voce Incolla speciale... si sceglie il comando Incolla che equivalente alla combinazione di tasti Ctrl, V da tastiera

6 Figura 6 Esempio 3. Scegliendo l'opzione Testo non formattato la tabella verrà incollata come testo libero, dove ogni fine cella sarà sostituita con un tabulatore ed ogni fine riga con un Invio sarà il seguente.. Il risultato, visualizzando i caratteri nascosti, Figura 7 Esempio 4. É possibile anche incollare la tabella come se fosse un'immagine, scegliendo una delle opzioni Immagine, Bitmap o Immagine (Metafile avanzato). I primi due formati rappresentano l immagine punto per punto, il formato Metafile, invece, consiste in una serie di istruzioni per disegnare l immagine. Questo formato, a differenza degli altri due rappresenta l immagine, anche quando questa viene ridimensionata, con la migliore definizione possibile. In questo caso l'oggetto incollato verrà considerato come un disegno, e per eventuali modifiche dovranno essere utilizzate le barre degli strumenti Disegno dopo aver fatto doppio clic sull'oggetto

7 Figura 8 Esempio 5. La finestra Incolla speciale presenta un ulteriore casella di scelta, Visualizza come icona che, se è attivata, incolla nel documento Word un' icona di riferimento al file di origine. Per poter accedere ai dati della tabella occorrerà fare un doppio clic sull'icona relativa. Bisogna osservare che questa opzione è disponibile soltanto se si sceglie come formato Oggetto foglio di lavoro Microsoft Excel. Foglio di lavoro Microsoft Excel Figura 9 Importazione di grafici Per importare un grafico da Excel in un documento Word, bisogna selezionare l'intera area del grafico, ovvero fare in modo che questa sia completamente circondata dalle maniglie nere come mostra la figura seguente

8 Figura 10 Dopo aver effettuato la selezione e aver attivato il comando Copia, posizionarsi nel punto di inserimento del documento Word e dal menu Modifica scegliere il comando Incolla speciale... Anche per incollare un grafico sono disponibili le opzioni Incolla ed Incolla collegamento. Figura

9 Considerando quanto già espresso circa la scelte delle modalità di trasferimento delle informazioni tra file, come riferiti alla Figura 3, a tal punto è possibile scegliere se incollare il grafico come Oggetto grafico di Microsoft Excel oppure come oggetto immagine (Immagine, Bitmap, Metafile Avanzato). Entrambe le operazioni visualizzano lo stesso risultato, le differenze si riscontrano invece nel momento in cui si va a modificare il grafico: come mostrano le due immagini seguenti per oggetti incollati come grafici di Excel saranno disponibili tutti i comandi del foglio elettronico, per oggetti incollati come immagini si potrà operare soltanto con gli strumenti relativi alle immagini. Figura

10 Figura

11 Sommario Office Importazione di tabelle e grafici IMPORTAZIONE DI GRAFICI E TABELLE DA EXCEL A WORD...1 Introduzione... 1 Oggetti collegati ed incorporati... 1 Importazione di tabelle... 2 Importazione di grafici