Capitolato Tecnico. Procedura aperta per l affidamento del servizio di mensa diffusa, per un periodo di 24 mesi

Transcript

1 mensa diffusa, per un periodo di 24 mesi

2 Indice 1. Oggetto dell appalto Caratteristiche del Servizio Valore del buono pasto Composizione del pasto Caratteristiche tecniche del sistema di gestione del servizio Badge Terminali POS Modalità di utilizzo dei badge Requisiti degli esercizi commerciali convenzionati Mense interne aziendali Compiti e obblighi del Fornitore Controlli quantitativi e qualitativi Allegati... 9 mensa diffusa, per un periodo di 24 mesi Pag. 2 di 11

3 1. Oggetto dell appalto Il presente Capitolato Tecnico disciplina gli aspetti tecnici del servizio di mensa diffusa a mezzo buoni pasto elettronici per i dipendenti di AMA S.p.A. ed altri soggetti esterni ad AMA S.p.A., espressamente autorizzati dalla stessa (di seguito Servizio ). Il Servizio prevede la fornitura di pasti erogati attraverso una rete di esercizi, convenzionati con il Fornitore, che svolgono le attività di cui all art. 285, comma 3, del D.P.R. 5 ottobre 2010, n. 207, nonché la contabilizzazione dei pasti erogati presso le mense aziendali collocate internamente alle strutture di AMA S.p.A.. 2. Caratteristiche del Servizio Il Servizio prevede la realizzazione di una mensa aziendale diffusa sul territorio, che permetta ai beneficiari del Servizio stesso, nei giorni e negli orari previsti, di fruire del pasto presso gli esercizi commerciali convenzionati con il Fornitore, mediante l utilizzo del proprio badge. Del Servizio possono usufruire i dipendenti di AMA S.p.A., delle Società del gruppo AMA S.p.A., gli ospiti, i collaboratori, altro personale esterno espressamente autorizzato da AMA S.p.A. ed eventualmente i dipendenti di Agenzie di somministrazione utilizzate da AMA S.p.A., previo accordo con le Agenzie stesse. Il numero annuo di pasti da somministrare è stimato in circa unità. AMA S.p.A. non assume impegni circa il numero effettivo dei pasti di cui sarà richiesta annualmente la somministrazione Il Fornitore dovrà assicurare l espletamento del Servizio garantendo un numero di locali o centri di ristoro convenzionati non inferiore a quello indicato nell All.A al presente Capitolato Tecnico. Qualora AMA S.p.A. debba ordinare, per qualsiasi causa, la sospensione del Servizio anche per periodi rilevanti, il Fornitore non avrà diritto ad alcun compenso o risarcimento. Qualora a seguito di diversi accordi sindacali si dovesse ridurre la facoltà di fruizione dei pasti da parte del personale di AMA S.p.A., il Fornitore deve comunque continuare a prestare il Servizio al fine di erogare la parte residuale dei pasti, senza avere diritto ad alcun compenso o risarcimento, se non nei limiti delle prestazioni effettivamente fornite. Per quanto riguarda la contabilizzazione dei pasti erogati nelle mense interne aziendali, come descritto nel paragrafo 7 del presente Capitolato Tecnico, tale attività si intende ricompresa e remunerata nel corrispettivo previsto per l erogazione del Servizio. 3. Valore del buono pasto Indipendentemente dallo sconto applicato in sede di gara, ogni pasto che verrà fornito dovrà avere un valore nominale pari a: 7,00 (euro sette/00), esclusa IVA (4%). Qualora a seguito di accordi interni ad AMA S.p.A. il valore nominale del buono venisse modificato, lo sconto offerto in sede di gara dovrà essere applicato sul nuovo valore espresso al netto dell IVA (4%). mensa diffusa, per un periodo di 24 mesi Pag. 3 di 11

4 4. Composizione del pasto Nel prezzo del pasto, come specificato nel precedente paragrafo 3 del presente Capitolato Tecnico, si considerano interamente compensati tutte le spese e ogni altro onere, indicato o non dal presente Capitolato Tecnico, necessario ai fini della corretta esecuzione del Servizio. Il Fornitore, attraverso i locali convenzionati, dovrà garantire, un pasto composto da: un primo piatto; un secondo piatto; un contorno; 1/2 litro di acqua minerale. in alternativa il pasto può comprendere: un piatto unico o pizza; frutta o dolce; 1/2 litro di acqua minerale. Variazioni della composizione del pasto rispetto a quanto indicato dovranno essere approvate da AMA S.p.A. 5. Caratteristiche tecniche del sistema di gestione del servizio Il Fornitore dovrà disporre di un sistema per la gestione completamente informatizzata del Servizio, le cui caratteristiche tecnico/funzionali di base sono di seguito descritte. Il Fornitore dovrà garantire che tale sistema non permetta la manomissione sui badge, sui terminali, sul sistema di raccolta, trasmissione, archiviazione e visualizzazione delle transazioni e delle informazioni collegate. 5.1 Badge I badge, ovvero i tesserini di identificazione dei dipendenti dotati di foto e banda magnetica indicanti nome, cognome, matricola e qualifica dei possessori, sono già a disposizione dei dipendenti AMA S.p.A. e aziende del Gruppo AMA. I badge hanno traccia standard ISO 2, il cui dettaglio verrà comunicato da AMA S.p.A. al Fornitore. 5.2 Terminali POS La rilevazione della consumazione del buono pasto è a carico del Fornitore e avviene attraverso un sistema di terminali POS installati presso gli esercizi convenzionati. I terminali POS impiegati dovranno rispondere alle seguenti caratteristiche: lettore badge con traccia ISO 2; dotazione di stampante per il rilascio degli scontrini (uno per il dipendente e uno per l esercente); applicativo software aggiornabile da remoto. Il terminale POS dovrà essere in grado di: verificare la validità del badge rispetto a black/white list definite; gestire acquisizioni di anagrafiche con lunghezza di almeno records (gestione black/white list). mensa diffusa, per un periodo di 24 mesi Pag. 4 di 11

5 garantire il corretto utilizzo nel rispetto delle regole e profili d uso definiti da AMA S.p.A.; -recepire ad ogni collegamento con il sistema centrale gli eventuali aggiornamenti (black/white list, profili di utilizzo ecc.) disposti da AMA S.p.A.; AMA S.p.A. fornirà quotidianamente un file contenente l intera anagrafica aggiornata con le informazioni necessarie per la gestione della black/white list. Questo file verrà posizionato su un file system condiviso e dovrà essere inviato quotidianamente a tutti i lettori a cura del Fornitore. Le operazioni di autentificazione e lettura del badge dovranno essere realizzate in modalità protetta. Il terminale POS dovrà essere configurato in modo tale da consentire la trasmissione dei dati memorizzati al sistema centrale con cadenza giornaliera. In caso di malfunzionamento dell apparato elettronico di acquisizione dati o del badge, dovrà essere utilizzato un sistema sostitutivo cartaceo che sia in grado di riportare almeno le seguenti informazioni: identificazione univoca della matricola; azienda di appartenenza; nome e cognome del dipendente; firma del dipendente; identificativo dell esercizio convenzionato; data e ora di utilizzo. Di ogni registrazione effettuata a mezzo del sistema sostitutivo cartaceo dovrà tenersi evidenza nel sistema informatico di gestione, nella reportistica e nei flussi dati periodicamente trasmessi ad AMA S.p.A. Ove richiesti, dovranno essere prodotti i documenti originali cartacei. La rendicontazione (report) dei pasti transati in formato elettronico deve essere trasferita, a cura del Fornitore, in modo automatico al server di AMA S.p.A., attraverso un file il cui formato, stabilito da AMA S.p.A., presenta le caratteristiche tecniche di seguito descritte. Il file deve avere una riga per ogni passaggio di badge (ossia per ogni buono pasto usufruito) e deve avere il seguente formato: Byte Valore L L L L L L A A N h h m m G G M M B B B B B B Lunghezza 31 byte + CR/LF a fine riga Byte 1: spazio Byte dal 2 al 7: campo LETTORE, lunghezza 6, corrisponde al codice identificativo del lettore dell esercente presso il quale è stato usufruito il buono mensa elettronico Byte dal 8 al 9: campo ANNO, lunghezza 2, riporta l anno di registrazione della transazione (es. 08 per il 2008) Byte 10: valore fisso N Byte dal 11 al 14: campo ORAMINUTI, lunghezza 4, riporta l ora ed il minuto in cui è stata effettuata la transazione mensa diffusa, per un periodo di 24 mesi Pag. 5 di 11

6 Byte dal 15 al 18: campo GIORNO MESE, lunghezza 4, riporta il giorno ed il mese in cui è stata effettuata la transazione Byte dal 19 al 24: campo BADGE, lunghezza 6, riporta il numero del badge che ha effettuato la transazione Byte dal 25 al 26: valore fisso 03 Byte dal 27 al 28: valore fisso 00 Byte dal 29 al 31: valore fisso 000 Ad AMA S.p.A. sono attribuiti tutti i diritti su elaborazione di documenti e rapporti predisposti dal Fornitore in occasione dell esecuzione del Servizio; in particolare, AMA S.p.A potrà liberamente usufruirne per pubblicazioni, atti normativi e regolamentari ecc.. Il Fornitore non potrà farne uso al di fuori di quanto previsto dal presente Capitolato Tecnico, se non dietro autorizzazione di AMA S.p.A. 6. Modalità di utilizzo dei badge La fruizione del pasto dovrà avvenire esclusivamente mediante utilizzo del badge fornito da AMA S.p.A.. In particolare, il badge: dovrà essere utilizzato esclusivamente presso gli esercizi convenzionati, non potrà essere in alcun caso convertito in danaro o dare diritto a ricevere somme di danaro, non è cedibile, né cumulabile, né utilizzabile per ricevere prestazioni diverse da quelle previste, non potrà essere in alcun caso utilizzato da persone diverse dai dipendenti di AMA S.p.A. e delle aziende del Gruppo AMA o da persone autorizzate da AMA S.p.A.. Non potranno essere richiesti, a nessun titolo, pagamenti ai dipendenti a seguito di malfunzionamento del terminale o del badge. In tali casi si dovrà utilizzare il servizio cartaceo. 7. Requisiti degli esercizi commerciali convenzionati Le convenzioni potranno essere stipulate con esercizi che svolgono, come previsto dall art 285, comma 3, del D.P.R. n. 207/2010, le seguenti attività: a) somministrazioni di alimenti e bevande effettuate dagli esercizi di somministrazione di cui alla legge 25 agosto 1991, n.287 ed alle eventuali leggi regionali in materia di commercio, nonché da mense aziendali ed interaziendali, b) cessioni di prodotti di gastronomia pronti per il consumo immediato, effettuate, oltre che dagli stessi esercizi di somministrazione, mense aziendali ed interaziendali, da rosticcerie e gastronomie artigianali i cui titolari siano iscritti all albo di cui all art. 5, comma 1, della L. 8 agosto 1995, n. 443, nonché dagli esercizi di vendita di cui al D.Lgs. 31 marzo 1998, n.114, ed alle eventuali leggi regionali in materia di commercio, legittimati a vendere i prodotti appartenenti al settore merceologico alimentare. Resta fermo il possesso della registrazione ai sensi del Regolamento C.E. 853/2004 del 29 aprile 2004, nel caso di preparazione e manipolazione dei prodotti di gastronomia mensa diffusa, per un periodo di 24 mesi Pag. 6 di 11

7 all interno dell esercizio. AMA S.p.A. non assume alcun obbligo nei confronti degli esercizi convenzionati. Gli esercizi da convenzionare potranno essere indicati da AMA S.p.A. e/o dal Fornitore. In quest ultimo caso dovranno essere ubicati entro una distanza non superiore ai metri dalle sedi territoriali aziendali di AMA S.p.A. e delle società del Gruppo AMA (le distanze si intendono calcolate tramite la sezione dedicata del sito dell azienda di trasporto pubblico di Roma calcolando il percorso più breve percorribile con mezzo privato). Eventuali deroghe a tali indicazioni dovranno essere preventivamente autorizzate da AMA S.p.A.. Per ciascuna delle sedi territoriali aziendali dovrà essere garantito un numero adeguato di esercizi convenzionati e, comunque, non inferiore a quanto indicato nell All. A, mantenendo in essere, ove possibile, le convenzioni con quelli di cui all All. B. Qualora AMA S.p.A. lo richieda, il Fornitore dovrà provvedere all ampliamento del numero di convenzioni senza aver diritto a ulteriore compenso. 8. Mense interne aziendali Il Fornitore dovrà installare a titolo gratuito i terminali POS entro 15 giorni dalla data della stipula del contratto con AMA S.p.A., anche presso le n. 5 mense/bar aziendali indicate nell All. B al presente Capitolato Tecnico. Il Fornitore dovrà fornire per le suddette mense/bar, con le stesse modalità adottate per gli esercizi commerciali convenzionati, la rendicontazione (report) dei pasti transati in formato elettronico. AMA S.p.A si riserva in qualsiasi momento la facoltà di ampliare o ridurre il numero delle mense/bar aziendali presso cui il Fornitore dovrà installare i terminali POS ed effettuare la rendicontazione o di escludere le mense/bar aziendali dalla gestione del servizio informatizzato, senza che il Fornitore abbia nulla da pretendere. Le mense/bar aziendali sono escluse da qualsiasi tipo di convenzione il Fornitore. 9. Compiti e obblighi del Fornitore Il Fornitore dovrà assicurare per le proprie attività e per quelle degli esercizi in convenzione le seguenti prestazioni e farsi carico dei seguenti obblighi contrattuali: a) mantenere AMA S.p.A. indenne da ogni controversia, responsabilità ed eventuali conseguenti oneri che possano derivare dai rapporti intercorrenti tra il Fornitore e gli esercizi commerciali convenzionati, nonché contestazioni o pretese e azioni risarcitorie di terzi in genere, anche in merito ai rapporti intercorrenti tra il Fornitore ed il proprio personale dipendente; b) essere responsabile del corretto adempimento, da parte degli esercizi convenzionati, delle condizioni previste dai documenti di gara e dal contratto, delle quali si fa garante, rimanendo fermo in ogni modo che è il Fornitore, in via esclusiva, ad assicurare i rapporti con gli esercizi convenzionati, cessando la convenzione qualora il Servizio venisse erogato in difformità rispetto a quanto previsto dal presente Capitolato Tecnico; c) garantire l erogazione del Servizio anche in caso di sciopero e vertenze sindacali, promuovendo a tal fine tutte le iniziative atte ad evitare l interruzione del Servizio in tali circostanze, nonché in caso di eventuali controversie tra il Fornitore, gli esercizi commerciali e/o AMA S.p.A.; mensa diffusa, per un periodo di 24 mesi Pag. 7 di 11

8 d) individuare gli esercizi commerciali e stipulare con essi apposite convenzioni dotandoli degli apparati terminali di cui al precedente paragrafo 5.2 del presente Capitolato Tecnico, rendendo pertanto attiva la convenzione entro 30 giorni naturali e consecutivi a far data dall avvenuta comunicazione dell aggiudicazione definitiva, fornendo nel contempo ad AMA S.p.A. copia di dette convenzioni. Secondo quanto previsto dall art. 285, comma 8, del D.P.R. n. 207/2010, la mancata attivazione della rete richiesta entro il termine sopra indicato (30 giorni naturali e consecutivi a far data dall avvenuta comunicazione dell aggiudicazione definitiva), comporta la decadenza dell aggiudicazione; e) verificare e garantire che gli esercizi commerciali convenzionati siano tutti provvisti delle prescritte autorizzazioni di legge vigenti in materia; f) garantire che il numero degli esercizi commerciali in convenzione non sia inferiore a quanto indicato nell All. A del presente Capitolato Tecnico per tutta la durata dell appalto, salvo riduzioni o incrementi da concordare preventivamente con AMA S.p.A. Eventuali sostituzioni di esercizi convenzionati, nel rispetto del numero indicato nella documentazione di gara e delle distanze, dovrà essere concordato con AMA S.p.A. L elenco degli esercizi di ristorazione potrà essere modificato su richiesta di AMA S.p.A.; g) rimettere ad AMA S.p.A, entro il secondo giorno lavorativo del mese successivo a quello della fruizione, una rendicontazione su formato elettronico secondo il tracciato indicato nel precedente paragrafo 5.2, per le necessarie attività di estrapolazione e controllo (pasti erogati al dipendente - nome e cognome - per esercizio commerciale, addebito della quota a carico del dipendente, incrocio con la rilevazione delle presenze ecc); h) trasmettere al massimo entro il secondo giorno lavorativo del terzo mese successivo a quello della fruizione, il tracciato dei pasti erogati mediante servizio cartaceo (es il tracciato dei pasti erogati nel mese di gennaio dovrà essere trasmesso entro il 2 aprile); i) garantire, qualora AMA S.p.A. ne faccia richiesta, un numero di card ospiti necessarie per le esigenze dell azienda medesima, assicurandone la fornitura entro 5 giorni lavorativi dalla richiesta; l) garantire la manutenzione ed il corretto funzionamento di tutte le apparecchiature informatiche e dei programmi volti a gestire ed a controllare la regolare effettuazione del Servizio. I programmi e le apparecchiature dovranno prevedere l uniformità dei dati e delle transazioni tra gli esercizi commerciali convenzionati e AMA S.p.A., in modo tale da permettere al possessore di badge l utilizzo dello stesso in tutti i locali convenzionati; m) garantire la riparazione dei guasti alle apparecchiature entro i due giorni lavorativi successivi al verificarsi dell anomalia; n) garantire un servizio alternativo cartaceo in caso di mal funzionamento dell apparato elettronico di acquisizione dei dati e dei badge secondo quanto prescritto al precedente paragrafo 5.2; o) su indicazione di AMA S.p.A., inibire l utilizzo del vecchio badge in caso di rilascio di un duplicato a seguito di furto, smarrimento o deterioramento o in caso di richiesta, per qualunque motivo, da parte di AMA S.p.A. medesima. mensa diffusa, per un periodo di 24 mesi Pag. 8 di 11

9 Sono altresì a carico del Fornitore i costi di investimento dell impianto composto da n. 20 terminali iniziali (15 esercizi convenzionati e 5 mense/bar aziendali) più eventuali integrazioni e/o sostituzioni richieste da AMA S.p.A, la manutenzione dell impianto, i costi dell attività di rendicontazione, consultazione/estrapolazione e la fornitura delle card per gli ospiti. 10. Controlli quantitativi e qualitativi AMA S.p.A. si riserva di effettuare o disporre, in qualsiasi momento, senza preavviso e con le modalità che riterrà più opportune, anche a mezzo di soggetti terzi, controlli qualitativi e quantitativi per verificare la rispondenza del Servizio alle prescrizioni del presente Capitolato Tecnico e del Contratto. Le suddette verifiche, tra l altro, avranno lo scopo di controllare la completa spendibilità del buono pasto presso gli esercizi commerciali convenzionati con il Fornitore, nonché il rispetto degli ulteriori obblighi previsti dal presente Capitolato Tecnico e dal Contratto. 11. Allegati 1) All. A - Numero minimo di esercizi da convenzionare per sede territoriale di AMA S.p.A; 2) All. B - Elenco esercizi attualmente convenzionati, mense/bar aziendali. mensa diffusa, per un periodo di 24 mesi Pag. 9 di 11