Citiemme esec. Citiemme Informatica SRL esec v2.1. Citiemme esec

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1 Cos è CITIEMME esec: è un sistema configurabile per la gestione dei documenti aziendali; sviluppato con tecnologia IBM Lotus Notes, interagisce con sistemi gestionali esterni (ad es. IBM ACG StampeDiQualità, SIGLA, Deltacomm) e permette di realizzare un archivio documentale, di gestirne il flusso di invio (spedizione, conferma ricezione, lettura, mancata consegna, ecc.) e consente una facile consultazione dei file archiviati, anche da parte di utenti esterni all azienda. La consultazione dei documenti, sia da parte degli utenti internet che intranet, oltre che tramite client Lotus Notes, può avvenire tramite browser (MS Internet Explorer). Ad integrazione della versione base (interfacciata con IBM ACG o SIGLA) sono disponibili dei moduli aggiuntivi per l acquisizione da scanner (E-SecScanner) o da file system (E-SecPolling) dei documenti da archiviare. Lo schema applicativo della soluzione standard di CITIEMME esec per ACG è il seguente:

2 La distinzione tra le componenti Windows Server/PC, Lotus Domino server e file system è puramente logica: i tre moduli possono risiedere sullo stesso host o su macchine diverse a seconda delle esigenze specifiche e da considerazioni o opportunità di carattere sistemistico. Lo schema solitamente adottato per la soluzione CITIEMME esec per SIGLA, invece è il seguente: pdf esec SIGLA SIGLA Cartelle di scambio Acquisizione doc. da sistema gestionale Acquisizione da scanner (fatture passive) stampante Lotus Domino server CITIEMME esec polling CITIEMME esec Acquisiz. Doc. da scanner (allegati) scanner Acquisizione doc. da file system File system Cartelle di scambio File archiviati su File system A cosa serve CITIEMME esec: gli obiettivi che si pone il sistema di gestione dei documenti CITIEMME esec sono: Raccolta di documenti di varia natura e provenienza (ad es. in ingresso e in uscita dal sistema gestionale). Gestione di una rubrica contatti per l invio dei documenti. Spedizione automatica dei documenti (mail/fax) e traccia dello stato di invio degli stessi. Sistema configurabile delle regole di trattamento dei documenti (workflow) in base al tipo. Archivio documenti accessibile da browser (da intranet ed eventualmente da internet). Traccia di tutte le operazioni (archiviazione, invio, conferma ricezione, ecc.) fatte sui documenti in un database di LOG. Sistema di notifica (configurabile) per la segnalazione dell avanzamento dello stato dei documenti e della presenza di eventuali errori. Accesso selettivo ai dati tramite la gestione della riservatezza nativa di IBM Lotus Notes e Domino (author/reader). Il sistema viene fornito con un set di regole (workflow) preconfigurato per la gestione (archiviazione e spedizione) di fatture e note di credito provenienti dal sistema gestionale.

3 Com è fatto CITIEMME esec : i moduli (database Lotus Notes) che costituiscono la soluzione CITIEMME esec sono: esecdoc Gestione Documentale: Si tratta dell archivio dei documenti vero e proprio; strutturato secondo un navigatore configurabile (tramite appositi ruoli) in base alla tipologia di utente collegato (supervisore, intranet o extranet). Una serie di operazioni (visualizzazione del file, stampa del pdf, rispedizione del documento, invio manuale, ecc.) possono essere eseguite direttamente dalle viste, altre sono invece disponibili una volta aperto il documento (gestione allegati). Sono disponibili varie visualizzazioni (viste) per la consultazione dei documenti secondo diversi criteri di raggruppamento/ordinamento (per azienda, per data, per tipo o numero documento, ecc.). L amministratore del sistema (tramite appositi ruoli) può attivare, in maniera selettiva per i diversi utenti/gruppi, le varie operazioni che possono essere eseguite sui documenti (rispedizione, approvazione quando è richiesta la conferma manuale, ecc.). La consultazione dei documenti (sia in rete locale che via internet) può avvenire indifferentemente tramite il client Lotus Notes o il browser (Internet Explorer). Entrando nella gestione del documento è possibile consultare una serie di dati di carattere gestionale (numero, data, destinatario, ecc.), legati all avanzamento all interno del workflow (stato, data ora di avanzamento, ecc.) e relativi allo storico della spedizione automatica (se prevista nella apposita configurazione). Inoltre è disponibile il dettaglio delle informazioni tecniche legate all elaborazione del documento ed alle autorizzazioni di accesso. Gli utenti autorizzati possono inviare manualmente tramite (in maniera estemporanea, non formalizzata dal workflow ma comunque tracciata a livello centrale) il file e gli eventuali allegati.

4 Come ulteriore sotto-dettaglio dei documenti, è prevista una gestione degli allegati che permette di agganciare manualmente della documentazione aggiuntiva o di creare in maniera automatica (tramite opportune configurazioni) una sorta di catena di documenti collegati (ad esempio DDT Fattura oppure Rapporto intervento - Fattura): Tramite le funzioni di navigazione e di ricerca full text (nativa di Lotus Notes/Domino) è possibile ricercare secondo diversi criteri e logiche i documenti all interno dell archivio Inoltre, con la nuova funzione di selezione multipla dei documenti direttamente dalle viste, è possibile aprire in maniera veloce i file dei documenti archiviati ed eventualmente stampare in maniera massiva i relativi pdf.

5 Per consentire ad utenti esterni all azienda (agenti, clienti, fornitori, ecc.) di accedere (se opportunamente autorizzati) ai dati di loro competenza, è prevista anche un interfaccia web con cui consultare i dati, visualizzare ed eventualmente stampare i documenti archiviati tramite browser: eseccfg Configuratore/Rubrica esec: Questa è la componente utilizzata per la definizione delle regole che devono essere applicate ai vari documenti (in base al tipo) durante il processamento; queste regole determinano il comportamento del sistema dal punto di vista della spedizione dei documenti e del ciclo di approvazione (workflow) degli stessi. In altre parole le configurazioni vengono utilizzate dal motore di elaborazione per sapere come trattare i vari documenti e quali operazioni eseguire su di essi. Inoltre, in questo modulo, è inclusa una rubrica che può essere utilizzata per memorizzare gli indirizzi e- mail/fax di spedizione (eventualmente diversi in base al tipo) dei documenti archiviati.

6 esecmailbox Collettore Documenti: E il contenitore che riceve (sotto forma di mail con una struttura predefinita del titolo) i documenti da processare in base alle regole definite nel configuratore. Nella configurazione base viene alimentato da IBM ACG (tramite il modulo ACG Stampe Di Qualità) oppure da SIGLA, ma la provenienza dei documenti potrebbe essere qualsiasi altra applicazione che produca come output delle mail in formato SMTP o Notes. esecengine Motore di Elaborazione: E il cuore del sistema; elabora i documenti presenti nel MailBox e sulla base delle regole definite nel Configuratore li archivia, li invia, ecc. Inoltre, se richiesto, può gestire una serie di messaggi di notifica sull avanzamento di stato dei documenti all interno del workflow definito. Infine, in questo database, vengono tracciate le varie operazioni eseguite ed il relativo esito, consentendo all amministratore di tenere sotto controllo il corretto funzionamento del sistema.

7 La riservatezza dei dati con CITIEMME esec: il meccanismo di gestione dell autenticazione e delle autorizzazioni, nativo di IBM Lotus Domino, utilizzato in CITIEMME esec, permette di definire a livello centralizzato una serie di regole di accesso in modo da garantire la riservatezza dei dati. In questo modo, gli utenti esterni (clienti, agenti, fornitori), se autorizzati ad accedere al sistema esec, ad esempio via browser, disporranno esclusivamente dei dati di propria competenza. Inoltre, sfruttando sempre la gestione della riservatezza dei dati di Lotus Notes/Domino, è possibile definire delle regole di accesso alle tipologie di documenti, ad esempio in base al ruolo aziendale o all ufficio di appartenenza. Una tipica matrice di accesso ai documenti implementata con il sistema CITIEMME esec potrebbe essere quella riportata di seguito: Tipologia Documento Ruolo/ufficio di appartenenza Fattura Cliente Conferma Ordine Ordine Fornitore Supervisore (tutti i documenti) X X X Ufficio Amministrazione (documenti di tutti i clienti/fornitori) X X Ufficio Commerciale (documenti di tutti i clienti) X X Ufficio Acquisti (documenti di tutti i fornitori) X Agenti (solo i documenti dei propri clienti) X Clienti (solo i propri documenti) X X

8 In maniera trasversale alle regole di accesso ai dati, l amministratore del sistema può assegnare agli utenti/gruppi dei ruoli per l attivazione o meno di una serie di azioni sui documenti (conferma manuale, rispedizione, eliminazione, ecc.). Come funziona CITIEMME esec: in sintesi, lo schema logico di funzionamento è il seguente: Moduli aggiuntivi di CITIEMME esec: ad integrazione del sistema CITIEMME esec, sono disponibili i seguenti moduli aggiuntivi per l archiviazione secondo particolari modalità di documenti di varia natura. esecscanner Acquisizione documenti in ingresso: Fornisce un supporto semi-automatico all archiviazione con CITIEMME esec dei documenti acquisiti da scanner o più in generale in entrata nel sistema informativo dell azienda. In altre parole permette di completare un form associato al file proveniente da scanner (o altra origine) con le informazioni necessarie all indicizzazione del documento (tipo, numero, data, cliente/fornitore, ecc.) esecpolling Acquisizione automatica da file system: E un modulo che esegue la lettura automatica dei file contenuti in alcune cartelle di rete (definite in fase di configurazione) ed invia i corrispondenti file ad E-SEC per l archiviazione. Le informazioni per l archiviazione sono ricavate dal nome file (che quindi deve avere un opportuna struttura predefinita). Cosa serve per attivare CITIEMME esec: il sistema è realizzato con tecnologia IBM Lotus Notes/Domino quindi richiede, come ambiente applicativo, IBM Lotus Domino Server. Per la parte client (utenti finali) può essere utilizzato indifferentemente IBM Lotus Notes oppure un browser (ad es. Microsoft Internet Explorer). Per la gestione e configurazione del sistema è invece necessario il client Lotus Notes. La configurazione base di esec per IBM ACG, è predisposta per ricevere i documenti da archiviare da ACG StampeDiQualità; è pertanto necessario che sia attivo e opportunamente configurato tale modulo ACG. La versione base di esec per SIGLA, invece, richiede come requisito il modulo esec Polling per l acquisizione dei documenti tramite una cartella di Windows condivisa per lo scambio dei file

9 I requisiti software richiesti per la configurazione base (con ACG Stampe Di Qualità/SIGLA) sono: IBM Lotus Domino server per Windows versione 8.5 (o successiva); IBM Lotus Notes Client versione 8.5 (o successiva); NB: serve almeno un client Notes per la configurazione del sistema; ACG Stampe Di Qualità V3 oppure SIGLA client/server V3 (o successiva). Relativamente ai requisiti di sistema richiesti per l installazione dei software sopra indicati, si rimanda ai rispettivi siti internet.