Si accede al nuovo sistema, il portale Segreteria Online, usando l indirizzo

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1 Versioni del documento Data Autore Contenuto 05/05/2014 D. Westmore, Aggiunta descrizione ed esempi della pubblicazione degli esiti Ufficio Sistemi Informativi 28/04/2014 D. Westmore, Ufficio Sistemi Informativi Prima versione abbreviata, per la presentazione al CdS di Giurisprudenza ENTRARE NEL SISTEMA ONLINE Si accede al nuovo sistema, il portale Segreteria Online, usando l indirizzo Codice utente iniziale.cognome, ad es. d.westmore, e la password sarà una nuova assegnata all attivazione dell utente (non sarà uguale a quella assegnata per MyLIUC). Per accedere occorre cliccare sul link Login sul margine sinistro della pagina iniziale: Se il browser dovesse chiedere se vuole memorizzare la password usata per questo sito, la risposta giusta è sempre no, mai per questo sito 12/05/2014 Pagina 1 di 11

2 ACCEDERE AGLI APPELLI IN CALENDARIO Il sistema vi riconoscerà come docente e vi porterà all Area Docenti. Per accedere agli appelli, occorre cliccare su Calendario esami, sempre sulla barra menù a sinistra. Comparirà un elenco di insegnamenti per i quali il proprio utente è abilitato (nel caso di titolari, tutti i corsi per i quali risulta titolare). Cliccare sull insegnamento sul quale si deve lavorare e comparirà un elenco dei vari appelli inseriti nel sistema: 12/05/2014 Pagina 2 di 11

3 ACCEDERE AL SINGOLO APPELLO Cliccando sull icona a destra a fianco dell appello selezionato, verrà visualizzata la pagina relativa a tale appello, con l elenco degli studenti prenotati: N.B. i vari comandi per operare sull appello compaiono sotto l elenco di studenti, per cui nel caso di elenchi lunghi sarà necessario scorrere la finestra verso il basso. (prosegue sulla pagina seguente) 12/05/2014 Pagina 3 di 11

4 Le varie operazioni possibili sono: 1. Stampare lista iscritti: produce una stampa formattata degli studenti prenotati, che può essere utilizzato come registro durante lo svolgimento dell esame in aula: a. Per gli esami orali, l uso è altamente consigliato per trascrivere i voti assegnati e per la firma (per presa visione) dello studente. b. Per gli scritti, è facoltativo ma può essere utile per rilevare le presenze in aula degli studenti 2. Esporta Dati Lista Iscritti: per esportare l elenco di studenti, in formato compatibile con Excel ed altri programmi di foglio elettronico, utile per l inserimento dei voti nella fase di correzione delle prove scritte (tale file può essere successivamente caricato nel sistema per inserire i voti) 3. Aggiungi studenti: consente di aggiungere singoli studenti che si presentano e che non risultano prenotati. Il sistema applica diversi filtri e controlli sugli studenti, quindi non è possibile aggiungere qualsiasi studente: a. lo studente deve avere l insegnamento nel proprio libretto oppure un altro insegnamento codificato come esame comune ). b. lo studente deve essere in regola con le iscrizioni ed i versamenti delle rate c. per esami finali, lo studente deve avere maturato la frequenza d. devono risultare superati esami propedeutici 4. Inserimento esiti: per accedere alla pagina di inserimento online dei voti: a. Per gli esami orali, può essere utilizzato per inserire i voti in aula (avendo a disposizione un PC o altro dispositivo collegato a Internet) oppure dopo la chiusura dell appello (partendo dal registro cartaceo compilato durante l appello) b. Per gli scritti, può essere usato per inserire i voti, anche se probabilmente risulterà più agevole utilizzare il foglio elettronico scaricato (vedi punto 2 sopra) 5. Importazione esiti: utile per le sole prove scritte, nel caso di aver registrato i voti nel foglio elettronico scaricato (punto 2 sopra), per l inserimento dei voti 6. Pubblicazione: solo per le prove scritte e per le prove parziali, meccanismo per pubblicare agli studenti i voti assegnati 7. Verbalizzazione: per i soli titolari, per accedere alla verbalizzazione definitiva dei voti a. Nel caso di esami orali, questa potrà avvenire direttamente appena sono inseriti al sistema gli esiti (nel caso di voti inseriti in aula, direttamente alla chiusura dell appello) b. Nel caso di esiti pubblicati dopo correzione di prove scritte, dopo la scadenza dei termini per l opzione di rifiuto del voto. 12/05/2014 Pagina 4 di 11

5 LISTA CARTACEA DEGLI ISCRITTI ALL APPELLO Qui mostriamo un esempio della stampa della lista dei prenotati all appello, che viene prodotto in un formato utile come brogliaccio per la trascrizione dei voti in aula durante le prove orali oppure allo scopo di essere un elenco per le firme presenze per le prove scritte. E molto importante precisa che questo documento non costituisce il verbale d esame, ma è uno documento di lavoro utile per dare un riscontro utile nel caso di eventuali errori materiali. Anche se rimane un obiettivo arrivare ad un uso diffuso dell inserimento dei voti direttamente in aula durante gli esami orali, riteniamo che sia sensato in questa prima fase limitarsi agli appelli dove si presenta un numero significativo di studenti (più di studenti). Per appelli meno numerosi dovrebbe risultare praticabile la semplice registrazione cartacea, con il caricamento dei voti alla chiusura dell appello (operazione che si potrà effettuare nel nuovo Ufficio Esami nell Edificio Cantoni, con l assistenza diretta del personale della Segreteria Studenti e/o dell Ufficio Sistemi Informativi). In questa prima fase, nel caso di usare l inserimento online per gli esiti direttamente in aula durante l appello, riteniamo altamente consigliabile trascrivere i voti anche sul registro cartaceo: - Nel caso di problemi tecnici di qualsiasi tipo durante l inserimento, può servire come traccia dei voti assegnati ( backup ) - Il voto trascritto potrà essere utile nel caso di dubbi sul voto inserito nel sistema - La firma dello studente, anche se non indispensabile ai fini della verbalizzazione, costituisce in ogni modo una traccia utile della presa in visione del voto assegnato Il registro usato, non essendo utilizzabile come sostituto di un verbale d esame, non deve essere consegnato al personale della Segreteria Studenti. 12/05/2014 Pagina 5 di 11

6 INSERIMENTO ESITI ONLINE Qui sotto due esempi dell inserimento degli esiti Inserimento voti direttamente sull elenco degli studenti prenotati: Accedendo agli studenti singolarmente (in questo secondo caso con l opzione di specificare le domande, inserire una nota per lo studente, ecc.) 12/05/2014 Pagina 6 di 11

7 INSERIMENTO ESITI DA FILE Usando il comando Esporta Lista Iscritti è possibile estrarre un file importabile quindi in Microsoft Excel, Open Office Calc e che sarebbe probabilmente compatibile con altri programmi simili. Qui mostriamo un esempio: Il file impone un formato blindato che permette di inserire soltanto nelle colonne indicate qui con lo sfondo giallo: 1. Esito: indica il voto assegnato, sono poi indicati chiaramente formati abbreviati per indicare i casi particolari quali ritirato, assente, insufficiente e la lode). Normalmente si può lasciare vuoto l esito per gli assenti, che verranno assegnati automaticamente come tale al momento della pubblicazione dell esito 2. Domande d esame: casella facoltativa in cui il docente può dare indicazioni delle domande specifiche poste al singolo studente 3. Data superamento: casella facoltativa, da usare soltanto nel caso di prolungamento di un appello oltre la data assegnata nel calendario. Importante sottolineare che non è possibile modificare o aggiungere studenti alla lista fornita (nel caso servisse, occorre usare l apposito comando Aggiungi studenti nella pagina dell appello prima di esportare il file per il caricamento degli esiti, descritto alla pagina 4 di questo documento). Quando è terminato l inserimento degli esiti nel file è possibile usare il portale Segreteria Online per caricare gli esiti nel sistema nella pagine dell appello (vedere pagina 4 di questo documento): 1. Se il file con gli esiti è aperto sul PC usato, deve essere chiuso (altrimenti il caricamento non andrà a buon fine) 2. Usare il pulsante Scegli file per aprire il file che contiene gli esiti da caricare 3. Usare il pulsante per procedere al caricamento Il processo di Importazione esiti effettua alcuni controlli e potrà restituire messaggi di errori nel caso di dati non validi. 12/05/2014 Pagina 7 di 11

8 PUBBLICAZIONE ESITI Per le tipologie di prove che prevedono la pubblicazione degli esiti (tipicamente prove scritte e prove parziali in generale, oppure in diversi contesti possono essere esiti finali per insegnamenti dove esistono due o più parti da superare), dopo l inserimento degli esiti, è necessario procedere alla pubblicazione che renderà visibili agli studenti i voti assegnati. Il link Pubblica esiti si attiva appena risultano inseriti almeno un esito, ma normalmente si attiva la pubblicazione al termine dell inserimento degli esiti 1. Qui sotto sono mostrate le varie fasi della pubblicazione: Durante la pubblicazione è possibile: - selezionare di pubblicare gli esiti soltanto per un sottoinsieme degli studenti (ad es. nel caso di urgenza per le sessioni di laurea) - assegnare automaticamente assente agli studente che non risultano avere un esito caricato - specificare una nota aggiuntiva visibile a tutti gli studenti per i quali si pubblica l esito (ad esempio, data visione compito) - specificare una data diversa per il termine per poter esprimere il rifiuto del voto (attualmente è impostato un limite minimo di 3 gg) 1 E possibile anche effettuare una pubblicazione parziale degli esiti di una prova: se, per esempio, risultasse urgente comunicare gli esiti ad alcuni studenti oppure di anticipare la verbalizzazione per qualche studente 12/05/2014 Pagina 8 di 11

9 N.B. dopo la conferma finale, oltre a rendere consultabile gli esiti, partiranno automaticamente messaggi di agli studenti interessati, comunicando l esito e la nota del docente (ad es. data della visione compito) 12/05/2014 Pagina 9 di 11

10 VERBALIZZAZIONE FINALE Per le prove che prevedono la pubblicazione degli esiti, la verbalizzazione sarà possibile soltanto dopo la scadenza assegnata al momento della pubblicazione, mentre per gli esami senza pubblicazione (tipicamente gli esami orali), è possibile procedere alla verbalizzazione direttamente dopo l inserimento degli esiti (il nostro obiettivo sarebbe di avere quasi sempre la verbalizzazione in giornata). Appena diventa possibile la verbalizzazione, soltanto per il titolare dell insegnamento si attiva il link Verbalizzazione, che consente di procedere alla chiusura dell appello e quindi la verbalizzazione dei voti. Qui sotto è mostrato un esempio della chiusura di un appello di una prova finale orale, ma il procedimento è identico anche per gli altri tipi di esami. (Per la verbalizzazione definitiva passa alla pagina successiva) 12/05/2014 Pagina 10 di 11

11 Qui sotto mostriamo esempi degli ultimi due pagine per la verbalizzazione definitiva, con firma digitale: 12/05/2014 Pagina 11 di 11