Ordinanza dell UFAP sulla lotta contro il riciclaggio di denaro

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1 Ordinanza dell UFAP sulla lotta contro il riciclaggio di denaro (ORD) del 30 agosto 1999 L Ufficio federale delle assicurazioni private, visti gli articoli 16 capoverso 1 e 41 della legge del 10 ottobre sul riciclaggio di denaro (LRD), ordina: Capitolo 1: Disposizioni generali Art. 1 Oggetto La presente ordinanza ha lo scopo di: a. precisare gli obblighi degli istituti di assicurazione giusta il capitolo 2 LRD; b. delimitare il quadro legale per gli organismi di autodisciplina degli istituti di assicurazione privati; c. concretare compiti e misure dell UFAP relativi alla lotta contro il riciclaggio di denaro. Art. 2 Campo d applicazione La presente ordinanza si applica: a. agli istituti di assicurazione giusta la legge del 23 giugno sulla sorveglianza degli assicuratori (LSA) che esercitano l assicurazione diretta sulla vita oppure offrono o distribuiscono quote di fondi di investimento; b. agli organismi di autodisciplina degli istituti di assicurazione privati. Art. 3 Istituti di assicurazione con sede in Svizzera 1 L UFAP sorveglia il rispetto da parte degli istituti di assicurazione svizzeri delle prescrizioni relative alla lotta contro il riciclaggio di denaro nell ambito della loro attività commerciale in Svizzera. 2 In merito ai contratti conclusi con controparti domiciliate nel Principato del Liechtenstein, l UFAP si basa sulle pertinenti prescrizioni di diritto materiale del Principato del Liechtenstein relative al riciclaggio di denaro. RS RS RS

2 Art. 4 Istituti di assicurazione con sede all estero L UFAP vigila affinché gli istituti di assicurazione esteri rispettino nell ambito della loro attività commerciale in Svizzera le prescrizioni svizzere in materia di riciclaggio di denaro. Capitolo 2: Obblighi degli istituti di assicurazione Sezione 1: Identificazione della controparte Art. 5 Importi determinanti L istituto di assicurazione deve identificare la controparte in occasione: a. della conclusione di un contratto individuale di assicurazione sulla vita, se il premio unico o i premi periodici superano l importo di franchi per contratto nell arco di cinque anni; b. di un versamento di premi superiore a franchi su un conto a favore di un assicurazione sulla vita individuale, sempreché non vi sia ancora un contratto assicurativo; c. della vendita di quote di fondi d investimento. Art. 6 Documenti probatori nel caso di persone fisiche 1 L identificazione di una persona fisica avviene in base: a. a un documento di legittimazione ufficiale valido munito di foto e firma, rilasciato da un autorità statale, se tra la controparte e un collaboratore dell istituto di assicurazione vi è contatto diretto; b. a una fotocopia autenticata del passaporto valido o della carta d identità valida, se i rapporti commerciali avvengono senza contatto personale, segnatamente per corrispondenza, telefonicamente o tramite mediatori indipendenti dall istituto di assicurazione. 2 Per collaboratore giusta il capoverso 1 lettera a si intende ogni persona fisica direttamente legata all istituto di assicurazione mediante contratto di lavoro, contratto d impiego di commesso viaggiatore o contratto di agenzia oppure legato indirettamente mediante contratto di agenzia di una terza persona, nella misura in cui tale persona fisica sia attiva a titolo professionale principale per detto istituto di assicurazione. 3 Nel caso di cui al capoverso 1 lettera b, se la controparte non è domiciliata in Svizzera, occorre apporre una postilla sulla fotocopia del passaporto valido o della carta d identità valida (conformemente alla Convenzione del 5 ottobre che sopprime la legalizzazione degli atti pubblici esteri). 3 RS

3 Art. 7 Documenti probatori nel caso di persone giuridiche 1 L identificazione di una persona giuridica avviene in base a un estratto del registro di commercio risalente a non oltre tre mesi oppure a un documento equivalente se si tratta di persona non iscritta nel registro di commercio. 2 Sono considerati documenti equivalenti ai sensi del capoverso 1 segnatamente: a. l originale o una fotocopia autenticata degli statuti; b. un esemplare autenticato da un notaio dell atto di fondazione o del contratto di fondazione. 3 Se la persona giuridica ha sede all estero occorre verificare inoltre giusta l articolo 6 l identità della persona fisica rappresentante la persona giuridica. Art. 8 Deroghe 1 L obbligo di identificare la controparte decade: a. nel caso di una modifica del contratto o in occasione della conclusione di un nuovo contratto assicurativo, se l identità della controparte era già stata verificata al momento della conclusione del precedente contratto assicurativo; b. se la controparte è una persona giuridica la cui identità è generalmente nota. Tale è il caso segnatamente se si tratta di una società quotata in borsa; c. se la controparte è già stata identificata in modo equivalente all interno del gruppo di imprese di cui fa parte l istituto di assicurazione; d. se la proposta di assicurazione è stata accettata da un intermediario finanziario soggetto alla LRD e il quale ha verificato l identità della controparte già in occasione di altre operazioni finanziarie. 2 Se rinuncia a verificare l identità della controparte per uno dei motivi di cui al capoverso 1, l istituto di assicurazione indica questo motivo negli atti. Nei casi di cui alcapoverso1lettereced,occorreunireagliattilecopiedeidocumentiutilizzati per la verifica originaria dell identità. Art. 9 Cambiamento dello stipulante Se lo stipulante è sostituito nell ambito di un contratto esistente, occorre verificarne l identità conformemente agli articoli 5 a 8. Sezione 2: Accertamento dell avente economicamente diritto Art. 10 Definizione Sono considerati aventi economicamente diritto: a. la persona che versa effettivamente il premio dal punto di vista economico (finanziatore); b. il beneficiario secondo la polizza assicurativa. 3065

4 Art. 11 Criteri 1 L istituto di assicurazione deve richiedere alla controparte una dichiarazione scritta indicante l avente economicamente diritto nel caso in cui la controparte non sia l avente economicamente diritto o vi siano dubbi in merito, segnatamente se: a. la controparte agisce in quanto rappresentante autorizzato di terzi; b. la controparte è una società di sede; c. vi è una crassa discrepanza tra importo assicurativo proposto o versamento effettuato e capacità economica della controparte. 2 Per società di sede ai sensi del capoverso 1 lettera b si intendono, fatto salvo il capoverso 3, società, istituti, fondazioni (comprese le fondazioni di famiglia), trust o fiduciarie che non esercitano nel Paese di sede alcuna attività commerciale o di fabbricazione oppure un altra attività esplicata in forma commerciale. Sono considerate società di sede anche le imprese che non dispongono di propri locali commerciali o di personale proprio oppure che impiegano soltanto personale con compiti amministrativi. 3 Non sono considerate società di sede le persone giuridiche e società con sede in Svizzera il cui scopo è quello di tutelare gli interessi dei membri con misure di autosoccorso o di perseguire essenzialmente scopi di carattere politico, religioso, scientifico, artistico, caritativo, ricreativo o simili, sempreché gli scopi statutari vengano effettivamente perseguiti. Art. 12 Informazioni occorrenti La dichiarazione scritta dell avente economicamente diritto deve fornire informazioni su: a. cognome, nome, indirizzo, domicilio, data di nascita e nazionalità dell avente economicamente diritto, se si tratta di una persona fisica; b. ditta, sede e data di fondazione, se si tratta di una persona giuridica. Se la ditta è iscritta nel registro di commercio, va presentato un estratto del registro di commercio risalente a non oltre tre mesi. Art. 13 Destinatario del pagamento 1 L istituto di assicurazione deve inoltre richiedere allo stipulante una dichiarazione scritta giusta gli articoli 11 e 12 concernente il destinatario del pagamento se il versamento della prestazione assicurativa supera l importo di franchi. 2 L identificazione non è necessaria se il versamento avviene sul conto di una banca soggiacente alla legislazione svizzera sulle banche. 3066

5 Sezione 3: Compiti e misure particolari Art. 14 Rinnovo dell identificazione della controparte o accertamento dell avente economicamente diritto 1 Se nel corso della relazione d affari sorgono dubbi in merito all identità della controparte o dell avente economicamente diritto, l istituto di assicurazione procede nuovamente all identificazione della controparte o all accertamento dell avente economicamente diritto giusta gli articoli 5 a 12. Procede in tal modo segnatamente se sorgono dubbi: a. sull esattezza delle indicazioni in merito all identità della controparte; b. sull identità tra controparte e avente economicamente diritto; c. sulla credibilità della dichiarazione rilasciata dalla controparte in merito all avente economicamente diritto. 2 Nel caso di un assicurazione riscattabile, l istituto di assicurazione deve inoltre accertare nuovamente l avente economicamente diritto se, in caso di evento assicurato o di riscatto, la persona avente diritto non è identica a quella designata al momento della conclusione del contratto. Art. 15 Obbligo speciale di chiarimenti L istituto di assicurazione deve chiarire le circostanze economiche nonché lo scopo della conclusione del contratto assicurativo segnatamente se: a. la controparte intende pagare in contanti un importo superiore a franchi; b. la controparte fa valere motivi di discrezione che vanno oltre la misura usuale nel ramo, segnatamente se esige che il contratto non venga registrato nella banca dati o registrato sotto un nome fittizio o un numero; c. le circostanze economiche dell affare o la situazione degli interessi dell avente diritto non sono comprensibili o plausibili; d. la controparte esige oltre alla polizza assicurativa una dichiarazione di garanzia. Art. 16 Informazioni occorrenti Se si rende necessario un chiarimento particolare secondo l articolo 15, l istituto di assicurazione può richiedere soltanto le informazioni seguenti: a. scopo della stipulazione del contratto; b. origine dei valori patrimoniali depositati; c. attività professionale o economica della parte contraente e dell avente economicamente diritto; d. situazione finanziaria della parte contraente e dell avente economicamente diritto. 3067

6 Art. 17 Obbligo di documentazione L istituto di assicurazione deve allestire i documenti relativi alle conclusioni di assicurazioni e alle identificazioni e ai chiarimenti giusta gli articoli 5 a 16, in modo da consentire a terzi con competenze specifiche segnatamente l UFAP di formarsi, a ogni momento, un giudizio attendibile sul rispetto della LRD e della presente ordinanza da parte dell istituto di assicurazione, nonché di esaminare l identità dell avente diritto e l identificazione dell avente economicamente diritto. Art. 18 Conservazione dei documenti 1 Gli istituti di assicurazione conservano durante almeno dieci anni a contare dalla scadenza o dalla disdetta del contratto assicurativo i documenti seguenti: a. una copia dei documenti sulle conclusioni dei contratti effettuate; b. una copia dei documenti relativi all identificazione della controparte; c. la dichiarazione scritta della controparte giusta gli articoli 11 e 12 della presente ordinanza, nonché giusta l articolo 4 LRD. 2 I dati in relazione a una comunicazione giusta l articolo 9 LRD (informazioni secondo l art. 16) vanno conservati separatamente. Essi vanno distrutti cinque anni dopo la loro comunicazione alle autorità competenti. 3 I documenti vanno conservati in un luogo sicuro e accessibile in ogni momento soltanto alle persone autorizzate, in modo tale che l istituto di assicurazione possa soddisfare entro il termine imposto eventuali richieste di informazioni e di sequestro da parte delle autorità di perseguimento penale. Art. 19 Formalità delle comunicazioni 1 Le comunicazioni giusta l articolo 9 LRD avvengono in forma scritta sul modulo rilasciato dall Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro (Ufficio di comunicazione) e trasmesse via telefax o posta A. 2 Gli istituti d assicurazione informano l UFAP delle comunicazioni fatte all Ufficio di comunicazione. Art. 20 Organo responsabile all interno della società per le misure di lotta contro il riciclaggio di denaro Ogni istituto di assicurazione designa un organo responsabile all interno della società che vigili sul rispetto delle prescrizioni della LRD e della presente ordinanza nonché sulla formazione appropriata del personale in merito alle misure di lotta contro il riciclaggio di denaro. 3068

7 Capitolo 3: Organismi di autodisciplina Art. 21 Riconoscimento L UFAP rilascia il riconoscimento agli organismi di autodisciplina, nella misura in cui questi ultimi: a. dispongono di un regolamento; b. vigilano affinché gli istituti di assicurazione affiliati rispettano gli obblighi di cui al capitolo 2. Art. 22 Regolamento 1 Gli organismi di autodisciplina emanano un regolamento. 2 Il regolamento precisa gli obblighi cui soggiacciono gli istituti di assicurazione affiliati giusta il capitolo 2, e ne regola l esecuzione. Definisce inoltre: a. le condizioni alle quali gli istituti di assicurazione sono ammessi o esclusi dall organismo di autodisciplina; b. le modalità di controllo dell osservanza degli obblighi di diligenza; c. le sanzioni appropriate. La sanzione più severa è la multa di 1 milione di franchi. Art. 23 Registro 1 Gli organismi di autodisciplina tengono un registro degli istituti di assicurazione affiliati (nome, indirizzo e organo interno responsabile dell istituto di assicurazione). 2 Comunicano tale registro come pure ogni sua modifica successiva all UFAP. Art. 24 Obbligo d informare Gli organismi di autodisciplina presentano all UFAP, secondo le sue direttive, un rapporto annuale sulle loro attività. Capitolo 4: Sorveglianza Art. 25 Compiti All UFAP spettano i compiti seguenti: a. approva i regolamenti e ogni modifica successiva emanati dagli organismi di autodisciplina; b. vigila affinché gli organismi di autodisciplina impongano l applicazione di tali regolamenti; 3069

8 c. vigila affinché gli istituti di assicurazione non affiliati a un organismo di autodisciplina rispettino gli obblighi di cui al capitolo 2; d. può effettuare ispezioni in loco. Può affidare i controlli a servizi di revisione. Art. 26 Misure In caso di infrazioni alla presente ordinanza, l UFAP può ricorrere alle misure previste dall articolo 20 LRD oltre a quelle che gli competono giusta la legislazione sulla vigilanza. Art. 27 Obbligo di denuncia L UFAP sporge denuncia conformemente all articolo 21 LRD. Capitolo 5: Disposizioni penali e finali Art. 28 Inosservanza di decisioni L inosservanza di una decisione dell UFAP è sanzionata secondo l articolo 38 LRD in luogo e vece dell articolo 49 LSA. Art. 29 Disposizione transitoria L organismo di autodisciplina dell Associazione svizzera d assicurazioni preposto alla lotta contro il riciclaggio di denaro (OA-ASA) deve adeguare il proprio regolamento alla presente ordinanza entro un anno dall entrata in vigore della stessa. Art. 30 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1 settembre agosto 1999 Ufficio federale delle assicurazioni private: Pfund