GUIDA DI CONFIGURAZIONE PER LA DICHIARAZIONE INTRASTAT

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1 1 GUIDA DI CONFIGURAZIONE PER LA DICHIARAZIONE INTRASTAT Sommario 1 Introduzione Percorso di configurazione Configurazione UI Calendario Fiscale Configurazione UI Organizzazione Configurazione UI Business Partner Configurazione UI Prodotto Set up della documentazione della transazione Ciclo attivo Ciclo passivo Nota di credito e nota di debito Processo di creazione del file UI Elaborazione Intrastat UI Dichiarazione Intrastat Report di controllo... 14

2 2 1 Introduzione L art 50 del decreto-legge 30 agosto 1993, n.331, modificato da ultimo dal decreto legislativo 11 febbraio 2010 n.18, stabilisce l obbligo per i soggetti passivi all imposta sul valore aggiunto di presentare all Agenzia delle Dogane elenchi riepilogativi periodici degli scambi di beni e servizi effettuati con i soggetti passivi dell IVA stabiliti negli altri Stati membri della Comunità Europea. Si descrive nella presente guida la procedura da seguire per la configurazione del sistema Openbravo ai fini della dichiarazione Intrastat. 2 Percorso di configurazione 2.1 Configurazione UI Calendario Fiscale Si raggiunga la UI Fiscal Calendar. Si crei un nuovo record. Si inserisca l Organizzazione; un nome che si riferisca all INTRASTAT, una descrizione. Si spunti sia la checkbox Attivo che la checkbox Calendario Intrastat. Nel tab Anno si inserisca l Anno e si controlli sia spuntata la checkbox Attivo. Infine nel sottotab Periodo si inseriscano i periodi rilevanti per la Dichiarazione. I record relativi ai periodi possono essere inseriti in questa fase e successivamente corretti secondo il valore degli acquisti e/o delle vendite effettuati nel periodo precedente; in alternativa possono essere inseriti di mese in mese o di trimestre in trimestre nel momento in cui l utente si appresta a fine mese a generare la dichiarazione. 2.2 Configurazione UI Organizzazione Si raggiunga la UI Organizzazione e si selezioni l organizzazione di interesse. Il campo Progressivo Intrastat Giornaliero fa riferimento al numero delle dichiarazioni create nella giornata. Qualora nella giornata non si generi alcun file, il campo riporta il valore totale di file inviati telematicamente o consegnati a mano della giornata precedente incrementato di 1, perché la numerazione prende avvio da 1 e non da 0. Qualora si proceda alla creazione di un nuovo file, il Sistema provvede in automatico ad aggiornare il progressivo, iniziando nuovamente dal numero 1. Il campo Progressivo Totale Intrastat rappresenta il valore totale di file generati. Non dovrà mai essere azzerato nemmeno alla chiusura dell anno fiscale. Il progressivo totale viene incrementato automaticamente alla generazione di un nuovo file.

3 3 All Utente è data la possibilità di modificare il valore indicato nei due campi dal momento che il progressivo deve aumentare contestualmente sia qualora si invii il file telematicamente, sia qualora lo si consegni a mano. L Utente interverrà manualmente sui numeri nei seguenti casi: - qualora il programma Intraweb abbia scartato il file generato e sia necessario correggere e rigenerare la dichiarazione. In questo caso prima della generazione del nuovo file occorre decrementare entrambi i valori. - qualora sia stata consegnata una dichiarazione manualmente allo sportello, in questo caso i valori devono essere incrementati prima della generazione del nuovo file. Pertanto, salvo le due occasioni sopra indicate, i valori dei due campi non devono essere modificati dall Utente. Successivamente per ogni organizzazione nel tab Intrastat, occorre siano create due record: una relativa alla Dichiarazione per la parte di cessioni ed una Dichiarazione per la parte di acquisti.

4 4 In ogni record occorre settare i seguenti campi: Anno Tipo Dichiarazione (inserire il valore Acquisti ) Incoterms Natura della transazione Trasporto Cadenza Dichiarazione Codice Utente Intrastat, rilasciato all agenzia delle Dogane all atto della registrazione al sito Sezione doganale, la sezione doganale a cui verrà consegnata la dichiarazione Intrastat I primi tre campi sono facoltativi: qualora vengano compilati, automaticamente le informazioni inserite vengono indicate nelle fatture legate all Organizzazione. In Dati di default si inserisca il Calendario Intrastat configurato (vedi il paragrafo 2.1 ), nel campo Calendario. Una volta salvato il primo record, si inserisca il secondo, completando i campi con riguardo ad inserire nel Tipo Dichiarazione Cessioni.

5 5 2.3 Configurazione UI Business Partner Per ogni Business Partner cliente o fornitore si ha la possibilità di precisare i campi relativi a Incoterms, Natura della transazione e Trasporto in alternativa in questa UI. Qualora vengano compilati in questa sede, il Sistema dà priorità alla informazioni inserite nella UI Business Partner, rispetto a quelle inserite nella UI Organizzazione, per la generazione dei file di Dichiarazione. Si selezioni perciò il Business Partner di tipo cliente e si modifichi il set up di Maggiori Informazioni, nel tab Cliente. Si scelga un valore al campo Incoterms.

6 6 Nel tab Cessioni Intrastat si procede all inserimento riguardo il mezzo di trasporto usato per le cessioni. Si proceda poi con la selezione dei business partner di tipo fornitore (vendor). Si inserisca se lo si desidera il valore facoltativo del campo Incoterms presente in Maggiori Informazioni del tab Fornitore. Nel tab Acquisti Intrastat si procede all inserimento delle informazioni per gli acquisti Intrastat riguardo il mezzo di trasporto usato per gli acquisti ed il paese di origine (cioè il paese di provenienza delle merci).

7 7 2.4 Configurazione UI Prodotto Tramite il menù di accesso rapido si raggiunga la UI Prodotto. Per ogni bene oggetto di transazioni rilevanti ai fini Intrastat, si apra la testata dell item e nel sotto tab Altre proprietà si verifichi la correttezza del campo Tipologia prodotto. Dove non indicato, si proceda a chiarire se sia prodotto o servizio. Nel tab Intrastat si inseriscano le informazioni di dettaglio sul prodotto: il codice nomenclatura del bene o e il codice servizio. Si ricorda che nel primo cosa il codice deve essere di 8 caratteri e nel secondo caso deve essere di 6 caratteri; la massa al netto degli imballaggi nel caso si tratti di un prodotto (qualora inferiore a un kg, occorre arrotondare all unità); la presenza o meno di un unità di misura supplementare del prodotto. Se è presente si inserisca la spunta al checkbox Ha UdM supplementare. Si inserisce quindi l unità di misura supplementare nel campo UdM supplementare (Le unità d misura ammissibili devono essere inserite a Sistema tramite la UI Unità di misura supplementare) e il fattore di conversione fra le due unità di misura nel campo Fattore conversione.

8 8 Qualora si tratti di un servizio occorrerà inserire nel tab Intrastat, sia il codice nomenclatura sia selezionare la modalità di erogazione del servizio (Istantanea, A più riprese). Si salvino le modifiche.

9 9 3 Set up della documentazione della transazione 3.1 Ciclo attivo La configurazione di una fattura attiva rilevante ai fini Intrastat non si distingue da quella di una fattura riguardante una transazione svolta in Italia. Tuttavia è necessario eseguire un set up ulteriore per ogni riga prodotto inerente la fattura. Dopo aver creato una nuova fattura ed aver inserito il record del prodotto, ci si posizioni nel tab Intrastat. Ancora una volta, qualora non sia stato fatto prima, si ha la possibilità di inserire le informazioni relative ai campi Incoterms, Natura della transazione e Trasporto. Qualora questi valori siano stati precedentemente inseriti nell Organizzazione o nelle informazioni del Business Partner, il Sistema aggiorna il valori delle celle in automatico. All Utente è data tuttavia la facoltà di cambiare i dati anche in questa sede. Il campo Natura della transazione è alimentato in automatico qualora sia stata precedentemente inserita l informazione nel campo Natura della Transazione della UI Tipo di Documento, per il tipo di documento configurato per la fattura. Nel caso non fosse stata inserita l informazione tramite la UI Tipo di Documento ma piuttosto tramite la UI Organizzazione, il Sistema alimenta il record del tab Intrastat della UI Fattura di Vendita in automatico. Il campo Paese di Destinazione si alimenta automaticamente prendendo il paese del Business partner ma può essere cambiato manualmente dall utente. Si ha la necessità di inserire la provincia di origine della merce: per far ciò occorre selezionare il Paese di Origine nel campo omonimo e in questo modo nel campo Provincia di Origine saranno selezionabili le provincie del paese selezionato (se configurate a sistema). Le stesse informazioni possono essere inserite nell Ordine di vendita e nella Spedizioni (Cliente). Le informazioni inserite nell Ordine di vendita o nella Spedizioni (Cliente) vengono automaticamente riportate in fattura quando viene richiamato l ordine o il ddt collegato. In caso di invio della merce ad un altro soggetto si precisa la possibilità di inserire l ulteriore informazione riguardante il luogo di consegna nel campo Luogo Consegna presente nella testata dell ordine di vendita creato. Nel caso in cui i 3 soggetti sono di 3 paesi CEE differenti l operazione viene trattata come triangolare. Questa informazione può essere inserita anche nella bolla di spedizione (presente nella testata di creazione di un nuovo documento nella UI Spedizioni Cliente, nel sottotab Maggiori Informazioni). Il questo caso, il campo Paese di Destinazione, si alimenta automaticamente prendendo il paese inserito nel campo Luogo Consegna. La cella del campo Valore Statistico occorre venga inserito a mano in fattura.

10 Ciclo passivo La configurazione di una fattura passiva rilevante ai fini Intrastat non si distingue da quella di una fattura riguardante una transazione svolta in Italia. Tuttavia è necessario eseguire un set up ulteriore per ogni riga prodotto inerente la fattura. Dopo aver creato una nuova fattura ed aver inserito il record del prodotto, ci si posizioni nel tab Intrastat. Ancora una volta, qualora non sia stato fatto prima, si ha la possibilità di inserire le informazioni relative ai campi Incoterms, Natura della transazione e Trasporto. Qualora questi valori siano stati precedentemente inseriti nell Organizzazione o nelle informazioni del Business Partner, il Sistema aggiorna il valori delle celle in automatico. All Utente è data tuttavia la facoltà di cambiare i dati anche in questa sede. Il campo Natura della transazione è alimentato in automatico qualora sia stata precedentemente inserita l informazione nel campo Natura della Transazione della UI Tipo di Documento, per il tipo di documento configurato per la fattura. Nel caso non fosse stata inserita l informazione tramite la UI Tipo di Documento ma piuttosto tramite la UI Organizzazione, il Sistema alimenta il record del tab Intrastat della UI Fattura di Acquisto in automatico. I campi Paese di Destinazione e Provincia di Destinazione si alimentano automaticamente prendendo le informazioni dall organizzazione ma possono essere cambiati manualmente dall utente. Nel caso di acquisto merce l informazione relativa alla provincia di destinazione viene presa dall indirizzo inserito nel campo Magazzino nella UI Entrata Merci. Le stesse informazioni possono essere inserite nell Ordine di acquisto e nell Entrata Merci. Le informazioni inserite nell Ordine di Acquisto e nella Entrata Merci vengono automaticamente riportate in fattura quando viene richiamato l ordine o l entrata merci collegata. In caso di acquisto merce e di invio della merce acquistata ad un altro soggetto si precisa la possibilità di inserire l ulteriore informazione riguardante il luogo di consegna nel campo Luogo Consegna nella testata dell ordine di vendita creato. Nel caso in cui i 3 soggetti sono di 3 paesi CEE differenti l operazione viene trattata come triangolare. Questa informazione può essere inserita anche nella bolla di entrata merci (presente nella testata di creazione di un nuovo documento nella UI Entrata Merci, nel sottotab Maggiori Informazioni). Si ha la necessità di inserire la paese di origine della merce: per far ciò occorre selezionare il Paese di origine nel campo omonimo; questo campo si alimenta automaticamente se il paese di origine è stato inserito nel campo omonimo nel Business partner, tab Acquisti Intrastat. La cella del campo Valore Statistico occorre venga inserito a mano in fattura.

11 Nota di credito e nota di debito Qualora il tipo di documento che si intende creare sia uno dei seguenti: una nota di debito cliente una nota di debito fornitore una nota di credito cliente una nota di credito fornitore occorre verificare nella UI Tipo di documento che : esista un tipo di documento configurato appositamente per ognuna di queste tipologie di documento sia apposta la spunta al checkbox Nota di credito/nota di debito nella testata del tipo di documento Una volta effettuato questo settaggio, si procede alla creazione della nuova Nota. Dal momento che una Nota può riferirsi a più documenti di fattura, il riferimento alla fattura di acquisto e di vendita si trova a livello del tab Righe, in corrispondenza dei record relativi ai prodotti o servizi, e non a livello di testata. Per queste ragioni, un volta creato il documento nota di credito o nota di debito, si precisi, per ogni referenza inserita nel tab Righe, il riferimento alla fattura nel campo con menù a tendina Rif. Fattura. La compilazione di questo campo è importante in quando consente di gestire correttamente le note di credito e le note di debito nella dichiarazione.

12 12 La Normativa prevede che se le note e le fatture sono state emesse e registrate nello stesso periodo di riferimento (mese o trimestre) vengano inserite nella dichiarazione normale. Nel caso delle note di credito, nel campo ammontare delle operazioni della dichiarazione normale verrà inserito il valore netto relativo a un prodotto e/o un servizio tra l imponibile della riga fattura e l imponibile della riga nota di credito. Se le note e le fatture sono state emesse e registrate in un periodo di riferimento differente vengano inserite nella dichiarazione di rettifica. 4 Processo di creazione del file 4.1 UI Elaborazione Intrastat Si raggiunga la UI Elaborazione Intrastat. Si selezioni l Organizzazione, il periodo (secondo quanto l Utente ha previsto nel set up dei calendari Intrastat), il tipo di Dichiarazione e il tipo di report. Si clicchi sul bottone Fatto.

13 UI Dichiarazione Intrastat Per il periodo selezionato nella precedente attività, è stata creata una riga di record nella testata della UI Dichiarazione Intrastat, con le relative righe di dettaglio nel tab Righe. La Dichiarazione appena generata si trova in stato bozza ; è pertanto possibile modificare, aggiornare, eliminare, inserire valori nelle righe. Una volta certo del contenuto della Dichiarazione, l Utente clicchi sul tasto Elabora Dichiarazione. Lo stato della dichiarazione evolve in Completo. Si clicchi sul bottone Genera File e si visualizzi il file nel tab Allegati. E possibile riattivare una dichiarazione per eventuali modifiche attraverso il pulsante Riattiva.

14 14 Tramite il bottone Inserisci Protocollo è possibile inserire il numero protocollo richiesto all Agenzia delle Dogane relativo alla Dichiarazione che è necessario rettificare. Si selezioni perciò la dichiarazione della quale vogliamo inserire il numero protocollo. Si clicchi sul bottone e si inserisca il numero nel campo della finestra pop up che appare. Questo numero di protocollo è importante nel caso in cui dobbiamo presentare una dichiarazione di rettifica relativa a servizi di una precedente dichiarazione creata. 4.3 Report di controllo Qualora lo si desideri è possibile visualizzare un report di riepilogo della Dichiarazione generata. Dalla UI Dichiarazione Intrastat, si selezioni la Dichiarazione e si clicchi sull icona di stampa presente nella barra degli strumenti in verde.