Aggiornamento e stampa dei registri contabili entro fine anno

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1 Aggiornamento e stampa dei registri contabili entro fine anno di Celeste Vivenzi Pubblicato il 19 dicembre 2011 Entro il 31 Dicembre 2011 i contribuenti che tengono la contabilità con sistemi meccanografici devono procedere alla stampa dei registri contabili dell anno Sempre entro tale data deve essere aggiornato e sottoscritto, dall imprenditore o dal legale rappresentante dell impresa, il libro degli inventari (la sottoscrizione è condizione necessaria per la sua validità). La norma che disciplina la tenuta dei registri contabili è stata dettata dalla finanziaria 2008 (legge ) che ha stabilito il termine di stampa entro 3 mesi dalla scadenza prevista per la trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali (ovvero 30 settembre 2010) e quindi, relativamente all anno 2010, l ultimo giorno utile è il REGISTRI INTERESSATI (regole valide per i soggetti in contabilità ordinaria, per i professionisti e per i soggetti in contabilità semplificata): libro giornale; libro inventari; partitari; Registri Iva (fatture, corrispettivi, acquisti). 1

2 N.B. Registro beni ammortizzabili: da ricordare che se tenuto in forma meccanografica il termine per la stampa è il ma che comunque deve essere aggiornato entro il termine per l invio della dichiarazione fiscale ovvero il COSA FARE IN CASO DI VERIFICA Molto importante è ricordare che, in caso di verifica fiscale, la contabilità tenuta in modo meccanografico, anche in difetto di stampa, è considerata regolare se il contribuente dimostra che i dati contabili sono aggiornati e che sia in grado di stampare, a richiesta del verificatore e in sua presenza, i registri richiesti; non siano scaduti i termini per l invio della dichiarazione telematica annuale. Quindi se manca la stampa della contabilità entro il (in presenza delle citate condizioni) si potrà contestare al contribuente un comportamento formale sanzionabile, per irregolare tenuta, con una sanzione che può andare da euro a euro (non si è in presenza della mancata tenuta della contabilità che può dare origine ad un accertamento induttivo). TABELLA RIASSUNTIVA STAMPA REGISTRI CONTABILI ANNO 2010 REGISTRO IVA ACQUISTI STAMPARE ENTRO 31 /12/2011 REGISTRO IVA VENDITE REGISTRO IVA CORRISPETTIVI INVENTARI / MAGAZZINO/PARTITARI IDEM IDEM IDEM 2

3 GIORNALE BENI AMMORTIZZABILI IDEM AGGIORNATO ENTRO IL E, SE TENUTO IN FORMA MECCANOGRAFICA,PROVVEDERE ALLA STAMPA ENTRO IL MODALITA TENUTA CONTABILITA MECCANOGRAFICA : ALCUNE REGOLE Risulta utile ricordare le seguenti modalità pratiche di registrazione dei documenti dettate dal DPR : TERMINE REGISTRAZIONE DELLE FATTURE ATTIVE (Art.23) Le fatture emesse vanno annotate in apposito registro entro 15 giorni dall emissione, nell ordine della loro numerazione e con l indicazione del destinatario, dell importo dell operazione, dell aliquota e dell imposta addebitata. Le fatture differite, diversamente, devono essere registrate entro lo stesso termine previsto per l emissione, quindi entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui l operazione si considera effettuata. N.B. L imposta relativa a tali fatture, comunque, va inserita nella liquidazione periodica di competenza, cioè del periodo (mese/trimestre) in cui è avvenuta la consegna o spedizione dei beni. Le fatture di importo inferiore a. 300,00 (importo modificato dal recente Decreto sviluppo)possono essere registrate cumulativamente mediante un documento riepilogativo. TERMINE REGISTRAZIONE DEI CORRISPETTIVI (Art. 22 e Art. 24) L emissione della fattura non è obbligatoria, salvo espressa richiesta da parte del cliente al 3

4 momento dell effettuazione dell operazione, per le operazioni espressamente indicate dall art.22 del D.P.R. 633/72 ovvero : commercio al minuto prestazioni alberghiere e somministrazioni di bevande e alimenti in pubblici esercizi prestazioni di trasporto di pubblico collettivo di persone e di veicoli e bagagli al seguito prestazioni di servizi in locali aperti al pubblico (autoscuole, barbieri, parrucchieri ecc.) prestazioni di servizi in forma ambulante o nell abitazione di clienti (fumisti, ciabattini, stabilimenti balneari,ombrellai ecc.) I corrispettivi riscossi vanno certificati mediante emissione di scontrino o ricevuta fiscale; la registrazione dei corrispettivi (suddivisa per giorni) va eseguita entro il giorno 15 del mese successivo a quello di riferimento con riferimento a tutti i corrispettivi riscossi in ciascun mese solare precedente e deve essere suddivisa per aliquota. Si ricorda che l imprenditore che acquista da un dettagliante beni oggetto della propria attività di impresa è obbligato a richiedere la fattura. Nell importo complessivo giornaliero registrato vanno compresi ed evidenziati gli importi riscossi con emissione di fattura. Infine si segnala che per qualsiasi operazione soggetta all obbligo di certificazione dei corrispettivi il contribuente può indifferentemente ed alternativamente emettere lo scontrino fiscale ovvero la ricevuta fiscale. TERMINE REGISTRAZIONE DELLE FATTURE PASSIVE (Art.25) Le fatture passive e le bollette doganali relativi agli acquisti di beni e servizi devono essere innanzi tutto numerate progressivamente in ordine di arrivo e poi devono essere annotate, in apposito registro, secondo la numerazione attribuita, indicando la data di emissione, il soggetto emittente, l importo dell operazione, l aliquota e l imposta. 4

5 L annotazione nel registro deve essere eseguita, anteriormente alla liquidazione periodica, ovvero alla dichiarazione annuale, nella quale viene esercitato il diritto alla detrazione della relativa imposta. La registrazione delle fattura passiva può essere effettata al massimo entro il termine di presentazione della dichiarazione relativa al secondo anno successivo a quello in cui la fattura è stata ricevuta. Le fatture aventi per oggetto beni o servizi indetraibili ai sensi dell art.19-bis.1) del D.P.R. 633 /1972 possono non essere registrate. TERMINE REGISTRAZIONI OPERAZIONI NON RILEVANTI AI FINI IVA Il termine di registrazione delle operazioni rilevanti ai soli fini reddituali è di 60 giorni dal momento dell effettuazione. REGOLE PER LA TENUTA DELLA CONTABILITA SEMPLIFICATA I soggetti che applicano questo regime contabile devono: annotare entro 60 giorni i componenti positivi e negativi di reddito fuori campo Iva (salvo le spese del personale che possono essere registrate in modo riepilogativo entro il termine per l invio del modello unico); annotare il valore delle rimanenze finali esistenti (anche tenendo elenco analitico a parte) entro il termine di invio del modello unico; annotare gli altri elementi (fatture da ricevere, ratei e risconti, ammortamenti, plusvalenze e minusvalenze, interessi attivi e passivi ) entro il termine di presentazione del modello Unico. 5

6 LA VIDIMAZIONE LIBRI SOCIALI Vanno bollati e numerati prima di essere messi in uso presso la Cciaa o presso un Notaio. A questo proposito si ricorda che a far data dal per le società a responsabilità limitata (salvo clausole di deroga contenute nello statuto) il libro soci è stato abolito e sostituito dalla pubblicità dei trasferimenti delle quote sociali in Camera di Commercio. NUMERAZIONE PROGRESSIVA DEI REGISTRI La numerazione progressiva delle pagine si effettua prima della stampa e per ciascun anno indicando pagina per pagina l anno di riferimento (es. 2010/1, 2010/2 ecc.). IMPOSTA DI BOLLO DOVUTA Inventari e giornale (l imposta di bollo può essere assolta anche tramite pagamento con il modello F23): Società di capitali: marca da bollo euro 14,62 ogni 100 pagine e tassa concessione governative da 309,87 euro a 516,46 euro; Società di persone, imprese individuali, società cooperative: marca da bollo euro 29,24 ogni 100 pagine; Registri Iva: non sono soggetti a vidimazione e ad imposta di bollo. 6

7 COSA SI PUO FARE SE CI SI DIMENTICA DI ACQUISTARE LE MARCHE DA BOLLO Le nuove marche da bollo ovvero i contrassegni telematici dopo l apposizione sui registri devono essere annullati (con timbro, barratura,firma,data ecc.). I contrassegni recano la data di emissione e per tale motivo, se si provvede alla stampa dei registri del 2010 entro il senza aver precedentemente acquistato le relative marche queste recheranno una data successiva al termine ultimo per la stampa (i.e. gennaio 2012). Tuttavia, anche in presenza di tale evenienza, i registri vengono considerati regolari e il contribuente può provvedere alla regolarizzazione dell imposta di bollo tramite il meccanismo del ravvedimento operoso. Dal punto di vista pratico occorre procedere in questo modo (si rammenta che la sanzione ammonta al 100% dell imposta di bollo dovuta): 1) versare la sanzione con Modello F23 codice tributo 675T così determinata: 1/10 del 100% se il ravvedimento viene fatto entro 30 giorni dalla scadenza; 1/8 del 100% se il ravvedimento viene effettuato oltre i 30 giorni ma entro un anno; 2) provvedere al versamento degli interessi calcolati a giorni nella misura del 1% annuo con codice tributo 731T. ESEMPIO Se un soggetto ha dimenticato di acquistare per i libri giornale ed inventari ha dimenticato di acquistare n. 10 marche da bollo da 14,62 (totale 146,20), la sanzione da versare sarà la 7

8 seguente: 14,62 per la regolarizzazione entro 30 giorni; 18,28 per la regolarizzazione oltre 30 giorni. ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA DELLE SCRITTURE CONTABILI Le scritture contabili, il libro giornale, il libro degli inventari, i mastri, il registro dei beni ammortizzabili e i registri dell Iva possono essere conservati in modo elettronico secondo precise disposizioni dettate dal Dm e dal CNIPA. Il soggetto responsabile della conservazione deve apporre sul file la firma digitale e la marca temporale. I termini per poter riprodurre informaticamente i documenti sono: 15 giorni per le fatture; per tutti gli altri documenti la riproduzione invece può essere fatta entro il termine per la presentazione della dichiarazione fiscale. La normativa in materia prevede inoltre l invio telematico all Agenzia delle Entrate di una specifica comunicazione contenente le seguenti informazioni relative: all impronta dell archivio digitale, 8

9 alla firma elettronica alla marca temporale (strumenti che hanno lo scopo di dare validità fiscale a tutta la documentazione archiviata). Anche i Contribuenti che si avvalgono delle modalità di archiviazione elettronica sono tenuti all applicazione dell imposta di bollo ( 14,62 o 29,24 a seconda della tipologia del contribuente) ogni 2500 registrazioni provvedendo al relativo pagamento tramite modello F23 con il codice tributo 458T. 19 dicembre 2011 Celeste Vivenzi 9