REGOLAMENTO DI MEDIAZIONE

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1 REGOLAMENTO DI MEDIAZIONE ART. 1) DEFINIZIONI Ai fini del presente Regolamento ( Regolamento ): - Organismo di mediazione, o anche Organismo, indica Alpi Concilia S.r.l., iscritta nell apposito registro istituito presso il Ministero della Giustizia, nell ambito della quale vengono gestite i procedimenti di mediazione ai sensi del D.Lgs. 28/10 così come modificato dal D.L. 138/11 e, successivamente, dal D.L. 69/13 convertito con modificazioni dalla L. 98/13 e, ai sensi, del D.M. 180/10 così come modificato dal D.M. 145/11 e D.M. 139/ Responsabile dell Organismo indica la persona fisica alla quale sono affidati i compiti e le prerogative attribuite a tale soggetto dalla normativa vigente, ovvero i suoi sostituti; - Segreteria indica la struttura all interno di Alpi Concilia S.r.l. cui è affidata la cura e la gestione dei procedimenti di mediazione; la Segreteria fa capo al Responsabile dell Organismo. ART. 2) AMBITO DI APPLICAZIONE Il presente Regolamento si applica ai procedimenti di mediazione a fini conciliativi ( Mediazione ) delle controversie che le parti intendono risolvere bonariamente, in forza di una disposizione di legge, su invito di un giudice, in virtù di una clausola contrattuale o statutaria, ovvero di propria iniziativa. Il Regolamento si applica ai procedimenti di mediazioni amministrati da Alpi Concilia S.r.l. in relazione a controversie nazionali, rientranti nel proprio ambito di competenza territoriale, quale definito dall art. 4, c. 1, D.Lgs. 28/10, così come modificato dal D.L. 69/13 convertito in L. 98/13. Le controversie internazionali possono essere soggette ad altro regolamento. In caso di sospensione o cancellazione dell Organismo dal registro, i procedimenti di mediazione in corso proseguono presso l organismo scelto dalle parti entro 15 giorni dalla data di sospensione o cancellazione. In mancanza, l organismo è scelto dal Presidente del Tribunale del luogo in cui la procedura è in corso. ART. 3) LA SEGRETERIA La Segreteria cura ed amministra il servizio di mediazione. Coloro che operano presso la Segreteria devono essere imparziali, non devono entrare nel merito della controversia e non svolgono attività di mediazione. La Segreteria predispone un apposito fascicolo per ogni procedimento di mediazione, tiene un registro, anche informatico, dei procedimenti di mediazione, con le annotazioni relative al numero d ordine progressivo, i dati identificativi delle parti, l oggetto della controversia, il mediatore designato, la durata del procedimento e il relativo esito. La Segreteria può dichiarare concluso il procedimento, comunicandolo alle parti, qualora: - in qualsiasi momento le stesse dichiarino o dimostrino di non avere interesse a proseguire il procedimento; - qualora siano trascorsi 90 giorni dal deposito della domanda di mediazione, salvo diversa concorde volontà delle parti. In ogni caso, la Segreteria produrrà l attestazione di conclusione del procedimento all esito del verbale di mancata partecipazione della parte chiamata e mancato accordo formato dal mediatore ai sensi dell art. 11, co. 4 del D.Lgs. 28/2010. Su richiesta della parte, la Segreteria attesta altresì per iscritto: - l avvenuto deposito della domanda; - l avvenuta chiusura del procedimento. ART. 4) IL MEDIATORE Il mediatore non decide la controversia ma aiuta le parti a trovare un accordo soddisfacente per la composizione della stessa, anche con la formulazione di una proposta per la sua risoluzione. 1

2 Il mediatore è designato dal Responsabile dell Organismo tra i nominativi inseriti nell elenco di Alpi Concilia S.r.l. e iscritti con provvedimento del Responsabile del Registro tenuto dal Ministero della Giustizia. La lista dei mediatori iscritti è disponibile sul sito I mediatori inseriti nell elenco di Alpi Concilia dovranno essere in possesso di una specifica formazione o, in alternativa, possedere i requisiti di legge per esercitare di diritto l attività di mediazione. I mediatori dovranno curare il mantenimento della propria preparazione professionale mediante la partecipazione a percorsi di aggiornamento di carattere teorico-pratico almeno biennale, acquisiti presso gli enti di formazione ai sensi di legge nonché aver partecipato, nel biennio di aggiornamento ed in forma di tirocinio assistito, ad almeno 20 casi di mediazione svolti presso organismi iscritti. L Organismo è obbligato a consentire gratuitamente il tirocinio assistito di cui al D.M. 180/10 così come modificato dal D.M. 145/11 e D.M. 139/14. La designazione dei mediatori ad opera del Responsabile dell Organismo avviene mediante criteri inderogabili, predeterminati e rispettosi della specifica competenza professionale richiesta per la singola procedura di mediazione attivata, desunta anche dalla tipologia di laurea posseduta, ovvero dall appartenenza ad uno specifico albo professionale, nonché secondo turnazione, disponibilità ed esperienza in mediazione, avuto riguardo dell oggetto e delle parti della controversia, in modo da assicurare l imparzialità e l idoneità al corretto e sollecito espletamento dell incarico. A tal fine, il Responsabile dell Organismo provvede a raggruppare per categorie di massima i mediatori iscritti nel proprio elenco, tenendo conto delle diverse aree di specifica competenza professionale (giuridica, giuridico-economica, tecnico scientifica, umanistica, medica, etc.) nonché, all interno di ciascuna di esse, del grado di competenza in materia di mediazione di ciascun mediatore (tenendo conto del periodo di svolgimento dell attività di mediazione, del grado di specializzazione, dei contributi scientifici redatti, del numero di mediazioni svolte, del numero di mediazioni svolte con successo, etc.). Nell assegnazione dell incarico fra i diversi mediatori, dunque, si provvederà in primo luogo a valutare la natura della controversia e, di conseguenza, si procederà ad identificare la specifica area di competenza professionale definita che appare maggiormente idonea. In questo contesto, poi, ove trattasi di controversia rientrante in ambiti che, secondo la valutazione del Responsabile dell Organismo, sono da considerarsi di normale gestione, potrà essere seguito un criterio di turnazione fra i diversi mediatori inseriti nelle singole aree di competenza. Ove trattasi, a giudizio del Responsabile dell Organismo, di controversia che presenta profili di alta difficoltà (sia sul piano della definizione in diritto che di applicazione delle tecniche di mediazione) si dovrà procedere ad una designazione in favore dei mediatori di pari grado di competenza; la selezione fra gli stessi potrà avvenire secondo il criterio della turnazione. L Organismo può fornire alle parti una lista di candidati ritenuti idonei, tenendo in considerazione l eventuale preferenza espressa da questi, le specifiche competenze professionali ed eventuali conoscenze tecniche o linguistiche o la disponibilità del mediatore. Ciascuna parte può segnalare la propria preferenza per la nomina del mediatore. Se le parti non comunicano, in modo concorde, un nominativo entro 5 giorni, l Organismo nomina il mediatore tra i candidati proposti, secondo i criteri sopra elencati. Le parti possono individuare il mediatore tra i nominativi inseriti negli elenchi. Il mediatore non deve trovarsi in alcuna della situazioni di incompatibilità previste da specifiche norme di legge o dal codice etico di cui all Allegato B. Ove si renda necessario e secondo quanto previsto dalla legge, il Responsabile dell Organismo può individuare un altro mediatore che affianchi il mediatore designato nell esercizio della sua funzione (co-conduzione). In presenza di giustificati motivi, ciascuna parte può richiedere al Responsabile dell Organismo la sostituzione del mediatore designato. ART. 5) AVVIO DEL PROCEDIMENTO Il procedimento di mediazione può essere avviato su istanza di parte anche sulla base di un apposita clausola contrattuale o statutaria, su invito del Giudice, e qualora la legge preveda l obbligo di esperire un tentativo di mediazione prima di proporre l azione giudiziale. Il procedimento si avvia attraverso il deposito presso la Segreteria di una apposita istanza, debitamente compilata, utilizzando i modelli cartacei o disponibili on-line sul sito internet di Alpi Concilia S.r.l., ovvero a disposizione presso le 2

3 sedi accreditate dell Organismo. L istanza può essere presentata anche in carta semplice, purché contenga gli stessi dati richiesti nell istanza predisposta da Alpi Concilia S.r.l. In ogni caso, nella domanda devono essere indicati: - il nome dell organismo di mediazione (Alpi Concilia S.r.l.); - le generalità ed i recapiti delle parti; - le generalità ed i recapiti dei difensori tecnici nominati dalle parti; - l oggetto della controversia; - le ragioni della pretesa; - il valore della controversia, sulla base dei criteri indicati dal Codice di Procedura Civile. La Segreteria procede all istruttoria della domanda presentata, comunica l avvenuta ricezione dell istanza e ogni altro elemento necessario allo svolgimento della procedura. Qualora la domanda si presenti incompleta rispetto agli elementi sopraindicati oppure la parte istante non provveda al versamento delle spese di avvio, il Responsabile dell Organismo sospende la domanda ed invita la parte istante a provvedere all integrazione della domanda entro 7 giorni dal ricevimento della comunicazione, decorsi inutilmente i quali, non si darà corso al procedimento. La domanda può essere depositata anche nei confronti di più parti. Il Responsabile dell Organismo fissa la data del primo incontro tra le parti entro 30 giorni dal deposito della domanda, salvo diverso accordo tra le parti o per motivate esigenze organizzative. La Segreteria comunica alla parte che ha attivato la procedura la data dell incontro, ed invia alle altre parti la domanda di mediazione, comunicandone la data del primo incontro, con mezzo idoneo a dimostrarne l avvenuta ricezione. Le parti devono, entro 7 giorni dalla data fissata per l incontro, confermare o meno la partecipazione alla mediazione inviando l apposito modulo compilato. La mancata conferma equivale al rifiuto a partecipare all incontro, che avrà in ogni caso luogo con le parti che hanno confermato. Ogni parte ha diritto di accesso agli atti del procedimento, ad eccezione di quelli espressamente riservati al mediatore. Qualora venga a mancare l apposita abilitazione dell Organismo successivamente al deposito della domanda, la Segreteria informa tempestivamente le parti e fornisce alle stesse l elenco degli organismi abilitati presso cui potrà svolgersi il procedimento. La Segreteria dell Organismo potrà effettuare le comunicazioni alle parti avvalendosi di qualunque mezzo idoneo ad assicurarne la ricezione. I mediatori possono promuovere la propria attività purché in modo professionale, veritiero e dignitoso. ART. 6) SVOLGIMENTO DELLA MEDIAZIONE La procedura di mediazione di svolge nelle sedi dell Organismo comunicate ed accreditate presso il Ministero della Giustizia. In alternativa, l Organismo può fissare lo svolgimento della procedura in altro luogo ritenuto più idoneo con il consenso di tutte le parti, del mediatore e del Responsabile dell Organismo. Le parti devono (nei casi di cui all art. 5, comma 1, del d.lgs 28/10) partecipare all incontro assistite da un difensore tecnico nominato per l intera durata del procedimento di mediazione. L Organismo ritiene essenziale la partecipazione personale delle parti al primo incontro di mediazione. Ove le parti non compaiano personalmente, i difensori tecnici devono essere informati sui fatti e muniti dei necessari poteri, derivanti da apposita delega scritta che rimarrà inserita nel fascicolo del procedimento, al fine del raggiungimento dell accordo. Per le procedure volontarie, la presenza del difensore tecnico non è obbligatoria. Durante il primo incontro il mediatore chiarisce alle parti la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione. Sempre nello stesso primo incontro, il mediatore invita le parti e i loro difensori tecnici a pronunciarsi sulla possibilità di iniziare la procedura di mediazione e, in caso positivo fissa il successivo incontro. Il mediatore conduce gli incontri senza formalità di procedura, sentendo le parti sia congiuntamente che separatamente. Su richiesta del mediatore, e d accordo con le parti che si impegnano a sostenerne gli eventuali oneri, il Responsabile dell Organismo individua un consulente tecnico. Il compenso del consulente tecnico sarà determinato sulla base del 3

4 tariffario stabilito per i consulenti tecnici del Tribunale nella cui circoscrizione si svolge la mediazione. Al pagamento del compenso del consulente tecnico provvederanno direttamente le parti. La procedura di mediazione ha una durata non superiore a 3 mesi dal deposito dell istanza (derogabile con accordo delle parti). In caso di ricorso alla procedura su invito del giudice il termine decorre dalla data di scadenza fissata dal giudice per il deposito dell istanza. La mediazione telematica La mediazione per via telematica costituisce integrazione e completamento del servizio di mediazione reso dall Organismo e rappresentare una modalità integrativa e complementare di fruizione del servizio, che consente una maggiore flessibilità e rapidità nella gestione della procedura. Per quanto non specificamente disposto di seguito, al servizio telematico si applicano le previsioni del presente Regolamento. La mediazione telematica permette di gestire l'intera procedura di mediazione in videoconferenza, direttamente dalla propria sede o studio senza doversi recare fisicamente presso le sedi dell'organismo di mediazione. La mediazione e le comunicazioni tra tutte le parti potranno avvenire attraverso modalità telematiche solo ed esclusivamente se le parti sono entrambe d'accordo e manifestino esplicitamente il loro consenso. Consente alle parti (utenti e mediatore) di dialogare (sia in sessioni aperte a entrambe le parti che in sessioni dedicate ad ognuna delle parti) in tempo reale a distanza. E' sempre ammessa la mediazione on line nei casi in cui una parte partecipi in videoconferenza e l'altra, previo consenso, partecipi fisicamente alla presenza del mediatore nella sede dell'organismo. La mediazione telematica è accessibile a chiunque possieda una postazione (computer) collegata ad internet e corredata di webcam, microfono e cuffie/casse audio. All'esito dell'incontro le parti potranno ricevere direttamente in formato elettronico, attraverso la Posta Elettronica Certificata, una copia del verbale la cui sottoscrizione potrà avvenire in modalità analogica (firma autografa autenticata, con il successivo invio presso la sede dell'organismo). ART. 7) CONCLUSIONE DELLA MEDIAZIONE Il verbale di mediazione è un documento sottoscritto dalle parti e dal mediatore che ne autentica le firme, secondo quanto previsto dalla legge. Esso dà atto dell esito dell incontro ed eventualmente, dell impossibilità di una parte di sottoscriverlo. In qualunque momento del procedimento, quando tutte le parti lo richiedono, il mediatore, dopo averle informate circa le conseguenze per l ipotesi di mancata accettazione, formula una proposta di accordo. La proposta di conciliazione è comunicata alle parti per iscritto, a cura della Segreteria. Entro 7 giorni le parti, per iscritto, fanno pervenire alla Segreteria l accettazione ovvero il rifiuto della proposta. In mancanza di comunicazione nel termine, la proposta si considera rifiutata. Salvo diverso accordo tra le parti, la proposta non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento. In caso di mancata adesione o partecipazione al procedimento di mediazione, il mediatore non può formulare alcuna proposta. In caso di esito positivo del procedimento, il verbale di mediazione sottoscritto dalle parti e dai rispettivi difensori tecnici costituisce titolo esecutivo per intraprendere l espropriazione forzata, l esecuzione per consegna e rilascio, l esecuzione forzata degli obblighi di fare e non fare e per l iscrizione di ipoteca giudiziale. L acquisizione di tale efficacia resta, in ogni caso, subordinata all attestazione e alla certificazione, da parte dei difensori tecnici che hanno assistito le parti del procedimento aderenti all accordo, della conformità di quest ultimo alle norme imperative e all ordine pubblico. Al termine del procedimento di mediazione, la Segreteria consegna alle parti la Scheda di Valutazione di cui all Allegato C. 4

5 Tutti gli oneri e gli obblighi derivanti dall accordo raggiunto sono a carico delle parti. ART. 8) INDENNITA L indennità comprende le spese di avvio del procedimento e le spese di mediazione. Le spese di avvio, pari ad Euro 40,00 (+ IVA) per le liti di valore fino a Euro 250,000,00 ed Euro 80,00 (+ IVA) per le liti di valore superiore a Euro ,00 sono dovute dalla parte istante al momento del deposito della domanda di mediazione e dalla controparte al momento dell adesione al procedimento, a titolo di spese (diritti) di segreteria oltre alle spese vive. In forza all art. 16 dm. 180/2010, le spese (es. raccomandate ar) sono da ritenersi aggiuntive rispetto alla Tabella delle indennità. Per il servizio di notifica a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno, il costo aggiuntivo a carico della parte istante è di Euro 10,00 (IVA inclusa), per ciascuna parte convocata. Se si fornisce una -pec del convenuto, non sarà addebitato nessun costo. Dopo il primo incontro le parti, qualora decidano di proseguire con la mediazione, verseranno gli importi dovuti in base alla tabella delle indennità dell ODM. Il rilascio del verbale è condizionato all effettuazione del relativo pagamento. Le spese di mediazione comprendono l onorario del mediatore per l intero procedimento di mediazione, indipendentemente dal numero di incontri svolti. Esse rimangono fisse anche nel caso di mutamento del mediatore nel corso del procedimento ovvero di nomina di un collegio di mediatori, di nomina di uno o più mediatori ausiliari, ovvero di nomina di un diverso mediatore per la formulazione della proposta ai sensi dell articolo 11 del decreto legislativo. Le spese di mediazione sono dovute in solido da ciascuna delle parti. Quando più soggetti rappresentano un unico centro d interessi si considerano un unica parte. L importo massimo delle spese di mediazione per ciascun scaglione di riferimento, come determinato a norma della medesima tabella delle indennità: a) può essere aumentato in misura non superiore a un quinto tenuto conto della particolare importanza, complessità o difficoltà dell affare; b) deve essere aumentato in misura non superiore a un quarto in caso di successo della mediazione; c) deve essere aumentato di un quinto nel caso di formulazione della proposta ai sensi dell articolo 11 del decreto legislativo; Il valore della lite è indicato nella domanda di mediazione a norma del codice di procedura civile. In caso di valore indeterminato o indeterminabile lo scaglione da applicarsi sarà quello da Euro a Euro In ogni caso, se all esito del procedimento di mediazione il valore risulta superiore, l importo dell indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento. Nel caso di mancato accordo, all esito del primo incontro, nulla è dovuto all Organismo e al mediatore fatte salve le spese (diritti di Segreteria) oltre alle spese vive dovute da entrambe le parti e già versate in occasione dell avvio/adesione della procedura. Nelle ipotesi di mediazione obbligatoria e di mediazione delegata dal giudice ai sensi dell art. 5 del D.Lgs. 28/10, così come modificato dal D.L. 69/13 convertito, con modificazioni, in L. 98/13, la parte che si trova nella condizione per l ammissione al patrocinio a spese dello Stato, ai sensi dell art. 76 (L) del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di spese di giustizia, di cui al D.P.R. 115/02, non è tenuta a corrispondere alcuna indennità. A tal fine, la parte è tenuta a depositare presso la Segreteria apposita dichiarazione sostitutiva dell atto di notorietà. Alpi Concilia S.r.l. si riserva la facoltà di richiedere documentazione aggiuntiva necessaria a verificare la veridicità di quanto dichiarato. Gli importi minimi delle indennità per ciascun scaglione di riferimento, come determinati a norma della tabella A allegata al presente decreto, sono derogabili. ART. 9) RISERVATEZZA Il procedimento di mediazione è coperto da riservatezza in tutte le sue fasi. Prima dell inizio di ciascun procedimento di mediazione e comunque prima dell incontro con le parti, il mediatore sottoscrive un apposita dichiarazione di imparzialità, indipendenza, neutralità e riservatezza. I mediatori che svolgono servizi di mediazione per Alpi Concilia S.r.l. devono aderire al codice etico di cui all Allegato B. Chiunque presta la sua opera o il proprio servizio nell Organismo o comunque nell ambito della procedura di mediazione 5

6 è tenuto all obbligo di riservatezza rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nell ambito della procedura medesima. La suddetta limitazione riguarda anche il mediatore in tirocinio previsto nell art. 2 del D.M. 145/11. Rispetto alle dichiarazioni rese ed alle informazioni acquisite nel corso di eventuali sessioni separate e salvo il consenso della parte da cui le dichiarazioni e le informazioni stesse provengano, il mediatore e coloro che sono presenti all incontro sono tenuti alla riservatezza nei riguardi di tutti gli altri soggetti. Allo stesso modo, il mediatore, le parti e tutti coloro che intervengono all incontro non possono divulgare a terzi i fatti e le informazioni apprese nel corso del procedimento di mediazione. A tal fine, i soggetti, diversi dalle parti e dagli addetti alla Segreteria, che hanno preso parte all incontro di mediazione, devono sottoscrivere un apposita dichiarazione di riservatezza. Le parti e ogni altra persona presente agli incontri di mediazione, inclusi i mediatori in tirocinio, non possono utilizzare, nel corso di un eventuale successivo giudizio, arbitrato o procedimento contenzioso, le dichiarazioni e le informazioni apprese durante il procedimento di mediazione, salvo il caso il cui vi sia il consenso scritto della parte da cui le dichiarazione e le informazioni stesse provengono. Le parti non possono chiamare il mediatore, gli addetti alla Segreteria e chiunque altro abbia preso parte al procedimento di mediazione a testimoniare in giudizio o deferire il giuramento decisorio su fatti e circostanze appresi nel corso del procedimento di mediazione stesso. ART. 10) ADEMPIMENTI E RESPONSABILITA DELLE PARTI Sono di esclusiva responsabilità delle parti: la proponibilità della domanda, con riferimento alla materia ed alle ragioni della pretesa; la qualificazione della natura della controversia; la forma ed il contenuto dell atto con cui la parte conferisce delega al proprio rappresentante di cui all articolo 6 del Regolamento; la veridicità e correttezza delle dichiarazioni inerenti alla richiesta di ammissione al patrocinio a spese dello Stato; l indicazione del valore della controversia; l individuazione dei soggetti nei confronti dei quali la domanda viene presentata; L Organismo non può essere comunque ritenuto responsabile di eventuali decadenze o prescrizioni, conseguenti a: - mancata o ritardata effettuazione delle comunicazioni rispetto agli adempimenti non riconducibili alla responsabilità dell Organismo; - imprecisa, inesatta o mancata individuazione dell oggetto della domanda e del diritto tutelato ad opera dell istante. In entrambi i casi uniche responsabili sono le parti interessate. Ai fini interruttivi dei termini di decadenza e di prescrizione, è fatta salva la possibilità per la parte istante di effettuare a propria cura la comunicazione del deposito della domanda di mediazione, anche senza indicazione della data dell incontro. ART. 11) TIROCINIO ASSISTITO DI MEDIATORI L Organismo, in conformità a quanto stabilito dal D.M. 180/2010 così come modificato dal D.M. 145/2011 e dal D.M. 139/2014 offre gratuitamente la possibilità ai mediatori in possesso dei requisiti di cui all art. 4, co. 3, del D.M. 180/2010 di presenziare, in qualità di tirocinanti, alle procedure di mediazione svolte dall Organismo. Il tirocinante potrà assistere alle procedure di mediazione senza svolgere ulteriori attività. Il tirocinante è tenuto agli stesi obblighi di riservatezza, di indipendenza ed imparzialità a cui sono tenuti il mediatore e la Segreteria ed è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza, imparzialità, neutralità e riservatezza rispetto all intero procedimento cui assiste. Su richiesta del tirocinante, la Segreteria rilascerà l attestato di partecipazione alla procedura di mediazione. In ogni caso il tirocinante non ha diritto a percepire alcun compenso per la partecipazione alle procedure di mediazione. 6

7 ALLEGATI: ALLEGATO A: Tabella indennità del servizio di mediazione ALLEGATO B: Codice etico mediatori ALLEGATO C: Scheda di valutazione 7