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1 1 Fortino Lugi STAMPA UNIONE OFFICE 2000 Vi sarà capitato sicuramente di ricevere lettere pubblicitarie indirizzate personalmente a voi; ovviamente quelle missive non sono state scritte a mano, ma utilizzando un meccanismo chiamato stampa unione. Esso consiste nell unione di un file, contenente dati e chiamata sorgente dati (per esempio: nominativi), ad un altro file, il documento principale (per esempio: una lettera), per ottenerne un terzo (ad esempio: le lettere personalizzate ). Nel caso delle lettere dovrete quindi scriverne solamente una e poi fare in modo che Word vada a prendere gli indirizzi dalla sorgente dati. Il procedimento alla fin dei conti è abbastanza semplice anche se la sua lunghezza e le varie opzioni possono creare difficoltà a molti nella fase iniziale di apprendimento. La stampa unione può essere utilizzata, oltre che per le lettere, anche per creare altri documenti ripetitivi, come cataloghi, buste, etichette. Nel nostro caso vedremo come creare lettere personalizzate che è l applicazione principale della stampa unione; teniamo, però, a mente che lo stesso procedimento può essere utilizzato anche negli altri casi. 1.1 Creare lettere personalizzate Il documento principale Apriamo un nuovo documento e indirizziamoci in Strumenti Stampa unione... Apparirà la barra di stampa unione (Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato Barra stampa unione) e una finestra, chiamata Prepara stampa unione, che ci accompagnerà durante tutta la procedura, clicchiamo su Crea e scegliamo Lettera tipo (Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato La finestra stampa unione), a questo punto ci verrà chiesto se vogliamo utilizzare la finestra attiva o creare un nuovo documento (Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato Finestra attiva o nuovo documento). Scegliamo finestra attiva e andiamo avanti. Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato Barra stampa unione La finestra di dialogo Prepara stampa unione Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato La finestra stampa unione

2 2 Fortino Lugi Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato Finestra attiva o nuovo documento Ora possiamo scrivere la lettera tipo, che sarà uguale per tutti i destinatari, cliccando su modifica nella finestra Prepara stampa unione e scegliendo il nome del documento (Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato Modificare la lettera). Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato Modificare la lettera La finestra prepara stampa unione sparirà e Word ci mostrerà il documento principale. Scriviamo qualcosa di simile alla seguente lettera: Gentile cliente vogliamo informarla che è iniziata una promozione molto interessante. Ci venga a trovare nei nostri locali. Distinti saluti e andiamo avanti tenendo presente che il nostro obiettivo è quello di inserire dopo Gentile cliente il nome, il cognome e l indirizzo dei nostri duemila clienti La sorgente dati Dopo aver preparato la lettera principale, che è costituita dagli elementi che saranno uguali per tutti i destinatari, passiamo alla sorgente dati. Dopo la modifica del documento principale è scomparsa la finestra Prepara stampa unione, per farla riapparire possiamo cliccare sull apposito pulsante ( ) sulla barra di stampa unione e scegliamo da tale finestra Dati Crea origine dati... (Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato Crea origine dati) Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato Crea origine dati L origine dati. Essa altro non è che un file contenente l elenco dei nominativi che ci serviranno; può essere costituita da diversi tipi di file, ad esempio: da un testo (purché i dati siano in tabella o separati da una tabulazione), da un database, come Access, da un foglio di calcolo, come Excel (dovrete indicare la zona del foglio), ecc. La sorgente dati può riferirsi, quindi, anche ad un file esistente oltre che creato ex novo come stiamo facendo.

3 3 Fortino Lugi Dalla finestra che si aprirà (Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato Scegli campi) potremo decidere quali campi utilizzare nella creazione dei dati. Nel nostro caso ci interessano solo nome, cognome,e indirizzo. Gli altri campi possono essere eliminati, selezionandoli e scegliendo Rimuovi nome campo. Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato Scegli campi Quando siamo pronti diamo OK. A questo punto abbiamo una sorgenti dati, solo con i campi, e una lettera che non ha alcun legame con la sorgente dati. Il programma, infatti, ci presenterà il problema e ci chiederà cosa fare: modificare l origine dati inserendo record o inserire i legami tra documento e origine dati nella lettera principale (Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato.-7). Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato.-7 Scegliamo modifica origine dati. La finestra che apparirà ci consentirà di inserire i dati semplicemente riempiendo la maschera coi dati desiderati (Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato Maschera dati). Premendo sul pulsante Nuovo potremo inserire nuovi record. Cliccando su OK finiremo il processo di inserimento.

4 4 Fortino Lugi Elimina il record corrente Questi pulsanti permettono di muoversi tra i record: primo, precedente, attuale, successivo, ultimo Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato Maschera dati Inserire i campi unione nel documento principale Ora non ci resta altro da fare che dire al programma dove inserire i campi nel documento principale: poniamo il cursore dove desideriamo che compaiano i dati della sorgente dati e scegliamo dalla barra di stampa unione (Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato Inserire campi) inserisci campo unione campi (nel nostro caso nome, cognome, indirizzo -- Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato Risultato). Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato Inserire campi Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato Risultato L unione dei documenti Prima di vedere l unione vera e propria diamo un occhiata alla barra di stampa unione(figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato Barra stampa unione): 1. Permette di inserire i campi unione 2. Permette di vedere l anteprima della stampa unione, sostituendo i campi con i record 3. Se attiva l anteprima permette di muoversi tra i dati dei vari record (primo, precedente, attuale, successivo, ultimo) 4. Mostra o nasconde la finestra Prepara stampa unione I successivi pulsanti servono per le operazioni di unione: 5. Per unire il documento a un nuovo documento. Sarà creato un nuovo documento contenente tutte le lettere personalizzate 6. Per unire il documento all 7. Per unire il documento alla stampante. Stampa direttamente il risultato della stampa unione 8. Mostra la finestra Opzioni unione per definire l unione in maniera più accurata Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato Barra stampa unione

5 5 Fortino Lugi Ora possiamo ultimare il lungo procedimento di stampa unione. Scegliamo unione... dalla barra di stampa unione. Dalla finestra che si aprirà (Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato Opzioni unione) decidiamo se creare un nuovo documento Word per ogni lettera personalizzata o mandare il risultato in stampa, o infine unire i file in . Possiamo inoltre scegliere se unire tutti i dati o solo un intervallo (nella zona record da unire o col pulsante Opzioni query...). Appena pronti cliccate su unisci. Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato Opzioni unione Il procedimento è abbastanza lungo, ma dopo alcune prove, sarete capaci di risparmiare un bel po di tempo nella stesura di questo tipo di documenti Salvare il documento principale Se pensiamo che il documento principale possa servirci ancora possiamo salvarlo; in questo modo se dovremo applicare la stampa unione a questo documento, ripeteremo solo l ultima fase: quella dell unione vera e propria Eliminare la stampa unione Se dopo aver avviato il processo di stampa unione ci rendiamo conto di averla applicata al documento sbagliato possiamo, per così dire, staccarla. Dalla finestra Prepara stampa unione scegliamo Crea Ripristina formato originale (Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato.-13 Ripristina). Figura Errore. Nel documento non esiste testo dello stile specificato.-13 Ripristina