RAPPORTO DI AUDIT N. 2 del 17 novembre Verifica del controllo ufficiale in materia di sicurezza alimentare sanità veterinaria

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1 RAPPORTO DI AUDIT N. 2 del 17 novembre 2015 Piano di audit n.3 del 08 ottobre 2015 Composizione GA Responsabile: dott. Gerardo Salvatore Auditor: Dott.ssa Carla Brienza Obiettivo generale dell audit Verifica del controllo ufficiale in materia di sicurezza alimentare sanità veterinaria Verificare le disposizioni generali in merito ai CU (documenti normativi cogenti, linee guida, circolari, procedure documentate) (Accordo 7/2/13 punto 4.1 Disposizioni generali) Obiettivi specifici dell audit Verificare la pianificazione/ programmazione, monitoraggio e revisione delle attività e dei CU (programmazione strategica, annuale, piano di lavoro ecc, sulla base dei LEA) (Accordo 7/2/13 punto 4.7 Sistema di gestione) Verificare le procedure di Registrazione/riconoscimento degli stabilimenti del settore dei mangimi e degli alimenti, le Conseguenze dei controlli (NC e sanzioni), il Sistema di rilascio delle certificazioni ufficiali Accordo 7/2/13 parte 6. Controllo ufficiale Articolazioni organizzative coinvolte ASM- Dipartimento di Prevenzione Sanità e Benessere Animale Area B (ex ASL 4, ed ex ASL 5) Normativa di riferimento Reg. CE 882/04 Art. 4 par.6 DGR 261/14-Recepimento Accordo Stato Regioni 7/02/13 linee guida per il funzionamento ed il miglioramento delle attività di controllo ufficiale da parte delle autorità competenti DGR 697/11 Linee guida vincolanti sull esecuzione e la verifica dei controlli ufficiali in materia di sicurezza alimentare

2 Svolgimento temporale dell attività di audit data dalle alle Processo 10:00 10:30 Riunione di apertura (Dott. Gerardo Salvatore, Dott.ssa Carla Brienza, Dott. Giuseppe Turturiello, Dott Giuseppe Laragione) 10:30 11:00 Accordo 7/2/13 punto 4.1 Disposizioni generali 17/11/ :00 12:00 Accordo 7/2/13 punto 4.7 Sistema di gestione 12:00 13:00 Accordo 7/2/13 parte 6. Controllo ufficiale 13:00 13:30 Riunione di chiusura ESITI DELL AUDIT Verifica risoluzione Raccomandazioni rilevate nell audit n. 2 del 9/12/2014 Nr Processo interessato Raccomandazioni Evidenze oggettive dell attuazione delle azioni correttive Esito delle azioni correttive Si raccomanda di implementare Procedure operative (all1a 1b) un documento aziendale/dipartimentale/di 01 Organizzazione servizio che definisca in maniera specifica le responsabilità e le relative funzioni rispetto alle attività di riconoscimento e registrazione 02 Formazione Si raccomanda di documentare le modalità operative esistenti in Piano formativo 2015 (All 2a e2b)

3 merito alla formazione del personale 03 Infrastrutture, Si raccomanda di rendere Inventario infrastrutture ed attrezzature attrezzature ed prontamente disponibile (all3) ambiente di l inventario delle infrastrutture ed lavoro attrezzature utilizzate durante le attività di riconoscimento e registrazione degli stabilimenti del settore degli alimenti di origine animale 04 Procedura di Si raccomanda di documentare Procedura operativa (all1b) riconoscimento la procedura di riconoscimento definendo le tempistiche di svolgimento delle attività di gestione e monitoraggio con particolare riferimento al rilascio del riconoscimento definitivo sulla base del riconoscimento condizionato 05 Procedura di registrazione Si raccomanda di assicurare il Stesura di un protocollo d intesa tra i In via di risoluzione puntuale coordinamento tra i due Direttori dei Dipartimenti di Prevenzione servizi, SVET area B e SIAN, qualora sia richiesto il CSU e SBA (all.4) Da formalizzare coinvolgimento di entrambi Risultanze Accordo 7/2/13 punto 4.1 Disposizioni generali Presenza di disposizioni generali in merito ai CU (documenti normativi cogenti, linee guida, circolari, procedure documentate) della Unità Operativa area B del Dipartimento di Prevenzione SBA dell ASM E presente un manuale relativo alle procedure operative inerenti il controllo ufficiale dell area funzionale B. All 5 Tale manuale raccoglie le procedure per la pianificazione e la gestione dei controlli ufficiali, richiamando le norme comunitarie, nazionali e regionali di riferimento e applicabile all intero territorio della ASM Accordo 7/2/13 punto 4.7 Sistema di gestione Pianificazione/ programmazione, monitoraggio e revisione delle attività e dei CU (programmazione strategica, annuale, piano di lavoro ecc, sulla base dei LEA)

4 La Programmazione delle attività di controllo ufficiale per l ambito di competenza tengono in considerazione i LEA (pag. 121 dell all.5), sono presenti gli elementi di valutazione del rischio utilizzati per la categorizzazione del rischio degli OSA, sia riconosciuti che registrati. Sono definiti ruoli e responsabilità e azioni. Nella scheda di budget sono definite le risorse, gli obiettivi, gli indicatori, la verifica e la riprogrammazione (report trimestrale collegato alla scheda di budget all.6 ed in seno alla revisione della procedura del controllo ufficiale). Si utilizzano gli audit regionali come audit interni all AC. E presente un sistema di gestione informatizzato della corrispondenza. Il monitoraggio dei LEA avviene su modulistica e tempistica regionali Accordo 7/2/13 parte 6. Controllo ufficiale Obblighi generali in relazione all organizzazione dei controlli ufficiali, Registrazione/riconoscimento degli stabilimenti del settore dei mangimi e degli alimenti, Conseguenze dei controlli (NC e sanzioni), Sistema di rilascio delle certificazioni ufficiali Le modalità operative per l esecuzione dei controlli ufficiali sono riportate nel manuale relativo alle procedure operative inerenti il controllo ufficiale dell area funzionale B. All 5 Nella ASL è presente un sistema informatizzato per la gestione degli OSA. In merito alle modalità operative relative al rilascio delle certificazioni si fa riferimento alle indicazioni ministeriali Documenti allegati 1 pp di riscontri Check list SRA/CL-sis Allegati: 1) 1a) procedura operativa registrazioni 1b)procedura operativa riconoscimenti 2) Piano formativo 2015 (All 2a e2b) 3) Inventario infrastrutture ed attrezzature 4) Protocollo d intesa tra i Direttori dei Dipartimenti di Prevenzione CSU e SBA 5) manuale relativo alle procedure operative inerenti il controllo ufficiale dell area funzionale B

5 Nr Processo interessato Doc. esaminati 01 Audit 2014 All. 4 parte 6.1 Non conformità/osservazioni coordinamento tra i due servizi, SVET area B e SIAN, qualora sia richiesto il coinvolgimento di entrambi Elementi disattesi Reg.CE art.4.5 Richiesta/raccom andazioni AC Formalizzare e attuare il protocollo Obblighi 02 generali in relazione all organizzazi one dei controlli All 5 Mancata definizione di istruzioni in merito alla gestione dei campioni ufficiali: esecuzione, manipolazione, etichettatura, trasporto e conservazione Reg. CE 882/04 art. 8.1 Predisporre una procedura documentata sulla gestione dei campioni ufficiali ufficiali 03 Parte 6.3 Conseguenze dei controlli ufficiali (NC e sanzioni) All 5 Mancata definizione di procedure documentate in merito alle attività/azioni da svolgere a seguito dei controlli svolti da parte del personale Reg. CE 882/04 art. 8.1 Predisporre una procedura documentata sulla gestione delle non conformità e sulle sanzioni Conclusioni: Nel sottolineare lo sforzo fatto nella realizzazione del manuale operativo del servizio oggetto di audit, si evidenzia che il sistema presenta margini di miglioramento in termini di completezza ed efficacia. Si invita il Direttore del Dipartimento a valutare le Osservazioni sopra evidenziate e a presentare entro 15 gg dalla data del presente rapporto di Audit un piano di azioni con indicazione della tempistiche e delle modalità di risoluzione delle criticità segnalate. Le conclusioni sono riferite esclusivamente ai punti esaminati, come da obiettivi specifici dell audit. RGA Responsabile Organizzazione (Dir. Dip. di Sanità e Benessere Animale)