PROCEDURA PRG-12 PROCESSO COMMERCIALE

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1 Pag. di 9 INDICE SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI RESPONSABILITÀ MODALITÀ ESECUTIVE PROMOZIONE COMMERCIALE PREPARAZIONE DELL OFFERTA RIESAME DELL ORDINE/CONTRATTO PIANIFICAZIONE DEI LAVORI REVISIONE/ESTENSIONE DELL ORDINE GESTIONE DEI RECLAMI RIFERIMENTI ARCHIVIAZIONE ALLEGATI /2/7 Adeguamento a ISO 900:205 e ISO 7020:202 RSGQ RSGQ DG 2 04/05/ Seconda revisione RSGQ RSGQ DG 0/06/3 Prima revisione RSGQ RSGQ DG 0 08/0/0 Prima emissione Review generale per integrazione ISO 900 e ISO/IEC 7020 RSGQ RSGQ DG Rev. Data Modifiche Redazione Sigla Verifica Sigla Approvazione Sigla Il presente documento è di proprietà dell Agenzia Beltramo snc di Pinerolo (TO), e non può essere riprodotto, neppure parzialmente, senza una preventiva autorizzazione scritta.

2 SCOPO Pag. 2 di 9 Scopo di questa procedura è quello di definire le modalità, le responsabilità e i documenti associati alla attività di riesame delle richieste, delle offerte e dei contratti. 2 CAMPO DI APPLICAZIONE La procedura si applica alla attività di acquisizione ordini/contratti di/con tutti i clienti. 3 TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI DG DT RSGQ RdI RdS SEG Direzione Generale Direttore Tecnico Responsabile Sistema Gestione Qualità Responsabili delle Ispezioni Responsabili dei Servizi Segreteria PRG-2 Processo commerciale

3 Pag. 3 di 9 4 RESPONSABILITÀ DG effettua il riesame delle offerte presentate e dei prezziari (listini) emessi, con il coinvolgimento di DT coinvolti, in termini di verifica della capacità, dell esperienza e delle risorse adeguate a soddisfare ai requisiti richiesti dal cliente: verifica dell offerta in termini di economici, legali e tempistici; riesamina gli ordini/contratti, con il coinvolgimento di DT, in termini di: verifica della capacità e delle risorse di soddisfare i requisiti definiti; verifica che i requisiti dell ispezione siano adeguatamente definiti, inclusi i metodi da utilizzare; verificare che eventuali scostamenti rispetto all offerta, siano adeguatamente risolti prima dell inizio delle attività e dei lavori; in tale momento si definisce il nominativo del/i RI incaricato/i all assolvimento del lavoro; gestisce eventuali modifiche ai contratti; in concerto con DT e il/i RI incaricato/i, compila la prima pagina del PEC per l apertura della commessa. DT collabora con DG per il riesame delle offerte; collabora con DG al riesame degli ordini/contratti e alla definizione del/il RI coinvolto/i; collabora con DG e il/i RI incaricato/i, alla stesura del PEC di commessa. RSGQ esamina i reclami e le non conformità segnalati dal cliente. PRG-2 Processo commerciale

4 Pag. 4 di 9 SEG esegue la stesura documentale delle offerte emesse; riceve da RI la richiesta di emettere l offerta; a seguito dell attribuzione del n di commessa, informa RI, tramite il Mod.PRG- 4/04, del ricevimento delle attrezzature. RdI ricevono le richieste di offerta da parte dei clienti; emettono le offerte richieste, curando la documentazione dei requisiti, inclusi i metodi da utilizzare, coinvolgendo SEG per la stesura documentale; partecipano al riesame delle offerte da presentare al cliente e al seguente riesame dell ordine/contratto; ricevono da DT l incarico ad eseguire le attività, e partecipano alla definizione della prima pagina del PEC, che delinea la commessa. 5 MODALITÀ ESECUTIVE 5. Promozione commerciale DG e DT, oltre ad intrattenere costanti rapporti con la clientela consolidata, promuovono l espansione commerciale verso nuovi clienti, mediante pubblicità tramite articoli su riviste specializzate nel settore, attraverso l aggiornamento del sito web, e tramite mailing list, lettere di presentazione ed ogni altra forma ritenuta necessaria, oltre ad assicurare una sempre maggior gamma di servizi di elevato livello qualitativo per poter rispondere ad ogni esigenza della clientela, ottenendone la fidelizzazione. Per le attività ispettive il Regolamento dell Agenzia Beltramo viene pubblicato sul sito internet della Società e mantenuto costantemente aggiornato. 5.2 Preparazione dell offerta I servizi di cui al DM /04/, sono offerti secondo la seguente modalità: PRG-2 Processo commerciale

5 Pag. 5 di 9 DT, i RdI o SEG, ricevono dai clienti la richiesta di intervento; di conseguenza trasmettono a SEG gli elementi della richiesta di offerta, per il necessario assolvimento. Infatti le offerte sono predisposte da DT con la collaborazione, per gli aspetti legati alla stesura, di SEG. Tutte le offerte sono registrate nell apposito Mod.PRG- 2/0 Elenco offerte/ordini. Tramite questo modulo, è possibile evidenziare il flusso delle offerte presentate e degli ordini acquisiti. La documentazione contrattuale, con l evidenza dei riesami, è raccolta in originale da SEG. L offerta, redatta attraverso il Mod.PRG- 2/03, dovrà contenere come minimo: Tipologia attrezzatura Tipologia di ispezione Procedimenti di ispezione previsti Personale ispettivo incaricato Eventuale strumentazione utilizzata Durata dell intervento Data prevista per l ispezione Tempi di consegna del rapporto e certificato di ispezione Costo dell attività ispettiva Validità dell offerta Modalità e termini di pagamento Luogo di esecuzione dell ispezione Richieste di assistenza all attività ispettiva Eventuali condizioni di trasporto e ritiro (per le attività da realizzarsi presso la sede dell Agenzia Beltramo) Condizioni di accettazione del Regolamento Generale dell Agenzia Beltramo in merito alle attività ispettive. Il Mod.PRG- 2/03, deve sempre essere sottoposto a riesame attraverso il timbro (Mod.PRG- 2/02). Il riesame dell offerta deve comprendere al minimo le seguenti verifiche: completezza e correttezza della definizione dei metodi di ispezione e di servizio, al fine di soddisfare i requisiti richiesti dal cliente e il rispetto del DM /04/; potenzialità in termini di risorse strumentali e di personale adeguatamente capace e informato in merito alle attività da svolgere; PRG-2 Processo commerciale

6 Pag. 6 di 9 verifica della congruenza dei dati economici espressi nell offerta e tempistici legati ai tempi di erogazione delle prove e/o tarature richieste. I servizi di cui al DPR 462/0, sono offerti secondo la seguente modalità: I prezzi sono pubblicati all interno del Listino prezzi (in revisione vigente). All atto della richiesta di offerta si applicano i prezzi secondo listino di cui sopra, valutando l attribuzione di eventuali scontistiche in conformità a quanto determinato dalla PRG-7 Politica degli sconti per i servizi di cui al DPR-462/0. L offerta, redatta attraverso il Mod.PRG- 2/03, dovrà contenere come minimo: Tipologia di ispezione Documentazione da fornire o rendere disponibile nel corso della verifica Descrizione modalità di verifica Durata minima prevista per la verifica Contenuti del Verbale della verifica Aspetti inclusi nell offerta Aspetti esclusi dall offerta Tempi di validità dell offerta Condizioni economiche Modalità di pagamento Oneri per la sicurezza Informativa privacy secondo D.Lgs. 96/03 Reg. UE 679/206. Il preventivo deve sempre essere sottoposto a riesame attraverso il timbro (Mod.PRG- PRG-2 Processo commerciale

7 Pag. 7 di 9 2/02). Il riesame dell offerta deve comprendere al minimo le seguenti verifiche: completezza e correttezza della definizione dei metodi di verifica e di servizio, al fine di soddisfare i requisiti richiesti dal cliente e il rispetto del DPR 462/0; potenzialità in termini di risorse strumentali e di personale adeguatamente capace e informato in merito alle attività da svolgere; verifica della congruenza dei dati economici espressi nell offerta e tempistici legati ai tempi di erogazione delle verifiche richieste. Le firme, di DG e di DT e RSGQ, apposte all interno del timbro Mod.PRG- 2/02, forniscono evidenza del riesame dell offerta. 5.3 Riesame dell ordine/contratto Dopo la ricezione dell'ordine, DG, con la collaborazione di DT e RdI, verifica i requisiti dei documenti contrattuali, in termini di: verifica della rispondenza con l offerta iniziale e eventuale risoluzione e riallineamento dell ordine/contratto all offerta, prima dell avvio delle attività; verifica della capacità in termini di risorse strumentali e di personale adeguatamente capace e informato in merito alle attività da svolgere e conseguente capacità di rispettare la data di consegna richiesta; requisiti tecnici, qualitativi e gestionali definiti ed accettati dal cliente, inclusa l accettazione a eventuali attività, o parti di esse, affidate a terzi, in regime di subappalto. Qualora ci fossero dei punti da chiarire, DG deve provvedere per tempo ad attivare contatti scritti con il cliente per la loro definizione. Nel semplice caso di accettazione tal quale di modifiche richieste/proposte dal cliente tali contatti scritti consistono semplicemente della conferma d ordine. L attività di riesame del contratto, trova riscontro mediante l apposizione sul retro del documento di offerta del timbro (Mod.PRG- 2/02) che riporta le firme delle figure PRG-2 Processo commerciale

8 Pag. 8 di 9 intervenute e fornisce evidenza del rispetto dei criteri di riesame previsti dalla presente Procedura. A seguito del riesame del contratto, se richiesta dal cliente o quando necessaria per conferma di accettazione di particolari variazioni in sede di ordine rispetto all offerta, viene emessa la conferma d ordine. 5.4 Pianificazione dei lavori A seguito di inserimento degli ordini all interno della pianificazione mensile delle attività, una volta giunti alla data prevista per l inizio del servizio, DG, con la collaborazione di DT e di RdI, compila la prima pagina del PEC, quale pianificazione delle attività riguardanti l assolvimento della commessa. 5.5 Revisione/estensione dell ordine Eventuali revisioni e/o estensioni dell'ordine devono essere riesaminate come l'ordine originale, ossia con un riesame del contratto il quale riporterà nuovamente il timbro di riesame (Mod.PRG- 2/02), qualora le revisioni o le estensioni non comportino significative variazioni rispetto all ordine originale oppure, nel caso diverso, con l apertura di un nuovo processo di verifica legato ad una nuova emissione di offerta, si procederà ad applicare gli stessi criteri di verifica eseguiti nella stesura della prima offerta e l evidenza del riesame sarà nuovamente fornita dall apposizione del timbro (Mod.PRG- 2/02). 5.6 Gestione dei reclami I reclami provenienti dai clienti, vengono trattati, da RSGQ, come definito nella PRG-08 Gestione dei reclami/ricorsi, attivando inoltre, le PRG-03 Gestione delle non conformità e PRG-04 Azioni correttive e preventive. 6 RIFERIMENTI UNI CEI EN ISO/IEC 7020:202 Criteri generali per il funzionamento dei vari tipi di organismi che effettuano attività di ispezione - punto 7 UNI EN ISO 900:205 - Sistema di gestione per la qualità Requisiti - punto 8.2 Manuale del Sistema di Gestione per la Qualità 0,3, 8.2, All. 3 Regolamento PRG-2 Processo commerciale

9 Pag. 9 di 9 7 ARCHIVIAZIONE I documenti relativi alle attività di riesame dei requisiti del servizio vengono conservati, da SEG, allegati alle copie interne delle offerte emesse e degli ordini ricevuti, conservati nell archivio dei contratti e ordini. 8 ALLEGATI Mod.PRG- 2/0 Mod.PRG- 2/02 Mod.PRG- 2/03 Elenco offerte/ordini Timbro Riesame del contratto Modulo di offerta PRG-2 Processo commerciale