RELEASE NOTE PROSPETTO DI CONCILIAZIONE CONTO ECONOMICO CONTO DEL PATRIMONIO CON EXCEL

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1 PROGETTO ASCOT COD. VERS. : DATA : RELEASE NOTE CONTO ECONOMICO CONTO DEL PATRIMONIO CON EXCEL AGGIORNAMENTI VER. DATA PAG. RIMOSSE PAG. INSERITE PAG. REVISIONATE

2 Contenuto: INFORMAZIONI GENERALI NOZIONI BASE SU MICROSOFT EXCEL ISTRUZIONI PER L INSTALLAZIONE E L AVVIO DEL LAVORO NOTE SULLA CARTELLA DI LAVORO DEL PROSPETTO Note generali, Descrizione del menu Scaletta di operazioni da compiere Stampe dei prospetti Note sui criteri di caricamento dei dati da Ascot. Pag. 1

3 INFORMAZIONI GENERALI...3 NOZIONI BASE SU MICROSOFT EXCEL...4 ISTRUZIONI PER L INSTALLAZIONE E L AVVIO DEL LAVORO...5 NOTE SULLA CARTELLA DI LAVORO DEL PROSPETTO...7 SCALETTA DELLE OPERAZIONI DA COMPIERE...9 STAMPA DEI PROSPETTI...10 NOTE SUI CRITERI DI CARICAMENTO DEI DATI DA ASCOT...11 Pag. 2

4 INFORMAZIONI GENERALI Per la compilazione dei Prospetto di Conciliazione, del Conto economico e del Conto del Patrimonio e stata predisposta da Insiel una cartella di fogli Microsoft Excel conforme al modello ministeriale. Questo modello e di facile utilizzo anche da parte di coloro che non conoscono Microsoft Excel, poiche e corredato da istruzioni e da ampi commenti in linea. I dati da riportare sul Prospetto di Conciliazione parte Entrata e parte Spesa vengono in parte, ove possibile, ripresi automaticamente da Ascot, ed in parte devono essere immessi o modificati manualmente nei vari fogli, poiche sono dati non immediatamente rilevabili da Ascot. (Per l esportazione dei dati da Ascot 2 e da Ascot3 o Ascot Web vedere le rispettive Release notes). Il Conto Economico e derivato direttamente dal Prospetto di Conciliazione. Il Conto del Patrimonio e in parte derivato dal Prospetto di Conciliazione ed in parte necessita di una integrazione di dati in quanto non derivabili dal Prospetto. Una volta impostati tutti i dati, si puo procedere alla stampa dei modelli. Pag. 3

5 NOZIONI BASE SU MICROSOFT EXCEL Microsoft Excel permette di gestire dati distribuiti su piu fogli di lavoro. I fogli di lavoro sono raccolti in una cartella di lavoro. Ciascun foglio di lavoro e suddiviso in celle mediante una griglia di righe e di colonne. Ad ogni colonna e assegnata una lettera (A, B, C, D..) Ad ogni riga e assegnato un numero (1, 2, 3, 4.) Pertanto ogni cella e identificata dall indicazione della colonna e della riga (es: A3, B7, C8..) Per spostarsi tra i vari fogli di una cartella si utilizzano i pulsanti di scorrimento delle schede posti nell angolo in basso a sinistra del video. (I due pulsanti di scorrimento centrali spostano i fogli uno alla volta nella direzione indicata, mentre i due pulsanti esterni saltano al primo o all ultimo foglio nella cartella di lavoro). Per attivare un foglio si clicca sulla scheda del foglio. Le schede dei fogli sono visibili in basso della videata centralmente. (per esempio, nel Prospetto di Conciliazione un foglio e denominato Ente : cliccando su questa scheda ci si sposta sul foglio dei dati dell ente.) Se tutti i dati di un foglio non sono immediatamente visibili nella videata, perche le dimensioni del foglio superano l area visibile della finestra video, per vedere le diverse parti del foglio si utilizzano le barre di scorrimento del foglio che stanno sul lato destro e sul lato in basso a destra della videata. Le frecce di scorrimento poste ai due lati delle barre di scorrimento permettono di spostarsi di una riga o di una colonna per volta lungo il foglio di lavoro. In cima all area di lavoro Excel si trova la Barra dei menu ( File, Modifica, Visualizza, Inserisci.) dove sono presenti tutti i comandi di Excel. Ai nostri fini i comandi interessanti si trovano nel menu File da dove si puo aprire una cartella di lavoro, chiuderla, salvarla, salvarla con altro nome, stampare un foglio, impostare la stampante, eseguire un anteprima di stampa a video, cambiare le impostazioni di impaginazione ecc Per spostarsi sulle singole celle del foglio basta posizionarsi col cursore del mouse sulla cella interessata e cliccare con il tasto sinistro del mouse. A questo punto si puo' immettere nella cella il valore voluto, che rimpiazza completamente quello eventualmente preesistente. Il valore immesso e' da considerarsi accettato soltanto quando ci si sposta con il mouse o con altro tasto su un'altra cella. Per raggiungere le celle adiacenti a quella dove si e' posizionati si possono usare anche le quattro frecce direzionali della tastiera. Inoltre con il tasto TAB ci si sposta sulla cella modificabile a destra rispetto all'attuale, con lo SHIFT+TAB in quella a sinistra. Con il tasto di INVIO ci si sposta nella cella sottostante, e con lo SHIFT+INVIO in quella soprastante. Pag. 4

6 ISTRUZIONI PER L INSTALLAZIONE E L AVVIO DEL LAVORO Il dischetto allegato alla presente contiene i programmi per la compilazione su fogli Excel del Prospetto di Conciliazione, Conto Economico e Conto del Patrimonio per i Comuni ( di nome Prospetto-Conciliazione-Comuni ) e per Comunita montane (di nome Prospetto-Conciliazione-Com-montane ). E necessario copiare il programma interessato in una cartella di lavoro appositamente predisposta. (creare ad esempio la cartella PROSPETTO nell unita C: e poi copiarvi il programma del prospetto voluto). E anche necessario copiare in questa cartella (o in altra cartella a scelta dell utente) il sequenziale dei dati importati da Ascot (di nome FCAESPEC.LIS per Ascot 3 e Ascot Web e FCTPC per Ascot 2) (Il percorso nel quale rintracciare il sequenziale ed il nome del sequenziale dovra poi essere specificato, una volta aperto il lavoro con Excel, tra i dati dell Ente) (vedere istruzioni successive). Pag. 5

7 Per l avvio del lavoro ci sono varie possibilita : 1) Selezionare Avvio ( o Start ) sulla barra di avvio di Windows, poi selezionare Programmi e quindi Microsoft Excel (da notare che a volte Microsoft Excel puo comparire solo dopo aver selezionato Office 97 o Microsoft Office ) In alternativa: 2) Selezionare Microsoft Excel dalla Barra degli Strumenti di Microsoft Office, oppure: 3) Fare doppio clic su un eventuale collegamento ad Excel, se presente, sul Desktop di Windows. Una volta entrati in Excel: 1) scegliere il menu File dalla barra dei menu posta in alto della videata, e 2) scegliere l opzione Apri 3) cerca in: rintracciare la cartella dove si e copiato il programma del prospetto ( nel nostro esempio : C: \PROSPETTO ) 4) aprire il programma voluto ( Prospetto-Conciliazione-Comuni per Comuni o Prospetto-Conciliazione-Com-montane per Comunita montane) cliccando due volte sul nome, oppure cliccando una volta e selezionando poi Apri 5) A questo punto compare una finestra di avvertimento con le seguenti istruzioni: La cartella di lavoro che si sta aprendo contiene delle macro..ecc.. cliccare sul pulsante centrale Attiva Macro. 6) A questo punto e aperta la cartella di lavoro per il Prospetto di Conciliazione. (vedere istruzioni successive) 7) Si puo tranquillamente lavorare, ed alla fine, per uscire, scegliere il menu File dalla barra dei menu posta in alto della videata, e poi scegliere l opzione Chiudi, oppure cliccare direttamente sul pulsante X situato nell angolo superiore destro della videata. 8) Prima di chiudere la cartella di lavoro, Excel chiede se si desidera salvare le modifiche apportate, percio e necessario rispondere a questa domanda in modo affertativo se si vuole che il lavoro fatto venga salvato, oppure in modo negativo in caso contrario (in questo caso si perdono i dati immessi nell ultima sessione di lavoro). Pag. 6

8 NOTE SULLA CARTELLA DI LAVORO DEL PROSPETTO Le videate del Prospetto di Conciliazione sono ottimizzate per una impostazione della definizione dell'area del Desktop di 800x600 pixel o definizioni maggiori. Per definizioni minori si perde la visibilita' immediata delle opzioni, in particolare di quelle dei menu'. La cartella di lavoro Excel per il Prospetto di Conciliazione si compone di vari fogli: alcuni contengono i dati del prospetto, ed altri contengono informazioni supplementari o voci di menu. I fogli sono: 1) Menu 2) Istruzioni 3) Dati dell Ente 4) Personalizzazioni dei formati 5) Visualizzazione Prospetto di Conciliazione parte Spesa 6) Visualizzazione Prospetto di Conciliazione parte Entrata 7) Visualizzazione Conto Economico 8) Conto del Patrimonio Passivo (Visualizzazione e inserimento dati) 9) Conto del Patrimonio Attivo (Visualizzazione e inserimento dati) 10) Inserimento e modifica dati del Prospetto di Conciliazione parte Spesa 11) Inserimento e modifica dati del Prospetto di Conciliazione parte Entrata 12) Dati importati da Ascot Aperta la sessione di lavoro, si presenta un menu comprendente le varie opzioni od azioni possibili. (nota: per vedere questo menu come prima schermata ad ogni successivo riavvio del lavoro, e necessario essere posizionati su questa videata quando si esce da Excel salvando la sessione di lavoro, altrimenti ci si ritroverebbe posizionati sul foglio sul quale si era posizionati al momento dell ultimo salvataggio). Accanto ad ogni voce c e un triangolino rosso: spostando il cursore del mouse in corrispondenza di ogni triangolino (senza cliccare) compare una finestra con le istruzioni ed i commenti relativi a quella particolare funzione. Ci sono anche commenti generali, e le istruzioni sul come muoversi nelle cartelle del prospetto, utili a coloro che non hanno esperienza di fogli Excel. Pag. 7

9 Il MENU presenta due serie di pulsanti: La serie di pulsanti a sinistra permettono di spostarsi immediatamente sul foglio indicato dal pulsante (anziche utilizzare le schede dei fogli in fondo alla videata) per verificare i dati, immettere i valori, effettuare Anteprime di stampa, o stampare i prospetti. La serie di pulsanti a destra permettono di compiere azioni immediate (quali l importazione dei dati da Ascot, o la somma dei dati importati nei rispettivi prospetti, la pulizia dei dati importati, la stampa immediata dei prospetti, salvare il lavoro effettuato ) Ne consegue che la selezione di uno di questi pulsanti dev essere effettuata ponendo la massima attenzione all operazione da svolgere. Il menu e sempre raggiungibile da qualsiasi foglio premendo i tasti CTRL+M o CTRL+m I fogli di lavoro sono protetti da manomissioni ad eccezione delle celle di accettazione dei dati modificabili del Prospetto poiche' le celle i cui valori sono derivati da altri prospetti o da calcolo di totali contengono le formule di derivazione che andrebbero perse se, posizionati sulla cella, si modificasse il valore calcolato. Normalmente le celle contenenti valori derivati da altri prospetti hanno le cifre di colore grigio, le celle contenenti totali calcolati hanno le cifre di colore blu, mentre le celle tranquillamente variabili nei vari fogli hanno le cifre di colore nero. E sempre possibile personalizzare i colori degli importi con il menu del foglio Personalizza, rendendo tutte le cifre nere (consigliate nella stampa ufficiale) oppure ripristinando i colori originali, oppure evidenziando in rosso i totali (utili in fase di controllo). Gli importi del Prospetto di Conciliazione (Entrata e Spesa) (dopo l importazione dei dati da Ascot) vanno variati o modificati soltanto dalle voci di menu Inserimento dati Prospetto di Conciliazione (Entrata o Spesa) (corrispondenti ai fogli DB_PR_CONC_E e DB_PR_CONC_S ). Da qui le modifiche vengono automaticamente riportate nei prospetti correlati, ovvero Visualizza Prospetto di Conciliazione (Entrata o Spesa) (corrispondenti ai fogli Pro_conc_E e Pro_conc_S ), al Conto Economico, ed al Conto del Patrimonio (Attivo o Passivo) Pag. 8

10 SCALETTA DELLE OPERAZIONI DA COMPIERE Per l impostazione del lavoro, e consigliabile procedere con questa sequenza: 1) Spostarsi sul Foglio delle Istruzioni e prenderne visione e/o stamparlo. 2) Impostazione dati dell Ente (Impostazione del nome del Comune, dell esercizio in elaborazione, del nome del sequenziale di importazione da Ascot, del percorso per rintracciare detto file) 3) Importazione dati da Ascot su foglio temporaneo 4) Somma dati di Spesa importati nei fogli del Prospetto (v.nota **) 5) Somma dati di Entrata nei fogli del Prospetto (v.nota **) 6) Inserimento dati Prospetto di conciliazione spesa (o variazione di questi dati) 7) Inserimento dati Prospetto di conciliazione entrata (o variazione di questi dati) 8) Inserimento dati Conto del Patrimonio Passivo 9) Inserimento dati Conto del Patrimonio Attivo 10) Stampa di prova dei prospetti 11) Eventuale Personalizzazione del formato dei fogli di lavoro (dal menu personalizza ) (personalizzazione dei colori o adattamento automatico dell ampiezza delle colonne alla massima cifra da stampare) 12) Eventuale modifica delle impostazioni di stampa (previa Anteprima di stampa ) 13) Stampa definitiva dei prospetti 14) E opportuno salvare periodicamente il lavoro fatto. Per le istruzioni dettagliate di ognuna di queste fasi, si rimanda alla lettura dei commenti in linea presenti in corrispondenza delle voci di menu (visibili avvicinando il cursore del mouse al triangolino rosso alla sinistra o alla destra di ogni pulsante) Nota ** Per motivi tecnici, da Ascot 2 devono essere esportati separatamente i dati dell Entrata dai dati della Spesa, ed anche separatamente i dati di competenza dai dati di residuo. Ne consegue che l esportazione dei dati da Ascot 2 dovra essere effettuata in piu riprese, e quindi anche l Importazione dati da Ascot su foglio temporaneo e la Somma dati di Entrata (o Spesa) nei fogli del prospetto dovranno essere ripetuti per ogni sequenziale esportato. Pag. 9

11 STAMPA DEI PROSPETTI La stampa dei prospetti puo essere effettuata in modo immediato cliccando sul pulsante di stampa del prospetto interessato dal menu principale. In questo modo pero non vi e la possibilita di effettuare modifiche sull impaginazione dei fogli, e quindi questa possibilita va presa in considerazione quando si e sicuri che l impaginazione e corretta. Un altra possibilita per la stampa dei prospetti e quella di posizionarsi sul foglio che si intende stampare, raggiungere il menu File dalla barra dei menu di Excel, ed utilizzare una delle opzioni di stampa, quali: Imposta pagina Area di stampa, Anteprima di Stampa, Stampa Le impostazioni di stampa sono gia predisposte automaticamente per la stampa su fogli di formato UNI A4. Puo a volte verificarsi il caso che le cifre degli importi, se alti, non trovino la capienza per essere esposti correttamente, ed al posto degli importi vengano visualizati dei caratteri di riempimento ######. In questo caso si dovra procedere ad adattare l'ampiezza delle colonne degli importi alla massima cifra. Questo risultato lo si ottiene dal menu del foglio Personalizza utilizzando i pulsanti Adatta colonne ad ampiezza cifre del prospetto interessato. Nel caso si siano adattate le dimensioni delle colonne e' opportuno verificare con un' Anteprima di stampa se l impaginazione del prospetto e ancora corretto o no. E' molto probabile che si debba procedere ad una riduzione della percentuale di stampa poiche la stampa traborda dalle pagine previste. (La riduzione si effettua da Anteprima di stampa, Imposta, Proporzioni...al 80 % (ad esempio) della dimensione normale). (Per ripristinare il formato del foglio alle impostazioni originarie e' sufficiente tornare sul foglio Personalizza e cliccare sul tasto "Ripristina formato standard" relativo al prospetto interessato e poi reimpostare la percentuale di riduzione a quella preesistente.) Per ottenere tutte le cifre dei prospetti in colore nero (per le stampe ufficiali) e' necessario rivolgersi al menu' "Personalizza" e cliccare sul pulsante Imposta importi di colore nero. E' anche possibile ripristinare i colori originali od ottenere i totali in rosso, utili per i controlli. Pag. 10

12 NOTE SUI CRITERI DI CARICAMENTO DEI DATI DA ASCOT La funzione di Somma dati di Spesa importati nei fogli del Prospetto carica nei Prospetto di Conciliazione (Spesa) i seguenti dati: Per il Titolo 1: La prima colonna degli Impegni finanziari di competenza contiene per ogni riga il totale degli impegni come da Conto del Bilancio. La colonna dei Risconti attivi finali contiene la quota di impegni dichiarata di competenza dell esercizio successivo a quello in elaborazione (dalla funzione Impegni tramite le date di competenza economica) La colonna dei Ratei passivi iniziali contiene la quota di impegni dichiarati di competenza dell esercizio precedente a quello in elaborazione. Per il Titolo 2 La prima colonna di competenza contiene nella la prima riga di ogni intervento il totale dei pagamenti in conto competenza, e nella seconda riga le somme rimaste da pagare (impegni meno mandati in conto competenza) La seconda colonna contiene per ogni intervento i pagamenti effettuati in conto residui. Per il Titolo 3 : La prima colonna degli Impegni finanziari di competenza contiene per ogni riga il totale degli impegni come da Conto del Bilancio. Per il Titolo 4: La prima colonna degli Impegni finanziari di competenza contiene nella prima riga il totale degli impegni come da Conto del Bilancio. La prima colonna contiene nella seconda casella il totale delle somme rimaste da pagare in conto competenza. Pag. 11

13 La funzione di Somma dati di Entrata importati nei fogli del Prospetto carica nei Prospetto di Conciliazione (Entrata) i seguenti dati: Per i Titoli 1 2 e 3 (1 e 2 per Comunita Montane): La prima colonna degli Accertamenti finanziari di competenza contiene per ogni riga il totale degli accertamenti come da Conto del Bilancio. La colonna dei Risconti passivi finali contiene la quota di accertamenti dichiarata di competenza dell esercizio successivo a quello in elaborazione (dalla funzione Accertamenti tramite le date di competenza economica) La colonna dei Ratei attivi iniziali contiene la quota di accertamenti dichiarati di competenza dell esercizio precedente a quello in elaborazione. Per i Titoli 4 e 5 (3 e 4 per Comunita Montane) La prima colonna di competenza contiene il totale degli accertamenti in conto competenza come da Conto del Bilancio. Per il Titolo 6 (5 per Comunita Montane): La prima colonna degli Accertamenti finanziari di competenza contiene nella prima riga il totale degli accertamenti come da Conto del Bilancio. La prima colonna contiene nella seconda casella il totale delle somme rimaste da riscuotere in conto competenza. Nota per Entrata e Spesa: Nei casi in cui per interventi o categorie sia previsto un di cui il programma somma automaticamente gli importi nella prima casella, oppure, dove previsto, nella casella altri. Sara poi cura dell utente suddividere le cifre nelle caselle corrette. Si evidenzia il fatto che le funzioni di Somma dati di (Entrata o Spesa) importati nei fogli del Prospetto sommano gli importi nelle caselle, per cui e necessario porre attenzione a non caricare piu volte gli stessi dati. (Controllare gli importi con le stampe prodotte da Ascot). Pag. 12