Servizio online «Documenti di accompagnamento lettere internazionali» Istruzioni

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1 Servizio online «Documenti di accompagnamento lettere internazionali» Istruzioni Edizione novembre

2 Indice 1 Introduzione Scopo del documento Scopo del servizio online «Documenti di accompagnamento lettere internazionali» 3 2 Documenti di accompagnamento lettere internazionali Dichiarazione doganale CN Etichette-indirizzo con dichiarazione doganale CN Registrazione di un indirizzo singolo Registrare più indirizzi Accompagnamento per invii della posta-lettere CN Etichette-indirizzo con accompagnamento per invii della posta-lettere CN Registrazione di un indirizzo singolo Registrare più indirizzi Etichette-indirizzo Registrazione di un indirizzo singolo Registrare più indirizzi Creazione di label Interconnect Creazione di label Interconnect singoli Creazione di più label Interconnect 36 2

3 1 Introduzione 1.1 Scopo del documento Il seguente documento è il manuale utente del servizio online «Documenti di accompagnamento lettere internazionali». 1.2 Scopo del servizio online «Documenti di accompagnamento lettere internazionali» Con questo servizio online potete creare i documenti di accompagnamento per i vostri invii internazionali. 3

4 2 Documenti di accompagnamento lettere internazionali Con il servizio online «Documenti di accompagnamento lettere internazionali» potete creare e stampare i documenti di accompagnamento per i vostri invii internazionali. Figura 1 Creazione del documento di accompagnamento per lettere Per creare il documento di accompagnamento per lettere, cliccare nella panoramica sul pulsante «Creare» o copiare un ordine esistente. 4

5 2.1 Dichiarazione doganale CN 22 Figura 2 Modulo per dichiarazione doganale CN 22 Per creare una dichiarazione doganale CN 22, selezionare il prodotto corrispondente nel menu a discesa. Figura 3 Data d impostazione Inserire la data corrispondente nel campo «Data impostazione». 5

6 Figura 4 Informazioni tecniche doganali Per prima cosa scegliere il tipo di contenuto dell invio, poi compilare i campi obbligatori contrassegnati con un asterisco (*). Tali campi obbligatori variano in base al tipo di contenuto selezionato. Attivando l opzione «Salvare/aggiornare l articolo nell amministrazione articoli» è possibile salvare l articolo registrato nell amministrazione articoli. Tramite il simbolo del binocolo accanto ai campi di immissione «Sigla dell articolo» o «Descrizione dell articolo» è possibile richiamarli di nuovo alla prossima registrazione (vedasi Figura 5). Figura 5 Amministrazione articoli 6

7 Nell amministrazione articoli si possono elaborare o eliminare gli articoli salvati. Cliccando una volta sul campo «Applicare» l articolo cercato viene rilevato. Tramite il pulsante «Importazione» è possibile anche caricare un elenco di articoli già preparato da creare autonomamente (vedasi Figura 6). Un file esempio può essere aperto o salvato nel formato.csv tramite l apposito pulsante. Con il pulsante «Esportazione» si possono esportare in formato.csv i dati articolo disponibili. Con il pulsante «Creare» si possono salvare gli articoli corrispondenti e, se lo si desidera, aggiungerli subito. I campi contrassegnati con (*) devono essere compilati obbligatoriamente (vedasi Figura 7). Figura 6 Importazione di file Figura 7 Creazione di articoli 7

8 Figura 8 Come aggiungere altri articoli Tramite il pulsante «Aggiungere» si possono registrare altri articoli, presenti nello stesso invio. Dopo aver registrato tutti gli articoli, cliccare su «Avanti». 8

9 Figura 9 Ulteriori dati Nel campo «Riferimento cliente» è possibile attribuire a un ordine o a una spedizione un contrassegno personalizzato, che sarà stampato sulla lettera di vettura e sulla fattura commerciale. Se sono state archiviate una o più firme elettroniche, è possibile selezionarle nel relativo menu a discesa. Alla voce «Numero CN 22» è possibile stabilire il numero di documenti di accompagnamento da stampare. Alla voce «Stampare da posizione» è possibile stabilire quale documento di accompagnamento stampare per primo. Ora l ordine può essere terminato e stampato subito, se lo si desidera. Figura 10 Panoramica documenti di accompagnamento Se l ordine è stato terminato, comparirà nella panoramica dei documenti di accompagnamento. Da lì è possibile copiare il rispettivo documento di accompagnamento per un nuovo ordine, eliminarlo dalla panoramica o stamparlo di nuovo. 9

10 2.2 Etichette-indirizzo con dichiarazione doganale CN 22 Figura 11 Etichette-indirizzo con dichiarazione doganale CN 22 Per preparare etichette-indirizzo con una dichiarazione doganale CN 22, selezionare il prodotto corrispondente nel menu a discesa. Si può scegliere se registrare un indirizzo singolo o più indirizzi insieme Registrazione di un indirizzo singolo Figura 12 Ulteriori informazioni sul prodotto I campi contrassegnati con un asterisco (*) devono essere compilati obbligatoriamente. Stabilire ora la data di impostazione dell invio e selezionare «Registrare indirizzo singolo» dal menu a discesa. Inoltre è possibile scegliere se l invio dovrà essere spedito come raccomandata, con PRIORITY o Affrancatura PP. 10

11 Figura 13 Registrazione indirizzo Registrare ora rispettivamente un indirizzo del destinatario e un indirizzo del mittente. Se lo si desidera è possibile salvare questi indirizzi nell amministrazione indirizzi per averli a disposizione anche in futuro. Per attivare l amministrazione indirizzi è sufficiente cliccare sul simbolo del binocolo. 11

12 Figura 14 Informazioni tecniche doganali Tipo di contenuto Per prima cosa scegliere il tipo di contenuto dell invio, poi compilare i campi obbligatori contrassegnati con un asterisco (*). Tali campi obbligatori variano in base al tipo di contenuto selezionato. Attivando l opzione «Salvare/aggiornare l articolo nell amministrazione articoli» è possibile salvare l articolo registrato nell amministrazione articoli. Tramite il simbolo del binocolo accanto ai campi di immissione «Sigla dell articolo» o «Descrizione dell articolo» è possibile richiamarli di nuovo alla prossima registrazione (vedasi Figura 5). 12

13 Figura 15 Amministrazione articoli Nell amministrazione articoli si possono elaborare o eliminare gli articoli salvati. Cliccando una volta sul campo «Applicare» l articolo cercato viene rilevato. Tramite il pulsante «Importazione» è possibile anche caricare un elenco di articoli già preparato da creare autonomamente (vedasi Figura 16). Un file esempio può essere aperto o salvato nel formato.csv tramite l apposito pulsante. Con il pulsante «Esportazione» si possono esportare in formato.csv i dati articolo disponibili. Con il pulsante «Creare» si possono salvare gli articoli corrispondenti e, se lo si desidera, aggiungerli subito. I campi contrassegnati con (*) devono essere compilati obbligatoriamente (vedasi Figura 17). Figura 16 Importazione di file 13

14 Figura 17 Creazione di articoli Figura 18 Come aggiungere altri articoli 14

15 Tramite il pulsante «Aggiungere» si possono registrare altri articoli, presenti nello stesso invio. Dopo aver registrato tutti gli articoli, cliccare su «Avanti». Figura 19 Ulteriori dati Nel campo «Riferimento cliente» è possibile attribuire a un ordine o a una spedizione un contrassegno personalizzato, che sarà stampato sulla lettera di vettura e sulla fattura commerciale. Se sono state archiviate una o più firme elettroniche, è possibile selezionarle nel relativo menu a discesa. Alla voce «Stampare da posizione» è possibile stabilire quale documento di accompagnamento stampare per primo. Ora l ordine può essere terminato e stampato subito, se lo si desidera. 15

16 Figura 20 Panoramica documenti di accompagnamento Se l ordine è stato terminato, comparirà nella panoramica dei documenti di accompagnamento. Da lì è possibile copiare il rispettivo documento di accompagnamento per un nuovo ordine, eliminarlo dalla panoramica o stamparlo di nuovo Registrare più indirizzi Figura 21 Ulteriori informazioni sul prodotto I campi contrassegnati con un asterisco (*) devono essere compilati obbligatoriamente. Stabilire ora la data di impostazione dell invio e selezionare «Registrare più indirizzi» dal menu a discesa. Scegliere inoltre la licenza d affrancatura e registrare il numero postale d avviamento. 16

17 Figura 22 Caricare gli indirizzi Scegliendo di registrare più indirizzi contemporaneamente, verrà visualizzata una richiesta di caricare il file indirizzi. Un file esempio, per vedere come deve essere tale file, è disponibile cliccando sul campo corrispondente. Figura 23 Ulteriori dati Se è stata archiviata una firma elettronica, è possibile selezionarla nel relativo campo. Nel campo «Elenco codici a barre» è possibile selezionare se creare un elenco codici a barre 21 (elenco codici a barre per lettere con tracciamento elettronico degli invii) o 23 (elenco codici a barre per lettere con accertamento del recapito). Il campo obbligatorio «Stampare da posizione» stabilisce a partire da quale etichetta deve essere eseguita la stampa. Infine terminare l ordine e stamparlo. 17

18 Figura 24 Panoramica documenti di accompagnamento Se l ordine è stato terminato, comparirà nella panoramica dei documenti di accompagnamento. Da lì è possibile copiare il rispettivo documento di accompagnamento per un nuovo ordine, eliminarlo dalla panoramica o stamparlo di nuovo. 2.3 Accompagnamento per invii della posta-lettere CN 23 Figura 25 Accompagnamento per invii della posta-lettere CN 23 Per registrare l accompagnamento per invii della posta-lettere, selezionare il prodotto corrispondente nel menu a discesa. 18

19 Figura 26 Ulteriori dati Registrate gli ulteriori dati necessari. I campi contrassegnati con un asterisco (*) devono essere compilati obbligatoriamente. Figura 27 Registrazione indirizzi Registrare ora rispettivamente un indirizzo del destinatario e un indirizzo del mittente. Se lo si desidera è possibile salvare questi indirizzi nell amministrazione indirizzi per averli a disposizione anche in futuro. Per attivare l amministrazione indirizzi è sufficiente cliccare sul simbolo del binocolo. 19

20 Figura 28 Informazioni tecniche doganali Per prima cosa selezionare il contenuto dell invio. Quindi è possibile rinviare a una fattura commerciale separata, estranea al sistema, contrassegnando l apposita casella di spunta. In questo caso non è più necessaria la dichiarazione commerciale dettagliata sulla lettera di vettura. Ora è possibile registrare nuovamente uno o più articoli e, se lo si desidera, salvarli nell amministrazione articoli. I campi contrassegnati con un asterisco (*) devono essere compilati obbligatoriamente. Gli articoli salvati possono essere selezionati cliccando una volta sul simbolo del binocolo nell amministrazione articoli. 20

21 Figura 29 Ulteriori dati I campi contrassegnati con un asterisco (*) devono essere compilati obbligatoriamente. Nel campo «Istruzioni Special Customs Clearance» è possibile all occorrenza registrare indicazioni particolari per lo sdoganamento. Nel campo «Riferimento cliente» è possibile attribuire a una spedizione o a un ordine un contrassegno personalizzato, che sarà stampato sulla lettera di vettura e sulla fattura commerciale. Nel campo «Istruzioni Special Delivery» è possibile registrare indicazioni particolari per il recapito. Infine si può terminare l ordine e, se lo si desidera, stampare direttamente il documento di accompagnamento CN 23, la dichiarazione per l esportazione e la dichiarazione commerciale. 21

22 Figura 30 Panoramica documenti di accompagnamento Se l ordine è stato terminato, comparirà nella panoramica dei documenti di accompagnamento. Da lì è possibile copiare il relativo documento di accompagnamento per un nuovo ordine, eliminarlo dalla panoramica o stamparlo di nuovo. 2.4 Etichette-indirizzo con accompagnamento per invii della posta-lettere CN 23 Figura 31 Etichette-indirizzo con accompagnamento per invii della posta-lettere CN 23 Per preparare etichette-indirizzo con un accompagnamento per invii della posta-lettere CN 23, selezionare il prodotto corrispondente nel menu a discesa. 22

23 2.4.1 Registrazione di un indirizzo singolo Figura 32 Ulteriori informazioni sul prodotto I campi contrassegnati con un asterisco (*) devono essere compilati obbligatoriamente. Stabilire ora la data di impostazione dell invio e selezionare «Registrare indirizzo singolo» dal menu a discesa. Inoltre è possibile scegliere se l invio dovrà essere spedito come raccomandata, con PRIORITY o Affrancatura PP. 23

24 Figura 33 Registrazione indirizzo Registrare ora rispettivamente un indirizzo del destinatario e un indirizzo del mittente. Se lo si desidera è possibile salvare questi indirizzi nell amministrazione indirizzi per averli a disposizione anche in futuro. Per attivare l amministrazione indirizzi è sufficiente cliccare sul simbolo del binocolo. 24

25 Figura 34 Informazioni tecniche doganali Per prima cosa selezionare il contenuto dell invio. Quindi è possibile rinviare a una fattura commerciale separata, estranea al sistema, contrassegnando l apposita casella di spunta. In questo caso non è più necessaria la dichiarazione commerciale dettagliata sulla lettera di vettura. Ora è possibile registrare nuovamente uno o più articoli e, se lo si desidera, salvarli nell amministrazione articoli. I campi contrassegnati con un asterisco (*) devono essere compilati obbligatoriamente. Gli articoli salvati possono essere selezionati cliccando una volta sul simbolo del binocolo nell amministrazione articoli. 25

26 Figura 35 Ulteriori dati I campi contrassegnati con un asterisco (*) devono essere compilati obbligatoriamente. Nel campo «Istruzioni Special Customs Clearance» è possibile all occorrenza registrare indicazioni particolari per lo sdoganamento. Nel campo «Riferimento cliente» è possibile attribuire a una spedizione o a un ordine un contrassegno personalizzato, che sarà stampato sulla lettera di vettura e sulla fattura commerciale. Nel campo «Istruzioni Special Delivery» è possibile registrare indicazioni particolari per il recapito. Infine si può terminare l ordine e, se lo si desidera, stampare direttamente il documento di accompagnamento CN 23, la dichiarazione per l esportazione e la dichiarazione commerciale. 26

27 Figura 36 Panoramica documenti di accompagnamento Se l ordine è stato terminato, comparirà nella panoramica dei documenti di accompagnamento. Da lì è possibile copiare il rispettivo documento di accompagnamento per un nuovo ordine, eliminarlo dalla panoramica o stamparlo di nuovo Registrare più indirizzi Figura 37 Ulteriori informazioni sul prodotto I campi contrassegnati con un asterisco (*) devono essere compilati obbligatoriamente. Stabilire ora la data di impostazione dell invio e selezionare «Registrare più indirizzi» dal menu a discesa. Scegliere inoltre la licenza d affrancatura e registrare il numero postale d avviamento. 27

28 Figura 38 Caricare gli indirizzi Scegliendo di registrare più indirizzi contemporaneamente, verrà visualizzata una richiesta di caricare il file indirizzi. Un file esempio, per vedere come deve essere tale file, è disponibile cliccando sul campo corrispondente. Figura 39 Ulteriori dati Se è stata archiviata una firma elettronica, è possibile selezionarla nel relativo campo. Nel campo «Elenco codici a barre» è possibile selezionare se creare un elenco codici a barre 21 (elenco codici a barre per lettere con tracciamento elettronico degli invii) o 23 (elenco codici a barre per lettere con accertamento del recapito). Il campo obbligatorio «Stampare da posizione» stabilisce a partire da quale etichetta deve essere eseguita la stampa. Infine terminare l ordine e stamparlo. 28

29 Figura 40 Panoramica documenti di accompagnamento Se l ordine è stato terminato, comparirà nella panoramica dei documenti di accompagnamento. Da lì è possibile copiare il rispettivo documento di accompagnamento per un nuovo ordine, eliminarlo dalla panoramica o stamparlo di nuovo. 2.5 Etichette-indirizzo Figura 41 Etichette-indirizzo Per preparare etichette-indirizzo selezionare il prodotto corrispondente nel menu a discesa. 29

30 2.5.1 Registrazione di un indirizzo singolo Figura 42 Ulteriori informazioni sul prodotto I campi contrassegnati con un asterisco (*) devono essere compilati obbligatoriamente. Stabilire ora la data di impostazione dell invio e selezionare «Registrare indirizzo singolo» dal menu a discesa. Inoltre è possibile scegliere se l invio dovrà essere spedito come raccomandata, con PRIORITY o Affrancatura PP. 30

31 Figura 43 Indirizzo singolo Registrare ora rispettivamente un indirizzo del destinatario e un indirizzo del mittente. Se lo si desidera è possibile salvare questi indirizzi nell amministrazione indirizzi per averli a disposizione anche in futuro. Per attivare l amministrazione indirizzi è sufficiente cliccare sul simbolo del binocolo. Figura 44 Ulteriori dati Nel campo «Riferimento cliente» è possibile attribuire a una spedizione o a un ordine un contrassegno personalizzato, che sarà stampato sulla lettera di vettura e sulla fattura commerciale. Il campo obbligatorio «Stampare da posizione» stabilisce a partire da quale etichetta deve essere eseguita la stampa. 31

32 Figura 45 Panoramica documenti di accompagnamento Se l ordine è stato terminato, comparirà nella panoramica dei documenti di accompagnamento. Da lì è possibile copiare il rispettivo documento di accompagnamento per un nuovo ordine, eliminarlo dalla panoramica o stamparlo di nuovo Registrare più indirizzi Figura 46 Ulteriori informazioni sul prodotto I campi contrassegnati con un asterisco (*) devono essere compilati obbligatoriamente. Stabilire ora la data di impostazione dell invio e selezionare «Registrare più indirizzi» dal menu a discesa. Scegliere inoltre la licenza d affrancatura e registrare il numero postale d avviamento. 32

33 Figura 47 Più indirizzi Scegliendo di registrare più indirizzi contemporaneamente, verrà visualizzata una richiesta di caricare il file indirizzi. Un file esempio, per vedere come deve essere tale file, è disponibile cliccando sul campo corrispondente. Figura 48 Ulteriori dati Nel campo «Elenco codici a barre» è possibile selezionare se creare un elenco codici a barre 21 (elenco codici a barre per lettere con tracciamento elettronico degli invii) o 23 (elenco codici a barre per lettere con accertamento del recapito). Il campo obbligatorio «Stampare da posizione» stabilisce a partire da quale etichetta deve essere eseguita la stampa. 33

34 Figura 49 Panoramica documenti di accompagnamento Se l ordine è stato terminato, comparirà nella panoramica dei documenti di accompagnamento. Da lì è possibile copiare il rispettivo documento di accompagnamento per un nuovo ordine, eliminarlo dalla panoramica o stamparlo di nuovo. 34

35 2.6 Creazione di label Interconnect Creazione di label Interconnect singoli Da ora in poi i label necessari per la spedizione di invii Interconnect possono essere creati con o senza CN22 nei documenti di accompagnamento internazionali. Le maschere per la creazione sottostanno alla stessa logica delle attuali opzioni per la creazione di etichette per l indirizzo e documenti doganali. Sul label è possibile stampare, a seconda delle esigenze, un contrassegno PRIORITY o P.P., tuttavia il codice a barre necessario deve essere applicato separatamente e non può essere generato dal sistema Figura 50 Selezione di «Label Interconnect» e «Registrare indirizzo singolo» La registrazione dei destinatari e dell indirizzo del mittente nonché del contenuto dell invio ai fini di eventuali informazioni doganali seguono l attuale procedura. Tuttavia, in mancanza del codice a barre, alla voce «Ulteriori dati» non è possibile emettere una lista dei codici a barre. Figura 51 Terminare ordine e stampare 35

36 Di seguito un immagine dei label generati: Figura 52 Label Interconnect Creazione di più label Interconnect Da ora in poi i label necessari per la spedizione di invii Interconnect possono essere stampati con o senza CN22 nei documenti di accompagnamento di invii internazionali. Oltre alla registrazione singola, è possibile anche creare più label contemporaneamente. Le maschere per la creazione sottostanno alla stessa logica delle attuali opzioni per la creazione di più etichette per l indirizzo. Figura 53 Selezione di «Label Interconnect» e «Registrare più indirizzi» 36

37 Nel file Excel da caricare viene eliminata la colonna «Enroll» poiché la funzione non è disponibile per i label Interconnect. Figura 54 File Excel predefinito Viene meno l emissione di una lista di codici a barre poiché non è possibile generare un codice a barre. Figura 55 Chiusura e stampa dell ordine È possibile stampare fino a quattro label su un foglio A4. Di seguito un immagine dei label: Figura 56 Label Interconnect 37

38 Posta CH SA Servizio clienti Nordring 8 Casella postale 3030 Berna Telefono (PM)

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