MODULO 6 STRUMENTI DI PRESENTAZIONE. Microsoft Power Point Area Sistemi Informativi - Università di Pavia

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1 MODULO 6 STRUMENTI DI PRESENTAZIONE Microsoft Power Point 2000 Area Sistemi Informativi - Università di Pavia

2 6.1 CONCETTI GENERALI Primi passi con gli strumenti di presentazione Microsoft PowerPoint 2000 è un programma che permette di realizzare presentazioni elettroniche in diversi formati: Lucidi in bianco e nero Lucidi a colori Diapositive 35 mm File di presentazione che possono essere utilizzati anche da utenti che non possiedono PowerPoint (presentazione portatile) Presentazioni su video Aprire e chiudere un programma di presentazione Barra dei menu Barra degli strumenti Finestra NUOVA PRESENTAZIONE Barra degli strumenti disegno Figura 1 - Finestra di avvio di PowerPoint 2000 con la finestra Nuova Presentazione. Per avviare il programma di presentazione, scegliere il pulsante Start > Programmi e fare clic sul programma desiderato. L'avvio di PowerPoint offre una visione di insieme molto simile a quella degli altri programmi Microsoft. Solitamente vengono visualizzate la Barra dei Menu, le Barre degli Strumenti Standard e di Formattazione, e una Barra degli Strumenti Disegno visualizzata in fondo allo schermo. Per visualizzare altre Barre degli Strumenti si può scegliere il comando Barre degli strumenti dal menu Visualizza e inserire il relativo segno di spunta. All'avvio del programma compare la finestra Nuova presentazione che dà all'utente diverse possibilità di scelta. È infatti possibile creare una nuova presentazione in diverse modalità (Figura 1):

3 - Creazione guidata contenuto - Modello struttura - Presentazione vuota - Apri una presentazione esistente Aprire una o più presentazioni Per aprire un documento esistente, scegliere nella finestra Nuova Presentazione l opzione Apri una presentazione esistente, quindi selezionare il file desiderato dall elenco sottostante. Se il file non fosse tra quelli elencati, scegliere la voce Altri file, comparirà la finestra di dialogo Apri (Figura 2), in cui selezionare la cartella in cui si trova il file desiderato. Figura 2 - Finestra di dialogo Apri Creare una nuova presentazione Creazione guidata Contenuto Scegliendo questa opzione si può creare una presentazione in breve tempo, usufruendo di una guida per scegliere lo stile da applicare alla presentazione. Procedura: All avvio del programma, scegliere nella finestra Nuova Presentazione l opzione Creazione Guidata Contenuto; al passaggio 1 di 5 fare clic su Avanti per passare alla fase di impostazione vera e propria. Figura 3 - Finestra iniziale di Creazione guidata Contenuto.

4 Al passaggio 2 di 5 è possibile selezionare l'argomento che corrisponde, o che si avvicina nei contenuti, all'oggetto della propria presentazione. Operata la scelta, fare clic su Avanti. Figura 4 - Seconda finestra di Creazione guidata Contenuto. Al passaggio 3 di 5 è possibile specificare la modalità prevista per la presentazione finale. Per esempio "Presentazione su schermo". Figura 5 - Terza finestra di Creazione guidata contenuto. Figura 6 - Quarta finestra di Creazione guidata Contenuto.

5 Al passaggio 4 di 5 (Figura 6) viene data la possibilità di definire un titolo di introduzione alla presentazione in cui è possibile specificare l argomento generale, digitandolo nell'apposito campo di testo. È anche possibile specificare un contenuto per il piè di pagina, inserire la data dell ultimo aggiornamento e il numero di diapositiva. Al termine della compilazione di questa finestra fare clic su Avanti. Figura 7 - Finestra conclusiva di Crezione guidata Contenuto. Nell ultima finestra, al passaggio 5 di 5 (Figura 7) è necessario confermare tutte le scelte fatte, facendo clic sul pulsante Fine. Dopo aver cliccato su Fine, la presentazione viene mostrata in visualizzazione Struttura ed è pronta per essere modificata nel contenuto. Le modifiche al contenuto di una presentazione possono essere eseguite direttamente nella visualizzazione Struttura o nella visualizzazione Diapositive. Modello struttura-generale In alternativa è possibile creare una nuova presentazione in base a un Modello struttura o di tipo Generale scegliendo Presentazione vuota, oppure una Presentazione vuota in base a un layout automatico. Figura 8 Modello struttura generale

6 Figura 9 Layout diapositiva Salvare una presentazione all interno di una unità disco Il salvataggio di un file in PowerPoint funziona come per tutti gli altri programmi Microsoft: dal menu File si sceglie il comando Salva con nome. NeIla finestra di dialogo Salva con nome (Figura 10), dopo aver scelto la cartella del disco in cui salvare il file (nel campo bianco Salva in), il documento viene salvato in modo predefinito con l'estensione tipica dei file di PowerPoint (*.ppt). Figura 10 - Finestra di dialogo Salva con nome Salvare una presentazione con un altro nome Una volta effettuate le modifiche necessarie ad un documento, per salvare gli aggiornamenti con un altro nome, scegliere il menu File > Salva con nome e indicare, nel campo bianco in basso Nome file, il nuovo nome da attribuire alla presentazione Salvare una presentazione con un altro formato Per salvare la presentazione con un altro formato (RTF, file di immagini, tipo o versione del software ), scegliere il menu File > Salva con nome, e nella casella Tipo di file della finestra di dialogo Salva con nome (Figura 11), selezionare il formato desiderato.

7 NB. Per salvare una presentazione in un formato appropriato da pubblicare su Internet, si può scegliere direttamente dal menu File la voce Salva come pagina Web. Figura 11 - Finestre di dialogo Salva con nome Spostarsi tra presentazioni aperte Quando sono aperte più presentazioni PowerPoint, si può passare da uno all altro in vari modi: utilizzando il menu Finestra utilizzando la Barra delle applicazioni di Windows con la combinazione di tasti Alt+tabulazione, che consente di scorrere fra le varie finestre attive sul sistema Usare le funzioni di guida in linea (help) È possibile accedere alle funzioni di Help di PowerPoint tramite il menu? (Figura 12). Dal menu a discesa è possibile scegliere l opzione Guida in linea Microsoft PowerPoint per attivare la guida, oppure l opzione Mostra l Assistente di Office (Figura 13) a cui porgere delle domande sull argomento desiderato.

8 Figura 12 - Menu?. Figura 13 - Assistente di Office Chiudere una presentazione Per chiudere il documento, si può scegliere dal menu File la voce Chiudi, oppure fare clic sul pulsante Chiudi (x) della finestra in alto a destra Modificare le impostazioni Strumenti di Ingrandimento/zoom della pagina È possibile ingrandire la pagina scegliendo dal menu Visualizza la voce Zoom (Figura 14) e indicando la percentuale di visualizzazione desiderata, o inserendo un nuovo valore personalizzato nel campo Percentuale. Figura 14 - Finestra di dialogo Zoom. Per modificare la percentuale di visualizzazione tramite la Barra degli Strumenti, basta utilizzare l icona Zoom Mostrare e nascondere le barre degli strumenti In genere sono visualizzate le Barre degli Strumenti Standard e di Formattazione.

9 E possibile però nascondere o visualizzare altre Barre degli Strumenti a partire dal menu Visualizza > Barre degli Strumenti oppure Strumenti > Personalizza > Barre degli Strumenti E anche possibile personalizzare le barre degli strumenti inserendo solo le icone dei comandi che vengono utilizzati Modificare le opzioni di base/preferenze del programma All apertura del programma, vengono rispettati alcuni parametri pre-impostati. Alcune di queste opzioni possono essere modificate dall utente selezionando dal menu Strumenti la voce Opzioni e poi la scheda Generale Figura 15 - Finestra di dialogo Strumenti > Opzioni Per esempio dalla scheda Generale è possibile scegliere il numero dei file utilizzati di recente che si vogliono visualizzare o indicare in modo automatico il nome dell utente che ha creato il file. Dalla scheda Salva è invece possibile impostare la posizione predefinita in cui i file verranno salvati.

10 Figura 16 Scheda Salva 6.2 SVILUPPARE UNA PRESENTAZIONE Visualizzare le presentazioni Comprendere l uso delle diverse modalità di visualizzazione delle presentazioni In Microsoft PowerPoint sono disponibili vari tipi di visualizzazioni che semplificano la creazione di una diapositiva e rispondono ad esigenze ed utilità operative differenti. Le due visualizzazioni principali di PowerPoint sono la visualizzazione Normale e la visualizzazione Sequenza diapositive. Per passare con facilità da una visualizzazione all'altra, fare clic sui pulsanti nell'angolo inferiore sinistro della finestra di PowerPoint (Figura 17). Oppure, scegliere il menu Visualizza (Figura 18) e fare clic sulla visualizzazione desiderata. Figura 17 - Pulsanti per cambiare la modalità di visualizzazione. Figura 18 - Menu Visualizza.

11 Cambiare modalità di visualizzazione Visualizzazione normale La visualizzazione Normale contiene tre riquadri: il riquadro della struttura, il riquadro delle diapositive e il riquadro delle note (Figura 19). Questi riquadri consentono di lavorare su tutti gli aspetti della presentazione da un'unica posizione. È possibile modificare le dimensioni dei vari riquadri trascinandone i bordi con il mouse. Riquadro della struttura Riquadro delle diapositive Riquadro delle note Figura 19 - Finestra che mostra i vari riquadri (Struttura, Diapositive e Note). Visualizzazione Struttura Il riquadro della Struttura è utile per organizzare e sviluppare il contenuto della presentazione. Nella colonna di sinistra vicino all'icona della diapositiva stessa infatti, è ben visibile il numero della diapositiva; qui è possibile digitare il testo, predisporre i punti elenco, modificare l ordine dei paragrafi e la posizione delle diapositive. Procedura: utilizzando il mouse, cliccare sull'icona della diapositiva da spostare e, tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinare verso l'alto o verso il basso fino a quando la linea trasversale di posizionamento non si pone fra le diapositive tra le quali si vuole posizionare la diapositiva in questione. A questo punto, rilasciare il mouse; le diapositive si rinumereranno automaticamente. Figura 20 - Visualizzazione Struttura.

12 La visualizzazione Struttura consente anche di condensare la presentazione in modo da vedere solo i titoli delle diapositive per operare più rapidamente sulla sequenza (lo spostamento di una diapositiva di cui sia visualizzato solo il titolo implica anche lo spostamento del suo contenuto). Tali operazioni sono possibili utilizzando i pulsanti Comprimi tutto, Espandi tutto e Mostra Formattazione. Comprimi tutto Espandi tutto Mostra formattazione Allo stesso modo può essere utile visionare il contenuto di una sola diapositiva prima di procedere ad uno spostamento o alla modifica del testo. Utilizzare i pulsanti Espandi Selezione e Comprimi Selezione per modificare i livelli dei titoli di struttura ed inserire nuove diapositive. Comprimi Espandi Visualizzazione diapositive Nel riquadro delle diapositive è possibile vedere come il testo appare su ciascuna diapositiva. È possibile aggiungere oggetti grafici, filmati e suoni, creare collegamenti ipertestuali e aggiungere animazioni a singole diapositive. Visualizzazione Sequenza diapositive In visualizzazione Sequenza diapositive (Figura 21) è possibile vedere contemporaneamente tutte le diapositive della presentazione, visualizzate in miniatura. Le diapositive appaiono ridotte, complete di grafica e di testo. Questa visualizzazione consente di eseguire con facilità operazioni quali l'aggiunta, l'eliminazione e lo spostamento di diapositive, l'aggiunta di intervalli e la selezione delle transizioni animate per il passaggio da una diapositiva all'altra. È anche possibile visualizzare l'anteprima delle animazioni di più diapositive selezionando le diapositive desiderate e scegliendo la voce Anteprima animazione dal menu Presentazione diapositive. Mentre si crea un documento Power Point è possibile avviare in qualsiasi momento la presentazione delle diapositive e visualizzarne l'anteprima facendo clic sul pulsante Presentazione diapositive. Figura 21 - Diapositive presentate in sequenza nella corrispondente visualizzazione.

13 Visualizzazione Presentazione diapositive In questa visualizzazione le diapositive vengono mostrate a tutto schermo per usufruire di una presentazione elettronica che consenta di verificare tutte le impostazioni di sequenza, gli effetti di transizione e gli intervalli di tempo impostati nella visualizzazione Sequenza diapositive, prima di procedere alla presentazione vera e propria. In modalità Presentazione diapositive l'intera diapositiva occuperà la superficie dello schermo e l'anteprima della presentazione scorrerà a partire dalla diapositiva che era selezionata nella visualizzazione precedente. Per visualizzare le diapositive successive è sufficiente cliccare con il pulsante sinistro del mouse così come, per tornare indietro si può cliccare sul pulsante destro; in alternativa si possono utilizzare i tasti Invio/Backspace, Frecciagiù/Frecciasu, Pag /Pag della tastiera. Sullo schermo compareinoltre, in basso a destra, un riquadro che consente di selezionare, con il pulsante sinistro del mouse, un menu per la gestione della presentazione (Figura 22). Figura 22 - Menu di scelta rapida attivabile in Presentazione diapositive. Con tale menu è possibile: - selezionare quale diapositiva visualizzare senza dover seguire la sequenza impostata, - accedere, utilizzando la voce Appunti presentazione ad una finestra di dialogo nella quale visualizzare eventuali note dell'oratore o prendere appunti sugli argomenti discussi durante la presentazione, - utilizzare il Temporizzatore diapositive per controllare l'esecuzione della presentazione in base agli intervalli di tempi provati, - utilizzare la voce Penna per avere a disposizione uno strumento che trasforma il mouse in una matita utile per disegnare o sottolineare sullo schermo alcuni elementi della diapositiva in visione, ad esempio per focalizzare l'attenzione degli ascoltatori, - selezionare, con la voce Opzioni puntatore, le caratteristiche che il puntatore del mouse deve avere la presentazione ed il colore della penna, - selezionare, con la voce Schermo, le caratteristiche dello schermo utilizzato durante la presentazione, - interrompere la presentazione per tornare alla visualizzazione Diapositive. Questo tipo di visualizzazione (Presentazione) può essere perfezionata inserendo degli automatismi e degli effetti speciali. La spettacolarizzazione della presentazione può essere impostata da tutte le visualizzazioni, relativamente alla diapositiva selezionata, selezionando dal menu Presentazione diapositive, i comandi relativi alla Transizione diapositive ed alla Animazione personalizzata. (ved. Par Animazioni) Diapositive Aggiungere una nuova diapositiva con un layout specifico Quando si crea una nuova diapositiva tramite il menu Inserisci > Nuova diapositiva, è possibile scegliere uno dei 24 layout di diapositiva preimpostati. Sono disponibili vari tipi di diapositive che presentano il segnaposto per il titolo, lo spazio per il testo e un grafico, oppure il segnapostio per un titolo e un'immagine ClipArt. I segnaposti dei titoli e del testo seguono la formattazione dello Schema diapositiva della presentazione, ma possono essere spostati, ridimensionati o riformattati in modo da presentare delle differenze rispetto allo schema. (ved. Par Schemi diapositiva)

14 Modificare il layout predefinito di una diapositiva È possibile modificare il layout di una diapositiva anche dopo che è stata creata. Quando si applica un nuovo layout, tutti gli oggetti e il testo rimangono sulla diapositiva, ma potrebbe essere necessario correggerne la disposizione in modo da adattarli al nuovo layout. Il layout della diapositiva su cui si sta lavorando può essere visionato dal menu Formato > Layout diapositiva (Figura 23). Il layout applicato alla diapositiva appare contornato da una cornice e la descrizione sommaria della sua composizione appare nel riquadro in basso a destra. Per modificare il layout della diapositiva aperta quindi, basta selezionare uno dei riquadri a disposizione, secondo le caratteristiche volute. Poi cliccare sul pulsante Riapplica. Layout selezionato Riquadro di descrizione del layout selezionato Figura 23 - Finestra di dialogo Layout diapositiva Modificare il colore dello sfondo di una diapositiva, di specifiche diapositive o di tutte le diapositive (Combinazione colori e Sfondo) Le combinazioni di colori delle diapositive sono costituite da insiemi di otto colori coordinati definiti in modo da essere utilizzati come colori principali di una presentazione: per il testo, lo sfondo, il riempimento, le evidenziazioni e così via. Ciascun colore della combinazione viene utilizzato automaticamente per un particolare elemento della diapositiva. È possibile selezionare una combinazione di colori per una singola diapositiva o per un'intera presentazione. Quando si applica un modello Struttura a una presentazione, è possibile scegliere tra un insieme di combinazioni predefinite associate a quel modello. In questo modo è possibile cambiare con facilità le combinazioni di colori per una diapositiva o per un'intera presentazione, essendo certi che la nuova combinazione risulterà in armonia con le altre diapositive della presentazione. Scegliere da menu Formato, la voce Combinazione colori diapositiva per visualizzare la corrispondente finestra di dialogo (Figura 24). Fare clic sul pulsante Cambia colore per visualizzare una successiva finestra di dialogo (Figura 25) che permette di creare un colore personalizzato.

15 Figura 24 Figura 25 NB. Per cambiare solo lo sfondo (o applicare una immagine di sfondo) è necessario lavorare sullo Schema Diapositiva (ved. par Schemi diapositiva) Usare modelli di struttura Applicare un modello struttura a una presentazione I modelli struttura contengono combinazioni di colori, Schemi diapositiva e titolo con formattazioni personalizzate, e stili di carattere appositamente studiati per conferire alla presentazione un aspetto particolare. Quando si applica un modello struttura alla presentazione, selezionando dal menu Formato la voce Applica modello struttura, lo Schema diapositiva, lo Schema titolo e la combinazione di colori del nuovo modello sostituiscono quelli già contenuti nella presentazione. Una volta applicato un modello struttura, ogni diapositiva che verrà aggiunta presenterà lo stesso aspetto personalizzato Cambiare modello di struttura È possibile aprire una presentazione esistente e modificarne lo stile, selezionando dal menu Formato la voce Applica modello struttura. In questo modo viene visualizzata una finestra di dialogo (Figura 26) dalla quale è possibile selezionare, visualizzandone l'anteprima, la struttura da applicare alla presentazione. Si noti che le strutture di base, qualora vengano applicate, modificano la formattazione della presentazione a partire dallo sfondo delle diapositive fino alla formattazione del carattere e dei punti elenco. Figura 26 - Finestra di dialogo Applica modello Struttura.

16 NB. Oltre ad utilizzare l'ampia gamma di modelli struttura di livello professionale disponibili in PowerPoint, è anche possibile creare modelli personalizzati. Dopo aver scelto un modello struttura predefinito, si può aprire la finestra Formato > Combinazione colori diapositiva e variare le caratteristiche del modello nella scheda Personalizzata. E possibile applicare le scelte fatte alla singola diapositiva o a tutte le diapositive del documento con i pulsanti Applica o Applica a tutte, ed è possibile salvare il nuovo modello con il pulsante Aggiungi come combinazione standard Schemi diapositiva Lo Schema diapositiva contiene segnaposti per inserire il testo principale o altre informazioni nella posizione di piè di pagina (es. la data, l'ora e il numero di diapositiva). Quando si desidera modificare l'aspetto di tutte le diapositive, non è necessario intervenire in ogni singola diapositiva, ma si può agire sullo Schema diapositiva: le modifiche verranno applicate automaticamente a tutte le diapositive esistenti e alle nuove diapositive aggiunte Inserire, rimuovere disegni, immagini o oggetti in uno schema diapositiva Per inserire una clipart è necessario visualizzare la diapositiva alla quale si desidera aggiungere un oggetto e poi scegliere dal menu Inserisci la voce Immagine > Clipart. Una volta individuata la Clipart desiderata, fare clic sul pulsante Inserisci per visualizzarla come contenuto della pagina. NB. Per inserire la Clipart in tutte le diapositive della presentazione, aggiungerla allo Schema diapositiva. Per inserire un'immagine importata (file) è necessario posizionarsi sulla diapositiva alla quale si desidera aggiungere l'immagine e scegliere dal menu Inserisci la voce Immagine, quindi Da file. Individuare poi la cartella contenente i file di immagine che si desidera inserire ed effettuare una delle seguenti operazioni: - Per incorporare l'immagine nella presentazione, fare clic sul pulsante Inserisci. - Per collegare l'immagine nella presentazione al file d'immagine sull'unità disco rigido, fare clic sulla freccia di selezione della casella di riepilogo Inserisci, quindi selezionare la voce Collega al file. NB. Per inserire l'immagine in tutte le diapositive della presentazione, aggiungerla allo Schema diapositiva Inserire del testo nel piè di pagina di alcune o di tutte le diapositive di una presentazione Per visualizzare l area piè di pagina e inserire del testo in tutte le diapositive di una presentazione bisogna aprire dal menu Visualizza la voce Schema Diapositiva. Nella parte in basso si visualizza così la casella di testo Area piè di pagina dove è possibile inserire il testo voluto. Per cambiare la formattazione del testo, selezionare il testo nei segnaposti già esistenti e apportare le modifiche desiderate; il testo nelle diapositive esistenti e nelle nuove diapositive aggiunte verrà formattato automaticamente con le nuove caratteristiche (dimensione, colore, ecc.) Applicare al piè di pagina di alcune o di tutte le diapositive la numerazione automatica, una data aggiornata automaticamente o una data fissa Per numerare le diapositive scegliere il menu Visualizza > Intestazione e piè pagina. Nella finestra di dialogo corrispondente (Figura 27), scheda Diapositiva, selezionare la casella Numero diapositiva, quindi fare clic sul pulsante Applica a tutte.

17 Figura 27 - Finestra di dialogo Intestazione e piè pagina. 6.3 TESTI E IMMAGINI Inserire e formattare testi Aggiungere testo a una diapositiva È possibile aggiungere testo ad una diapositiva sia in visualizzazione Struttura (posizionandosi nella diapositiva desiderata) sia in visualizzazione Diapositiva (posizionandosi nella casella di testo adeguata) Modificare i contenuti delle diapositive e delle pagine di note inserendo caratteri o parole Per modificare qualsiasi contenuto è necessario selezionare la casella di testo relativa ed applicare le variazioni volute. E possibile visualizzareil testo nella pagina Note di una diapositiva sia nella modalità di visualizzazione Struttura (in questo caso le note appaiono sotto la diapositiva) oppure dal menu Visualizza > Pagina note. In questo secondo caso si nota meglio la disposizione del testo sul foglio di stampa Cambiare l aspetto del testo: il tipo e le dimensioni dei caratteri Selezionare il testo che si desidera modificare, fare clic sul menu Formato e selezionare il comando Carattere (Figura 28). In questa finestra è possibile scegliere un tipo di carattere, uno stile (grassetto, corsivo), una dimensione e un colore da applicare al testo selezionato. Confermare facendo clic su OK.

18 Figura 28 - Finestra di dialogo Carattere. Se si desidera modificare l'interlinea, selezionare il testo desiderato, andare al menu Formato e scegliere il comando Interlinea. Confermare facendo clic su OK Applicare formattazioni al testo quali: grassetto, corsivo, sottolineatura Formattare il testo in grassetto Selezionare il testo che si desidera modificare. Fare clic sul pulsante Grassetto o dal menu Formato > Carattere e scegliere l opzione di stile Grassetto. Formattare il testo in corsivo Selezionare il testo che si desidera modificare. Fare clic sul pulsante Corsivo o dal menu Formato > Carattere e scegliere l opzione di stile Corsivo Sottolineare il testo Selezionare il testo che si desidera sottolineare. Fare clic sul pulsante Sottolineato Formato > Carattere e scegliere l opzione di effetto Sottolineato o dal menu Modificare le maiuscole e le minuscole Selezionare il testo che si desidera modificare, scegliere Maiuscole/minuscole dal menu Formato e selezionare l'opzione desiderata Applicare colori diversi al testo Selezionare il testo che si desidera modificare. Fare clic sulla freccia di selezione della casella di riepilogo Colore carattere sulla Barra degli Strumenti Disegno (in fondo alla finestra). Per ripristinare il colore predefinito del testo, scegliere il pulsante Automatico. Per applicare un colore presente nella combinazione di colori, selezionare uno degli otto colori al di sotto del pulsante Automatico.

19 Per applicare un colore non presente nella combinazione di colori, scegliere Altri colori carattere. Selezionare il colore desiderato nella scheda Standard oppure fare clic sulla scheda Personalizzati per creare un colore personalizzato, quindi scegliere OK Aggiungere un'ombreggiatura al testo Selezionare il testo al quale si desidera aggiungere un'ombreggiatura. Fare clic sul pulsante Ombreggiato sulla Barra degli Strumenti Formattazione Allineare un testo a sinistra, al centro, a destra o giustificarlo Nel riquadro delle diapositive selezionare il testo che si desidera allineare a destra. Fare clic sul pulsante Allinea a destra, Allinea a sinistra, Allinea al centro, Giustifica Adattare l interlinea prima o dopo gli elementi di elenchi puntati e numerati Per modificare gli spazi esistenti prima e dopo il paragrafo, bisogna aprire la finestra Formato > Interlinea e modificare i valori corrispondenti. Figura 29 Finestra Interlinea Modificare lo stile dei punti e dei numeri di un elenco Aggiungere i punti elenco o la numerazione al testo Selezionare il testo o il segnaposto al quale si desidera aggiungere i punti elenco o la numerazione, dopodichè effettuare una delle seguenti operazioni: - Per aggiungere i punti elenco, fare clic sul pulsante Elenco puntato - Per aggiungere la numerazione, fare clic sul pulsante Elenco numerato NB. È anche possibile iniziare a creare un elenco numerato durante la digitazione. Premere innanzi tutto il tasto BACKSPACE sulla tastiera per rimuovere gli eventuali punti elenco presenti all'inizio della riga, quindi digitare il punto elenco desiderato e il primo elemento dell elenco. Premendo INVIO per iniziare una nuova riga, la numerazione per le righe successive proseguirà automaticamente. Modificare i punti elenco Per modificare il punto elenco di una diapositiva, selezionare l'intero elenco, quindi scegliere il menu Formato > Elenchi puntati e numerati, e fare clic sul pulsante Carattere. Nella finestra che compare (Figura 30), scegliere un carattere, un colore e una dimensione, e confermare con il pulsante OK.

20 Figura 30 - Finestra di dialogo Punto elenco Usare i comandi Annulla e Ripristina PowerPoint permette di annullare una operazione e di tornare alla situazione precedente. Se ci si accorge di aver fatto un errore, non è necessario cancellare tutto, basta fare clic sul pulsante Annulla della Barra degli Strumenti, per tornare indietro di un passo, oppure fare clic sulla freccia di selezione della casella Annulla per visualizzare le ultime azioni seguite che possono essere annullate e fare clic sull'azione che si desidera annullare.. NB. Per visualizzare altre azioni precedenti, scorrere l'elenco in basso Quando si annulla un'azione, vengono annullate anche tutte le azioni elencate sopra di essa. Se dopo aver fatto clic su Annulla si desidera ripristinare l'azione annullata, fare clic sul pulsante Ripristina Disegni, immagini PowerPoint permette di inserire nella diapositiva oggetti di vario tipo tra cui disegni, immagini, diagrammi, file audio, ecc. (dal menu Inserisci > Oggetto, si apre la finestra Inserisci Oggetto) Figura 31 a - Finestra Iserisci oggetto E possibile creare un nuovo oggetto da inserire con l opzione Crea nuovo oggetto, oppure inserire un file già esistente sul computer scegliendo l opzione Crea da file.

21 Figura 31 b - Finestra Iserisci oggetto NB. Attivando l opzione Collega, si crea un collegamento permanente all oggetto che viene aggiornato nel documento PowerPoint ogni volta che viene aggiornato il file di origine. In questo caso si crea quindi un link che collega l oggetto ad un file esterno Inserire un Disegno in una diapositiva Tra gli oggetti che è possibile inserire sono compresi i disegni (o Clip Art) e le immagini. Per inserire una Clipart in una diapositiva, si può procedere in due modi: 1) Si crea una nuova diapositiva (Inserisci > Nuova diapositiva) scegliendo il formato che comprende il segnaposto per testo e Clipart Figura 32 - Finestra Nuova diapositiva 2) Su una diapositiva già esistente visualizzare la diapositiva alla quale si desidera aggiungere un'immagine. Scegliere la voce Immagine dal menu Inserisci, quindi Clipart. Nella finestra che si apre, individuare la Clipart desiderata e fare clic sul pulsante Inserisci. NB. Per inserire l'immagine in tutte le diapositive della presentazione, aggiungerla allo Schema diapositiva Inserire una immagine in una diapositiva Visualizzare la diapositiva alla quale si desidera aggiungere un'immagine. Scegliere dal menu Inserisci la voce Immagine, quindi Da file. Individuare la cartella contenente l'immagine che si desidera inserire e selezionarla (fare clic sull'immagine), poi effettuare una delle seguenti operazioni: Per incorporare l'immagine nella presentazione, fare clic sul pulsante Inserisci. Per collegare l'immagine nella presentazione al file d'immagine sull'unità disco rigido, fare clic sulla freccia di selezione della casella di riepilogo Inserisci, quindi selezionare l opzione Collega al file (Figura 33).

22 Figura 33 - Finestra Inserisci Immagine Duplicare, spostare e cancellare Copiare testi, disegni e immagini in una presentazione o tra presentazioni aperte Selezionare il testo o l immagine che si desidera copiare. Fare clic sul pulsante Copia sulla Barra degli Strumenti, oppure scegliere il menu Modifica > Copia. Posizionarsi nella diapositiva desiderata (non necessariamente nella stessa presentazione), quindi fare clic sul pulsante Incolla sulla Barra degli Strumenti, oppure scegliere il menu Modifica > Incolla Spostare testi, disegni e immagini in una presentazione o tra presentazioni aperte Selezionare il testo o l immagine che si desidera spostare. Fare clic sul pulsante Taglia sulla Barra degli Strumenti, oppure scegliere il menu Modifica > Taglia. Posizionarsi nella diapositiva desiderata (non necessariamente nella stessa presentazione), quindi fare clic sul pulsante Incolla sulla Barra degli Strumenti, oppure scegliere il menu Modifica > Incolla Ridimensionare un disegno, un immagine Una volta inserito un oggetto all interno di una diapositiva, è possibile ridimensionarlo nei modi seguenti:

23 Cliccando con il tasto destro del mouse sull oggetto e selezionando dal menu Formato la voce Immagine > Dimensioni Selezionando l immagine e trascinando i quadratini di dimensionamento con il tasto sinistro del mouse Figura 34 - Finestra Formato Immagine Cancellare un testo o una immagine Selezionare il testo o l immagine che si desidera cancellare e premere il tasto Canc sulla tastiera. Oppure, dopo aver selezionato l oggetto da cancellare, scegliere dal menu Modifica la voce Cancella. 6.4 GRAFICI E OGGETTI Usare grafici Inserire dati per creare, modificare i vari tipi di grafici disponibili Quando si crea un grafico facendo doppio clic sul segnaposto di un grafico sulla diapositiva, oppure facendo clic sul pulsante Inserisci grafico, in Microsoft Graph verrà visualizzato un grafico con i relativi dati associati in una tabella denominata foglio dati. Nel foglio dati sono contenuti dei dati di esempio che indicano dove digitare le etichette di riga e di colonna e i dati. Una volta creato un grafico, sarà possibile immettere i dati nel foglio dati, importare i dati da un file di testo, importare un foglio di lavoro o un grafico di Microsoft Excel oppure copiare dati da un altro programma. È inoltre possibile inserire un grafico di Microsoft Excel nella presentazione Power Point. Importare un foglio di lavoro o un grafico di Microsoft Excel I dati importati possono contenere un massimo di 4000 righe e 4000 colonne, ma non è possibile visualizzare nel grafico più di 255 serie di dati. Attenzione: Se si seleziona la casella di controllo Sovrascrivi celle esistenti, tutti i dati presenti nel foglio dati verranno sostituiti dai dati importati. Passare al foglio dati. Se si importa un foglio di lavoro di Microsoft Excel e si desidera inserire i dati importati a partire da una cella diversa da quella nell'angolo superiore sinistro del foglio dati, fare clic sulla cella desiderata e scegliere Importa file dal menu Modifica. Nella casella Cerca in selezionare l'unità, la cartella o il percorso Internet in cui si trova il file. Per aprire un file creato in un altro programma, selezionare il formato di file desiderato dalla casella Tipo file. È inoltre possibile digitare l'estensione del nome del file nella casella Nome file. Digitare ad esempio *.xls per

24 trovare i file di Microsoft Excel. Nell'elenco delle cartelle, fare doppio clic sulle cartelle fino ad aprire la cartella contenente il file desiderato. Fare doppio clic sul file che si desidera importare. Se si è selezionata una cartella di lavoro di Microsoft Excel creata con la versione 5.0 o successiva, selezionare il foglio che si desidera importare. Sarà possibile importare un solo foglio. Per importare tutti i dati del foglio di lavoro, nella casella Importa selezionare Foglio intero. Per importare parte dei dati, selezionare Intervallo, quindi digitare l'intervallo di dati desiderato. Per importare ad esempio l'intervallo di celle compreso tra A1 e B5, digitare A1:B5 nella casella Intervallo. Se è stato assegnato un nome all'intervallo, sarà possibile digitare il nome anziché il riferimento dell'intervallo. Se nel passaggio 2 si è selezionata una cella, deselezionare la casella di controllo Sovrascrivi celle esistenti. Selezionare un tipo di grafico differente Per la maggior parte dei grafici 2D è possibile modificare il tipo di grafico di una serie di dati oppure dell'intero grafico. Per i grafici a bolle è possibile modificare solo il tipo dell'intero grafico. Per la maggior parte dei grafici 3D, la modifica del tipo di grafico influenzerà l'intero grafico. Per i grafici a barre 3D e per gli istogrammi, sarà possibile modificare una serie di dati in un tipo di grafico a cono, a cilindro o a piramide. In PowerPoint, fare doppio clic sul grafico che si desidera modificare. Per modificare il tipo di grafico di una serie di dati, fare clic sulla serie di dati nel grafico. Per modificare il tipo di grafico dell'intero grafico, è sufficiente fare doppio clic sul grafico. Scegliere Tipo di grafico dal menu Grafico. Nella scheda Tipi standard o Tipi personalizzati, selezionare il tipo di grafico desiderato. Per applicare un tipo di grafico a cono, a cilindro o a piramide a una serie di dati a barre 3D o a un istogramma, selezionare Cilindro, Coni o Piramidi dalla casella Tipo di grafico della scheda Tipi standard, quindi selezionare la casella di controllo Applica alla selezione. Per tornare a PowerPoint, fare clic all'esterno del grafico Modificare il colore di sfondo di un grafico Cliccare con il tasto destro del mouse sullo sfondo del grafico e scegliere dal menu a discesa la voce Formato area grafico. Appare la finestra corrispondente (Figura 35) da cui è possibile scegliere il colore desiderato. Oppure, dopo aver selezionato il segnaposto del grafico sulla diapositiva, scegliere dal menu Formato la voce Area del grafico Figura 35 - Finestra Formato area grafico Modificare il colore di colonne, barre, righe e torte in un grafico

25 Cliccare con il tasto destro del mouse sulla parte del grafico che si vuole modificare e scegliere dal menu a discesa che appare la voce Formato serie dati. Appare la finestra corrispondente (Figura 36) da cui è possibile scegliere il colore desiderato Oppure, dopo aver selezionato l elemento da modificare, scegliere dal menu Formato la voce Serie dati selezionati. Figura 36 - Finestra Formato area grafico Cambiare il tipo di grafico Se si vuole cambiare il Tipo di grafico, non è necessario cancellare quello esistente e crearne uno nuovo, basta cliccare con il tasto destro del mouse sullo sfondo del grafico e scegliere dal menu a discesa che appare la voce Tipo di grafico. Appare la finestra corrispondente (Figura 37) da cui è possibile scegliere il nuovo aspetto. Oppure, dopo aver selezionato il segnaposto del grafico, scegliere dal menu Grafico la voce Tipo di grafico. Figura 37 - Finestra Tipo di grafico

26 6.4.2 Organigrammi In PowerPoint è disponibile un layout di diapositiva che include un segnaposto per un organigramma Per utilizzare questo layout, fare clic sul pulsante Attività comuni, scegliere Layout diapositiva, selezionare il layout Organigramma, quindi scegliere il pulsante Applica Creare un organigramma Visualizzare la diapositiva alla quale si desidera aggiungere un organigramma e scegliere dal menu Inserisci la voce Immagine, quindi Organigramma. Creare l oggetto utilizzando gli strumenti e i menu di Organization Chart. Per tornare a PowerPoint, scegliere Esci e ritorna a Presentazione dal menu File di Organization Chart Modificare la struttura gerarchica di un organigramma Fare doppio clic sull'organigramma e modificare l oggetto utilizzando gli strumenti e i menu di Organization Chart. Per tornare a PowerPoint, scegliere Esci e ritorna a Presentazione dal menu File di Organization Chart. Nella Barra degli Strumenti Disegno (figura 38) sono disponibili strumenti che consentono di disegnare, gestire e formattare oggetti di disegno di qualunque tipo. Per visualizzare la Barra degli Strumenti, fare clic sul pulsante Disegno sulla Barra degli Strumenti Disegno. Facendo clic sulla freccia nera, verrà visualizzato un menu di scelta con diverse opzioni. Figura 38 - Barra degli strumenti Disegno. È possibile utilizzare gli strumenti Linee del menu Forme per disegnare linee rette o curve, linee a mano libera e frecce a una o due punte. Per disegnare una linea o una forma a mano libera, fare clic su Forme sulla Barra degli Strumenti Disegno, scegliere Linee, fare clic sul tipo di linea desiderato e quindi trascinare il cursero del mouse. Per disegnare una linea retta, fare clic su Linea sulla Barra degli Strumenti Disegno. È possibile utilizzare gli strumenti di formattazione disponibili sulla Barra degli Strumenti Disegno per modificare linee, curve e forme a mano libera, ad esempio per colorare le linee, modificarne lo spessore, aggiungervi frecce o convertirle in linee tratteggiate o punteggiate Aggiungere o eliminare dirigenti, collaboratori e dipendenti in un organigramma Per aggiungere elementi nuovi ad un organigramma, basta aprire la finestra Organization Chart (Figura 39) ed utilizzare i pulsanti della Barra degli Strumenti in alto per aggiungere un nuovo segnaposto per un Dipendente, un Collega, un Manager, un Assistente. Una volta scelto il pulsante adatto, posizionarsi sul segnaposto al quale si vuole aggiungere la nuova casella e fare clic con il tasto sinistro del mouse. La nuova casella verrà collegata alla precedente.

27 Figura 39 - Finestra Microsoft Organization Chart Disegnare oggetti Inserire oggetti di diversi tipi in una diapositiva: linee, tracciati, frecce, rettangolo, caselle di testo Modificare le caselle di testo Selezionare in visualizzazione Diapositiva il riquadro di testo, quindi scegliere il menu Formato > Segnaposto. Nella finestra di dialogo Formato forme, scheda Dimensioni (figura 40), è possibile modificare l altezza e la larghezza del riquadro di testo. Figura 40 - Finestra di dialogo Formato forme, scheda Dimensioni.

28 Modificare il colore di sfondo dell oggetto, il colore, lo spessore e lo stile delle linee Selezionare in visualizzazione Diapositiva il riquadro di testo, quindi scegliere il menu Formato > Segnaposto. Nella finestra di dialogo Formato forme, scheda Colori e linee (figura 41), è possibile scegliere un colore di sfondo, un bordo del colore e dello spessore desiderati. Figura 41 - Finestra di dialogo Formato forme, scheda Colori e linee Modificare lo stile del punto di inizio e di arrivo delle frecce Usare differenti stili di linee Tutti gli oggetti disegnati appaiono automaticamente circondati da un bordo, ovvero una linea sottile che ne definisce la forma. È tuttavia possibile aggiungere bordi anche a caselle di testo, immagini e figure importate. Per modificare o formattare un bordo, è necessario utilizzare le stesse modalità valide per modificare o formattare una linea. Per modificare lo spessore dei bordi, selezionare il riquadro di testo e utilizzare lo strumento Stile linea. È possibile utilizzare lo strumento Stile tratteggio per creare bordi tratteggiati o punteggiati. Usare differenti colori di linee Dopo avere selezionato la linea o l oggetto desiderati, è possibile usare lo strumento Colore linea per aggiungere colore ai bordi o eliminarli completamente. Usare forme geometriche È possibile creare automaticamente una vasta gamma di forme utilizzando gli strumenti Forme sulla Barra degli Strumenti Disegno. Nel menu Forme sono disponibili diverse categorie: oltre alle linee, è possibile utilizzare forme di base, frecce, elementi di un diagramma di flusso, stelle, intestazioni e callout. Per disegnare una forma, fare clic su Forme (Figura 42), selezionare una categoria e quindi fare clic sulla forma desiderata. Fare clic nel documento per aggiungere la forma con le dimensioni predefinite oppure trascinare il puntatore del mouse fino a ottenere le dimensioni desiderate. È possibile convertire una forma in un'altra. Selezionare la forma che si desidera modificare, fare clic su Disegno sulla Barra degli Strumenti Disegno, scegliere Trasforma oggetto selezionato e quindi selezionare la nuova forma. Tutte le forme hanno quadratini di ridimensionamento e alcune sono dotate anche di uno o più quadratini di modifica. Trascinare i quadratini per ridimensionare o modificare una forma.

29 Figura 42 - Barra degli strumenti Disegno, pulsante Forme Applicare un ombreggiatura a un oggetto È possibile aggiungere un'ombra a qualunque oggetto creato, comprese le caselle di testo, ed è possibile modificare le dimensioni, la direzione e il colore dell'ombra. La modifica del colore di un'ombra influisce solo sull'ombra, non sull'oggetto stesso. È inoltre possibile aggiungere un effetto in rilievo o incassato a un oggetto nonché aggiungere alcuni tipi di ombra ai bordi di un'immagine, ad esempio un'ombra spostata. Aggiunta di un'ombra a un oggetto di disegno Selezionare l'oggetto a cui si desidera aggiungere un'ombra. Fare clic sull icona Ombra degli Strumenti Disegno, quindi fare clic sull'opzione desiderata. sulla Barra Suggerimento: Per modificare il colore o lo spostamento di un'ombra, fare clic sull icona Ombra, su Impostazioni ombra e quindi selezionare le opzioni desiderate sulla Barra degli Strumenti Impostazioni ombra. Rimozione dell'ombra da un oggetto di disegno Selezionare l'oggetto che si desidera modificare. Fare clic sull icona Ombra Disegno, quindi fare clic su Nessuna. sulla Barra degli Strumenti Ruotare o traslare un oggetto Rotazione di un oggetto in base a un valore specificato 1 Selezionare l'oggetto che si desidera ruotare. 2 Sulla Barra degli Strumenti Disegno fare clic sull icona Ruota per gradi. 3 Trascinare un angolo dell'oggetto nella direzione di rotazione desiderata. 4 Fare clic all'esterno dell'oggetto per confermare la rotazione. Suggerimento: Per limitare la rotazione dell'oggetto ad angoli di 15 gradi, tenere premuto MAIUSC mentre si utilizza lo strumento Ruota per gradi. Per ruotare l'oggetto attorno al quadratino opposto rispetto a quello che si sta utilizzando, fare clic su CTRL mentre si utilizza lo strumento Ruota per gradi Allineare un oggetto Ridimensionare un oggetto o un grafico in una diapositiva Quando si selezionano gli oggetti (clipart, immagini, grafici, ecc.) appaiono alcuni quadratini ai bordi della

30 selezione (le maniglie). E possibile modificare le dimensioni degli oggetti in due modi: - cliccando sulle maniglie di selezione e spostandole a piacere - selezionando dal menu Formato la voce Immagine (oggetto) > Dimensioni Spostare un oggetto in primo piano o sullo sfondo Dalla Barra degli Strumenti Disegno, scegliere a partire dal pulsante Disegno la voce Ordine > Porta in primo piano (oppure Porta avanti o Porta indietro) Duplicare, spostare e cancellare Copiare un grafico o un oggetto in una presentazione o tra presentazioni aperte Selezionare l oggetto o il grafico e cliccare sul menu Modifica > Copia, poi posizionarsi nel luogo di destinazione e selezionare dal menu Modifica, la voce Incolla Spostare un grafico o un oggetto in una presentazione o tra presentazioni aperte Selezionare l oggetto o il grafico e cliccare sul menu Modifica > Taglia, poi posizionarsi nel luogo di destinazione e selezionare dal menu Modifica, la voce Incolla Cancellare un grafico o un oggetto Selezionare l oggetto o il grafico e utilizzare il tasto Canc sulla tastiera. Oppure scegliere dal menu Modifica la voce Cancella. 6.5 EFFETTI SPECIALI Animazioni Aggiungere animazioni alle diapositive In visualizzazione Sequenza diapositive è presente la Barra degli Strumenti Sequenza diapositive. Il primo pulsante permette di impostare la transizione, ovvero l'effetto che caratterizza il passaggio da una diapositiva all'altra durante la proiezione. Se si seleziona una diapositiva e si fa clic sul pulsante Transizione, compare una finestra di dialogo identica a quella cui si accede selezionando dal menu Presentazione diapositive la voce Transizione diapositive (Figura 43), nella quale si può accedere alla impostazione della transizione dalla casella a discesa "Effetto". È possibile scegliere uno dei tanti effetti disponibili e impostarne la velocità di esecuzione, che può essere "Lento", "Medio" oppure "Veloce" e vedere in anteprima l'effetto applicato. È anche possibile impostare l'avanzamento della proiezione attraverso un clic del mouse oppure automaticamente dopo il numero di secondi considerato necessario. Il riquadro "Automaticamente dopo" serve a definire un tempo di permanenza sullo schermo della diapositiva prima dell'ingresso della successiva. Alla transizione si può aggiungere l'impostazione della sequenza di animazione che consiste nell'attribuzione degli effetti che regolano l'ingresso del testo o degli oggetti di cui è composta una diapositiva. Tali operazioni possono essere effettuate all'interno della finestra di dialogo Animazione personalizzata (Figura 44).

31 Figura 43 - Finestra di dialogo Transizione diapositiva. Figura 41 - Finestra di dialogo Animazione personalizzata. Nella scheda Ordine e Intervallo attivando la voce Esegui animazione è possibile fare comparire il testo un punto per volta anziché tutto contemporaneamente. Nella scheda Effetti, nella prima casella a discesa della voce Immissione animazione e suono, si ha la possibilità di definire con che effetto il testo della diapositiva deve comparire. Le caselle a discesa di Immissione testo consente di decidere se l'effetto impostato dovrà agire sull'intero paragrafo piuttosto che su una parola per volta o addirittura su una lettera per volta. La casella a discesa Dopo l'animazione permette di nascondere o assegnare un colore differente all'oggetto selezionato nello stesso istante in cui viene visualizzato l'oggetto o il testo successivo nella sequenza. Modificare l'animazione di un testo o di un oggetto Visualizzare la diapositiva nella quale si desidera modificare un'animazione e scegliere Animazione personalizzata dal menu Presentazione diapositive. Nella casella di gruppo Selezionare gli elementi a cui applicare l'animazione, selezionare l'oggetto che si desidera modificare. Per rimuovere l'animazione, deselezionare la casella di controllo accanto al nome dell'oggetto. Apportare le modifiche desiderate nelle schede Effetti e Ordine e intervalli.

32 Ripetere i passaggi 3 e 4 per ciascun oggetto che si desidera modificare. Per visualizzare l'anteprima delle modifiche apportate, fare clic su Anteprima Transizioni Aggiungere effetti di dissolvenza In visualizzazione Diapositive o Sequenza diapositive selezionare la diapositiva o le diapositive alle quali si desidera aggiungere una transizione e scegliere la voce Transizione diapositiva dal menu Presentazione diapositive. Selezionare la transizione Dissolvenza dalla casella Effetto, quindi le altre opzioni desiderate. Per applicare la transizione alla diapositiva selezionata, scegliere il pulsante Applica. Per applicare la transizione a tutte le diapositive, scegliere il pulsante Applica a tutte. Ripetere la procedura per ciascuna diapositiva a cui si desidera aggiungere una transizione. Per controllare le transizioni, scegliere Anteprima animazione dal menu Presentazione diapositive. La presentazione richiede un tempo globale che può essere suddiviso fra le singole diapositive in modo che il contenuto esplicativo di ogni diapositiva sia messo in relazione con il tempo di permanenza della stessa diapositiva sullo schermo. L'impostazione dei tempi di permanenza delle diapositive sullo schermo si definiscono facilmente cliccando sul pulsante Prova Intervalli della Barra degli Strumenti Sequenza diapositive in visualizzazione Sequenza diapositive. Partirà subito dopo una presentazione che sarà arricchita da un contatore in alto a sinistra (Figura 45) che evidenzia i secondi o i minuti che sono trascorsi dall'inizio dell'esposizione della diapositiva. Figura 45 - Contatore della Presentazione. Al termine della temporizzazione della presentazione compare una finestra (Figura 46), in cui è riportato il tempo globale di esposizione della presentazione. Cliccando sul pulsante Sì si accetta l'impostazione corrente per la durata della presentazione. Figura 46 - Finestra di temporizzazione. 6.6 PREPARAZIONE DELLA STAMPA Preparazione Selezionare il corretto formato della presentazione Tipi di output È possibile creare lucidi in bianco e nero o a colori a partire dalle diapositive, creare diapositive da 35 mm utilizzando un film recorder da tavolo oppure creare un file per un centro di stampa. Quando si preparano gli stampati per il pubblico, è possibile scegliere tra i vari layout di PowerPoint, che si differenziano per il numero di diapositive e il tipo di orientamento orizzontale o verticale, oppure scegliere Invia a dal menu File, quindi Microsoft Word per stampare da Word utilizzando altri tipi di layout.

33 Usare gli strumenti di controllo ortografico È possibile effettuare il controllo ortografico in modo automatico durante la digitazione del testo oppure in qualsiasi altro momento, ad esempio al termine della creazione delle diapositive. Quando si effettua il controllo ortografico in modo automatico, i possibili errori ortografici vengono segnalati con sottolineature ondulate. Qualora queste impediscano una chiara visualizzazione della diapositiva, è possibile nasconderle temporaneamente fino a quando non si sarà pronti per procedere alla correzione degli errori. Effettuare il controllo ortografico durante la digitazione del testo Scegliere Opzioni dal menu Strumenti, quindi fare clic sulla scheda Ortografia e stile. Selezionare la casella di controllo Controlla ortografia durante la digitazione. Mentre si digita il testo le parole non presenti nel dizionario di PowerPoint verranno evidenziate con una sottolineatura ondulata. Suggerimento: Per correggere l'ortografia, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla linea ondulata, quindi scegliere il comando desiderato dal menu di scelta rapida. Controllare l'ortografia quando lo si desidera Fare clic sul pulsante Controllo ortografico Visualizzazione note Il riquadro delle note (Figura 47) consente di aggiungere le note del relatore o informazioni che si desidera condividere con gli spettatori. Per inserire degli oggetti grafici nelle note, è possibile aggiungere le note in visualizzazione Pagina note. Questi tre riquadri vengono visualizzati anche quando si salva la presentazione come pagina Web. L'unica differenza è che in tal caso il riquadro della struttura conterrà un sommario che consente di spostarsi all'interno della presentazione. Aggiungere note per chi presenta le diapositive Fare clic nel riquadro delle note, quindi digitare le note per la diapositiva corrente. Per ingrandire il riquadro delle note, posizionare il puntatore del mouse sul bordo superiore del riquadro. Quando il puntatore assume la forma di una freccia a due punte, trascinare fino a quando il riquadro raggiunge la dimensione desiderata. Utilizzare il riquadro delle note per spostarsi su altre diapositive alle quali si desidera aggiungere delle note. Figura 47 - Visualizzazione Pagine Note.

34 Modificare l orientamento della diapositiva. Cambiare le dimensioni della carta Nella finestra di dialogo Stampa, fare clic sul pulsante Proprietà. Nella finestra di dialogo successiva scegliere il formato nella casella Orientamento (Orientation): verticale (portrait), orizzontale (landscape), ruotato (ruotated). Nella finestra di dialogo Stampa, fare clic sul pulsante Proprietà. Nella finestra di dialogo successiva (Figura 45), scegliere il formato nella casella Formato carta (Paper size): A4, A3, lettera ecc. Figura 45 - Finestra di dialogo Proprietà documento Duplicare e spostare diapositive in una presentazione o tra presentazioni aperte Duplicare diapositive E possibile procedere nei seguenti modi: selezionare la diapositiva o le diapositive che si desidera duplicare e scegliere Duplica diapositiva dal menu Inserisci. selezionare la diapositiva che si desidera copiare e fare clic sul pulsante Copia sulla Barra degli Strumenti scegliere il menu Modifica > Copia. Posizionarsi nel punto desiderato (non necessariamente nella stessa presentazione), quindi fare clic sul pulsante Incolla sulla Barra degli Strumenti Standard, oppure scegliere il menu Modifica > Incolla. Spostare diapositive Selezionare la diapositiva che si desidera spostare. Fare clic sul pulsante Taglia sulla Barra degli Strumenti Standard, oppure scegliere il menu Modifica > Taglia. Posizionarsi nella diapositiva desiderata (non necessariamente nella stessa presentazione), quindi fare clic sul pulsante Incolla sulla Barra degli Strumenti, oppre scegliere il menu Modifica > Incolla. Cambiare l ordine delle diapositive in una presentazione Effettuare una delle seguenti operazioni: Nel riquadro della struttura trascinare l'icona della diapositiva nella posizione desiderata. In visualizzazione Sequenza diapositive trascinare la diapositiva nella posizione desiderata Eliminare una o più diapositive La cancellazione di diapositive in una presentazione può essere attivata da qualunque visualizzazione in cui si operi tranne che da Presentazione diapositive. Risulta comunque più conveniente effettuarla quando si operi in visualizzazione Struttura o Sequenza diapositive. In ogni caso, il comando da utilizzare è Elimina diapositiva ed è attivabile dal menu Modifica, oppure è possibile premere il comando CANC (dopo aver

35 selezionato la diapositiva desiderata) se si sta lavorando operi in visualizzazione Struttura o Sequenza diapositive. L'effetto consiste non solo nella cancellazione della diapositiva, ma anche nella rinumerazione della nuova sequenza. In PowerPoint, come negli altri applicativi del pacchetto Office, è data la possibilità di annullare l'ultima operazione effettuata recuperando un eventuale errore, usando il pulsante Annulla. È possibile anche cancellare più diapositive contemporaneamente. È possibile selezionare diapositive anche non adiacenti tenendo premuto il tasto Shift. Per quanto concerne l'inserimento di diapositive, è necessario puntualizzare come avviene il posizionamento della nuova diapositiva. Rispetto ad una diapositiva selezionata, la nuova diapositiva verrà inserita immediatamente dopo. Il comando da utilizzare è disponibile dal menu Inserisci > Nuova diapositiva ed è operante in tutte le visualizzazioni tranne in Presentazione diapositive. L'effetto della scelta del comando Nuova diapositiva, in tutte le visualizzazioni, tranne che in visualizzazione Struttura, è quello di fare comparire una finestra di dialogo dalla quale si può selezionare il layout da utilizzare con i segnaposti necessari in base agli elementi che dovranno costituire il contenuto della nuova diapositiva Stampa Stampare una intera presentazione, specifiche diapositive, volantini, pagine note Le impostazioni di stampa si assegnano dal comando Stampa del menu File e una volta impostate, rimangono memorizzate. Nella finestra di dialogo Stampa (Figura 49), selezionare le pagine da stampare della propria presentazione utilizzando la zona Diapositive da stampare e cliccando sulla casella d'opzione - Tutte: per stampare l'intera selezione - Diapositiva corrente: per stampare solo la diapositiva che si sta visualizzando - Selezione: per stampare solo le diapositive selezionate in visualizzazione Sequenza diapositive - Diapositive: per impostare l'intrevallo delle diapositive da stampare. Nell'elenco a discesa relativo a Stampa di selezionare l'oggetto che si intende stampare tra quelli disponibili: Diapositive (senza animazioni) Diapositive (con animazioni) Stampati (2 diapositive per pag) Stampati (3 diapositive per pag) Stampati (6 diapositive per pag) Pagine note Visualizzazione struttura Dal menu a tendina è possibile decidere di stampare una diapositiva per pagina con o senza sequenze. Stampare una diapositiva con sequenze comporta la stampa della stessa diapositiva per tante volte quanti sono gli elementi a cui è stata impostata una sequenza in fase di presentazione. È possibile stampare un'intera presentazione, ovvero le diapositive, la struttura, le note e gli stampati per il pubblico, a colori, in gradazioni di grigio o solo in bianco e nero. È anche possibile stampare diapositive, pagine note o struttura e stampati specifici. Stampa di una struttura È possibile stampare l'intero testo della struttura o solo i titoli delle diapositive. Lo stampato potrebbe tuttavia avere un aspetto differente dall'immagine sullo schermo. Nel riquadro Struttura, ad esempio, è possibile mostrare o nascondere la formattazione, quale il grassetto o il corsivo, mentre nella versione stampata la formattazione viene sempre visualizzata.

36 Figura 49 - Finestra di dialogo Stampa. Stampa in bianco e nero Poiché la maggior parte delle presentazioni viene impostata per la visualizzazione a colori ma le diapositive e gli stampati in genere vengono stampati in bianco e nero, è possibile visualizzare l'anteprima di come le diapositive e gli stampati appariranno in bianco e nero e regolare l'aspetto degli oggetti in bianco e nero prima di stampare la presentazione. Per farlo, basta selezionare l opzione Solo bianco e nero nella finestra di dialogo Stampa Fare una presentazione Mostrare, nascondere le diapositive Sulla barra degli strumenti Sequenza Diapositive, della visualizzazione Sequenza diapositive si trova anche il pulsante Nascondi diapositiva. Il file di presentazione può contenere delle diapositive che il relatore non ritiene utile mostrare al pubblico. Perché tali diapositive possano essere nascoste in fase di presentazione è sufficiente fare clic sul pulsante Nascondi diapositiva dopo averle opportunamente selezionate Avviare una presentazione da una qualsiasi diapositiva La procedura che segue consente di impostare una presentazione di diapositive in modo che vengano visualizzate solo le diapositive incluse nella presentazione personalizzata. Scegliere Imposta presentazione dal menu Presentazione diapositive, selezionare la voce Presentazione personalizzata, quindi scegliere la presentazione desiderata dall'elenco. Premere il pulsante OK e avviare la presentazione di diapositive. NB: Se si desidera modificare questa impostazione, ad esempio per visualizzare tutte le diapositive, scegliere di nuovo Imposta presentazione dal menu Presentazione diapositive e apportare le modifiche desiderate.