Procedura Aziendale. Obiettivi di Budget. Unità Operativa Controllo di Gestione

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1 Sommario 1. Definizione Scopo Campo di applicazione Responsabilità Soggetti Destinatari Terminologia e abbreviazioni Modalità operative Fasi Fase 1: Pianificazione Fase 2: Attuazione Fase 3: Verifica Fase 4: Azione Tipologia di Obiettivi e Valutazione Referenti della procedura Indicatori Archiviazione e gestione dei dati Documenti di riferimento e Allegati... 6 Redatto: Domenico BAGNARA 10/10/2012 Giuseppe TRAVAIN 09/10/2012 Verificato. Giuseppe TRAVAIN Approvato: Massimo FUSELLO File: Processo obiettivi di budget.doc Pagina 1 di 7

2 1. Definizione Gestione del processo degli Obietti di Budget aziendale, piano di miglioramento delle prestazioni erogate con riconoscimento economico proporzionale ai risultati raggiunti. 2. Scopo Descrizione e applicazione chiara del Processo di Budget, attraverso l analisi delle attività e l esplicitazione di tempi e modi. 3. Campo di applicazione L unità funzionale che discute il Budget è il Dipartimento: gli obiettivi sono declinati per dipartimento e per le singole Unità Operative afferenti. Le unità Operative che hanno obiettivi di budget possono essere Complesse, Semplici Dipartimentali o Semplici: è il direttore di dipartimento e la direzione strategica che definiscono gli interessati. 4. Responsabilità La gestione del processo è a carico della UOC Controllo di Gestione: definisce le tempistiche di discussione, delle rendicontazione di medio termine, raccoglie le informazioni al termine dell anno, esegue le verifiche sulle evidenze prodotte dalle Unità Operative e dalle unità di supporto in grado di formalizzare il raggiungimento di risultati aziendali di carattere trasversale. 5. Soggetti Destinatari Destinatari della procedura: tutti gli operatori sanitari, tecnici ed amministrativi coinvolti nel perseguimento degli obiettivi di budget. 6. Terminologia e abbreviazioni Dir: Direttore Dip: Dipartimento UO: Unità Operativa UOC: Unità Operativa Complessa UOS: Unità Operativa Semplice UOSD: Unità Operativa Semplice Dipartimentale DS: Direzione Sanitaria DSS: Direzione Servizi Sociali DA: Direzione Amministrativa DirStra: Direzione Strategica (DA + DS + DSS con delega del Direttore Generale) BU: Bottom-Up, riferito agli obiettivi sono quelli proposti dalle unità operative DMPO: Direzione Medica di Presidio Ospedaliero CdG: Controllo di Gestione DirITRP: Direttore UOC Assistenza Infermieristica, Tecnico-Riabilitativa e della Prevenzione File: Processo obiettivi di budget.doc Pagina 2 di 7

3 7. Modalità operative File: Processo obiettivi di budget.doc Pagina 3 di 7

4 7.1. Fasi Gli obiettivi di Budget sono il piano di miglioramento aziendale: la modalità di sviluppo delle fasi sono suddivise secondo lo schema delle 4 fasi del miglioramento continuo del ciclo di Deming. Fase 1 Plan: Pianificazione Fase 2 Do: Attuazione Fase 3 Check: Verifica Fase 4 Act: Azione Fase 1: Pianificazione La pianificazione del raggiungimento degli obiettivi prevede alcuni step successivi: durante il collegio di Direzione svolto a fine anno la Direzione strategica presenta i risultati di esercizio dell anno precedente con il livello di raggiungimento degli obiettivi e la presentazione degli obiettivi strategici per l anno successivo. La UOC Controllo di Gestione richiede ai Direttori di Dipartimento di identificare per le Unità Operative degli obiettivi da loro ritenuti idonei: definiti Obbiettivi Bottom-Up. La declinazione degli obiettivi tiene conto delle eventuali direttive regionali (obiettivi del File: Processo obiettivi di budget.doc Pagina 4 di 7

5 Direttore Generale) nonché delle ulteriori indicazioni che la Regione Veneto comunica in corso d anno Discussione È la fase in cui DirStrat, DirDip, e Dir UOC Controllo di Gestione si riuniscono per stabilire gli obiettivi di Budget e durante la quale si attua la contrattazione. Per i Dip Ospedalieri alla riunione presenzia anche il Dir DMPO Direzione Medico di Presidio Ospedaliero e il DirITRP Direzione Servizio Infermieristico Aziendale. Il DirITRP è presente anche nelle discussioni di budget dei Dip Area Territoriale. Il Dir Dip convoca una riunione con i Dir UOC per la condivisione degli obiettivi: in questa fase è possibile richiedere alcune modifiche che vengono vagliate dalla DirStrat. Il DirITRP incontra i Coordinatori dell Area del Comparto per declinare gli specifici obiettivi individuati Formalizzazione Stabiliti e condivisi gli obiettivi vengono firmati dai Dir UOC e inviati alla UOC CdG che predispone la delibera e si occupa della pubblicazione sul sito Intranet. In ottica di maggior condivisione gli obiettivi di Budget sono resi Pubblici e accessibili a tutti gli operatori Fase 2: Attuazione La fase di attuazione è l attività delle UOC per il conseguimento degli obiettivi prefissati. In questa fase è necessaria la valutazione periodica degli indicatori per guidare e tenere sotto controllo l attività; nel caso di scostamenti da quanto previsto è necessario instaurare delle azioni correttive Fase 3: Verifica La UOC Controllo di Gestione invia a UOC e Dip la Scheda di Valutazione in cui vengono raccolte le autovalutazioni da parte dei responsabili. Le Schede firmate vengono restituite alla UOC CdG assieme alle evidenze del raggiungimento degli obiettivi: il percorso si divide nel caso si tratti di Dipartimentali e di UOC. Dipartimentali: viene inviata la scheda di valutazione dei Dip alla direzione Strategica che effettua la valutazione di 1 e 2 Istanza. di Unità Operativa: Scheda di Valutazione e evidenze vengono valutate dalla UOC CdG Valutazione di 1 Istanza e poi inviate alla Direzione Strategica per la valutazione di 2 Istanza Fase 4: Azione Al termine delle due valutazioni vengono stabilite le percentuali di raggiungimento degli obiettivi e inviate alla UOC Risorse Umane per la procedura di attribuzione del compenso File: Processo obiettivi di budget.doc Pagina 5 di 7

6 alle figure coinvolte. Nel caso in cui gli obiettivi non siano stati completamente raggiunti possono essere riproposti. I risultati ottenuti vengono costituiranno elementi in ingresso per la discussione dell anno successivo Tipologia di Obiettivi e Valutazione Gli obiettivi di budget sono di 4 tipologie: Economico Attività (Clinico Assistenziale o Amministrative) Appropriatezza Bottom-Up Ogni obiettivo viene valutato in percentuale, la somma delle valutazioni degli obiettivi deve corrispondere al 100%. Il singolo obiettivo ha degli indicatori: il grado di raggiungimento viene calcolato con una ponderazione tra il valore dell indicatore raggiunto e quello prefissato come obiettivo ed espresso in percentuale. Il compenso economico previsto come incentivo verrà erogato con percentuale uguale al grado di raggiungimento dell obiettivo. 8. Referenti della procedura Unità Operativa Complessa Controllo di Gestione Dir. Domenico Bagnara Dott.ssa Francesca Fantinato 9. Indicatori Requisito da adempiere: puntualità nelle scadenze relative alla compilazione delle schede di budget Indicatore: numero di solleciti Standard: 0 LAP: Archiviazione e gestione dei dati La documentazione di registrazione di tutte le fasi del processo obiettivi di budget è conservata presso la UOC Controllo di Gestione. Gli obiettivi di Budget sono documenti visibili da tutti e pubblicati sul sito intranet aziendale. 11. Documenti di riferimento e Allegati Linee strategiche aziendali per il periodo File: Processo obiettivi di budget.doc Pagina 6 di 7

7 Linee operative per la fissazione degli obiettivi di budget congruenti alla strategia aziendale (data annuale) Verbale di riunione del Collegio di Direzione (data annuale) File: Processo obiettivi di budget.doc Pagina 7 di 7