Gli aspetti amministrativi e contrattuali. del 7 Programma Quadro Relatore: Claudia Zurlo Resp. Amm.vo APRE. Ciclo di vita progetti UE

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1 Gli aspetti amministrativi e contrattuali Ciclo di vita progetti UE FASE 1: PROPOSTA FASE 2: VALUTAZIONE FASE 3 : NEGOZIAZIONE FASE 4: GESTIONE del 7 Programma Quadro Relatore: Claudia Zurlo Resp. Amm.vo APRE Modalità di presentazione Modulistica Electronic Proposal Submission Service (EPSS) PROPOSTA PARTE A Amministrativa PARTE B Tecnica LA STRUTTURA DELLA PROPOSTA Parte A della proposta usando esclusivamente i formulari online Form A 1 Forma A 2 Form A 3.1 Form A 3.2 Parte B in versione PDF (descrizione della proposta), in particolare sezione 2.4 PARTE A: info proposta A1 SOLO coordinatore Titolo, acronimo, obiettivo, ecc. Codice identificativo del bando Topic di riferimento Parole chiave Abstract caratteri Precedente/attual epresentazione (7PQ)

2 Parte A: info amministrative Parte A: info amministrative A2.1 TUTTI partner (+ coord) Nome dell organizzazione Indirizzo legale/indirizzo dell amministratore /Indirizzo R&D Status giuridico A2.2 TUTTI partner (+ coord) Indicare se si è PMI Eventuali dipendenze tra partecipanti Riferimenti del responsabile scientifico Modulo A3.1: Budget COSTI ELEGGIBILI Metodo di calcolo costi indiretti Schema di finanziamento Possibilità di editare solo le tipologie di attività previste dallo schema di finaniamento COSTI DIRETTI C O S T I D I R E T T I C O S T I I N D I R E T T I Tot. C O S T I E L E G G I B I L I FORME DI FINANZIAMENTO RIMBORSO DEI COSTI ELEGGIBILI L ammontare del finanziamento viene calcolato come una percentuale sul budget stabilito da ogni partecipante per portare avanti le attività FLAT RATES Contributo calcolato sulla base di una percentuale forfetaria LUMP SUM (es. per partecipanti ICPC; NOE) Contributo calcolato sulla base di una cifra forfetaria

3 % MASSIMA DI RIMBORSO -Partecipanti Non profit public bodies in FC/ - Secondary and higher education establishments FCF Partecipanti Altri in AC Attività RTD 75% 50% 100% 50% Attività dimostrazione dimostrative 50% 35% 100% 50% Coordinamento/ Attività collegate 100% 50% 100% Supporto all innovazione Altre Attività attività di formazione 100% 100% Attività Management di gestione del consorzio - Research organisations - SME 100% (max. 7% 100% (max. 7% del 100% contrib. del 100% contrib. comunitario) comunitario) ATTIVITA DI RICERCA (RTD) Attività rivolta alla creazione di nuove conoscenze, nuove tecnologie e nuovi prodotti Attività rivolta ad ampliare la conoscenza scientifica e tecnologica non direttamente collegata ad obiettivi commerciali o industriali ATTIVITA DI DIMOSTRAZIONE (DEM) ALTRE ATTIVITA (OTHER) Attività finalizzate a provare l utilizzabilità di nuove tecnologie che presentano un potenziale vantaggio economico, ma che non possono essere commercializzate direttamente Disegno e assemblaggio di prototipi Test di validazione Infrastrutture di validazione (p.es. Galleria del vento) Precertificazioni per test Disseminazione (es. creazione di un web site, presentazione del progetto durante una conferenza, la stesura di una pubblicazione scientifica) Networking e coordinamento (organizzazione di seminari) Proprietà intellettuale (deposito di un brevetto, compreso la consulenza legale) Studi sull impatto socio-economico Promozione dello sfruttamento del foreground (studi di fattibilità per la creazione di spin-offs ) Formazione (organizzazione di corsi per il personale interno ed esterno coinvolto nel progetto) ATTIVITA DI MANAGEMENT (MGT) (1) I costi sostenuti per il Management del progetto possono essere rimborsati fino al 100% (rispetto al 6PQ non esiste più il vincolo del 7% calcolato sul contributo comunitario). NO coordinamento scientifico (attività di ricerca) ricerca dimostrazione COSTI ELEGGIBILI (2) Sono ammissibili i costi relativi alle attività Attività Coordinament o/suporto Altre attività management Costi Personale Subcontratti Attrezzature Viaggi e missioni Materiale di consumo Altri costi Spese generali altri altri costi Diretti costi indiretti

4 Sezione 2: attuazione 2.4 Risorse impegnate indicare ogni altro costo principale (attrezzature, beni inventariabili, ecc.) descrivere come saranno utilizzate le risorse (comprese quelle complementari al contributo CE) mostrare come le risorse saranno integrate in maniera coerente mostrare come il piano finanziario si adeguato al progetto I ruoli nel progetto PO COORDINATORE PARTNER 19 Coordinatore Partner del progetto Coordinazione complessiva Monitoraggio del progresso delle attività tecniche del progetto secondo una tempistica prestabilita Gestione del GA con la CE Gestione del CA con tutti i partecipanti Preparazione dei meeting Preparazione dei rapporti annuali e finali per la CE Complessivo monitoraggio finanziario Distribuizione dei fondi ai partecipanti in linea con GA e CA Raccolta, monitoraggio e integrazione dei dati finanziari e amministrativi dei partner Comunicazione tra i partner Comunicazione con la CE I partner sono responsabili per lo svolgimento dei compiti così come stabilito nel GA con la CE I Partner sono responsabili per: Presentazione dei rapporti. Il lavoro deve essere svolto come previsto nel Technical Annex Partecipazione ai project management meeting e Ottemperanza alle regole di comunicazione come stabilito nel CA I compiti del coordinatore non possono essere subcontrattati! Principi fondamentali LA NEGOZIAZIONE NEL 7 PROGRAMMA QUADRO Pre-compilati: PICcode NEF (Negotiation Form) strumento elettronico obbligatorio per la compilazione Coordinatore e Partner devono compilare/verificare le informazioni richieste Coordinatore invia a CE versione elettronica (NEF) per la 1 deadline Coordinatore invia a CE versione finale elettronica (NEF) e Form A2.5 cartaceo con firme in originale

5 Negotiation Forms (NEF) Il PARTICIPANT PORTAL La CE invia al CO Invitation to negotiate con: Link to NEF Project identifier Access key La CE accetta o inizia una ulteriore fase di negoziazione Il CO riceve l e accede a NEF Il CO inserisce i dati on-line e salva e li cambia a discrezione Il CO invia tutti i dati al Project Officer Piattaforma online che offre una serie di servizi specifici per facilitare l interazione tra partecipanti del 7 PQ e la CE. Ospita una gamma completa di servizi per facilitare e monitorare la gestione di proposte e progetti durante tutto il loro ciclo di vita (presentazione, negoziazione, reporting, etc ) pmanager/participants/portal Il PARTICIPANT PORTAL: come funziona? PIC-Participant Identity Code L accesso al participant Portal richiede un account ECAS (European Commission Authentication Service) N.B. L indirizzo indicato nell EPSS in fase di proposta è utilizzato per identificare gli utenti e accreditarli con i relativi diritti Creazione di un account ECAS Codice Identificativo del Partecipante cui sono associati i dati amministrativo-finanziari (dati amm.vi dell ente, status giuridico, metodo di calcolo dei costi indiretti, etc ) Risponde all esigenza di evitare ripetute richieste di info legali/finanziare al partecipante Si ottiene tramite registrazione online (Unique Registration Facility) All URF si accede tramite il Participant portal Presuppone validazione dell ente da parte della CE Opzionale in fase di proposta/obbligatorio in fase di negoziazione I dati associati al PIC possono essere modificati/aggiornati solo tramite il LEAR (Legal Entity Authorized Representative) 1 PIC per entità legale Nuova registrazione - per ottenere PIC Può essere effetuata da chiunque all interno dell ente Non è richiesto alcun speciale username/password Il PIC è fornito alla fine del processo di registrazione e può essere utilizzato nell EPSS per la fase di proposta solo dopo 48 ore Durante la registrazione, l URF non verifica la presenza di duplicati; questo controllo viene effettuato in fase di negoziazione Se c è un duplicato il PIC viene modificato e il partecipante ne è informato in fase di negoziazione

6 Nomina del LEAR Identificare la persona che assumerà il ruolo di LEAR all interno dell ente (es. Responsabile amministrativo) La nomina del LEAR richiede lo scambio di documenti cartacei Scaricare i moduli da CORDIS, completarli e farli firmare dal rappresentante legale dell ente Inviare i moduli al Central Validation Team (tempo di attesa: circa 2-4 settimane!) Il LEAR riceverà le sue credenziali (username e password) per accedere all URF via e via posta Durante la fase di negoziazione, il LEAR può essere determinante qualora sia necessario modificare i dati legali/finanziari all interno del NEF. Infatti, in sua assenza, l intero processo di negoziazione potrebbe subire dei ritardi. Un entità legale, un LEAR

7 Accesso del LEAR Solo modalità di lettura LEAR Modifica i dati Negotiation mandate Accesso al NEF attraverso il Participant Portal (tuttavia è ancora possibile accedere tramite i codici di accesso inviati via al coordinatore) Numero proposta Project officer Data eventuali meeting Contributo CE Durata progetto Cambiamenti Annesso I Tempistica Scientific officer La fase di negoziazione Lo Scientific officer è il punto di contatto del progetto con la CE e gestisce i contatti con il coordinatore a nome della CE Lo Scientific Officer è nominato all inizio della negoziazione dalla Commissione Europea ed è membro dell Unità a cui afferisce il progetto Lo Scientific Officer controlla e approva: Rapporti del progetto e Risultati del progetto Consortium Agreement PO COORDINATORE PARTNER Grant Agreement

8 Due aspetti da negoziare Negoziazione Tecnica 1 Negoziazione Tecnica 2 Negoziazione Legale & Finanziaria OBIETTIVO: ACCORDO SUL CONTENUTO FINALE dell ANNEX I Prendere in considerazione i commenti contenuti dall ESR Verificare che gli obiettivi siano SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Timely) Redigere la lista dei deliverables (data di consegna, contenuto, livello di disseminazione) La lista delle milestones e i relativi criteri di valutazione Tempistica per la rendicontazione Annex I Description of Work (DoW) Parte B: Lista dei Deliverables Il DoW è l Annesso I al Grant Agreement Simile per tutti gli Schemi di Finanziamento, ma specifico per alcuni (il formato dell Annex I è fornito dalle Negotiation Guidance notes; es. Struttura dell Annex I per Collaborative Projects, ecc ) STRUTTURA: - Parte A = moduli rissuntivi del progetto, lista dei partecipanti, struttura del budget (Grant Preparation Forms GPFs) - Parte B = utilizza una struttura simile a quella della parte B della proposta Elencati in una tabella standard contenente: Numero di riferimento del WP Beneficiario responsabile per WP Stima del n. di Person/Months Data di consegna Deliverables obbligatori Rapporti periodici e finali Piano di disseminazione Rapporti su aspetti orizzontali (eg. genere e questioni relative a scienze e società) Parte B: Milestones Parte B: Project effort forms (Mesi-Uomo) Punti di verifica del raggiungimento dei risultati, al fine di procedere alla fase successiva di lavoro, oppure per prendere decisioni critiche per l orientamento dell attività progettuale in una direzione o nell altra Project Effort Form 1 mesi-uomo indicativi per beneficiario e per WP Project Effort Form 2 mesi-uomo indicativi per tipo di attività e per beneficiario

9 Negoziazione Legale & Finanziaria Documenti/strumenti ACCORDO SU: Budget per intera durata Distribuzione del budget per periodo Sub-contraenze e altre parti terze Ammontare del pre-financing La data di inizio/durata del progetto L introduzione di clausole speciali La road map delle competitive calls, se richiesto Pianificazione temporale dei periodi di rendicontazione Lettera apertura negoziazione e di suoi allegati: Negotiation mandate Evaluation Summary Report (ESR) + aspetti etici Participants Validation Report Istruzioni per la validazione e la verifica della solidità finanziaria Participants Validation report Validazione/verifica solidità finanziaria Validazione dell esistenza e status legale Legal Entity Form (diversi per pubblici e privati) Verifica sulla solidità finanziaria obbligatoria per i coordinatori e quei beneficiari il cui contributo EC supera i eccetto: Enti pubblici Organizzazioni internazionali Entità legali la cui partecipazione è garantita dagli stati membri Istituti di istruzione secondarie superiori Cosa sono Form A2.1 A1: riguarda aspetti tecnico-scientifici A2.1- A2.2 - A2.3 - A2.4 A2.5: riguardano aspetti amministrativi/legali (tutti i partner) A2.6: aspetti amministrativi (solo il coordinatore) A3.1: aspetti finanziari (tutti i partner) A3.2: aspetti finanziari (il consorzio) A4: aspetti amministrativi (solo il coordinatore) A5:aspetti finanziari (il consorzio)

10 Form A2.2 Form A2.3 Form A2.4 Form A2.5 Form A2.6 Form A4

11 FormA3.1 Form A3.2 Form A5 Iniziare il progetto Dopo aver firmato Grant Agreement si inizia a lavorare! La data del inizio del progetto è di solito il primo giorno del mese successivo alla firma Si può però concordare in fase di negoziazione una data PRIMA o DOPO la firma del contratto Kick-Off Meeting LANCIARE IL PROGETTO VERSO IL SUCCESSO! Stabilire una visione comune tra tutti i partner Consolidare una partnerships lavorativa efficiente Chiarire gli obiettivi di ogni work package Impostare il lavoro da portare avanti nei primi mesi del progetto Chiarire le aspettative della Commissione Rapporto dei MEETING (agenda, lista partecipanti, minuta, foto, TO DO)

12 Rapporti alla CE La Commissione controlla il progresso del progetto tramite rapporti periodici e il rapporto finale Il coordinatore prepara i rapporti sulla base del rapporto di ogni partner La Gestione Finanziaria Il coordinatore invia il rapporto alla CE entro 60 giorni dal termine del periodo di rapporto (12 o 18 mesi) Rapporti periodici (e il finale) devono essere inviati in tempo! ATTIVITA DI MANAGEMENT (MGT) (1) I costi sostenuti per il Management del progetto possono essere rimborsati fino al 100% (rispetto al 6PQ non esiste più il vincolo del 7% calcolato sul contributo comunitario). NO coordinamento scientifico (attività di ricerca) Art. II.4 Grant Agreement LA CERTIFICAZIONE (1) La certificazione è effettuata da: -Auditor esterno indipendente dal beneficiario -Qualificato ai sensi VIII Dir. 84/253/CEE del 10 aprile 1984 Per l Italia v. Registro dei revisori contabili, Istituito dal D.Lgs. n. 88/1992 presso il Ministero di Giustizia La certificazione degli enti pubblici può essere effettuata da un pubblico funzionario competente secondo quanto stabilito dall autorità pertinente In questo caso, è necessario uno scambio di lettere con la DG Ricerca per conferma LA CERTIFICAZIONE (2) LA CERTIFICAZIONE (3) 2 tipi di certificati: Verifica sui costi Certificato sulla rendicontazione (Form D) Verifica sul sistema (Form E) Personale e spese generali Costi medi del personale Il certificatore dovrà utilizzare un modulo specifico il cui nome è Terms of Reference (ToR) Il ToRè un allegato al Grant Agreement (allegato VII) Il ToRè stato creato sulla base di norme comuni e corrisponde agli standard internazionali relativi alla certificazione di audit. Certificate on financial statements (CFS) FORM D Obbligatorio per i beneficiari il cui finanziamento richiesto è a 375,000 (per i progetti della durata di 2 anni o meno, il CFS deve essere emesso alla fine del progetto) A meno che il beneficiario non ha provveduto a certificare la metodologia per il calcolo del costo del personale e delle spese generali

13 LA CERTIFICAZIONE (4) LA CERTIFICAZIONE (6) ESEMPIO : 1 anno contributo UE= ( < ) NO CFS 2 anno contributo UE= ( > ) SI CFS 3 anno contributo UE= ( < ) NO CFS Certificato sulla metodologia FORM E (NEW) PERSONALE + SPESE GENERALI E facoltativa per un numero limitato di beneficiari secondo un criterio stabilito dalla Commissione Europea: 8 progetti finanziati nel VI PQ per un contributo UE 375K 4 progetti finanziati nel VII PQ i cui contratti sono stati firmati entro l 1/2/2010 per un contributo UE 375K 8 progetti finanziati per tutta la durata del VII PQ per un contributo UE 375K Conseguenze: Il beneficiario è sollevato dall obbligo di emettere il CFS per il pagamento intermedio LA CERTIFICAZIONE (7) RECEIPTS (1) Certificato sulla metodologia FORM E (NEW) COSTI MEDI PERSONALE E obbligatoria per tutti i beneficiari Il costo medio deve essere determinato secondo i principi contabili del beneficiario e non si deve discostare di molto dal costo reale La metodologia deve essere approvata dalla Commissione Europea Il certificato sulla metodologia se approvato sostituisce le certificazioni successive per tale categoria di costo Conseguenze: Se accettato: i costi medi sono considerati non significativamente differenti dai costi reali nessun rischio di rettifica in caso di audit Income (introiti) Receipts (entrate) Il contributo UE non può essere superiore al totale dei costi detratte le entrate Introiti che non costituiscono entrate RECEIPTS (2) Trasferimenti finanziati al beneficiario da parte di terzi: Per co-finanziare il progetto o una risorsa usata dal beneficiario per il progetto Contributi in natura da parte di terzi per cofinanziare il progetto Entrate generati dal progetto: Attraverso azioni intraprese durante il progetto e generati dalla vendita di beni acquistati nel contratto fino al valore inizialmente caricato sul progetto RECEIPT RECEIPTS (3) Non saranno considerati receipt le seguenti entrate: I trasferimenti finanziari e i contributi in natura da parte di terzi se il loro utilizzo è a discrezione di gestione da parte del beneficiario Introiti generati dall use of foreground del progetto.

14 SOGGETTI TERZI Qualsiasi soggetto giuridico coinvolto nel progetto che non firma il contratto con la Commissione Terze parti Subcontraenti Fornitori di beni e servizi Affiliati TERZE PARTI (1) Il beneficiario può usare risorse che sono rese disponibili da un terzo per svolgere la sua parte di attività (art. II.3, lett. a) Sono previste 2 condizioni: A. Le terze parti mettono a disposizione risorse per i beneficiari B. Le terze parti svolgono una parte del progetto TERZE PARTI (2) A. LE TERZE PARTI METTONO A DISPOSIZIONE RISORSE PER I BENEFICIARI Adempimenti/Effetti: Il beneficiario utilizza le risorse del terzo, in base ad un accordo precedente I costi sostenuti saranno rendicontati dal beneficiario sul proprio Form C Il valore è un receipt nel caso in cui le risorse siano attribuite per gli usi specifici del progetto. Il valore delle risorse non sarà considerato receipt qualora venga rimborsato dal beneficiario o non sia attribuito in modo specifico al progetto. Il beneficiario avrà l onere di evidenziare nell Allegato I il fatto che il terzo metterà a disposizione le proprie risorse. TERZE PARTI (3) B. LE TERZE PARTI SVOLGONO UNA PARTE DEL PROGETTO Ipotesi: Soggetti collettivi (GEIE, associazioni, società, consorzi) Affiliati (Gli affiliati sono soggetti terzi che sono sottoposti al controllo, di fatto o di diritto, diretto o indiretto, di un beneficiario o che sono assoggettati allo stesso controllo di beneficiari) Adempimenti/Effetti: Clausola speciale 10 Identificazione nell Allegato I Form C della Parte Terza, allegata al Form C del beneficiario Rispetto delle regole di rendicontazione Certificazione dei costi cumulativa se raggiunta la soglia TERZE PARTI (4) Differenze con i subcontratti: Il subcontraente percepisce un corrispettivo, basato sulle condizioni di mercato. La terza parte viene rimborsata solo dei costi sostenuti, secondo le regole di rendicontazione. Il subcontraente lavora in modo autonomo La terza parte in collaborazione con il beneficiario e secondo le direttive di questo. Il subcontratto ha soprattutto un interesse commerciale le terze parti intendono soprattutto partecipare all attività di ricerca. CALCOLO DEL CONTRIBUTO UE IN PRESENZA DI ENTRATE Contributo UE Costi- Receipt = 80 (finanziamento UE = 80 ) = 110 (finanziamento UE = 100 ) Per il coordinatore bisogna anche tenere conto degli interessi sul pre-finanziamento se il pre-finanziamento è > ,00

15 PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (1) Per essere considerati eleggibili i Costi devono soddisfare contemporaneamente le seguenti condizioni: Attuali Necessari alla realizzazione degli obiettivi Determinati in accordo con gli usuali principi contabili del beneficiario Registrati nei libri contabili del beneficiario Sostenuti durante il progetto Le entrate derivate da terzi devono essere contabilizzate e determinate dai terzi stessi e rispettare i principi contabili di questi PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (2) Attualità I costi devono essere attuali (costi reali), devono cioè corrispondere a quelli registrati nelle scritture contabili e nei documenti fiscali, identificabili e controllabili. La regola dell attualità impone che si evitino valutazioni fittizie dei costi: alcune tipologie di contributi in natura (contribution in kind); costi determinati da ricevute interne al beneficiario; valutazioni soggettive o costi di opportunità. PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (3) Necessari alla realizzazione degli obiettivi I costi devono essere sostenuti al solo scopo del raggiungimento degli obiettivi e dei risultati previsti dal progetto nel rispetto dei principi di: economicità può essere considerata come la riduzione al minimo dei costi delle risorse per un attività, tenuto conto della qualità appropriata. effettività dei costi sta a significare la relazione tra i costi del progetto ed i risultati. PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (4) Determinati in accordo con gli usuali principi contabili del beneficiario Tutte le organizzazioni, incluse le università e le altre istituzioni pubbliche devono tenere libri contabili e documentazione di supporto per giustificare i costi eleggibili di cui si chiede il rimborso. I documenti devono essere conservati per un periodo di cinque anni dalla fine del progetto. I contraenti devono fornire prontamente ogni spiegazione e giustificazione nell ambito delle ispezioni della Commissione, e dei suoi rappresentanti autorizzati, e delle ispezioni della Corte dei Conti. PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (5) PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (6) Contabilizzazione A norma dell articolo II.19 lett. d) del Contratto tipo i costi devono essere registrati nella contabilità del beneficiario, non più tardi della data della elaborazione del certificato di audit. Le procedure utilizzate per la contabilizzazione dei costi e delle entrate devono rispettare la disciplina contabile dello Stato in cui il beneficiario è stabilito. Tali procedure devono permettere la diretta corrispondenza tra i costi e le entrate relativi al progetto e le situazioni contabili relative all intera attività del beneficiario Il costo deve essere sostenuto durante il progetto I costi devono essere sostenuti durante il periodo del Progetto, che è quello stabilito dal Contratto con la Commissione (v. articolo II.14, lett. c), Grant Agreement). Si possono imputare anche i costi per la redazione del report finale, purché tali costi siano sostenuti entro 60 giorni dalla fine del progetto (v. articolo II.14, lett. c), Grant Agreement).

16 PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (7) Contabilizzazione delle entrate provenienti da terzi L articolo II.14 par.2) del Grant Agreement stabilisce che, in caso di contributo da parte di un terzo al progetto: vi sia un contratto tra il beneficiario ed il terzo i compiti del terzo siano stabiliti nell Allegato I al Contratto con la Commissione i costi del terzo devono essere sostenuti e contabilizzati dal terzo nel rispetto delle usuali regole contabili; i costi del terzo sono sostenuti nel rispetto dei principi di rendicontazione, previsti dall articolo II.14 del Contratto con la Commissione i costi del terzo devono essere registrati non più tardi della elaborazione della certificazione di audit del beneficiario. COSTI ELEGGIBILI (1) I Costi Diretti: sono costi che si riferiscono all attività del progetto e sono determinati dal beneficiario secondo le proprie regole contabili I Costi Indiretti: sono costi per la struttura per i quali non è possibile individuare un rapporto diretto con l attività del progetto COSTI INDIRETTI REALI (1) COSTI INDIRETTI FORFETTARIO CONTABILITA ANALITICA!! COSTI INDIRETTI REALI COSTI INDIRETTI CON METODO SEMPLIFICATO Special Flate Rate 60% Costi diretti esclusi i subcontraenti e le Terze Parti che non lavorano presso la sede del beneficiario Standard Flate rate - 20% Costi diretti esclusi i subcontraenti e le Terze Parti che non lavorano presso la sede del beneficiario COSTI INDIRETTI CSA (Coordination and Support Action) COSTI INDIRETTI CSA esempio il rimborso dei costi indiretti non può eccedere il 7% dei costi diretti rendicontati esclusi i subcontraenti; I beneficiari devono indicare nel proprio A3.1 e Form C i propri costi indiretti reali.

17 PERSONALE (1) Costi per l attività lavorativa, quando ricorrono le seguenti condizioni: - il lavoratore è impiegato secondo la legislazione nazionale - Il lavoratore è soggetto alla supervisione del beneficiario - Il lavoratore è pagato secondo le normali pratiche del beneficiario, accettate dalla Commissione La definizione si riferisce ai lavoratori subordinati o parasubordinati I contratti con i parasubordinati (intra-muros consultant) devono avere le seguenti caratteristiche: - Devono essere stipulati con persone fisiche - La persona deve lavorare nell ambito delle istruzioni del Beneficiario - La persona deve lavorare presso i locali del beneficiario. I risultati devono appartenere al beneficiario - Il costo del parasubordinato non deve essere significativamente differente da quello dei dipendenti della stessa categoria - La remunerazione deve essere basata sulle ore impiegate al progetto. - Il costo di viaggio e soggiorno deve essere pagato direttamente dal Beneficiario PERSONALE (2) PERSONALE (3) PERSONALE (4) Tipologie DETERMINAZIONE - co.co.co, lavori a progetto - lavoratori autonomi con partita iva se rispettate le condizioni previste per gli intra-muros - assegnisti di ricerca - borse di dottorato Costo del lavoro Tempo produttivo Tempo di lavoro effettivamente dedicato al progetto CALCOLO TEMPO PRODUTTIVO TIME SHEET Ore per settimana 40 Settimane 52 Ore complessive 2080 Giorni di ferie e permessi 44 Ore relative a giorni di ferie e permessi (44 gg x 8 ore /giorno) Tempo produttivo in ore 1728 Tempo produttivo in giorni 216 (1728 ore x 8 ore/giorno) Progetto Mese di riferimento.. Collaboratori TOTALE.... Tot. ore Firma del Responsabile Scientifico..

18 SUBCONTRATTI (1) SUBCONTRATTI (2) Profilo soggettivo Il sucontratto è un accordo tra un beneficiario e un terzo: per svolgere una parte del lavoro del progetto senza una diretta supervisione e senza subordinazione (art. II.7) Il subcontraente deve essere un terzo no un altro beneficiario SUBCONTRATTI (3) Profilo oggettivo SUBCONTRATTI (4) Support service for minor tasks Il subcontraente svolge una parte del lavoro (task) individuata nell Allegato I Normalmente non si tratta del core work L attività di riferimento non può essere quella di coordinamento Non riguardano i tasks così come identificati nell Allegato I Esempio: Spese di stampa Catering Affitto sala SUBCONTRATTI (5) Regole procedurali Devono essere indicati nell Allegato I L Allegato I deve contenere una stima dei costi Stipulati on business conditions, "best value for money" Trasparenza, parità di trattamento, motivazione ATTREZZATURA DUREVOLE Sono costi per beni che hanno uso durevole, che riguardano più esercizi e che devono essere registrati nei libri dei cespiti Il costo ammissibile è l ammortamento Il costo comprende anche gli oneri accessori Il costo del leasing non può essere superiore a quello di acquisto

19 MATERIALE DI CONSUMO VIAGGI E SOGGIORNO (1) Costi sostenuti per l acquisto di materiale di consumo di ogni genere utilizzato direttamente per l esecuzione delle attività compreso il software Spese per i viaggi e soggiorni necessari per l esecuzione del progetto, effettuati dallo staff. VIAGGI E SOGGIORNO (2) Viaggi Vitto Alloggio N.B. Si imputa la diaria se questa è, secondo le regole interne, sostitutiva in tutto o in parte delle spese effettive VIAGGI E SOGGIORNO (3) Documentazione dei costi Costi autocertificati, documenti di spesa smarriti [NO] Spese sostenute per più persone (pasti, alberghi) [SI, ma va specificato il criterio di ripartizione] Biglietti incrociati [SI, ma va dichiarato che si sono usati solo per un tragitto e per risparmiare] Uso del mezzo proprio [SI, secondo le regole dell ente, dimostrando il tragitto, mediante una cartina] CARTE D IMBARCO UTILIZZO DEL MEZZO PROPRIO Le carte di imbarco rappresentano il principale documento che attesta l effettiva partecipazione dell interessato alla missione. Frequentemente accade che al ritorno dal viaggio la persona si preoccupi di fornire l originale del biglietto ma non le carte di imbarco. Ricordiamo che esse devono necessariamente accompagnare il biglietto aereo. Nel caso eccezionale in cui esse dovessero essere smarrite è necessaria una dichiarazione del responsabile del progetto. Si ricorda che l utilizzo del mezzo proprio deve avvenire in casi del tutto eccezionali. Tuttavia qualora si renda necessario l utilizzo della propria auto si prega di fornire adeguata documentazione a supporto del chilometraggio percorso.

20 SPESE IN DIVISA ESTERA ALTRI COSTI DIRETTI Nel caso in cui alcune spese fossero sostenute in valuta estera esse devono essere convertite in valuta applicando il tasso di cambio del giorno in cui essa è stata sostenuta. Non verranno riconosciute spese in valuta estera che abbiano un tasso di cambio diverso da quello di cui sopra. Tutti quei costi: -Non compresi nei precedenti -direttamente imputabili al progetto -che rispettano le regole di rendicontazione Inoltre si raccomanda di allegare sempre documentazione volta a giustificare il cambio adottato. COSTI NON ELEGGIBILI Eccezioni - Non imponibilità IVA Qualsiasi tassa indiretta identificabile, inclusa l IVA IRAP (a partire dal 1 febbraio 2008) Interessi passivi Accantonamenti per perdite o passività future Costi relativi ad altri progetti comunitari (no doppio finanziamento!) Debiti Spese eccessive o sconsiderate Art. 72 co 3 DPR n.633/1972 (per importi > 258,23 ) CONDIZIONI: citare il riferimento all art. nella fattura del fornitore NON IMPONIBILITA IVA nei LIMITI DEL CONTRIBUTO UE a cui è riconducibile l operazione imponibile ESEMPI: 1.Acquisto di un attrezzatura per attività di RTD da parte di una PMI = IVA non imponibile al 75% 2.Costo certificazione dei costi (attività di MNG)= IVA non imponibile al 100% Nuovi Acronimi URF, PIC, LEAR, NEF, FORCE EPSS, IL MODEL GRANT AGREEMENT

21 IL MODEL GRANT AGREEMENT Core Agreement (11 articoli) Annesso I - Descrizione del progetto Annesso II - Condizioni Generali (42 articoli) Annesso III (solo per PMI, ERA NET ed Infrastrutture) Annesso IV - Form A - Accession of beneficiaries Annesso V - Form B Accession of new beneficiaries Annesso VI - Form C Financial statement Annesso VII: Form D Terms of reference of the certificate on the financial statements Form E - Terms of reference of the certificate on the methodology IL CORE AGREEMENT Articolo 3: durata e data d inizio del progetto Articolo 4: periodi di rendiconto Articolo 5: contributo comunitario massimo, riferimenti bancari Articolo 6: pre-finanziamento versato entro 45 giorni dall entrata in vigore del grant agreement, deduzione a favore del fondo di garanzia Articolo 8: comunicazioni ARTICOLO II.2 ANNESSO II Organizzazione del consorzio e ruolo del coordinatore: Gestire l assegnazione del contributo comunitario in accordo con il MGA ed il Consortium agreement Mantenere la contabilità relativa al progetto Informare la Commissione della distribuzione del contributo comunitario Verificare la coerenza dei rapporti con le tasks del progetto prima dell invio alla Commissione Monitorare il rispetto dei beneficiari delle obbligazioni contenute nel MGA ARTICOLO II.3 Obbligazioni specifiche dei beneficiari eseguire il lavoro come previsto dall Annesso I assicurare che i compiti assegnati siano eseguiti correttamente ed in tempo informare gli altri beneficiari di qualsiasi evento che possa nuocere all attuazione del progetto ogni cambiamento (nome, status, situazione legale finanziaria, ecc.) ARTICOLO II.4 Rapporti e deliverables rapporti periodici (60 giorni), descrizione del lavoro svolto, spiegazione sull utilizzo delle risorse e FORM C rapporto finale (60 giorni), su risultati, conclusioni ed impatto socio-economico, su gender ed aspetti etici, piano per l utilizzo e la disseminazione del foreground certificato (FORM D) richiesto se il contributo comunitario supera

22 ARTICOLO II.5 Approvazione dei rapporti, dei deliverables e limite per i pagamenti la Commissione valuterà rapporti e deliverables ed effettuerà i pagamenti relativi entro 105 giorni dalla data di ricevimento dopo il ricevimento, la Commissione può: approvare i rapporti ed i deliverables rifiutare i rapporti ed i deliverables sospendere il limite per i pagamenti sospendere i pagamenti ARTICOLO II.6 Modalità di pagamento pre-finanziamento pagamenti intermedi del contributo comunitario equivalenti all ammontare accettato per ciascun periodo di rendicontazione pagamento finale del contributo comunitario equivalente all ammontare accettato per l ultimo periodo di rendicontazione l ammontare totale del pre-finanziamento e dei pagamenti intermedi non può eccedere il 90% del contributo comunitario massimo ESEMPI (Progetto > 2 periodi di rendicontazione) ESEMPI (Progetto < 2 periodi di rendicontazione) Progetto con 3 periodi di rendicontazione, del valore di 3 Mil di contributo UE Pre-financing (160% contributo medio per periodo= 1Mil /anno) = 1.6 Mil Contributo per il Fondo di Garanzia = (5%*3Mil ) Ammontare netto da trasferire al coordinatore= 1.45 Mil Tetto del 90%= 2.7 Mil (10% Retention Clause) 1 pagamento 1Mil = pagamento 1Mil 2 pagamento 1Mil approvati CE= pagamento di (a causa della Retention Clause del 10%!) Pagamento finale Progetto di 18 mesi, con un unico periodo di rendicontazione e di contributo UE Pre-financing (indicativamente, il 75% del totale del contributo UE) = Contributo per Fondo di Garanzia= (5%* ) Ammontare netto da trasferire al coordinatore= Pagamento finale ARTICOLO II.17 Receipts del progetto Risorse messe a disposizione gratuitamente da parti terze (trasferimenti finanziari o in-kind ) saranno considerate receipts se messe a disposizione espressamente per il progetto non saranno considerate receipts se utilizzate a discrezione del beneficiario Introiti generati dal progetto saranno considerate receipts se ottenuti da azioni intraprese per lo svolgimento del progetto, da vendita di beni acquistati durante il progetto limitatamente al costo iniziale d acquisto non saranno considerate receipts se ottenuti dall uso del foreground generato dal progetto ARTICOLO II.20 Fondo di garanzia La responsabilità finanziaria dei partecipanti si limita a propri debiti Tutti i beneficiari contribuiscono al Fondo creato per la gestione dei rischi legati al mancato recupero di importi dovuti con un importo massimo pari al 5% del contributo comunitario per ciascun progetto Il fondo è di proprietà dei beneficiari, ma è gestito dalla Commissione Gli interessi generati saranno aggiunti al Fondo ed utilizzati per i trasferimenti/recuperi dal Fondo Il contributo al Fondo sarà restituito al momento del pagamento finale Se gli interessi generati dal fondo non sono sufficienti a coprire le perdite, la Commissione dedurrà l 1% (max) del contributo comunitario

23 ARTICOLO II.21 Rimborsi e recuperi Se un beneficiario, a seguito della richiesta della Commissione, non rimborsa le somme dovute e se il Consorzio accetta di continuare le attività del progetto, la Commissione: predisporrà il trasferimento di una somma analoga dal Fondo al coordinatore emetterà un ordine di recupero a carico del beneficiario inadempiente ed a favore del Fondo ARTICOLO II.22 Audit finanziari La Commissione può richiedere un audit finanziario durante il progetto e fino a cinque anni dalla sua conclusione L audit può essere effettuato direttamente dalla Commissione (compreso l OLAF) o con il supporto di revisori esterni Lo scopo dell audit è quello di valutare aspetti finanziari, metodologici, contabili e gestionali I beneficiari dovranno mettere a disposizione gli originali di tutti i documenti relativi al grant agreement Sulla base del risultato la Commissione potrà emettere ordini di recupero ed applicare sanzioni ARTICOLO II.23 (1) ARTICOLO II.23 (2) Audit tecnico La Commissione può richiedere un audit tecnico durante il progetto e fino a cinque anni dalla sua conclusione L audit può essere effettuato direttamente dalla Commissione o con il supporto di esperti esterni Lo scopo dell audit è quello di valutare il lavoro effettuato (rapporti e deliverables ) e può essere effettuato in remoto o in review meetings L audit valuterà: grado di realizzazione del piano di lavoro e dei deliverables la rilevanza degli obiettivi le risorse pianificate vs. utilizzate in relazione ai progressi ottenuti gli aspetti gestionali del progetto il contributo e l integrazione dei beneficiari l impatto atteso in termini economici, competitivi e sociali il piano per l uso e la disseminazione del foreground ARTICOLO II.23 (3) Sulla base del risultato dell audit, la Commissione potrà: accettare o rigettare i deliverables permettere al progetto di continuare le sue attività senza sostanziali modifiche condizionare la continuazione del supporto comunitario ad un riorientamento sostanziale del progetto iniziare le procedure di rescissione del contratto o di esclusione di uno o più beneficiari emettere un ordine di recupero riguardante tutti o parte dei pagamenti ARTICOLI II.24 e II.25 Risarcimento Se si riscontra che un beneficiario ha sovrastimato le sue richieste di rimborso e quindi ha ricevuto il contributo comunitario in maniera ingiustificata, sarà soggetto al pagamento di indennizzi che saranno proporzionali all ammontare sovrastimato Penali Se un beneficiario ha commesso false dichiarazioni o se non ha ottemperato in maniera grave alle sue obbligazioni: sarà soggetto a penali dal 2% al 10% del valore del contributo comunitario ricevuto (dal 4% al 20% in caso di reiterazione) sarà escluso da ogni grant comunitario per un massimo di due anni dalla data della violazione

24 Guide to financial issues: a cosa serve? L IVA è eleggibile? Pag. 37 Sono un centro di ricerca, posso usale lo special transitional? Pag. 44 Devo registrare il tempo lavorato sul progetto? Pag. 39 Posso rendicontare personale a progetto? Pag. 38 Procedura e documentazione richiesta negli Audit Tutti i partner devono contribuire al fondo di garanzia? Pag. 67 FASI AUDIT 1. Invio della lettera raccomandata della Commissione 2. Contatto per stabilire luoghi e date 3. Richiesta di documentazione 4. Controllo in loco 5. Verbale 6. Lettera della Commissione sugli esiti del controllo 7. Osservazioni del beneficiario entro 30 gg. 8. Lettera definitiva della Commissione 9. Eventuale ricorso giurisdizionale METODOLOGIA AUDIT Finalità: esprimere un'opinione sul rispetto delle regole previste dal contratto con la Commissione Europea Obiettivi: esprimere un giudizio circa l idoneità del sistema di controlli interni a garantire una corretta gestione amministrativo-finanziaria dei progetti finanziati dalla Commissione; accertare che la rendicontazione dei costi sia avvenuta in conformità con le regole contrattuali; fornire informazioni generali circa la struttura, l organizzazione, le aree di specializzazione e/o di particolare competenza dell Ente nonché le principali fonti di finanziamento sia dell attività caratteristica sia dell attività di ricerca. Conseguenze: Qualora vengano evidenziate delle irregolarità il rapporto contiene una proposta dei necessari aggiustamenti ai Form C esaminati. METODOLOGIA AUDIT Rispetto della base giuridica del Programma Applicazione delle regole dell Allegato II e in particolare dei principi di rendicontazione: -Inerenza -Costo storico e costo reale -Competenza temporale -Documentazione e giustificazione -No costi ineleggibili (interessi, tributi, costi eccessivi, costi di altri progetti) 1. INFORMAZIONI GENERALI Breve descrizione dell ente e dell attività svolta (in inglese e in formato elettronico) Organigramma dell ente Breve descrizione del sistema contabile procedure di contabilizzazione dei costi relativi ai progetti sottoposti a revisione (in inglese e in formato elettronico); nel caso di contabilità per commessa stampa delle commesse relative ai progetti sottoposti a revisione per i periodi coperti dai cost statement Breve descrizione delle procedure contabili/amministrative in particolare con riferimento alle categorie di costo rendicontate (in inglese e in formato elettronico) e relativi esempi della modulistica utilizzata; Per gli ultimi due esercizi, copia dei bilanci, relazione sulla gestione, Verbale di approvazione del bilancio; relazione di certificazione, relazioni rilasciate dei sindaci

25 2. CONTRATTO Copia completa dei contratti siglati con la Comunità Europea, corredati da tutti gli annex previsti alla voce Disposizioni Finali del contratto nonché da tutti gli eventuali amendment al contratto originariamente stipulato Copia della proposal, in particolar modo della parte in cui sono evidenziati i tassi orari preventivati Copia di eventuali richieste inviate alla Commissione al fine di ottenere l autorizzazione a modificare il budget iniziale (trasferimenti di budget da una categoria di costo ad un altra o trasferimenti di budget tra contractor). 3. FORM C Copia di tutti i Form C presentati ovvero predisposti ancorché non inoltrati alla Commissione fino alla data di svolgimento della revisione Copia di tutte le comunicazioni pervenute dalla Commissione in merito all accettazione dei costi dichiarati nei singoli Form C; normalmente si tratta di comunicazioni pervenute per mezzo di lettera raccomandata dalla Commissione Europea con la quale i contractor vengono informati della accettazione dei costi richiesti e delle eventuali motivazioni a supporto dei costi rifiutati In caso di partecipazione ai progetti in qualità di coordinatori del progetto, copia dell accettazione dei costi rendicontati dagli altri partecipanti al progetto. Regole generali per la documentazione dei costi: documenti che provano la necessità di una certa spesa (indicazione della spesa nel progetto e nelle relazioni periodiche) contratti (lettere d'incarico, ordinativi, ecc.) fatture o altra documentazione fiscale, riferibile solo al progetto documenti che provano la consegna dei beni (ddt, fattura accompagnatoria, ecc.) per i servizi, documenti che provano l'espletamento del servizio (per es. attraverso relazioni dettagliate). Regole generali per la documentazione dei costi: documentazione del pagamento dichiarazioni del responsabile del progetto o della struttura, in tutti i casi in cui la documentazione è incompleta, per provare circostanze non risultanti dai documenti, per giustificare eventuali differenze tra il costo rendicontato e quello risultante dai documenti. riepiloghi dei dati di costo e di pagamento utilizzo di un protocollo per tutti i documenti raccolta di tutti i documenti in un luogo 4. PERSONNEL COSTS Copia dei curricula delle persone che hanno partecipato ai progetti, firmati dagli stessi; nel caso tali persone non siano più presenti in azienda i curricula dovranno essere firmati dal responsabile del progetto; Descrizione dell attività svolta dalle singole persone sui progetti sottoposti a revisione (in inglese e in formato elettronico); Copia di tutti i Time Sheets relativi ai Form C firmati dai ricercatori e controfirmati dal responsabile dei progetti; le ore rendicontate dovranno poi essere dettagliate mese per mese; Copia di tutti i contratti relativi ai ricercatori che hanno partecipato ai progetti 4. PERSONNEL COSTS Determinazione del costo Copia delle fatture/ricevute compensi relative ai contratti con i ricercatori, del relativo pagamento e della registrazione in contabilità delle stesse accompagnate da un prospetto di excel di riepilogo; Nel caso di pagamenti cumulativi di fatture è necessaria una copia del bonifico bancario con il dettaglio delle fatture/ricevute pagate nonché della contabile bancaria/estratto conto dal quale si evince l addebito Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fattura corrispondente al fine di agevolare l incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo). Descrizione della metodologia seguita per la determinazione delle ore produttive e dettaglio di calcolo relativo (in inglese e in formato elettronico).

26 5. DURABLE EQUIPMENT ordini ai fornitori e documenti di trasporto eventuali verbali di collaudo/accettazione fatture contabili bancarie e/o estratti conto bancari da cui risultino i pagamenti iscrizione dei beni nel registro delle immobilizzazioni materiali dettaglio del calcolo effettuato ai fini della determinazione del costo ammissibile di ogni singolo cespite (sulla base della formula specificata nell Annex II) una dichiarazione (in inglese) firmata dal responsabile del progetto dalla quale risultino evidenti le motivazioni che giustifichino la percentuale di utilizzazione applicata al progetto qualora le attrezzature non siano fisicamente presso il beneficiario, rilasciare una dichiarazione scritta (anche questa in inglese) che giustifichi la circostanza 6. SUBCONTRATTI Copia dei contratti stipulati con i subcontraente; Se se si tratta di un professionista, copia del suo curriculum vitae firmato Dettaglio delle spese sostenute con i subcontraente suddiviso per ogni Form C su file di excel; La descrizione del servizio dovrà indicare task o workpackage dell Annex tecnico al contratto al quale il subcontractor ha partecipato. Copia delle fatture/ricevute compensi, eventuali documenti di trasporto quando applicabili, del relativo pagamento (contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità delle stesse eventuali autorizzazioni ricevute dalla Commissione Europea prova dei risultati ottenuti dal subcontractor (report o altra documentazione); ogni altro elemento necessario a dimostrare che il servizio reso era indispensabile al progetto e ed è stato acquisito al prezzo di mercato prova che il beneficiario non aveva le competenze necessarie al suo svolgimento 6. SUBCONTRATTI Avvertenze Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fattura corrispondente al fine di agevolare l incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo) In caso di differenze tra il costo indicato nel Form C e il costo risultante da fattura dovrà essere fornita spiegazione di tale incongruenza 7. VIAGGI E SOGGIORNO fotocopia di tutte le minute/agende dei meeting relative ai viaggi effettuati o altra documentazione; per la partecipazione a seminari, convegni fotocopia del programma della manifestazione, e di tutto ciò di cui disponete al fine di dimostrare che il costo è strettamente attinente al raggiungimento degli obiettivi del progetto di ricerca (citazioni della manifestazione all interno di elaborati prodotti alla Commissione, citazioni della manifestazione nella corrispondenza con la Commissione Europea e/o gli altri partecipanti al progetto); prova di eventuali autorizzazioni a missioni ricevute dalla Commissione Europea 7. VIAGGI E SOGGIORNO eventuale menzione del viaggio stesso nell Annex tecnico; fotocopia delle autorizzazioni dei responsabili dei progetti allo svolgimento della missione; fotocopia delle note spese sottoscritte dei ricercatori dettaglianti le singole spese sostenute con allegati i relativi documenti di viaggio e trasferta (biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti ecc...) 7. VIAGGI E SOGGIORNO tabelle e note spese Dettaglio delle spese sostenute per i travel su un file di excel; un sottodettaglio per ciascun viaggio che riepiloga i documenti giustificativi inerenti il viaggio stesso; In caso di differenze tra il costo indicato nel Form C e il costo risultante da documenti giustificativi dovrà essere fornita spiegazione di tale incongruenza

27 8. CONSUMABLES Dettaglio delle spese sostenute suddiviso per ogni Form C riepilogate su un foglio di excel La descrizione del materiale acquistato dovrà indicare task o workpackage dell Annex tecnico al contratto. Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fattura corrispondente al fine di agevolare l incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo). 8. CONSUMABLES In caso di differenze tra il costo indicato nel Form C e il costo risultante da fattura dovrà essere fornita spiegazione di tale incongruenza Copia delle fatture, di eventuali documenti di trasporto, del relativo pagamento (contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità delle stesse Copia di eventuali autorizzazioni richieste e ricevute dalla Commissione Europea ogni altro elemento che possa dimostrare che la quantità di prodotti sia ragionevole rispetto agli obiettivi della ricerca e che gli acquisti siano avvenuti al normale prezzo di mercato 9. ALTRI COSTI SPECIFICI Dettaglio delle spese sostenute suddiviso per ogni Form C riepilogate su un foglio di excel La descrizione del materiale acquistato dovrà indicare task o workpackage dell Annex tecnico al contratto. Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fattura corrispondente al fine di agevolare l incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo). In caso di differenze tra il costo indicato nel Form C e il costo risultante da fattura dovrà essere fornita spiegazione di tale incongruenza 9. ALTRI COSTI SPECIFICI Copia delle fatture, di eventuali documenti di trasporto, del relativo pagamento (contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità delle stesse Copia di eventuali autorizzazioni richieste e ricevute dalla Commissione Europea ogni altro elemento che possa dimostrare che la quantità di prodotti sia ragionevole rispetto agli obiettivi della ricerca e che gli acquisti siano avvenuti al normale prezzo di mercato 10. OVERHEADS (solo per metodo reale e semplificato) Una dichiarazione firmata dal responsabile amministrativo dalla quale risulti evidente la procedura adottata per il calcolo della percentuale di overheads rendicontata sui Form C 12. AGGIUSTAMENTI Dettaglio su file di excel degli importi dichiarati nel Form C. I dettagli dovranno essere forniti come specificato per le singole categoria di costo Copia della documentazione a supporto di tali costo