Utilizzo firma digitale all interno della procedura protocollo informatico per l invio delle in partenza

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1 Utilizzo firma digitale all interno della procedura protocollo informatico per l invio delle in partenza Premessa su firma digitale Descrizione generale: Tutto quanto attiene ad autenticazioni, abilitazioni, controllo accessi ed in generale alla gestione del personale che usa il sistema informativo viene fatto all interno della procedura Dotazione organica insieme a tutti gli atti, disposizioni ufficiali, riguardanti il personale e le sue mansioni. All interno della procedura Dotazione organica troviamo anche quanto serve per la gestione della firma digitale. Le funzioni essenziali sono 2: 1. Gestione registro firme digitali 2. Gestione della firma digitale interna Funzionamento generale: L apposizione delle firme sui documenti viene guidata da specifiche funzioni all interno degli applicativi. Le procedure per le quali attualmente si è ritenuto utile l uso della firma digitale sono: Protocollo, Atti amministrativi, Messi notificatori. Le funzionalità di seguito spiegate sono comunque funzioni base del sistema è possono essere inserite con estrema semplicità ovunque la firma digitale si renda necessaria. Nelle varie videate delle procedure l icona, abilitata in concomitanza con la selezione di uno specifico documento, richiama l oggetto per l apposizione della firma selezionandolo in base al tipo di firma che l operatore è abilitato ad utilizzare. Viene sempre richiamato il servizio messo a disposizione dall azienda che fornisce la firma. Ad oggi non rileviamo problemi relativi ad un tipo di firma o un altra. Abbiamo esperienza con le firme più usate, vedere immagine gestione tipi firma. Registro firme digitali: All interno della procedura Dotazione organica sono previste funzioni che permettono di gestire il registro di coloro che nell Ente sono in possesso di firma digitale e quindi sono autorizzati ad usarla. L iscrizione a tale registro abilita l operatore alla firma digitale dei documenti. Sono gestite sia firme rilasciate da Certificatori esterni, sia quelle rilasciate dall Ente stesso (Firma digitale interna). La firma digitale interna: La procedura Dotazione organica permette il rilascio di una firma digitale del comune, firma digitale interna, rilasciata e certificata dal comune stesso. Questa funzione solleva il comune dall intrattenere rapporti e costi con enti certificatori e risolve efficacemente il problema della firma digitale dei documenti rilasciati dal comune. La logica è la seguente: i documenti emessi dal comune, nella assoluta maggioranza dei casi, non richiedono la certificazione di terze parti. E solo il comune che ha la necessità di:

2 - riconoscerli come propri oppure no - avere certezza di chi li ha emessi. Per tale riconoscimento il comune può avvalersi di un proprio sistema, ritenuto affidabile, e non necessariamente di sistemi di terzi. E chiaro che questa firma non tutela il cittadino o terze parti rispetto ad abusi che il comune voglia deliberatamente fare nei loro confronti con la complicità di chi gestisce la firma digitale del comune ovvero il segretario comunale. E altrettanto chiaro che con estrema semplicità risolve in maniera completa il problema dell autenticità di un documento digitale rilasciato dal comune. Iter di lavoro: dopo aver effettuato la registrazione dei titolari di firma digitale esse potranno essere utilizzate all interno delle diverse procedure Halley in tutte le funzionalità dove presenti. Controlli automatici: ciascun utente potrà utilizzare solo le firme per lui registrate, e solo per il periodo che viene indicato per inizio/fine validità. Al momento dell utilizzo viene richiesto lo specifico PIN. Integrazioni: tutte le procedure Halley utilizzano le stesse firme digitali e con le stesse modalità. E quindi sufficiente effettuare le registrazioni una sola volta. Esempi di videata Funzione di consultazione delle firme attive ad una certa data.

3 Funzione di consultazione e rilascio firma digitale interna all Ente. Funzione di consultazione firme digitali e rilascio firma da Ente Certificatore.

4 Funzione di selezione del tipo firma

5 Utilizzo firma digitale su protocollo Informatico per invio in partenza L' da spedire va creata tramite le comunicazioni interne pertanto: - andare in Invio comunicazioni (cliccando sull'apposita icona presente nel menù principale della procedura, oppure andando in GESTIONE PRATICHE/COMUNICAZIONI INTERNE/Invio comunicazioni, o ancora cliccando sull'opzione Comunicazioni/Invio comunicazioni presente nella barra dei comandi); - sulla finestra della comunicazione da spedire selezionare il Tipo: ; - inserire il destinatario dell' (la ricerca avviene nell'archivio dei mittenti/destinatari del protocollo); - inserire l'oggetto, il testo e gli eventuali allegati;

6 - gli allegati inseriti possono essere firmati digitalmente cliccando sull icona ; - terminato l'inserimento dei dati cliccare sull'icona : l' verrà trasferita nell'elenco dei documenti elettronici da protocollare; - selezionare il modulo PROTOCOLLO; - andare nella funzione INSERIMENTO; - scegliere l'opzione Documenti E[l]ettronici della sezione Partenza; - alla comparsa dell'elenco dei documenti da protocollare posizionarsi sopra quello desiderato; - cliccare sull'icona : apparirà la finestra di Inserimento del protocollo dove saranno già riportati automaticamente i dati relativi a Destinatario, data del documento, tipo di spedizione ed oggetto; - inserire i dati mancanti (es. codici classificazione, ufficio...); - al termine del caricamento cliccare su "Salva e continua": verrà assegnato il numero di protocollo e verrà automaticamente inoltrata l' al destinatario.