iripasso Conservazione delle fatture elettroniche Passini Dott. Andrea 14/09/2015

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1 iripasso Conservazione delle fatture elettroniche Passini Dott. Andrea 14/09/2015

2 Numerazione delle fatture Registri sezionali Nel caso in cui si proceda alla emissione sia di fatture elettroniche che di fatture analogiche, dovranno essere adottate due numerazioni separate al fine di evitare problemi di cronologicità (circolare 45/E/2005). Adottando due numerazioni separate, due dovranno essere anche i sezionali adottati per la loro registrazione, facendo attenzione che tutte le registrazioni confluiscano in un unico registro riepilogativo. Non solo: per ogni singolo cliente o fornitore dovrà essere eseguita un'unica modalità di conservazione per l'intero periodo d'imposta.

3 Conservazione elettronica delle fatture elettroniche di acquisto Le stesse considerazioni risultano valide anche con riferimento alle fatture elettroniche in acquisto, pertanto: - creazione di due numerazioni di protocollo separate; - creazione di due registri sezionali; - rilevazione dei dati nel registro riepilogativo; - conservazione dei documenti relativi a ciascun fornitore in un unica modalità. Pertanto, occorre «numerare in ordine progressivo le fatture e le bollette doganali relative ai beni e ai servizi acquistati o importati nell'esercizio dell'impresa, arte o professione». La fattura elettronica, però, risulta essere un documento immodificabile e, quindi, non è possibile inserire nella stessa, al fine della sua corretta registrazione, un numero progressivo. Al riguardo, sempre la circolare 45/E ha fornito una soluzione al problema stabilendo che dovrà crearsi nell'ambito del sistema di contabilità.. l'associazione informatica della fattura ai dati annotati nell'apposito registro Iva.

4 Esempio per la conservazione elettronica delle fatture di acquisto elettroniche Reverse charge in caso di conservazione elettronica delle fatture elettroniche di acquisto Predisporre un foglio di Excel in cui indicare gli estremi della fattura ricevuta, quale la data di emissione, il numero e, ovviamente, la ragione sociale o la denominazione dell'impresa o del lavoratore autonomo che l'ha emessa, aggiungendo di fianco il numero di protocollo allo stesso documento attribuito- Non è possibile modificare la fattura elettronica di acquisto, per cui si dovrà agire come chiarito dalla circolare 45/E: l'acquirente è tenuto a predisporre un altro documento in cui saranno annotati sia i dati necessari per l'integrazione sia gli estremi della fattura che si va ad integrare. Questo documento di supporto se verrà emesso (o trasformato) in documento elettronico dovrà essere reso immodificabile ed allegato alla fattura elettronica a cui si riferisce, altrimenti se viene conservato su supporto cartaceo sarà necessario materializzare anche la fattura a cui si riferisce, di modo da conservare congiuntamente i due documenti. In quest'ultimo caso la fattura elettronica dovrà, comunque, seguire tutti gli obblighi di conservazione di tale tipologia di documento.

5 Soluzione alternativa Termini per la conservazione elettronica Se si preferisce non accettare la fattura come elettronica, il destinatario del documento deve materializzare il documento procedendo semplicemente con la stampa. La stampa e a conservazione analogica costituiscono, secondo l A.F. un «comportamento concludente» dell intenzione di non accettare la fatture come elettronica. Tale procedura non è ammessa per chi ha espresso consenso a ricevere la fattura in forma elettronica, mediante accettazione di richiesta da parte del fornitore. La conservazione di documenti informatici richiede solo l apposizione della marca temporale sul pacchetto di archiviazione, il quale può essere composto da uno o più file. Il processo di archiviazione (D.M. 17/06/2014) deve essere completato entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale. Pertanto entro il 31/05 in caso di dichiarazione IVA inviata entro il 28/02 ed entro il 31/12 in caso di dichiarazione IVA inviata unitamente al modello Unico entro il 30/09.

6 Responsabile e Manuale di conservazione Comunicazione in dichiarazione dei redditi Imposta di bollo Occorre nominare un Responsabile della conservazione, il quale deve predisporre un Manuale in cui motivare come viene garantita la immodificabilità, l integrità, l autenticità e la leggibilità dei file. Deve essere, inoltre, garantita la ricerca ed estrazione delle informazioni in base a cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data o legami tra i dati riportati. La comunicazione di aver optato per la conservazione elettronica dei documenti fiscali deve essere effettuata nella dichiarazione dei redditi. Le fatture elettroniche soggette ad imposta di bollo devono contenere l annotazione di assolvimento dell imposta secondo le nuove regole del D.M. 17/06/2014, ovvero mediante pagamento in unica soluzione, attraverso modello F24, entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio.

7 Andrea Passini Rif: Dott. Andrea Passini Dottore Commercialista Consulente per analisi di gestione e finanziarie Revisore Contabile Iscritto all Albo dei Dottori commercialisti dei Revisori contabili dei Revisori degli Enti Locali degli Amministratori dei Beni sequestrati alle mafie dei C.T.U. del Tribunale di Rimini Iscritto alle Liste Arbitrali della Corte Arbitrale delle Romagne Iscritto al CEGIS Studio Semprini-Cesari & Nini Via Coriano n Grosrimini, C.d.O. int. 2 Tel Fax oppure PEC:

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