MyMax PROCEDURA QUALITA Processo di Approvvigionamento PQ07b Ed. 0 Rev. 1 Pag. 1 di 10

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1 PQ07b Ed. 0 Rev. 1 Pag. 1 di Scopo e campo di applicazione Lo scopo della procedura è quello di definire le principali attività svolte dall Organizzazione per garantire l'affidabilità degli approvvigionamenti di quei prodotti, lavorazioni e servizi esterni ritenuti primari ai fini della qualità assicurando che gli stessi siano conformi ai requisiti specificati. 2.0 Elementi in ingresso Esigenze di acquisto materiali Requisiti materiali da acquistare Esigenze di acquisto lavorazioni esterne Requisiti lavorazioni esterne da acquistare Esigenze di acquisto servizi Requisiti servizi da acquistare 3.0 Elementi in uscita Ordini di acquisto Ordini aperti Capitolati di acquisto Contratti DUVRI Accordi SA 4.0 Gestore del processo di approvvigionamento Il Gestore del processo è il Responsabile Acquisti. 5.0 Indicatori previsti Tutti gli indicatori eventualmente previsti sono riportati e descritti in apposita procedura. 6.0 Requisiti di sistema Tutti i fornitori rilevanti devono essere certificati ISO 9001: in mancanza di tale certificazione deve essere fatto e condiviso un piano di miglioramento teso alla conformità ai requisiti della norma specificata. 7.0 Categorie di Fornitori I Fornitori sono suddivisi in Categorie secondo le esigenze aziendali. Le categorie descrivono, normalmente, il settore merceologico del fornitore (manutentore, trasportatore, ecc ). A parità di categoria sono richiesti gli stessi requisiti per ogni fornitore: a tale regola è possibile derogare quando richiesto dalla legge (per esempio è possibile avere fornitori di manutenzione impianti di climatizzazione per cui la legge richieda requisiti diversi). 7.1 Sistema Informatico di Gestione dei Fornitori Tutti i fornitori sono registrati nel sistema gestionale aziendale per la gestione amministrativa. Per il sistema di gestione per la qualità è stato realizzato un apposito software, MyMax, che permette di selezionare i fornitori rilevanti per la qualità e registrare tutte le informazioni ad essi riferite. Procedura Data Verifica e Approvazione D PQ07b

2 PQ07b Ed. 0 Rev. 1 Pag. 2 di Anagrafica dei fornitori Il Responsabile Qualità tiene aggiornata l anagrafica dei fornitori attraverso apposita piattaforma MyMax (Fig. AF_01). fig. AF_01 Cliccando su si accede alla pagina in Fig. AF_02 dove è possibile inserire se il fornitore è Automotive, se è suggerito/imposto da clienti ed eventuali informazioni raccolte in fase di valutazione: fig. AF_02

3 PQ07b Ed. 0 Rev. 1 Pag. 3 di Elenco Fornitori Il Responsabile Qualità può visualizzare l elenco dei fornitori (Fig. AF_03). Dall elenco, cliccando sulle varie icone, può accedere a tutte le informazioni del fornitore. fig. AF_ Contratti Fornitori Il Responsabile Qualità registra tutti i contratti stipulati con i fornitori (Fig. AF_04). fig. AF_ DUVRI Fornitori Il Responsabile Qualità registra tutti i Documenti di Valutazione Rischio di Interferenza presentati ed accettati dai fornitori (Fig. AF_05). fig. AF_05 I DUVRI devono avere sempre una data di scadenza e questa deve essere registrata.

4 PQ07b Ed. 0 Rev. 1 Pag. 4 di Piani di Miglioramento dei fornitori Nel sistema informatico il Responsabile Qualità pianifica (fig. AF_06) qualsiasi attività di miglioramento concordata un fornitore. fig. AF_06 Il piano è continuamente aggiornato ad ogni esigenza ed il sistema avvisa delle scadenze sopraggiunte. I fornitori Automotive sono quindi contattati dal Responsabile Qualità e/o dal Responsabile Acquisti per discutere dei risultati ottenuti e per pianificare le ulteriori azioni di miglioramento che dovranno essere presentate, approvate e concluse nei tempi previsti. Il Responsabile Qualità e/o Responsabile Acquisti promuovono azioni di miglioramento del sistema qualità del fornitore che abbiano come obiettivo la conformità del sistema alla norma UNI ISO/TS Richiesta azioni correttive ai fornitori Al fornitore possono essere richieste azioni correttive nei casi di: valutazione periodica insufficiente (vedi PQ07c Valutazione dei fornitori) controllo in ingresso che evidenzia non conformità Nel caso di valutazione periodica insufficiente la richiesta di azioni correttive è fatta con comunicazione scritta. Ricevuta la risposta il Responsabile Qualità e/o Responsabile Acquisti decidono se accettare o meno l azione proposta: se accettata riportano le proposte nel piano di miglioramento che viene condiviso con il fornitore (vedi fig. AF_06.01). In caso di non accettazione o risposta si revoca la qualifica. fig. AF_06.01

5 PQ07b Ed. 0 Rev. 1 Pag. 5 di 10 Nel caso di non conformità in ingresso è inviata al fornitore un Rapporto di Controllo Accettazione con richiesta di azioni correttive. Il Responsabile Qualità promuove il monitoraggio del fornitore relativamente alle prestazioni dei suoi processi produttivi: quando necessario vengono richieste al fornitore evidenze sul raggiungimento degli obiettivi prefissati. 8.4 Dati per la valutazione Nel sistema informatico il Responsabile Qualità registra (fig. AF_07) le informazioni per valutare il fornitore (vedi PQ07c Valutazione del fornitore). fig. AF_ Processi in outsourcing Nel sistema informatico il Responsabile Qualità registra (fig. AF_08) le informazioni relative ai processi in outsourcing acquistati dal fornitore. fig. AF_08 Un fornitore approvato per un processo deve essere rivalutato come nuovo se vuole fornire un processo ulteriore. I fornitori di processi in outsourcing devono essere certificati ISO 9001 oppure verificati tramite apposito audit pianificato e condotto annualmente dal Responsabile Qualità.

6 PQ07b Ed. 0 Rev. 1 Pag. 6 di Validazione processi esterni Dalla pagina in Fig. AF_08.01, cliccando sul segno di spunta processo esterno. è possibile registrare la validazione periodica del fig. AF_08.01 Si rimanda ad apposita procedura di Validazione dei processi 10.0 Certificazioni Nel sistema informatico il Responsabile Qualità registra (fig. AF_09) le certificazioni del fornitore e, nelle note, registra quelle richieste e la data entro cui deve essere conseguita. fig. AF_09

7 PQ07b Ed. 0 Rev. 1 Pag. 7 di Responsabilità Sociale Il Responsabile Qualità provvede alla valutazione e alla selezione dei fornitori sulla base della loro capacità di rispondere ai requisiti alla norma SA 8000 in ultima edizione. Quando ritenuto necessario, in funzione dell area geografica in cui operano, è richiesto l impegno dei fornitori nei confronti della responsabilità sociale. A questo scopo l Ufficio Acquisti provvede ad includere nei contratti di fornitura l impegno per iscritto dei fornitori a: conformarsi a tutti i requisiti della norma SA 8000 in ultima edizione; partecipare alle attività di monitoraggio aziendale, se richiesto; rimediare subitaneamente a ogni non-conformità identificata rispetto ai requisiti della norma SA 8000 in ultima edizione; Il sistema MyMax verifica nell anagrafica dei fornitori quanti siano in paesi a rischio sociale e li evidenzia (Fig. SA_01) Fig. SA_01 Per i fornitori in paesi a rischio sociale il Responsabile Acquisti deve stipulare un apposito accordo che deve essere registrato nei dati del fornitore (vedi Fig. SA_02 nel riquadro rosso).

8 PQ07b Ed. 0 Rev. 1 Pag. 8 di Ricerca dei Potenziali fornitori Questa fase si svolge come indicato schematicamente nel seguente diagramma di flusso. Durante questa fase vengono raccolte informazioni di carattere generale su potenziali Fornitori. INPUT Esigenze Clienti Esigenze di Miglioramento Richiesta della Direzione Nuovi Prodotti/Processi Esigenza di maggiore flessibilità ATTIVITA' Raccolta informazioni Ricerche su Internet Fiere, congressi, ecc. OUTPUT Schede informative Preventivi La selezione e la valutazione del fornitore, in funzione della tipologia di prodotto/servizio deve permettere di raccogliere informazioni a garanzia del soddisfacimento di tutti i requisiti cogenti. I fornitori potenziali, in base alle informazioni raccolte ed ai preventivi ricevuti, vengono selezionati ed i loro nomi vengono sono inseriti nell elenco dei Fornitori. La raccolta di dati ed informazioni è effettuata dal Responsabile Qualità e/o Responsabile Acquisti riportandoli nel software MyMax. La valutazione iniziale, a discrezione del Responsabile Qualità, prevede una visita in sede. Il Responsabile Qualità ha la responsabilità di verificare, per tutto il primo periodo di qualifica del fornitore, l esito dei controlli in ingresso Informazioni per l approvvigionamento (ordini d acquisto - contratti) Per ogni fornitore qualificato viene stipulato un "contratto di fornitura" che viene firmato dal fornitore e dall Ufficio Acquisti. In caso di acquisto di materia prima e componenti, il contratto di fornitura costituisce parte integrante dell'ordine di acquisto che viene emesso di volta in volta dal Responsabile Acquisti. In caso di acquisto di lavorazioni su prodotti interni, trattamenti superficiali e trasporti, il contratto di fornitura costituisce un ordine per più commesse di diversi prodotti e definisce per ogni prodotto, il tipo di lavorazione, trattamento o trasporto richiesto ed il periodo minimo di preavviso per la richiesta di fornitura. La documentazione comprovante l'avvenuta ordinazione è nel caso di trasporti, il documento di trasporto, mentre nel caso di acquisto di lavorazioni su prodotti interni o trattamenti superficiali il documento di trasporto e la scheda di lavorazione destinata al fornitore. I contratti riportano chiaramente: requisiti cogenti da applicare esigenze di sistema del fornitore pianificazione di audit presso il fornitore Tra le informazioni riportate sui documenti che compongono l'ordine di acquisto figurano: indicazioni precise di identificazione del tipo di prodotto o servizio, per es. la sigla unificata del materiale, tipo di lavorazione da eseguire, norme cogenti (e non) applicabili, etc. riferimenti, quando necessario, ai disegni relativi al prodotto. i requisiti per l'approvazione del prodotto, delle procedure, dei processi e delle apparecchiature

9 PQ07b Ed. 0 Rev. 1 Pag. 9 di 10 eventuali requisiti per la qualificazione del personale eventuali requisiti del sistema di gestione per la qualità. Per acquisto di materia prima il Responsabile Acquisti emette nuovo ordine nel caso in cui la giacenza di materia prima sia inferiore alla quantità minima prevista. La verifica viene eseguita quotidianamente dal Magazzino tramite consultazione del sistema gestionale Conformità cogenti Tutti i prodotti acquistati o i materiali utilizzati sono conformi alle eventuali norme cogenti applicabili. Quando necessario il Responsabile Qualità e/o Responsabile Acquisti richiedono al fornitore le evidenze formali della conformità Verifica del Prodotto Approvvigionato La verifica del prodotto approvvigionato viene eseguita in accordo a quanto riportato nelle specifiche Procedure del Sistema Qualità: PQ - Accettazione Materie Prime PQ - Accettazione Lavorazioni Esterne PQ Controllo dei servizi erogati 14.1 Controlli speciali sui prodotti dei fornitori nuovi I prodotti in ingresso sono controllati prelevando un campione determinato secondo metodi statistici. La verifica del campione tende ad escludere che nell intero lotto sia presente una percentuale di prodotti difettosi maggiore di quella ammessa. A seguito di questa considerazione il Responsabile Qualità ha stabilito che i campioni di prodotto verificati in ingresso e i metodi di controllo siano uguali per fornitori nuovi o qualificati. E comunque escluso che i prodotti consegnati da fornitori nuovi possano essere immessi nel ciclo produttivo senza controllo, anche se accompagnati da dichiarazione di conformità ai requisiti espressi in ordine. I fornitori nuovi sono inoltre soggetti a controlli sulla veridicità dei dati contenuti nelle dichiarazioni di conformità da loro emesse (quando richieste) Monitoraggio 15.1 Raccolta dati di non conformità al collaudo I dati sulle non conformità di prodotto sono registrate dal Responsabile Qualità con sistema MyMax e le informazioni utilizzate per valutare periodicamente il fornitore Raccolta dati di ritardi di consegna Le movimentazioni in ingresso ed in uscita dei prodotti verso i fornitori sono programmate e registrate con sistema MyMax. I pezzi mancanti sui lotti in consegna o la totale consegna del lotto, in altra data, se non per mancanza di materiale, sono da ritenersi "ritardi di consegna" Fornitori approvati dal cliente I fornitori suggeriti dal cliente sono qualificati ed inseriti nell Archivio Fornitori in cui è registrato il nome del cliente che suggerisce il fornitore. Questi fornitori sono valutati periodicamente con le normali modalità (nel caso in cui il fornitore consegni direttamente al cliente per conto della nostra azienda il Responsabile Qualità dovrà associare gli eventuali reclami del Cliente, ai documenti di trasporto e dichiarazioni di conformità (se richieste) del fornitore, ed effettuare le registrazioni di controllo del prodotto). In caso di valutazione insoddisfacente il Responsabile Qualità e/o Responsabile Acquisti informa il cliente e, per iscritto, è presa la decisione sul mantenimento o meno della qualifica.

10 PQ07b Ed. 0 Rev. 1 Pag. 10 di 10 Quando, malgrado la non soddisfazione, la nostra azienda deve comunque rifornirsi da un dato fornitore, il Responsabile Qualità pianifica e verifica l efficacia di ogni azione preventiva necessaria a far si che i prodotti consegnati al cliente siano conformi. La nostra azienda condivide il principio per cui l utilizzo di fonti designate dal cliente non solleva l organizzazione dalla responsabilità di assicurare la qualità dei prodotti acquistati Valutazione di un Fornitore già qualificato per altri prodotti/processi Un fornitore qualificato deve essere valutato come se si trattasse di un fornitore nuovo sconosciuto, quando intende fornire un prodotto o un servizio di tipologia completamente diversa (tra quelle previste in MyMax) da quanto fatto fino a quel momento (per esempio un fornitore di trattamenti superficiali che effettua anche lavorazioni meccaniche o un fornitore di lavorazioni meccaniche che fornisca materie prime). Non è considerato fornitore nuovo chi effettua semplicemente lavorazioni, trattamenti o altri servizi su prodotti di nuova realizzazione Modifiche al processo Si intende modifica al processo ogni variante relativa a: introduzione di nuove macchine o attrezzature estromissione dal processo di macchine o attrezzature modifiche ai parametri di controllo e collaudo modifiche ai metodi di registrazione dei controlli eliminazione di fasi di processo introduzione di nuove fasi di processo spostamenti delle posizioni di lavoro, controllo e/o di collaudo sub appalti di attività e variazioni dei sub fornitori di attività appaltate. Il Fornitore è tenuto a presentare, al Responsabile Qualità, le proposte di modifica al processo prima di effettuare una qualsiasi modifica. Il Responsabile Qualità valuterà la fattibilità del cambiamento, stende una relazione scritta e in caso di valutazione positiva (eventualmente approvata dal Cliente), darà l'approvazione ad apportare la modifica richiesta. La relazione deve essere compilata anche nel caso in cui la proposta venga presentata direttamente dall azienda. Anche in caso di modifica il fornitore Automotive dovrà applicare la procedura di PPAP Modifiche Rev. 0 del Rev. 1 del Originale Revisione generale