IL CASO NERI: IL PIANO DI PROGETTO DEL NUOVO MODELLO RAMPICHINO

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1 IL CASO NERI: IL PIANO DI PROGETTO DEL NUOVO MODELLO RAMPICHINO Giuseppe Stabilini Copyright SDA Bocconi, Milano

2 Giuseppe Stabilini del nuovo modello Rampichino L azienda Neri progetta da oltre 50 anni biciclette. Nata nel primo dopoguerra nelle vicinanze di Bergamo, l azienda ha visto crescere il proprio fatturato grazie ad una attenda politica di gestione della gamma e del marchio. Infatti, seppur nata con la produzione di biciclette da uomo classiche (con freni a bacchetta ), l azienda ha sin dagli albori dedicato molta attenzione alle competizioni su strada. Grazie al proprio reparto corse e all intuito del fondatore, Edoardo Neri, in grado di individuare i corridori più promettenti (sia dal punto di vista delle prestazioni, sia dell immagine), il marchio Neri si è affermato a livello nazionale ed europeo, permettendo all azienda di differenziarsi rispetto alle numerose case ciclistiche concorrenti. Nel 1997 l azienda, in crisi di risultati, è entrata a far parte del gruppo EuropeBike, già proprietario di diverse case ciclistiche e motociclistiche. Il cambiamento della compagine societarià ha dato nuove risorse all azienda, permettendo di avviare il progetto di allargamento della gamma, incompleta e fondata su prodotti relativamente datati. Il progetto prevede il continuo lancio di nuovi modelli di bicicletta, sia nei segmenti storicamente presidiati (città e corsa), sia in nuovi segmenti (MTB e citybike). Proprio questo numero crescente di progetti ha obbligato Neri a dotarsi di metodologie di gestione delle attività più evolute rispetto alla semplice gestione a vista impiegata in passato. A tale proposito, si è deciso di sfruttare l imminente progetto di sviluppo del rampichino come pilota dell applicazione della metodologia di Project Management, già peraltro impiegata dalle altre aziende del gruppo. Il Progetto Rampichino Il progetto pilota limita la fase di pianificazione alle fasi di progettazione e realizzazione del prototipo di rampichino da presentare alla fiera EICMA (Esposizione Internazionale del Ciclo e Motociclo) che inizierà a Milano il prossimo g [Per semplicità, il progetto viene gestito con un calendario fittizio, ovvero numerando le giornate di lavoro in modo progressivo (1, 2, 3, 100) e non utilizzando la settimana o il mese. Per questo motivo le date saranno indicate con l espressione g. X, p.e. g. 67 ]. Il progetto prevede il coinvolgimento di numerose funzioni aziendali: 1. Marketing, 2. Design, 3. Progettisti strutturali, 4. Progettisti ciclistica, 5. Modelleria. Inoltre, verranno chiamati a fare i test gli atleti della squadra corsa, che svolgeranno tale attività per tutte le biciclette sviluppate. Si è deciso, inoltre, di pianificare le attività assumendo inizialmente gli standard di consumo di giornate/uomo per singola attività, tenuto conto di coinvolgere le risorse al 100%. Di seguito, la generica descrizione delle varie attività che portano dalla fase di ideazione del rampichino sino alla produzione del prototipo. L avvio del progetto avviene al tempo 0. Copyright SDA Bocconi, Milano 2

3 La prima attività del progetto consiste nell analisi delle ricerche di mercato da parte del marketing (2 giorni), analisi che permette di raccogliere tutte le informazioni sull andamento del mercato, stili di consumo e risultati ottenuti dai prodotti Neri e dei concorrenti. Al termine di questa, lo stesso marketing, insieme al design, definisce il piano prodotto (5 gg.), documento che descrive in modo preciso le caratteristiche fondamentali del nuovo prodotto. Il piano viene approvato (0 gg.) con una riunione formale con la Direzione. A questo punto i designer ed il marketing procedono con gli studi cromatici (15 giorni), ovvero preparano i primi bozzetti di stile della nuova MTB, guida fondamentale per tutte le attività di progettazione che si adeguano e plasmano su queste linee guida. Questa attività richiede l impiego saltuario di alcuni designer esterni, coinvolti per valutare i lavori. Si stima per questi un costo di Solo dopo 10 giorni di lavoro su questi bozzetti, la modelleria e il design possono procedere con gli studi funzionali preliminari, della durata di 7 giorni, che vengono svolti sia su modelli vecchi di MTB sia su CAE. I materiali impiegati in questa attività (forcelle, manubri, ruote) hanno un valore, approssimativo, di Dopo 3 giorni dall inizio di questi studi, prendono avvio sia la progettazione del telaio (10 gg.) sia quella della ciclistica (7 gg.), svolte dai progettisti preposti alle stesse. Queste due attività, quindi, vengono portate avanti in parallelo rispetto agli studi funzionali, ricevendo da essi tutti i dettagli per concretizzare nei componenti le funzionalità richieste alla bicicletta. Terminate le attività di studio dello stile e di progettazione del telaio, la modelleria realizza in 5 giorni il primo prototipo estetico del nuovo modello, che comporta l acquisto di numerosi parti meccaniche dal valore stimato di circa , che viene approvato con una design review (0 gg.) da parte del commerciale e della direzione. Il modello continua a essere sviluppato anche dal punto di vista tecnico. La modelleria, infatti, riceve dai progettisti strutturali e della ciclistica i disegni definitivi e, anche sulla base degli studi funzionali preliminari, realizza e assembla il prototipo funzionale (18 gg.), vera prima MTB funzionante in tutte le sue parti e componenti. Il valore dei componenti è di circa , comprensivi dei test richiesti ai fornitori circa durata e affidabilità degli stessi. La bicicletta viene portata a Livigno, dove per tutto il periodo estivo si allena la squadra corse. Il modello viene lasciato agli atleti per il test su strada di 10 giorni (giorni calendario, fissi), dove viene passato al vaglio su tutti i tipi di terreni e condizioni. Gli atleti provano la MTB al di fuori degli orari di allenamento, con una tariffa a gettone stabilita di complessivi, con pagamento effettuato l ultimo giorno di test. A Livigno sono presenti allo scopo un designer e una persona del marketing che analizzano e rielaborano i commenti raccolti I feedback raccolti, congiuntamente a quelli derivanti dalla review estetica, permettono di realizzare il prototipo EICMA (7 gg.) da parte della modelleria e design. In questa fase tutti i materiali, vernici, componenti sono realizzati e controllati nel minimo dettaglio dai fornitori. Si stima una spesa di circa Il prototipo subisce un ultima design review (0 gg.) ed è pronto per essere esposto all EICMA di Milano, che inizia il giorno 101. A questo punto il progetto si può ritenere concluso. Copyright SDA Bocconi, Milano 3

4 Pianificazione di progetto: i tempi In base alle informazioni che avete nel testo del caso realizzate: 1. la WBS del progetto, ipotizzando le attività descritte come i work package al livello 2 dell albero; 2. il reticolo CPM del progetto, individuando le attività sul percorso critico 3. il diagramma di GANTT 4. la durata finale del progetto 5. le date massime e minime di ciascuna attività di progetto 6. il total float di ciascuna attività Pur considerando che la pianificazione è stata realizzata con tempi standard, è possibile presentare la MTB alla fiera EICMA di Milano? Copyright SDA Bocconi, Milano 4

5 Pianificazione di progetto: le risorse Il gruppo di lavoro presenta alla direzione di Neri il proprio piano temporale. A giudizio di questi il lavoro, pur essendo pregevole, tralascia di considerare il carico attuale delle risorse da coinvolgere. Egli propone pertanto di semplificare il processo di allocazione delle risorse, ipotizzando, in assenza di altre informazioni, che le risorse siano assegnate al progetto per il 50% (escludendo i test che hanno durata fissa), senza modificare i lag-time (indicati nel testo). Definire pertanto: 1. il nuovo scheduling del progetto; 2. il piano delle risorse (carichi per singola risorsa, evidenziando eventuali overload di risorsa); Pianificazione di progetto: il livellamento delle risorse 3. le modalità di risoluzione degli eventuali sovraccarichi delle risorse. In caso di impossibilità di utilizzo di tempi di float, è possibile coinvolgere, limitatamente al problema individuato, una sola nuova risorsa. E possibile presentare la MTB alla fiera EICMA di Milano? Copyright SDA Bocconi, Milano 5

6 Pianificazione di progetto: i costi A valle delle indicazioni emerse nella seconda fase, l Ing. Baggio da un lato concorda sull opportunità di assegnare un altra risorsa part-time all attività di Design degli studi funzionali preliminari, dall altro comunque richiede una soluzione oggettiva del problema del ritardo rispetto alla manifestazione di Milano. Richiede pertanto un nuovo piano di progetto che possa rispettare la scadenza imposta dall importante evento fieristico. Per la definizione del piano e il calcolo dei costi delle singole attività sono stati assegnati i seguenti costi per le risorse interne ed, eventualmente, esterne (i costi orari delle risorse sono riferiti alla relativa tariffa sulla base di 220 giornate lavorative annue): Risorsa Costo STD /hr ord. Costo straordinario /hr strd. Marketing ,50 Design ,50 Modelleria 50 75,00 Prog. Strutturali 45 67,50 Prog. Ciclistica Inoltre, le attività hanno una durata fisiologica, che non permette loro di venire compresse per più delle seguenti giornata/uomo: Attività Crashing massimo (giornate/uomo) Analisi ricerche di mercato 1 Definizione Product Plan 0 Studi cromatici 4 Studi funzionali preliminari 3 Progettazione telaio 5 Progettazione ciclistica 1 Prototipo estetico 3 Prototipo funzionale 2 Test su strada 0 Realizzazione prot. EICMA 4 Come procedere alla riduzione dei giorni dedicati alle attività per poter presentare il prototipo alla fiera EICMA di Milano? Copyright SDA Bocconi, Milano 6

7 Il controllo del progetto La baseline del progetto viene condivisa con la Direzione di Neri. Il progetto risulta ora fattibile, naturalmente su carta. La direzione sa benissimo che ci possono essere scostamenti tra quanto pianificato e quanto poi effettivamente viene realizzato, sia in termini di tempi, sia in termini di costi. Infatti, prima dell ingresso nel gruppo EuropeBike, il Top Management era solito chiedere costantemente lo stato di avanzamento (SAL) dei lavori, cosa che costringeva il PM a recuperare in fretta i dati, spesso mancanti vista la poca formalizzazione della gestione. Proprio per questo si decide di sperimentare su questo progetto la metodologia di controllo dell Earned Value. Per far questo, il management chiede di calcolare sulla baseline il costo cumulato di progetto, con un livello di dettaglio di dieci giorni. Si ipotizzi, per questo, che i costi dei materiali, come lo straordinario legato al crashing fatto, siano spalmati lungo tutta l attività in modo costante, con la sola esclusione dei test su strada. Il team di lavoro del progetto, così, costruisce anche qui un pilota di controllo, calcolando il cost slope di progetto per decine di giorni (D1, D2, D10). Alla fine della decina 3 (D3) la direzione chiede come sta procedendo il progetto. Sapendo che le attività hanno il seguente stato di avanzamento (dichiarato dalle risorse che lavorano) e che, dai dati di costo e di attribuzione delle ore spese dalle risorse, risultano sostenute le seguenti spese: N. Attività SAL Costi sostenuti 1 Inizio progetto 100% - 2 Analisi ricerche di mercato 100% 1.500,00 3 Definizione Product Plan 100% 6.000,00 4 Approvazione Product Plan 100% - 5 Studi cromatici 60% ,00 6 Studi funzionali preliminari 36% 4.285,00 7 Progettazione telaio 20% 360,00 8 Progettazione ciclistica 0% - 9 Prototipo estetico 0% - 10 Design Review Estetica 0% - 11 Prototipo funzionale 0% - 12 Test su strada 0% - 13 Realizzazione prot. EICMA 0% - 14 Design Review EICMA 0% - 15 Inizio EICMA 0% - Come sta andando il progetto rispetto agli indicatori dell earned value (CPI; SPI)? Quali suggerimenti dareste al gruppo di lavoro per recuperare le eventuali performance negative del progetto? Copyright SDA Bocconi, Milano 7

8 La gestione dei rischi di progetto Il management, di fronte alla situazione appena descritta, chiese inoltre il prospetto di analisi dei rischi di progetto. Il team dichiarò, proprio per la natura pilota del progetto, che tale analisi non era mai stata fatta. Promise, però, in tempi brevi di presentarne uno teorico (ovvero simulando di essere ancora al tempo 0, ovvero di lavorare sulla baseline salvata), corredato di relativi commenti. Per far questo, si intervistarono tutte le persone coinvolte nelle attività di progetto, chiedendo quale fosse la durata attesa della singola attività, considerando l assegnazione delle risorse al 50%. Mentre il valore modale era quello già considerato in pianificazione, l analisi mostrò durate molto diverse in relazione a stime ottimistiche o pessimistiche. Nella tabella il riassunto di queste dichiarazioni N. Attività Durata ottimistica Durata normale (moda) Durata pessimistica 1 Inizio progetto Analisi ricerche di mercato Definizione Product Plan Approvazione Product Plan Studi cromatici Studi funzionali preliminari Progettazione telaio Progettazione ciclistica Prototipo estetico Design Review Estetica Prototipo funzionale Test su strada Realizzazione prot. EICMA Design Review EICMA Inizio EICMA Sapendo che la Neri riuscirebbe a gestire gli eventuali ritardi delle attività di Progettazione telaio con costi contenuti, di costruzione del Prototipo funzionale con costi medi, mentre le altre attività avrebbero impatti veramente elevati sul costo del progetto, presentare: l analisi Beta PERT del progetto con la durata attesa totale; la matrice di classificazione dei rischi (relativamente alle durate: probabilità e impatto sul progetto). Copyright SDA Bocconi, Milano 8