PRESENTAZIONE DOMANDA DI PAGAMENTO (ACCONTO)

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1 PRESENTAZIONE DOMANDA DI PAGAMENTO (ACCONTO) Presentazione della domanda di pagamento dell acconto Il Capofila ha l OBBLIGO di presentare la Relazione annuale del PAGO con cadenza annuale, mentre ha la FACOLTA di presentare, in concomitanza della presentazione della stessa Relazione Annuale del PAGO, le domande di pagamento dell acconto sul T.I e I soggetti partner al progetto finanziato hanno invece la FACOLTA di presentare, in concomitanza della presentazione della Relazione Annuale del PAGO da parte del Capofila, la rispettiva domanda di pagamento dell acconto sul T.I e Il Capofila deve pertanto presentare la Relazione Annuale entro il 30 gennaio di ogni annualità intermedia del PAGO. Il Capofila ed i partner possono presentare le domande di pagamento degli acconti entro il 30 gennaio di ogni annualità intermedia del PAGO. Deroghe vincoli presentazione della domanda di acconto Le domande di pagamento dell acconto M16 (tranne che per quelle riferite al T.I vedasi bandi di riferimento), come previsto dal bando, vanno in deroga ai vincoli previsti dal par degli IPG. Tale deroga è quella che prevede che l importo minimo di spesa giustificata sia pari ad almeno il 30% dell importo totale di spesa ammessa (relativa al singolo partner). Inoltre, essendo la Misura M16 strutturata sulla possibilità di presentazione di una pluralità di domande di pagamento, la deroga è applicata anche ai vincoli di spesa minimi per la presentazione di più acconti. Certificazione antimafia La certificazione antimafia deve essere richiesta per ogni singolo partecipante alla domanda cappello M16 che sia stato finanziato per una quota di contributo ammesso, cumulativo, nei rispettivi Tipi Interventi previsti dal Piano delle Attività (quindi , , 1.1.1, 4.2.1, 4.1.1, ecc ) superiori alla soglia di ,00 (per l anno 2019) in caso disponga di terreni agricoli e di ,00 nel caso non disponga di terreni agricoli. Questi vincoli possono essere assoggettati a variazioni disposte da atti approvati successivamente. I soggetti partner che superano la soglia prevista da normativa devono compilare, nell apposita sezione del FASCICOLO AZIENDALE INFORMATIZZATO, la documentazione richiesta per l erogazione dei contributi così come indicato nel sito web AVEPA ( 1

2 RENDICONTAZIONE SPESE DEL PERSONALE Ai fini della rendicontazione delle spese del personale deve essere presentata la seguente documentazione: Soggetti beneficiari privati 1. busta paga dipendente (cognome e nome) 2. bonifico/disposizione tramite home banking. Nel caso di pagamenti cumulativi deve essere fornita distinta dei singoli pagamenti. 3. estratto conto completo con evidenziata l'operazione. 4. foglio registro presenze del mese (INAIL) 5. timesheet 6. foglio di calcolo del costo del personale 7. bilancino contabile rilasciato dallo studio consulenze paghe Tutti i documenti devono essere copie fedeli all originale (e non devono pertanto riportare censure). F24 8. Modello F24 9. ricevuta di pagamento telematico 10. pagina estratto conto con evidenziata l'operazione Si consiglia di far presentare, per ogni mese, per il relativo personale da rendicontare la documentazione sopra menzionata in un unico file pdf. 2

3 Soggetti beneficiari pubblici (per dipendenti non soggetti a vincoli d orario) 1. busta paga dipendente (cognome e nome) 2. dichiarazione del responsabile dell area amministrativo contabile dell Ente attestante il pagamento del cedolino e degli oneri previdenziali/ assistenziali /fiscali, TFR. Nella dichiarazione deve essere riportato il numero di mandato con la quale viene effettuato il pagamento della relativa quota di costo del personale rendicontato e la data di valuta. Tale dichiarazione può essere oggetto di verifica a campione: per i pagamenti cumulativi deve essere fornita la distinta relativa al mandato con l elenco dei dipendenti pagati estratti a campione (prima pagina elenco, pagina nella quale viene evidenziato il pagamento del soggetto rendicontato, ultima pagina dove viene proposto il pagamento cumulativo) 3. foglio registro presenze del mese (INAIL) 4. timesheet / timesheet integrato web 5. foglio di calcolo del costo del personale 6. bilancino contabile rilasciato dallo studio consulenze paghe F24 7. modello F24 8. mandato di pagamento quietanzato e ricevuta di pagamento telematico 3

4 Rendicontazione della tredicesima mensilità Per la rendicontazione della quota di costo del personale riferita alla tredicesima mensilità è presente sul sito web AVEPA ( il file excel Rendicontazione spese del personale_tredicesima. La documentazione per la rendicontazione della spesa della tredicesima mensilità che dovrà essere fornita è: 1. busta paga dipendente (cognome e nome) 2. bonifico/disposizione tramite home banking. Nel caso di pagamenti cumulativi deve essere fornita distinta dei singoli pagamenti. Tutti i documenti devono essere copie conformi all originale (e non devono pertanto riportare censure). 3. estratto conto completo con evidenziata l'operazione. 4. foglio registro presenze del mese (inail) 5. timesheet Rendicontazione spese del personale_tredicesima 6. foglio di calcolo del costo del personale 7. bilancino contabile rilasciato dallo studio consulenze paghe F24 8. Modello F24 9. ricevuta di pagamento telematico 10. pagina estratto conto con evidenziata l'operazione Rendicontazione della quattordicesima mensilità Per la rendicontazione della quota di costo del personale riferita alla quattordicesima mensilità è presente sul sito web AVEPA ( il file excel Rendicontazione spese del personale_quattordicesima. La documentazione per la rendicontazione della spesa della quattordicesima mensilità che dovrà essere fornita è: 1. busta paga dipendente (cognome e nome) 2. bonifico/disposizione tramite home banking. Nel caso di pagamenti cumulativi deve essere fornita distinta dei singoli pagamenti. Tutti i documenti devono essere copie conformi all originale (e non devono pertanto riportare censure). 3. estratto conto completo con evidenziata l'operazione. 4. foglio registro presenze del mese (inail) 5. timesheet Rendicontazione spese del personale_quattordicesima 6. foglio di calcolo del costo del personale 7. bilancino contabile rilasciato dallo studio consulenze paghe F24 8. Modello F24 9. ricevuta di pagamento telematico 10. pagina estratto conto con evidenziata l'operazione 4

5 TFR Il TFR è una quota del costo del personale che può essere rendicontato da parte del beneficiario e che può essere riconosciuto a contributo quando viene effettivamente sostenuto (vedasi par. 2.5 degli IPG DGR 2112/2017 e s.m.i.). Affichè questa spesa sia ammissibile a contributo quindi deve essere supportata da documentazione contabile probante l uscita di cassa. Rendicontazione delle spese del personale a cavallo di più annualità Per la rendicontazione delle spese del personale si consiglia di adottare un criterio di rendicontazione per COMPETENZA. Si consiglia di chiedere a rendicontazione (per gli acconti) anche le spese a cavallo di 2 annualità: se il cedolino di dicembre viene pagato nel mese successivo (gennaio dell anno n+1), si concede la possibilità di rendicontare anche le spese di competenza della mensilità oggetto di rendicontazione, con la condizione che siano quietanzate entro la data di presentazione della domanda di pagamento. Inserimento a progetto dei dipendenti e ammissibilità della spesa Le spese del personale per essere ammesse devono essere riferite ad un dipendente identificato con nome e cognome nel progetto iniziale. Nel caso il dipendente sia stato identificato in un momento successivo alla presentazione del PAGO, deve essere tempestivamente trasmessa ad AVEPA la richiesta di inserimento a progetto: in allegato alla comunicazione deve essere presente il curriculum vitae, copia del modello ComUNICA trasmesso all INPS, se il dipendente è di nuova assunzione, e la copia della formalizzazione dell incarico. AVEPA si riserva di verificare la coerenza della tipologia di dipendente con quanto indicato nel PAGO iniziale. Inoltre, non possono essere ammesse a contributo le spese dei dipendenti la cui partecipazione a progetto non è stata comunicata ad AVEPA. Compilazione del timesheet Nel foglio elettronico timesheet devono essere inseriti gli orari effettivi dei dipendenti (comprensivi anche degli straordinari) tracciati nel sistema gestionale delle timbrature e nel Libro Unico del Lavoro (LUL). Premi I premi direttamente riconducibili ad attività NON legate al progetto non sono ammissibili. La ratio operandi è quella che prevede l esclusione di quei premi che sono chiaramente legati ad attività NON previste nel progetto in oggetto. 5

6 RELAZIONE ANNUALE DEL PAGO Contenuto della Relazione Annuale La relazione annuale del PAGO deve essere trasmessa ad AVEPA con cadenza annuale da parte del beneficiario (capofila G.O.). Essa deve contenere, così come previsto dal bando (par. 3.3 della DGR 2175/2016): - l illustrazione dell attività svolta nei 12 mesi precedenti; - l avanzamento delle attività e delle spese previste nel cronoprogramma; - l eventuale aggiornamento del cronoprogramma. L aggiornamento del cronoprogramma può prevedere adeguamenti e/o integrazioni del PAGO, senza aumento della spesa ammessa per misura/sottomisura/tipo di Intervento, che vanno debitamente descritti e motivati. Per la redazione della relazione annuale è necessario utilizzare il file excel Template RRN già messo a disposizione dei G.O. da parte del CREA. 6

7 VARIAZIONI NON SOSTANZIALI AL PROGETTO Si applicano le disposizioni prevista al par Disposizioni relative alle variazioni in corso d opera del documento Indirizzi procedurali generali DGR 2112 del 19/12/2017 e s.m.i. (attualmente in vigore): Sono considerate varianti tutti i cambiamenti all operazione approvata che comportino, in particolare: 1. il cambio del beneficiario 2. il cambio della sede dell investimento o delle superfici oggetto di impegno 3. modifiche tecniche sostanziali degli interventi approvati 4. modifica della tipologia degli interventi approvati. Per quanto riguarda la variante di cui al punto 1 cambio del beneficiario, si veda il paragrafo in cui è disciplinata tale fattispecie. Nel corso della realizzazione dell operazione non sono ammesse varianti all operazione. Tuttavia, in quanto non considerate varianti, sono ammissibili modifiche non sostanziali, se coerenti con gli obiettivi del programma e rappresentate dall introduzione di più idonee soluzioni tecnico economiche, fermi restando i limiti massimi di spesa e di contributo approvati e i termini di realizzazione previsti. Le modifiche non sostanziali per le loro caratteristiche non alterano le finalità, la natura, la funzione e la tipologia dell operazione. Si considerano modifiche non sostanziali: quelle modifiche di dettaglio o soluzioni tecniche migliorative di uno o più interventi che, nell ambito della medesima operazione finanziata, possono comportare anche una variazione della spesa tra interventi non superiore al 10% della spesa ammessa per l operazione, così come il cambio di preventivo. La modifica non sostanziale va motivata e corredata da documenti comprovanti la congruità della spesa della soluzione proposta. Le modifiche non sostanziali, previo accertamento delle condizioni sopra specificate, devono essere autorizzate prima del termine per la conclusione dell operazione, pena la non ammissibilità della spesa. Pertanto, il beneficiario deve richiedere preventivamente all ufficio istruttore di esprimere un parere circa la possibilità di apportare tale modifiche non sostanziali all operazione ammessa a finanziamento. La richiesta di variazione non sostanziale al progetto deve pervenire ad AVEPA sempre da parte del Leader Partner (Coordinatore) anche se sono per conto degli altri soggetti partner del GO. Le richieste devono essere nominali (per singolo partner) e per singolo Tipo Intervento. 7

8 1)_NON sono ammesse rimodulazioni di spesa tra partner all interno dello stesso Tipo Intervento. 2)_NON sono ammesse rimodulazioni di spesa tra partner all interno di Tipi Intervento diversi. 3)_Per lo stesso partner, NON sono ammesse rimodulazioni della spesa ammessa a finanziamento tra i vari Tipi Intervento. Esempio: Il partner PP1 è stato finanziato sia sul T.I (per ,00 ) che sul T.I (per ,00 ). Non è ammissibile una rimodulazione di spesa che preveda uno spostamento di importi dalla alla (e viceversa). 4)_NON sono ammesse rimodulazioni di spesa tra interventi (attività/categorie di spesa), superiori al 10% della spesa ammessa a finanziamento per il singolo partner. Esempio: Il partner PP1 è stato finanziato sul T.I con il seguente dettaglio spesa: Personale ,00 Materiale di consumo ,00 Consulenze specialistiche ,00 TOTALE ,00 Fermo restando la motivazione per la quale si chiede la rimodulazione, che deve essere concretamente (dimostrabile) riconducibile ad una soluzione tecnica di carattere migliorativo per il progetto in fase di realizzazione (e non un mero accorgimento utile esclusivamente all azienda/e interessata/e), il montante sul quale calcolare il 10% viene individuato sul totale dell intervento (80.000,00 ). Tale limite deve essere tenuto come riferimento anche in caso di successive richieste (è necessario verificare il mancato superamento della soglia del 10% in caso di successive rimodulazioni di spesa). Personale ,00 ( ) Materiale di consumo ,00 Consulenze specialistiche ,00 ( ) TOTALE , /80000 = 5% La rimodulazione di spesa richiesta ha un impatto economico inferiore alla soglia limite del 10% 5)_NON sono ammesse rimodulazioni di spesa che prevedono l azzeramento di una categoria di spesa inizialmente prevista nel quadro della spesa ammessa a finanziamento. 6)_NON sono ammesse rimodulazioni di spesa che prevedono l introduzione di una nuova categoria di spesa rispetto a quella prevista nel quadro della spesa ammessa a finanziamento. 7)_NON è ammesso l utilizzo delle economie (vedasi par Economie o maggiori spese degli I.P.G.) 8

9 RICONOSCIMENTO DELLE SPESE Caratteristiche spese ammissibili Le spese per essere ammissibili devono essere documentate: tutto ciò che non viene documentato o non è possibile documentare viene considerato non effettuato o non pertinente. La spesa riconducibile all ordinaria attività di produzione o di servizio non è ammissibile. Al fine del riconoscimento della spesa, ogni partner deve aver documentato tutte le attività realizzate e deve dimostrare la correlazione diretta con il progetto oggetto di rendicontazione. Costi indiretti Per la rendicontazione dei costi indiretti non è necessario allegare fatture o altri documenti probanti la spesa, ma è possibile inserire un importo di spesa forfettario pari al 15% della spesa del personale (calcolato sulla base del minor importo tra la spesa ammessa a finanziamento e la spesa ammessa rendicontata). La spesa per i costi indiretti deve essere espressamente richiesta in domanda di pagamento: non viene calcolata (riconosciuta) automaticamente dall applicativo sulla base dei costi del personale. In caso di rimodulazioni che prevedono una variazione per eccesso delle spese del personale, i costi indiretti non sono soggetti ad adeguamenti in aumento. In caso di rimodulazioni che prevedono una variazione per difetto delle spese del personale, i costi indiretti sono soggetti ad adeguamenti in diminuzione. 9