MANUALE UTENTE UTILIZZO MODULO FILE-STORAGE DI ACS - CANALE AMBIENTE PROVINCIA DI TORINO

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1 Pag. 1 di 17 VERIFICHE E APPROVAZIONI VERSIONE REDAZIONE CONTROLLO APPROVAZIONE AUTORIZZAZIONE EMISSIONE NOME DATA NOME DATA NOME DATA V01 CORA 15/01/03 FERRARESI 21/01/03 FERRARESI 21/01/03 STATO DELLE VARIAZIONI VERSIONE PARAGRAFO O DESCRIZIONE DELLA VARIAZIONE PAGINA V01 Tutto il documento Versione iniziale del documento INDICE 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE GLOSSARIO CASI DI UTILIZZO ACCESSO ALL APPLICAZIONE E CONTENUTO FUNZIONALITÀ DELL APPLICAZIONE FUNZIONALITÀ PRINCIPALI AGGIUNGI UN FILE CREA UNA NUOVA CARTELLA ELIMINA CARTELLA FUNZIONALITÀ AGGIUNTIVE PER LA GESTIONE DEI FILE RINOMINARE IL FILE GESTIONE DELLE VERSIONI DEL FILE VISUALIZZARE LE VARIE VERSIONI COPIARE O SPOSTARE UN FILE ELIMINAZIONE DI UN FILE COME RICHIAMARE DAL CMS UN FILE CARICATO CON IL FILE-STORAGE LINK DA UNA PAGINA DEL CMS AD UN FILE CARICATO CON IL FILE-STORAGE COME INSERIRE LE ICONE RELATIVE AL FORMATO DEL FILE LIMITI NELLE DIMENSIONI DEI FILE CARICABILI...17

2 Pag. 2 di 17 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 1.1 SCOPO Questo documento fornisce le indicazioni per poter utilizzare il modulo di ACS chiamato File-Storage; tale servizio è installato per integrare le funzionalità del modulo CMS (Content Management System) e fornisce la possibilità di inserire documenti allegati alle pagine create con il CMS. 1.2 CAMPO DI APPLICAZIONE Il presente documento è rivolto alla Redazione del canale Ambiente del sito Internet della Provincia di Torino: in particolare permetterà a tali utenti di caricare sul server di produzione file di formato.doc,.xls,.zip,.pdf,.ppt, in modo tale da renderli linkabili dalle pagine del sito gestite con il CMS. Occorre utilizzare l inserimento di file con il modulo File Storage ogni qualvolta si intendono inserire nelle pagine Web file allegati e scaricabili dal sito. 1.3 GLOSSARIO ACS: Piattoforma operativa per la gestione dinamica di siti Internet CMS: Modulo di ACS che consente la gestione dinamica ed indipendente da parte di una Redazione dei contenuti del proprio sito Internet File-Storage: Modulo di ACS che consente l inserimento sul server di produzione di file utilizzabili come file allegati a pagine del sito. Tali file possono avere differenti formati (.doc,.xls,.zip,.pdf,.ppt ). Canale: macrosezioni in cui il sito Internet della Provincia di Torino è suddiviso. Sezione: ogni canale suddivide i suoi contenuti in sezioni principali, corrispondenti al menu interno del canale stesso. FTP (File Transfer Protocol): protocollo di trasferimento file su server di produzione Unix/Linux. 2 CASI DI UTILIZZO Il File Storage viene utilizzato ogni volta che si intende inserire un file allegato in una pagina Web, che può essere scaricato in locale direttamente dall utente. Il file storage è il modulo di ACS che permette di effettuare una copia del file di interesse direttamente sul server di produzione del canale Ambiente, senza effettuare ftp diretto sul server ma attraverso una procedura di inserimento effettuabile via Web. A titolo di esempio, nell immagine di Figura 1 si riporta una pagina attualmente presente all interno del canale Ambiente del sito Internet della Provincia di Torino che contiene un elenco di file allegati. L utente Internet può, cliccando sulle icone Word o Pdf, visualizzare il contenuto dei file allegati ed eventualmente scaricarli in locale. I file allegati (per esempio cliccando sull icoa Pdf accanto alla voce Bando si accede al file sono stati caricati sul server tramite il File Storage. Questi file sono stati successivamente richiamati all interno della pagina pubblicata sul sito.

3 Pag. 3 di 17 Figura 1: pagina di esempio contenente file allegati inseriti tramite File Storage 3 ACCESSO ALL APPLICAZIONE E CONTENUTO Si accede al modulo File-Storage, nell ambiente di produzione del canale Ambiente, dall indirizzo: Richiedendo questo indirizzo compare la pagina iniziale (vedi Figura 2). Come si vede, viene visualizzato automaticamente il contenuto della cartella principale: nel caso del canale Ambiente è disponibile una cartella per ogni sezione tematica inserita nel canale. Per visualizzare il contenuto di una di tali cartelle è sufficiente cliccare sopra l icona gialla (proprio come nel programma Gestione Risorse di Windows). All interno di ciascuna voce del menu della pagina iniziale i documenti caricati sono a loro volta suddivisi in tipologia di formato, ad esempio pdf, word, etc, come visibile nell esempio di Figura 3.

4 Pag. 4 di 17 Figura 2:pagina iniziale per l accesso al modulo File- Storage di ACS Figura 3: cartella Inquinamento: suddivisione del file caricati per tipologia di formato (doc, pdf, ppt)

5 Pag. 5 di 17 Per accedere ai singoli documenti, a partire dalla situazione di Figura 3 occorre cliccare sulla cartella di interesse. La Figura 4 riporta il contenuto di una cartella interna. In alto a sinistra è riportato il nome della cartella in considerazione. Nella tabella centrale invece si vede il contenuto della cartella: esso può essere costituito a sua volta da sottocartelle e/o file. La pagina riporta: Nome file inserito (cliccando sul nome è possibile visualizzare il dettaglio del file); Azione, cioè la possibilità di visualizzare ed eventualmente scaricare il file in locale; Dimensione in Byte del file; Tipologia del formato del file (.doc,.rtf,.ppt, etc.); Ultima modifica effettuata; Figura 4: accesso ai documenti inseriti all interno delle varia cartelle Cliccando sul nome del file si visualizza il dettaglio del file caricato (vedi Figura 5). A partire da questa schermata è possibile visionare le caratteristiche del file in questione, più precisamente: 1. Nome del file inserito, completo di estensione: è questo il dato che occorre richiamare poi nella definizione del percorso all interno di una pagina del CMS. 2. Proprietario del file: colui che ha inserito il file nel File Storage; 3. Titolo 4. Autore 5. Dimensione 6. Data di modifica 7. Note sulla modifica

6 Pag. 6 di 17 Per tornare alla cartella principale è sufficiente cliccare sul tasto Torna all indice delle funzionalità che si trova vicino all icona con la freccia rivolta in alto. Figura 5: dettaglio del file caricato Nella pagina di Figura 5 viene riportato il dettaglio dell ULTIMA versione inserita del file. Le operazioni disponibili su di un file precedentemente caricato tramite File-Storage sono: 1. Visualizza tutte le versioni: il file storage conserva il versioning delle versioni effettuate, e quindi è possibile risalire alle precedenti versioni inserite del medesimo documento. Cliccando sul titolo è possibile visionare le varie versioni del documento precedentemente inserite. 2. Carica una nuova versione : è possibile inserire una nuova versione del documento, che diventerà automaticamente la versione effettiva sul sito internet. 3. Copia: è possibile effettuare una copia dello stesso documento in cartelle diverse del file-storage. 4. Sposta: è possibile spostare il documento cancellandolo da dove si trova e caricandolo in un altra cartella. N.B. L utilizzo delle funzioni copia e sposta NON E CONSIGLIATO: spostare il documento vuole dire infatti CAMBIARE anche il link all interno della pagina che lo richiama! Si consiglia di utilizzare il comando sposta ESCLUSIVAMENTE qualora si voglia cancellare un documento.

7 Pag. 7 di 17 4 FUNZIONALITÀ DELL APPLICAZIONE Si riportano di seguito le descrizioni delle funzionalità che consentono di gestire l inserimento, modifica e cancellazione di file tramite File Storage. 4.1 FUNZIONALITÀ PRINCIPALI AGGIUNGI UN FILE Occorre arrivare alla cartella all interno della quale si intende aggiungere il file, cliccando di volta in volta sulle varie cartelle. N.B. E opportuno, per mantenere una coerenza all interno del sito, che venga mantenuta la corrispondenza tra: sezione tematica dalla quale verrà richiamato il file all interno del CMS e cartella del File Storage all interno della quale verrà inserito il file. Esempio: Se il file costituisce un allegato in formato.doc che verrà richiamato ad esempio nella sezione tematica risorse energetiche del canale Ambiente, tale file dovrà essere inserito nel File Storage, all interno della cartella doc della sezione energia. Cliccare su Aggiungi un file, come si vede in Figura 6 (freccia blu): Figura 6: procedura di inserimento file Si passa quindi alla finestra di inserimento del file, mostrata in Figura 7. Passi da compiere: 1 Cliccare su Sfoglia ;

8 Pag. 8 di 17 2 Scegliere il file da inserire e disponibile in locale sul proprio PC; 3 Inserire nel campo Nome del file il nome del file senza estensione NB: il nome del file trovato con Sfoglia e quello digitato nel campo Nome del file devono essere uguali! 4 Inserire nel campo Descrizione una spiegazione più dettagliata del contenuto del file. 5 Cliccando infine su Inserisci, viene terminato l inserimento del file nella cartella corrispondente. Figura 7: dettaglio inserimento file Se il file è molto grande e l inserimento è lento, può comparire una finestra intermedia: in essa si permette di ridirezionare la pagina in modo corretto cliccando sul tasto qui ; tuttavia questo è necessario solo per operazioni molto lente, e comunque, senza far nulla, dopo qualche secondo l inserimento viene terminato in modo corretto automaticamente CREA UNA NUOVA CARTELLA Questa funzionalità permette di creare una nuova cartella, che diventerà così una sottocartella della directory corrente. In Figura 8 si vede come avviare tale funzionalità (freccia blu):

9 Pag. 9 di 17 Figura 8:Inserimento nuova cartella Cliccando su Crea una nuova cartella si accede alla finestra di Figura 9: la nuova cartella che si creerà sarà posizionata internamente alla cartella dalla quale si è partiti. Figura 9: Inserimento nome cartella Basta inserire il nome della cartella nell apposito campo e cliccare su Crea. Il meccanismo di File Storage si posiziona direttamente all interno della cartella creata. Esempio: Si vuole creare una Cartella di prova ; si clicca su Crea una nuova cartella e successivamente si nomina la nuova cartella, ad esempio cartella di prova : dopo aver cliccato su Crea, si passerà automaticamente alla finesta relativa alla cartella cartella di prova : ovviamente essa sarà vuota, come si vede in Figura 10. Figura 10: creazione cartella di prova A questo punto si possono inserire dei file o directory nella cartella corrente.

10 Pag. 10 di ELIMINA CARTELLA Per eliminare una cartella è necessario che essa sia vuota, cioè non contenga file o directory. Cliccare su Elimina cartella, come mostrato in Figura 11. Figura 11: Eliminazione cartella Si accede quindi alla finestra di Figura 12, in cui si chiede conferma della cancellazione e si avvisa che tale operazione è irreversibile. Figura 12: richiesta di conferma di eliminazione di una cartella Cliccando su Si, Cancella, si ritorna alla cartella che conteneva la directory cancellata.

11 Pag. 11 di FUNZIONALITÀ AGGIUNTIVE PER LA GESTIONE DEI FILE Cliccando sul nome di un file si accede alla finestra coi i dettagli del file stesso, come si è visto in Figura 5; oltre alle informazioni specifiche sul file in questione, la finestra contiene alcune funzionalità per la gestione del file, che verranno descritte nei prossimi paragrafi RINOMINARE IL FILE Si sconsiglia l uso di questa funzione, perché il nome del file inserito e quello corrente dovrebbero sempre coincidere. Il nome del file inserito corrisponde al nome del file richiamato dal CMS e PERTANTO cambiare il nome del file comporta il dover cambiare anche il richiamo al file allegato all interno della pagina del CMS GESTIONE DELLE VERSIONI DEL FILE E possibile avere per ogni file più di una versione, in modo tale da mantenere lo storico delle modifiche effettuate ed eventualmente ricaricare vecchie versioni e pubblicarle sul sito. In Figura 13 è mostrato come si può caricare una nuova versione del file in considerazione. Figura 13: Caricamento nuova versione di un file Cliccando su Carica una nuova versione si passa alla finestra di Figura 14.

12 Pag. 12 di 17 Figura 14:Caricamento nuova versione di file Occorre 1. cliccare su Sfoglia 2. selezionare il file che costituirà la nuova versione del file, 3. inserire eventuali appunti nel campo Note sulla versione, 4. quindi cliccare su Aggiorna. Si ritorna quindi alla finestra di Figura 13, in cui però risulta pubblicata la nuova versione. E possibile rendersene conto in maniera molto semplice: basta cliccare sul titolo del file, per visualizzare la nuova versione del file, come visibile in Figura 15. Figura 15: visualizzazione nuova versione del file VISUALIZZARE LE VARIE VERSIONI E possibile inoltre visualizzare tutte le versioni del file: per far ciò basta cliccare, a partire dalla situazione di Figura 13, su Visualizza tutte le versioni come in Figura 16.

13 Pag. 13 di 17 Figura 16: visualizzazione delle versioni del file In tal caso viene mostrato l elenco delle versioni del file; inoltre, al posto del comando Visualizza tutte le versioni, compare il comando Visualizza solo la versione pubblicata. Tutto ciò è visibile in Figura 17. Figura 17: visualizzazione delle varie versioni COPIARE O SPOSTARE UN FILE Dalla finestra dei dettagli di un file (Figura 5) è possibile copiare un file e inserirlo in un altra directory da scegliersi. N.B. L utilizzo delle funzioni copia e sposta NON E CONSIGLIATO: spostare il documento vuole dire infatti CAMBIARE anche il link all interno della pagina che lo richiama!

14 Pag. 14 di 17 N.B. L UTILIZZO DELLA FUNZIONE SPOSTA E CONSIGLIATO SOLO QUALORA SI VOGLIA ELIMINARE UN FILE: ALLORA LO SI PUÒ SPOSTARE NELLA CARTELLA CESTINO DISPONIBILE ALL INTERNO DEL FILE- STORAGE. In Figura 18 è mostrato come accedere alla funzionalità di copia. Figura 18: Copia file Cliccando quindi su Copia, compare una finestra in cui si chiede di selezionare la directory in cui copiare il file in questione (Figura 19). Figura 19: copia file Cliccare infine su Copia : si passerà allora alla finestra che mostra i dettagli del file inserito nelle directory di destinazione.

15 Pag. 15 di 17 Per spostare un file, le istruzioni sono molto simili. Cliccare su Sposta, che si trova di fianco al comando Copia. Compare la finestra di Figura 20, in cui bisogna selezionare la directory in cui spostare il file in questione. Figura 20:Spostamento file Dopo aver scelto la direstory, cliccare su Sposta : si passa quindi alla finestra dei dettagli del file relativamente alla directory di destinazione (la directory di destinazione non contiene più il file) ELIMINAZIONE DI UN FILE Per cancellare un file, occorre SPOSTARLO nella cartella cestino appositamente disponibile nella pagina principale del File-Storage, come descritto nel paragrafo precedente. 5 COME RICHIAMARE DAL CMS UN FILE CARICATO CON IL FILE-STORAGE Il file storage consente il caricamento di file sul server via Web. In realtà, per visualizzare il file sul sito occorre richiamarlo in modo opportuno. In questo modo il file inserito con il File Storage sarà reso disponibile e scaricabile a partire da una pagina presente sul sito. 5.1 LINK DA UNA PAGINA DEL CMS AD UN FILE CARICATO CON IL FILE-STORAGE Per scrivere in modo corretto il link al file caricato con il CMS, occorre specificare il percorso secondo le seguenti indicazioni: 1. occorre risalire (con il meccanismo dei link relativi, mettendo quindi../.. etc.), a partire dalla posizione della pagina che si sta realizzando / modificando con il CMS, sino a trovarsi al di sotto della cartella ambiente. Ad esempio, se la pagina Web si trova sotto ambiente/energia/progetti/ (due livelli sotto la cartella ambiente), il link al file contenuto nel file storage deve riportare:../../ (risale di due livelli) 2. a questo punto occorre aggiungere il path che consente di entrare nel File Storage, e quindi occorre aggiungere /file-storage/download/.

16 Pag. 16 di 17 Il path dell esempio precedente diventa:../../file-storage/download/. 3. Occorre inserire il percorso di dove si trova il file all interno della struttura delle cartelle del File Storage. Ad esempio, se il file si trova dentro la cartella dipartimento/doc/, il precedente path diventa../../file-storage/download/ dipartimento/doc/ 4. Infine, si riporta il nome del file che si intende allegare alla pagina Web completo di estensione. Ad esempio, se il file si chiama bio.doc, il path definitivo sarà../../filestorage/download/dipartimento/doc/bio.doc. Esempio: pagina del canale richiama l allegato depoter.rtf presente nel File Storage all interno della cartella modulistica doc depoter.rtf La pagina impsm1 si trova nel CMS seguendo il seguente percorso: /ambiente/modulistica/gest_rifiuti/tabelle/ 1. Per risalire sino al livello sotto la cartella ambiente, occorre risalire di 3 livelli (ci si trova al di sotto della cartella tabelle: risalendo di un livello al di sotto di gest_rifiuti, di un secondo al di sotto di modulistica, infine di un terzo livello al di sotto della cartella ambiente)../../../ 2. Si deve entrare nel File Storage:../../../file-storage/download/ 3. Si inserisce il percorso di dove si trova il file depoter.rtf all interno dell alberatura del File-Storage (il file si trova all interno delle cartelle modulistica/doc/)../../../file-storage/download/modulistica/doc/ 4. Infine si mette il nome del file scaricabile completo di estensione../../../file-storage/download/modulistica/doc/depoter.rtf Concludendo, il file depoter.rtf dovrà essere richiamato a partire dalla pagina impsm1 specificando: <a href="../../../file-storage/download/modulistica/doc/depoter.doc" target="_blank"> </a> 5.2 COME INSERIRE LE ICONE RELATIVE AL FORMATO DEL FILE Spesso, quando si inserisce un file allegato, si fa in modo che sia l icona del formato del file allegato a garantire lo scaricamento del file stesso. Questo vuole dire che cliccando sull icona (per esempio word o pdf) si scarica il file allegato. In ciascuna cartella presente nel CMS sotto la voce ambiente, corrispondente ad una sezione del sito, è presente una cartella im. Al suo interno, sono presenti le immagini wordp e pdfp. Occorre quindi associare il link al file allegato alla immagine, opportunamente richiamata. Nel caso dell esempio del paragrafo precedente, corrispondente alla pagina la cartella im sta sotto la cartella modulistica. Il link deve quindi essere realizzato in questo modo:

17 Pag. 17 di 17 <a href="../../../file-storage/download/modulistica/doc/depoter.rtf" target="_blank"> <img src="../../im/wordp.gif" align="middle" border="0" naturalsizeflag="3" alt="word" width="16" height="12"> </a> Il tag <a> del link richiama il documento caricato con il File Storage. Per richiamare l immagine, invece, occorre risalire alla immagine stessa (la pagina Web impsm1 si trova sotto le cartelle /ambiente/modulistica/gest_rifiuti/tabelle, l immagine si trova sotto /ambiente/modulistica/im/: quindi dalla pagina impsm1 occorre risalire alla cartella modulistica (../../) e scendere nella cartella im (/im/). 6 LIMITI NELLE DIMENSIONI DEI FILE CARICABILI Attualmente all interno del canale Ambiente esiste la limitazione di inserimento dei file aventi dimensioni inferiori ai 2 MB. In caso il file fosse di dimensioni troppo elevate, si può operare in due modi differenti: 1. Creare uno zip di del file e caricare questo file (se di dimensioni inferiori ai 2MB). 2. Spezzare il file in parti differenti e caricare le varie parti.