BILANCI E ANALISI DEI DATI

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1 Release 5.20 Manuale Operativo BILANCI E ANALISI DEI DATI Elaborazione della Nota Integrativa In questo manuale è descritta la procedura per effettuare tutte le impostazioni e l elaborazione della nota integrativa. Il modulo Nota Integrativa consente di effettuare l elaborazione della nota integrativa prelevando i dati presenti in bilancio CEE. E possibile creare le note integrative in base ad un documento standard fornito da Datalog e, per le note successive, scegliere la creazione tra diverse modalità (creazione da un altra società, creazione dall esercizio precedente, creazione da un modello di studio precedentemente salvato).

2 2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 LA NOTA INTEGRATIVA Flusso di elaborazione della Nota Integrativa Parametri Nota Integrativa CREAZIONE DI UNA NUOVA NOTA INTEGRATIVA Operazioni Principali Parametri della Procedura Elaborazione del Bilancio CEE Creazione della Nota Integrativa Operazioni Avanzate Modifica manuale di una tabella Creazione di una tabella personalizzata Predisposizione per la creazione del file PDF Creazione della nota No_Link Creazione di un unico documento PDF (Bilancio e Nota Integrativa) Formato File PDF/A LISTA ESERCIZI/SOCIETÀ ELABORATE UTILIZZO DELLA BARRA DELLE FUNZIONI (MENU ) Documenti Gestione Modelli Tabelle Tabelle Standard Tabelle Personalizzate Aggiornamento delle tabelle Aggiornamento delle tabelle nel documento di Nota Aggiornamento e Stampa Tabelle Bilancio Cartella Società Cartella PDC Cartella CEE Definizione Diciture Creazione tabelle personalizzate (tabelle utente) Visualizzazione Stampe Utilità APPROFONDIMENTI TECNICI Cambio unità Documenti Word Attivi nel Sistema Logica di compattazione delle tabelle Compatibilità con Office Aggiornamento del percorso archivi note integrative (LinkTipolologie.exe)... 52

3 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa LA NOTA INTEGRATIVA Il modulo Nota Integrativa consente di effettuare l elaborazione della nota integrativa prelevando i dati presenti in bilancio CEE. La procedura consente: 1) la Creazione da NOTA MODELLO DOCUMENTO Standard Datalog: viene creata una nota integrativa in base ad un documento standard distribuito da Datalog 1. 2) la Creazione da un esercizio precedente: viene creata una nota integrativa utilizzando il documento nota elaborato di un esercizio precedente della società corrente. 3) la Creazione da un'altra società: viene creata una nota integrativa utilizzando il documento nota elaborato precedentemente per un altra società. 4) La Creazione da un modello: questa opzione è visibile solamente nel caso in cui sia sta elaborata almeno una nota integrativa e che, tale nota, sia stata salvata nei modelli (per maggiori dettagli si rimanda al paragrafo Gestione Modelli) La creazione Nota dall esercizio precedente oppure da un altra società offre il vantaggio di generare una nota già aggiornata con i dati contabili dell anno in corso e con la struttura e il formato di quella dell esercizio (o della società) precedente. Pertanto l utente dovrà soltanto, se necessario, modificare il testo o aggiungere dei nuovi dati. Il presente manuale ha l obiettivo di guidare l utente alla compilazione della nota integrativa nel modo più semplice e veloce possibile, utilizzando la modalità di creazione da un documento modello standard Datalog. I requisiti fondamentali per la creazione e l elaborazione della nota integrativa sono: 1. presenza dei programmi Word ed Excel sulla postazione dove si elabora la nota 2. collegamenti del piano dei conti al MODE_ Le operazioni principali sono: Scelta del tipo di nota integrativa da elaborare (abbreviata oppure ordinaria) Elaborazione Bilancio CEE per l anno in cui si desidera creare la nota: questa operazione consente di salvare in alcune tabelle specifiche i saldi che verranno poi elaborati in fase di emissione della nota integrativa Creazione della nota integrativa in formato Word Le operazioni avanzate sono: Modifica del documento Modifica di una tabella già esistente Creazione di nuove tabelle Le operazioni relative alla creazione del documento unico PDF da inviare sono: Creazione della nota integrativa No_Link (documento finale Nota pronto per l invio) Creazione di un documento unico comprensivo del prospetto contabile e della nota integrativa in formato PDF e PDF/A 1 Alla prima creazione di una nota, è disponibile solo questa voce.

4 4 Manuale Operativo 1.1 Flusso di elaborazione della Nota Integrativa Prima di analizzare il processo di creazione della nota, è utile evidenziare alcuni aspetti relativi questo particolare documento. Il modulo Nota Integrativa (integrato in BILANCI) costituisce l indispensabile supporto per il professionista nella redazione della nota integrativa da allegare al bilancio d esercizio. Consente di predisporre un documento standard, in formato MS Word, contenente valori numerici derivanti dalla contabilità, parti descrittive a commento e spiegazione delle voci di bilancio; i valori numerici, che costituiscono la parte sostanziale del programma, sono resi disponibili all utente attraverso tabelle in formato.xls (MS Excel ) che si aggiornano in modo automatico, e attraverso il prospetto delle Variabili di bilancio che espone la situazione economico-patrimoniale della società. Il documento, che si ottiene al termine delle elaborazioni, segue meticolosamente le prescrizioni del Codice Civile per ciò che concerne il contenuto della Nota Integrativa. In applicazione di tali prescrizioni, la Nota Integrativa può essere predisposta in forma ordinaria ed in forma abbreviata. Il processo di creazione della Nota Integrativa si articola in più fasi: 1. Impostazioni Per determinare i parametri fondamentali per la gestione. Definire le opzioni nei Parametri della Procedura Indicare i percorsi di gestione dei documenti in Definizione Percorsi Archivi (locale\rete) 2. Fase propedeutica alla creazione della Nota Integrativa Consistente nell effettuare i necessari collegamenti dei conti allo schema di riclassificazione predisposto per la Nota Integrativa (lo stesso del Bilancio CEE) 3. Fase di creazione degli elementi della Nota dell esercizio Vengono creati i files dei documenti e dei dati che poi l utente utilizzerà nell elaborazione della Nota stessa Questo processo, ed i seguenti, sono legati alla funzione Nota Integrativa della società attiva, che rende accessibili tutte le funzioni necessarie alla definizione del documento finale 4. Fase di lavorazione della nota L utente elabora il documento in formato Word, apportando le necessarie modifiche, attraverso gli appositi strumenti, per gestire le tabelle automatiche e personalizzate e i relativi valori contabili. 5. Fase di creazione del documento finale L utente crea un documento esportabile (Nota No_Link), senza tabelle collegate, ma incorporate nel documento Word come immagini. Il risultato dell elaborazione è un documento in formato Word, che conterrà i dati contabili, le tabelle e i testi scelti dall utente.

5 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa Parametri Nota Integrativa La funzione consente di impostare alcuni parametri comuni a tutte le società e quindi a tutte le note integrative che verranno create all interno della procedura. Si accedere alla funzione dal menù Bilancio CEE Parametri Nota Integrativa La maschera permette di impostare i seguenti parametri: Unità di lavoro assegnata: corrisponde all unità di rete utilizzata per la mappatura della nota integrativa. Di default è stata scelta la lettera M: di conseguenza i documenti originali e quindi quelli creati dall utente per le società conterranno come indirizzo la sigla M:\ 2. Nel caso in cui l unità M sia già utilizzata da altre procedure, si può procedere al cambio di unità di lavoro che permette di modificare i links sia dei documenti già creati sia di quelli forniti in standard (v. paragrafo Cambio unità). Compattazione righe significative in tabelle: consente di compattare alcune delle tabelle presenti nel caso in cui per le singole righe non esistano valori significativi. Tabelle con colonna variazioni unica: consente di indicare, per alcune tabelle che normalmente riportano il dare e l avere, solo la colonna delle variazioni. Arrotondamento Importi: consente di indicare gli importi senza l indicazione dei decimali. Personalizzazione diciture Tabelle Utente: consente di indicare un intestazione diversa delle colonne all interno delle tabelle che l utente può creare personalizzate. Nascondi numero C/C: consente di escludere dalla descrizione delle banche la parte che indica il numero di conto corrente per le tabelle Disponibilità liquide e Debiti verso banche, Tabella Debiti verso Banche e altri Finanziamenti. In questa modalità, per i conti collegati alle voci CEE e Depositi bancari e postali, la procedura ridefinisce la descrizione eliminando la parte finale a partire dalla sigla C/C: qualora la descrizione del conto non ha la dicitura C/C l utente dovrà modificare opportunamente la descrizione dei conti interessati direttamente nel piano conti. Raggruppa i conti delle banche: consente di raggruppare in unica voce Banche conti correnti i conti delle banche all interno delle tabelle Disponibilità liquide e Debiti verso banche, Tabella Debiti verso Banche e altri Finanziamenti. 2 All avvio della funzione Nota Integrativa, verrà automaticamente attivata la connessione dell unità di rete che verrà disconnessa alla chiusura. Per eseguire la connessione in ambiente Windows 98 è stata utilizzata la funzione SUBST in quanto la funzione MAP permette di gestire solo due livelli di cartelle; nei più recenti sistemi operativi la funzione MAP viene utilizzata normalmente.

6 6 Manuale Operativo 2 CREAZIONE DI UNA NUOVA NOTA INTEGRATIVA 2.1 Operazioni Principali Parametri della Procedura Prima di effettuare la creazione della Nota Integrativa, è necessario indicare all interno dei Parametri della Procedura se si deve procedere con l elaborazione della nota Ordinaria oppure di quella Abbreviata. Si accede alla funzione dal menù Archivi Parametri Parametri della Procedura, cartella Gestione Bilanci e Collegamenti: Attivando il flag Nota Integrativa Ordinaria verrà elaborata la nota Integrativa Ordinaria, altrimenti verrà elaborata quella Abbreviata.

7 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa Elaborazione del Bilancio CEE Entriamo nel programma ed elaboriamo il bilancio CEE. Andiamo nel menù Bilancio CEE Riclassificazione e Stampa: Con questa operazione vengono elaborati i saldi del bilancio CEE e generate anche le informazioni utilizzate dalla nota integrativa. Esempio di stampa del Bilancio CEE:

8 8 Manuale Operativo Creazione della Nota Integrativa Una volta effettuata la riclassificazione e la storicizzazione del bilancio CEE, si può procedere con la preparazione degli elementi che compongono la nota integrativa. Si accede alla funzione dal Menù Bilancio CEE Nota Integrativa della Società Attiva Eseguendo la funzione da un esercizio per il quale non è mai stata elaborata una nota integrativa, si apre la seguente maschera; viceversa, verrà aperto direttamente il documento Word relativo alla Nota elaborata per la società e per l esercizio in corso: Occorre: selezionare la voce NOTA MODELLO DOCUMENTO Standard Datalog cliccare sul pulsante Conferma cliccare sul pulsante Sì per avviare l elaborazione della nota.

9 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa - 9 Al termine dell elaborazione viene visualizzata la nota integrativa comprensiva di un testo standard fornito da Datalog e di una serie di tabelle già compilate con gli importi presenti in bilancio: in questo documento è possibile eliminare o aggiungere le informazioni necessarie per la redazione del documento Nota desiderato, quali ad esempio la data dell esercizio contabile, il numero dei dipendenti ed altre informazioni non presenti in contabilità. Esempio di Nota Integrativa Abbreviata da documento standard Datalog: Barra delle funzioni Dati anagrafici della società

10 10 Manuale Operativo Esempio di tabelle compilate con i dati del bilancio: Titoli della sezione Tabelle compilate in automatico con i dati contabili Come vediamo nell esempio, le tabelle relative alle immobilizzazioni sono state compilate con i saldi precedentemente elaborati nel bilancio CEE.

11 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa Operazioni Avanzate Dopo la creazione della nota viene presentato il documento word aggiornato con i dati anagrafici della società e con le tabelle automaticamente compilate con i dati contabili elaborati nel bilancio CEE. I dati presenti nel documento word posso essere modificati: è possibile infatti togliere o aggiungere tutte le informazioni che l utente ritiene necessarie al fine di redigere una nota più specifica. Anche le tabelle possono essere modificate; la procedura infatti consente di modificare delle tabelle già presenti, di crearne delle nuove oppure di rimuovere quelle non utilizzate Modifica manuale di una tabella Cliccando due volte con il mouse su una qualsiasi tabella, viene avviato il programma Excel che consente di apportare alla tabella stessa tutte le modifiche ritenute necessarie. Doppio Click per aprire Excel Tutti i dati della tabella sono modificabili

12 12 Manuale Operativo Una volta salvati i dati in Excel è necessario procedere con l aggiornamento del documento Word al fine di poter visualizzare le modifiche apportate. Tramite la barra delle funzioni della nota andiamo nel menù Tabelle Aggiorna i Campi Selezionati del documento Alla fine dell elaborazione, la tabella sarà allineata con tutte le modifiche apportate in Excel. La funzione Aggiorna tutti i Campi Selezionati del documento effettua l aggiornamento di tutte le tabelle presenti nel documento.

13 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa Creazione di una tabella personalizzata Il documento di nota può essere integrato con altre informazioni creando delle tabelle personalizzate. Occorre innanzitutto posizionarsi con il cursore nel documento word per indicare dove precisamente si desidera creare la tabella, quindi, dalla barra delle funzioni della nota integrativa: 1. cliccare su Bilancio per accedere ai saldi contabili 2. cliccare sulla sezione CEE per visualizzare i saldi in formato CEE: le voci contabili sono organizzate seguendo la struttura del bilancio 3. selezionare la voce per la quale si desidera creare una nuova tabella: nell esempio selezioniamo la voce Rimanenze così da creare una tabella comprensiva di tutte le voci relative alle rimanenze 4. abilitare il flag Tabelle Dettagli CEE per creare una tabella con le voci del bilancio CEE (se non abilitato, nella tabella saranno presenti i conti contabili che risultano collegati alla voce CEE) 5. cliccare sull icona per avviare la procedura di creazione

14 14 Manuale Operativo Viene richiesto di indicare il nome che verrà attribuito alla tabella: Alla conferma sarà creata la seguente tabella già compilata con le voci ed i saldi del bilancio: Come vediamo nell esempio, la tabella relativa all attivo circolante è compilata con i saldi precedentemente elaborati nel bilancio CEE. Si può notare che tra il bilancio e la nota ci può essere una differenza di un euro per effetto degli arrotondamenti. Infatti il totale dei saldi è dato dalla sommatoria delle singole voci già arrotondate, mentre nel bilancio, non avendo il dettaglio delle voci, l arrotondamento può risultare differente.

15 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa - 15 Senza il flag Tabelle Dettagli CEE [4] il risultato ottenuto è il seguente: Esempio di tabella con il dettaglio dei conti contabili collegati alle voci CEE: La differenza tra le due tabelle è solamente nell esposizione dei dati: nella prima si ha una struttura di tipo bilancio CEE, mentre nella seconda sia ha l elenco dei conti contabili che si riferiscono alla voce di bilancio. Per maggiori informazioni si rimanda al paragrafo Creazione tabelle personalizzate (tabelle utente)

16 16 Manuale Operativo 2.3 Predisposizione per la creazione del file PDF Creazione della nota No_Link La nota integrativa è strutturata da un documento Word che contiene dei collegamenti a delle tabelle in formato Excel. Pertanto al fine di generare un documento Word unico si rende necessario eseguire preventivamente una funzione che importa le tabelle per renderle non più editabili (vengono quindi importate all interno del documento word come fossero immagini e non più collegamenti). La nota definitiva è quella denominata No_Link (ovvero senza collegamenti); in questo modo è possibile aprire il documento Word relativo alla nota integrativa da qualsiasi pc, anche nel caso in cui non sia installata la procedura King (senza questo passaggio, un utente che riceve solo il documento word non è in grado di visualizzare le tabelle Excel, in quanto sono definite come collegamento e non come oggetti veri e propri del documento). Si accede alla funzione dal menù Bilancio CEE Nota Integrativa della Società Attiva Aprire la barra delle funzioni e selezioniamo la voce Documenti Crea Nota No_Link 1. Indichiamo il nome del file con il quale desideriamo chiamare la nota e premiamo OK In alto a sinistra è presente il nome del file composto da nome nota + dicitura _NoLink. La nota No_Link sarà abbinata successivamente al bilancio per generare un unico documento in formato PDF.

17 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa Creazione di un unico documento PDF (Bilancio e Nota Integrativa) Per creare un unico documento in formato PDF è necessario elaborare il bilancio comparato su due esercizi contabili, quindi abbinare la nota integrativa (nota No_Link). Andiamo nel menù Bilancio CEE Stampa Bilanci Ufficiali e Confronto tra Bilanci: 1. selezioniamo gli esercizi da comparare (precedentemente storicizzati) 2. scegliamo il tipo di riclassificazione del bilancio (ordinario o abbreviato) 3. abilitiamo l opzione di arrotondamento degli importi (se il bilancio va presentato in camera di commercio) 4. premiamo sul pulsante Stampa

18 18 Manuale Operativo 5. una volta avviata l anteprima premere sul pulsante Esporta 6. appare la seguente maschera in cui è necessario: 1. indicare il nome da attribuire al file relativo al prospetto contabile affinché venga convertito in pdf 2. abilitare il flag Converti Files da Word a PDF 3. indicare il percorso del file relativo alla Nota Integrativa No_Link 4. indicare il nome da attribuire al file relativo al documento unico (bilancio e nota) ed indicarne il percorso di salvataggio (file che dovrà essere inviato in camera di commercio) 5. premere Conferma per avviare la creazione del file

19 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa - 19 Alla fine dell elaborazione, viene presentato il messaggio che segnala l avvenuta creazione con successo: Formato File PDF/A Per i bilanci chiusi al 31/12/2008 alcune Camere di Commercio impongono che i file di bilancio siano inviati nel formato PDF/A: la generazione del pdf/a può essere fatta in diversi modi: nel presente documento, descriviamo la modalità operativa utilizzando una procedura chiamata Pdf Creator che è una procedura scaricabile gratuitamente da internet (per comodità, tale procedura è ora disponibile sul sito Datalog). Ipotizziamo che il commercialista Datalog abbia generato i files del bilancio e della nota integrativa (e tutti gli eventuali altri file allegati) in formato.pdf: vediamo come convertire questi file dal formato PDF (tradizionale) al formato pdf/a. I passaggi da effettuare sono 2: 1) Installazione dei software necessari per la generazione dei file PDF/A Per utilizzare le funzioni di seguito descritte, sono necessari i seguenti programmi (nelle versioni indicate) che l utente, se non ha ancora installato, può installare scaricandoli dal sito Datalog, agli indirizzi indicati: - Acrobat Reader 9 : - PDFCreator 0_9_8: 2) Creazione file pdf/a da file pdf (tradizionale) con Pdf Creator Ipotizziamo di avere un file bilancio_2009.pdf che rappresenta il bilancio in formato pdf comprensivo anche della nota integrativa: vogliamo convertire questo formato nel nuovo formato pdf/a.

20 20 Manuale Operativo Occorre: 1. aprire il documento bilancio_2009.pdf 2. selezionare Stampa all interno dal menù File 3. selezionare la stampante PdfCreator e premere su OK

21 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa si apre quindi la finestra del programma PDF Creator per impostare le opzioni di salvataggio del file; cliccare su Opzioni 5. Selezionare la voce Salvataggio [1], scegliere PDF/A-1b [2] nel campo Formato del documento predefinito, quindi premere sul pulsante Salva [3].

22 22 Manuale Operativo 6. Si ritornerà automaticamente alla finestra precedente: premere sul pulsante Salva 7. Verrà pertanto richiesto il percorso ed il nome per il salvataggio del nuovo file nel formato PDF/A. Scegliere il percorso e il nome desiderati, quindi premere sul pulsante Salva

23 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa LISTA ESERCIZI/SOCIETÀ ELABORATE La procedura fornisce una lista delle società elaborate, con l indicazione dell esercizio e del tipo di Nota Integrativa (ordinaria e abbreviata). Si accede alla funzione dal Menù Bilancio CEE Lista Esercizi/Società elaborate Selezionando questa funzione, compare la lista completa delle note integrative create per tutte le società; nella lista il nome della società è preceduto dalla sigla ORD e ABB a seconda che la nota di riferimento sia ordinaria o abbreviata. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti Apri ed Elimina che consentono rispettivamente di accedere alla Nota Integrativa precedentemente selezionata oppure di eliminarla. Il pulsante Ricostruzione Elenco Società permette di rigenerare automaticamente l elenco delle note elaborate partendo dalle effettive cartelle presenti nel disco senza dover entrare nelle singole Note Integrative: questa funzione è utilizzata qualora ci sia un cambio dei percorsi della nota integrativa o in seguito a modifiche nei dati che non permettono di visualizzare correttamente le note elaborate. In fondo alla maschera sono presenti alcune funzioni di servizio utilizzabili per velocizzare la ricerca di una nota integrativa. Tali parametri di ricerca sono presenti anche nella maschera di creazione di una nuova nota integrativa: 1. Visualizzare le Note di un determinato esercizio 2. Ricercare un testo nella stringa relativa alla ragione sociale Le funzioni Nota Integrativa della Società Attiva e Lista Esercizi/Società elaborate sono presenti nel menù di qualsiasi tipo di società, indipendentemente dalla contabilità che gestiscono; di fatto, la Nota Integrativa può essere utilizzata anche per una società che svolge attività professionale, anche se le impostazioni del programma sono chiaramente riferite a società di capitali, uniche destinatarie dei precetti civilistici.

24 24 Manuale Operativo 4 UTILIZZO DELLA BARRA DELLE FUNZIONI (MENU ) Per accedere alle varie opzioni della nota integrativa è presente una barra delle funzioni. Di seguito riportiamo la descrizione delle varie funzioni. 4.1 Documenti Il menù Documenti consente di gestire i vari documenti gestiti dalla procedura. Nota da Documento La funzione consente di accedere alla gestione degli allegati al bilancio. La modalità di gestione è la stessa della nota integrativa, i gruppi sono quattro e possono essere inseriti come allegati nel bilancio a discrezione dell utente: Allegati al bilancio Pulisci Elimina Documento Gestione Note Crea Nota No_Link Gestione Modelli Annulla le ultime modifiche effettuate dopo l ultimo salvataggio Elimina il documento visualizzato (solo da documento) Apre o elimina una nota integrativa Crea la nota No_Link (senza collegamenti alle tabelle Excel) Gestisce i modelli di studio delle note integrative

25 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa Gestione Modelli La funzione consente di creare uno o più modelli di studio che potranno essere utilizzati per la creazione delle note integrative per le società dello studio. E infatti possibile predisporre la prima nota integrativa in base alle esigenze specifiche dell utente, personalizzandone testo e tabelle e, successivamente, disporre all interno del programma che tale nota integrativa debba diventare il Modello di Studio. Aprire quindi la nota integrativa e, tramite la funzione Gestione Modelli, utilizzare il pulsante Crea Nuovo Modello Studio. Viene aperta una maschera nella quale è necessario indicare il nome del modello: Al conferma il modello viene proposto nella lista e sarà da ora disponibile nella maschera di creazione di una nuova nota integrativa (per un altro esercizio oppure per un'altra società). Per la creazione di una nuova nota integrativa è quindi possibile scegliere, oltre alle funzioni standard, anche l opzione di creazione NOTA MODELLO DOCUMENTO Standard dello Studio_nomemodello

26 26 Manuale Operativo 4.2 Tabelle Il menù Tabelle consente di gestire le varie tabelle Excel presenti nella nota integrativa. Tabelle Standard Tabelle Personalizzate Tutte le Tabelle Aggiorna i Campi selezionati del documento Aggiorna tutti i campi nel documento Rigenera la tabella Selezionata dalla contabilità Rigenera tutte le Tabelle dalla Contabilità Aggiornamento e Stampa Tabelle Visualizzazione e inserimento nel documento delle tabelle Standard Visualizzazione e inserimento nel documento delle tabelle Personalizzate Visualizzazione e inserimento nel documento di tutte le tabelle Aggiornamento dei campi selezionati in word (variabili di bilancio o tabelle) con i dati presenti nelle tabelle Excel Effettua l aggiornamento di tutti i campi in word (variabili di bilancio o tabelle) con i dati presenti nelle tabelle Excel La tabella Excel selezionata nel documento, viene eliminata e rigenerata nuovamente con i saldi contabili. In questo caso tutte le modifiche manuali apportate in tabella saranno perse. Tutte le tabelle Excel presenti nel documento, vengono eliminate e rigenerate nuovamente con i saldi contabili. In questo caso tutte le modifiche manuali apportate nelle tabelle saranno perse. Effettua la stampa delle tabelle presenti nella nota integrativa e permette di ricreare nuovamente le tabelle partendo dai saldi contabili (andranno perse le modifiche manuali). Le tabelle con i valori contabili sono calcolate in automatico grazie all elaborazione del prospetto contabile dal Menù Bilancio CEE Riclassificazione e Stampa. Con quest ultima elaborazione i saldi di bilancio vengono aggiornati in base alle movimentazioni di prima nota, aggiornando anche i saldi del documento word. Le tabelle sono in formato Excel collegate al documento Word e sono di tre tipologie: 1. Automatiche: tutti i valori della tabella sono calcolati dalla procedura in base ai dati contabili. 2. Semiautomatiche: solo una parte dei valori sono calcolati dalla procedura, le rimanenti voci devono essere inserite manualmente. 3. Manuali: tutti i dati sono imputabili manualmente.

27 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa - 27 I totali delle colonne sono generalmente calcolati in base a formule impostate nella cella relativa; in alcuni casi, anche per queste celle, il riporto avviene dalla contabilità, come nel caso della tabella Costi di impianto e di ampliamento, nella quale vengono valorizzati i totali e non i singoli righi, per i quali in contabilità non sono presenti generalmente conti corrispondenti. (tabella Semiautomatica). In questo ultimo caso occorre prestare attenzione alla valorizzazione dei singoli righi, in modo che il totale della colonna corrisponda effettivamente alla somma degli importi inseriti manualmente. E possibile modificare manualmente i contenuti delle tabelle Excel premendo doppio click all interno della tabella (direttamente nel documento di word). Viene aperta la tabella in Excel in cui è possibile fare delle modifiche: Al termine, salvare le modifiche, quindi chiudere la Excel per tornare al documento Word. L aggiornamento è automatico; qualora non sia effettuato per particolari impostazioni del sistema o del pacchetto Office, è sempre possibile effettuare l aggiornamento manualmente. Selezionare la tabella, cliccare con il tasto destro del mouse, scegliere la voce Aggiorna collegamento per poter apportare le modifiche effettuate in Excel anche nel documento Word:

28 28 Manuale Operativo Le tabelle possono essere modificate manualmente: si ricorda che le funzioni di Aggiornamento e Stampa, Rigenera la tabella Selezionata dalla contabilità, Rigenera tutte le Tabelle dalla Contabilità cancellano le tabelle (perdendo così le modifiche manuali) per essere successivamente ricreate con le impostazioni iniziali e i saldi contabili aggiornati. Per maggiori informazioni si rimanda al paragrafo Aggiornamento delle tabelle La maschera di visualizzazione delle tabelle standard, personalizzate e di tutte le tabelle hanno le seguenti opzioni comuni: Suddivisione per sezioni di bilancio (Attività, Passività, Conto Economico, Ordine) Possibilità di scegliere da quale griglia prelevare i saldi (Bilancio CEE o Piano dei Conti) Ricerca per descrizione Selezione tipologie di tabelle (Automatiche, Semiautomatiche, Saldi, Saldi Dettagliati, Saldi con Variazioni, Manuali, Da Ordinaria, Tutte) E possibile inserire singolarmente le tabelle nel punto voluto previo posizionamento del cursore nel documento word facendo il doppio click sulla tabella selezionata oppure con il pulsante Inserisci. Inoltre è possibile selezionare contemporaneamente più tabelle purché appartenenti alla stessa sezione e inserirle con il pulsante inserisci.

29 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa - 29 Per inserire la tabella nel documento sono attive le seguenti modalità: Con il doppio click del mouse sulla riga relativa alla tabella. Premendo il pulsante Inserisci presente nel piede della sezione tabelle dopo aver selezionato una o più tabelle. La tabella viene quindi inserita nel documento con i dati aggiornati prelevati dalla contabilità. L icona consente di aprire la tabella selezionata con Microsoft Excel. In fondo alla maschera è presente la legenda dei colori delle tabelle. e una barra di comando contenente i seguenti pulsanti: Elimina Tabelle: elimina una tabella non standard Aggiungi alla Lista: inserisce una tabella manuale (creata direttamente con Excel) Inserisci: inserisce la tabella selezionata nel documento Pulisci: Annulla le ultime modifiche effettuate dopo l ultimo salvataggio Esci: esce dalla maschera delle tabelle Tabelle Standard

30 30 Manuale Operativo Tabelle Personalizzate Esempio: Una volta selezionato il file Excel relativo alla tabella da inserire, premendo OK verrà automaticamente inclusa nella lista la tabella Prova Tabella. La tabella sarà gestita come tabella manuale

31 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa Aggiornamento delle tabelle Tutte le tabelle possono essere aggiornate sia automaticamente sia manualmente, infatti l utente può decidere se, una volta variato il bilancio e quindi elaborato (stampato), aggiornare i saldi anche nelle tabelle. La classificazione delle tabelle (automatiche, semiautomatiche, manuali) è importante nella fase di aggiornamento dei saldi poiché l utente potrà scegliere quale tipologia o quale tabella aggiornare, salvaguardando quelle che sono state modificate manualmente. Questa opzione viene visualizzata immediatamente quando si entra nella nota integrativa dal menù Bilancio CEE Nota Integrativa della Società Attiva nel caso in cui viene rilevata almeno una differenza di saldi tra il bilancio e i valori presenti in nota integrativa. Sono presenti tre sezioni in base alle variazioni rilevate: Variabili di Bilancio Saldi PdC Saldi CEE Sono presenti i seguenti pulsanti: Aggiorna Saldi PdC/CEE: aggiorna solamente i saldi dal piano dei conti e dal bilancio CEE (i saldi utilizzati nelle tabelle) Aggiorna Variabili di Bilancio: aggiorna solo le variabili di bilancio (informazioni sulla società come indirizzo, capitale sociale, ecc..) Aggiorna Tutto: aggiorna sia i saldi sia le variabili di bilancio Nessun Aggiornamento: verrà caricata la nota integrativa senza eseguire alcun aggiornamento. Selezionando la voce Nessun Aggiornamento verrà richiesta un ulteriore conferma in quanto il mancato aggiornamento può pregiudicare la correttezza della nota in quanto i saldi differiscono dal bilancio.

32 32 Manuale Operativo Alla conferma, compare la seguente maschera: Selezionare le singole tabelle da aggiornare oppure premere sul pulsante Seleziona Tutto per effettuare la selezione di tutte le tabelle in elenco. L utente dovrà quindi selezionare una delle due opzioni: Aggiornamento completo: ricostruisce tutte le tabelle perdendo quindi i dati inseriti dall utente nelle tabelle manuali e semiautomatiche. Aggiornamento Parziale: consente di selezionare (tra le tabelle manuali e semiautomatiche 3 ) quali si desideri aggiornare/ripristinare. Al termine dell aggiornamento apparirà un menù di navigazione per scorrere nel documento le varie tabelle aggiornate oppure le variabili aggiornate. In questo modo è possibile focalizzare il lavoro solo sulle ultime modifiche dei saldi. Una volta chiusa questa finestra, sarà comunque possibile richiamarla anche in seguito tramite la voce Navigator Variazioni Contabili presente ne menù Utilità. In caso di aggiornamento delle tabelle, si dovrà fare attenzione a non confermare l aggiornamento dei dati relativi alle tabelle manuali o semiautomatiche, altrimenti le modifiche apportate andranno perse in quanto saranno sostituite dai dati presenti in contabilità. 3 Le tabelle automatiche non si possono deselezionare.

33 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa Aggiornamento delle tabelle nel documento di Nota Tutte le tabelle possono essere aggiornate direttamente anche nel documento word con la voci presenti nel menù Tabelle Sono presenti due funzioni Aggiorna i campi Selezionati del Documento Aggiorna tutti i campi del Documento Aggiorna Campi Consentono di effettuare l aggiornamento dei saldi del singolo campo (e della tabella) oppure di tutti i campi (e tabelle) del documento in base ai dati presenti in bilancio. In questo caso le informazioni presenti nella tabella nel documento word vengono aggiornate con quelle presenti nel documento Excel. Nessuna modifica manuale viene persa. Sono presenti due funzioni Rigenera la tabella Selezionata dalla Contabilità Rigenera tutte le Tabelle dalla Contabilità Rigenera Tabelle dalla Contabilità Consentono di ripristinare una tabella selezionata oppure tutte le tabelle del documento importando quelle originali, sia come struttura sia come valori, prelevando i dati dalla contabilità: viene segnalato un messaggio di conferma per comunicare all utente che le modifiche apportate andranno perse. A differenza delle due funzioni di aggiornamento campi (che permettono di effettuare solamente il refresh dei collegamenti), queste due funzioni consentono di ricreare, partendo dalle tabelle originali, le nuove tabelle prendendo i valori contabili aggiornati (aggiorna sia la struttura sia i valori). Queste due funzioni sono complementari alla procedura di aggiornamento tabelle presente nel paragrafo Tabelle -> Aggiornamento e Stampa Tabelle (di seguito descritta): quest ultima funzione può quindi essere solamente utilizzata al fine di effettuare le stampe in Word ed in Excel delle tabelle del documento.

34 34 Manuale Operativo Aggiornamento e Stampa Tabelle La funzione consente di stampare e di aggiornare le tabelle presenti nella nota integrativa. Ricordiamo che all avvio della nota, il programma effettua già un controllo sull eventuale variazione dei saldi e propone una maschera per effettuare l aggiornamento dei saldi: questa funzione, quindi, viene utilizzata solamente nel caso in cui si necessiti di fare un nuovo riallineamento dei dati (nel caso in cui in avvio sia stata selezionata la voce Nessun Aggiornamento) Le tabelle presenti nella maschera di aggiornamento sono distinte con la seguente modalità: Le tabelle manuali sono evidenziate con il colore rosso nella icona. Le tabelle semiautomatiche sono evidenziate con il colore verde nella icona. Le tabelle automatiche sono evidenziate con il colore giallo nella icona. Nella maschera di aggiornamento delle tabelle la visualizzazione della tipologia è solo a scopo informativo in quanto, eseguendo l aggiornamento, le tabelle vengono in ogni caso rigenerate. Per l aggiornamento delle tabelle una volta scelte quali aggiornare (flaggando la prima voce Tabelle, saranno selezionate tutte), attivando l opzione Aggiorna Tabelle compare un pulsante Aggiorna, che una volta premuto esegue la funzione di aggiornamento: Per la stampa è possibile scegliere se eseguirla come documento Word premendo il pulsante Stampa Word, oppure come documento Excel premendo il pulsante Stampa Excel. Inoltre, con il flag Includi griglia, nella stampa sarà presente la griglia completa di Excel.

35 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa Bilancio Il menù Bilancio consente di visualizzare ed inserire le variabili di bilancio direttamente nel documento word. All interno dei documenti è possibile inserire in automatico dei campi (variabili di bilancio) che sono collegati a particolari tabelle del gestionale; il contenuto di questi campi sarà quindi dinamico in quanto potrà essere aggiornato in modo automatico qualora i dati siano variati in prima nota oppure nell anagrafica della società. Ad esempio, si possono inserire i dati anagrafici della società, oppure i dettagli relativi all esercizio contabile oppure ancora i saldi dei conti contabili. Questa funzione è molto utile nel caso in cui per effettuare la creazione delle note integrative si utilizza l opzione di creazione da un altra nota di un altra società già creata, poiché in automatico le informazioni vengono aggiornate con quelle presenti nella società elaborata. Viceversa, se questi dati venissero digitati manualmente, dovrebbero essere corretti di volta in volta nelle varie note integrative che si andranno a creare. Le variabili di bilancio sono distinte nelle cartelle Società, PdC e CEE. Per le cartelle PdC e CEE sono disponibili due icone che consentono rispettivamente di effettuare la Stampa il Tabulato relativo alla sezione Attiva del Bilancio visualizzato

36 36 Manuale Operativo e la Stampa la Griglia Visualizzata Cartella Società Contiene i campi della tabella società e l elenco degli esercizi presenti per la società in elaborazione. Espandendo i rami vengono visualizzati i singoli campi che possono essere inseriti nel documento. Tutti i campi dinamici (o variabili di bilancio) leggono i dati direttamente nel database di riferimento, ciò signifca che ogni qual volta viene modificato un dato in contabilità verrà modificato anche nella nota integrativa. Ad esempio se si corregge la voce capitale sociale, questa sarà modificata automaticamente anche nel documento Word. Per inserire la variabili di bilancio bisogna dapprima posizionare il cursore nel punto desiderato nel documento Word, quindi cliccare due volte con il mouse sulla variabile di bilancio che si desidera inserire: verrà inserita automaticamente nel documento.

37 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa ) Posizionare il cursore dove si desidera scrivere la variabile di bilancio La variabili di Bilancio sono evidenziate in colore grigio 2) Con doppio click viene riportata la voce nel documento word L icona consente di effettuare la visualizzazione completa dei dati relativi alla società delle variabili di bilancio:

38 38 Manuale Operativo Cartella PDC Contiene i saldi dei conti suddivisi in sottocartelle per gruppi di bilancio. Per ogni conto vengono visualizzati il saldo iniziale, le variazioni in dare, le variazioni in avere e il saldo finale. Ogni qual volta vengono aggiornati i saldi, anche quelli inseriti come variabili di bilancio vengono aggiornati nei documenti word, sia negli elementi, gruppi e note già creati. E possibile selezionare nelle variabili di bilancio tutti i dati del conto (codice, descrizione e saldi) selezionando l intera riga e facendo doppio click sulla colonna esterna (la prima colonna) Doppio click sulla riga

39 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa - 39 oppure si possono inserire i singoli campi posizionandosi sul campo e facendo il doppio click. Doppio click sui singoli campi Cartella CEE Contiene il corrispondente piano dei conti CEE con i relativi saldi.

40 40 Manuale Operativo Attivando il check Visualizza dettagli vengono riportati i singoli conti che fanno parte del conto CEE in modo tale da mostrare la fonte dei dati in base ai collegamenti del piano dei conti. E possibile inserire i campi nei documenti con le stesse modalità viste per il piano dei conti ed effettuare l ingrandimento della maschera e la stampa Tabulato o Griglia Definizione Diciture Tramite l icona è possibile personalizzare le diciture relative all intestazione delle colonne delle tabelle personalizzate dall utente (definite Tabelle Utente) E quindi possibile attribuire un intestazione differente rispetto a quando impostato di default dal programma in fase di installazione.

41 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa Creazione tabelle personalizzate (tabelle utente) La procedura consente di creare direttamente delle tabelle in base al piano dei conti societario o al piano dei conti CEE. Le tabelle si possono inserire tramite le icone che sono presenti nella sezione delle variabili di bilancio. E possibile creare i seguenti tre formati di tabelle: Tabella saldi: contiene una colonna con il saldo finale Tabella saldi dettagliati: contiene le colonne del saldo iniziale, variazioni dare, variazioni avere e il saldo finale Tabella saldi con variazioni: contiene le colonne del saldo corrente, saldo precedente e relative variazioni La terza icona relativa alla tabella con variazioni è attiva quando: Sezione PdC solo per i Costi ed i Ricavi Sezione CEE solo per il Conto Economico Esempi di tabelle: Tabella saldi Tabella saldi dettagliati Tabella saldi con variazioni

42 42 Manuale Operativo Occorre posizionarsi nel documento nel punto in cui deve essere inserita la tabella e quindi posizionare il cursore sul mastro, sul conto o sul singolo sottoconto, quindi selezionare l icona del tipo di tabella. Le tabelle verranno inserite al centro del documento. Viene quindi richiesto il nome con cui deve essere chiamata la tabella 4 : Il nome della tabella verrà riportato nella prima cella della tabella: deve quindi essere significativo per il contesto dei dati; nella maschera viene visualizzata la descrizione completa con i livelli precedenti (struttura ad albero). Esempio: Selezioniamo il conto generico, verranno riportati i sottoconti che lo compongono: 4 Il nome può essere al massimo di 40 caratteri; se vengono inseriti caratteri speciali alla conferma verranno rimossi al fine di non incorrere in un errore; vengono inoltre indicati i caratteri rimanenti in modo tale che l utente possa verificare in tempo reale la lunghezza del nome tabella inserito.

43 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa Visualizzazione Il menù Visualizzazione consente di personalizzare la visualizzazione della maschera di elaborazione della nota. Struttura Questo comando consente di visualizzare la struttura della nota integrativa ed indica il nome del file Word relativo alla nota stessa. Questo comando attiva una lista di documenti non inseriti nella struttura della Nota Integrativa che si possono aggiungere alla nota in elaborazione. Per inserirli all interno della nota integrativa, occorre posizionarsi all interno del documento dove si vuole collocare il testo, selezionare nella lista il documento che si desidera inserire e, a questo punto, premere il pulsante Inserisci nel Documento oppure fare click due volte con il mouse sul nome del documento stesso. Altri Documenti Premendo il pulsante Includi nella lista è possibile aggiungere dei documenti creati dall utente (esclusivamente in formato Word) in questa cartella per poterli inserire nella nota integrativa. Viene visualizzata la finestra standard windows per la selezione del documento. Il pulsante Elimina dalla lista consente di eliminare dalla lista il documento precedentemente inserito.

44 44 Manuale Operativo Anteprima Documenti Massimizza la Barra del Menù Minimizza la Barra del Menù Salva Impostazioni Ancoraggio Visualizza l anteprima dei documenti selezionati Ingrandisce a tutto schermo la visualizzazione corrente Ripristina la barra del menù Salva le impostazioni della visualizzazione della barra Posiziona la barra secondo le proprie esigenze a Destra, Sinistra, Alto e Basso del documento word. 4.5 Stampe Il menù Stampe consente di effettuare la stampa dei valori contabili presenti nelle Variabili di Bilancio: è presente la suddivisione in due aree, quella del piano dei conti (Pdc) e quella delle voci del bilancio CEE (CEE). 4.6 Utilità Il menù Utilità consente di effettuare delle manutenzioni sulla nota integrativa. Cambio Società Cambio Esercizio Eliminazione Esercizi/Società La funzione consente di cambiare la società in elaborazione: si presenta la maschera con l elenco delle società già create: cliccare sull esercizio della società che si desidera utilizzare, quindi premere sul pulsante Apri. La funzione consente di posizionarsi su di un esercizio differente per il quale è già stata effettuata la creazione della nota integrativa. La maschera mostra l elenco degli esercizi presenti in contabilità; se per l esercizio selezionato non è presente la nota, viene successivamente proposta la possibilità di procedere con la sua creazione. La funzione consente di eliminare le Note integrative di una o più società: sono visualizzati tutti gli esercizi creati. Premendo il pulsante Conferma, verranno eliminate le nota integrative degli esercizi/delle società selezionate.

45 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa - 45 La funzione consente di effettuare l eliminazione delle tabelle personalizzate (o tabelle utente): Tabelle Annullabili Creazione Tabelle Multiple Importazione Tabelle da altre Società Selezionare le tabelle da eliminare, quindi premere sul pulsante Conferma. Ricordiamo che non possono essere eliminate le tabelle standard. (in fase di sviluppo) La funzione consente di importare le tabelle personalizzate definite su altre società della stessa tipologia di nota integrativa (ordinaria o abbreviata). Nella sezione di sinistra vengono visualizzate le società con i relativi esercizi nei quali sono presenti tabelle utente, mentre nella sezione di destra sono visualizzate le tabelle utente suddivise per gruppo contabile. L utente potrà selezionare le singole tabelle oppure utilizzare i pulsanti a fine pagina che permettono la selezione multipla delle tabelle La funzione è attiva nelle società con nota integrativa abbreviata e permette di importare le tabelle standard definite per la nota integrativa ordinaria. Importazione Tabelle da Nota Integrativa Ordinaria Ricerca dei Links presenti del Documento Navigator Variazioni Contabili L utente potrà selezionare le singole tabelle oppure utilizzare i pulsanti a fine pagina che permettono la selezione multipla delle tabelle Consente di aprire una maschera che permette di posizionarsi da una tabella ad un altra senza dover scorrere manualmente il documento Word. Apre la maschera di navigazione per posizionarsi sulle tabelle che sono state aggiornate. V. Aggiornamento delle tabelle

46 46 Manuale Operativo 5 Approfondimenti Tecnici La gestione dei collegamenti tra i vari file è definita tramite la creazione di un unità di rete che rappresenta la cartella base nella quale risiedono i dati della società in elaborazione. In fase di installazione della procedura, verrà automaticamente indicato il percorso standard della nota Integrativa in \\nome_server\king_server\notanew\ (oppure c:\king_mono\notanew\ in caso di installazione in monoutenza) nella quale sono salvati tutti i file relativi alle note integrative create per le varie società. E possibile visualizzare (ed eventualmente modificare) tale percorso entrando nel Menù Archivi Impostazioni Definizione Percorso Licenza e Archivi, cartella Altri Percorsi.

47 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa Cambio unità Nel caso in cui l unità M sia già utilizzata da altre procedure si può procedere al cambio di unità di lavoro che permette di modificare i links sia dei documenti già creati sia quelli forniti in standard. La funzione che consente il cambio dell unità non è presente nel menù standard della procedura poiché è una operazione che va eseguita solo in caso di necessità: è cura dell utente procedere all inserimento tramite la personalizzazione del menù. Il nome della funzione è Cambia unità di lavoro e può essere rintracciata nella categoria Contabilità. Cliccare con il tasto destro sulla Toolbar e scegliere la voce Personalizza. E necessario ricercare la funzione nella sezione Comandi, quindi trascinare con il mouse la funzione nel menù principale. All apertura della funzione compare la seguente maschera:

48 48 Manuale Operativo Nel campo Nuova Unità deve essere inserita la nuova lettera corrispondente all unità da utilizzare (di default viene proposta la stessa lettera dell unità assegnata). Confermando il cambio dell unità, senza selezionare eventuali società già presenti, la procedura verrà avviata modificando i documenti originali standard. Nel caso in cui siano già presenti delle note integrative, è necessario confermare il cambio dell unità per tutte le società: in caso contrario, la nota integrativa elaborata in precedenza, non potrà essere utilizzata. E possibile effettuare la procedura di conversione anche in tempi diversi, selezionando di volta in volta le società su cui operare: per una maggiore sicurezza, comunque, suggeriamo di effettuare questa operazione per tutte le note integrative presenti. Il pulsante Interrompi consente di interrompere la conversione che potrà essere ripresa in un secondo momento: l elaborazione terminerà comunque per la società che stata convertendo.

49 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa Documenti Word Attivi nel Sistema All apertura della funzione Nota Integrativa la procedura rileva automaticamente la presenza di eventuali documenti Word aperti. La procedura consente di: 1. chiudere i documenti, previo salvataggio 2. chiudere i documenti senza effettuare alcun salvataggio 3. lasciare aperti i documenti attivi, chiudendo automaticamente i documenti interrotti Questa funzione è stata creata per evitare i blocchi del programma Word, pertanto se un file risulta bloccato viene sbloccato per consentire di lavorare senza interruzioni.

50 50 Manuale Operativo 5.3 Logica di compattazione delle tabelle Le tabelle abilitate alla compattazione contengono nella colonna O i riferimenti delle celle che devono essere elaborate. In questo caso ad esempio per la tabella immobilizzazioni finanziarie se le voci che fanno parte del gruppo Partecipazioni in hanno tutti il valore zero verrà omessa la stampa dell intero gruppo. Se almeno una delle voci invece è significativa viene stampata l intestazione del gruppo seguito dalle voci significative. Per effettuare il conteggio viene utilizzata la formula CONTA.VALORI seguita dall intervallo di celle. Per omettere le singole righe oltre alla formula nella riga del gruppo deve essere inserita la formula anche nella riga.

51 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa Compatibilità con Office 2007 La procedura relativa alla nota integrativa consente di creare una nuova nota integrativa da un documento Word già presente; tale documento viene automaticamente salvato in formato.doc con le versioni di Word fino a Office 2003, mentre viene salvato in formato.docx con la versione di Office La nota integrativa consente di elaborare solamente documenti in formato DOC; è quindi necessario, se si desidera effettuare la creazione di una nota integrativa da un documento Word generato in formato.docx, procedere con la conversione di tale file ed il relativo salvataggio in formato.doc. Per effettuare questa operazione, è sufficiente avviare il programma Word 2007, aprire il documento che si desidera utilizzare per la creazione della nota integrativa e procedere con il salvataggio in formato Documento di Word : Una volta effettuata questa operazione, è possibile procedere con la Creazione della Nota Integrativa da Documento Esistente.

52 52 Manuale Operativo 5.5 Aggiornamento del percorso archivi note integrative (LinkTipolologie.exe) Al fine di consentire un completo aggiornamento dei link del DBNota al percorso delle note integrative, nel caso in cui questo venga modificato, è disponibile l eseguibile LinkTipologie, presente nella cartella d installazione del gestionale. All avvio dell eseguibile, dopo aver selezionato il percorso archivi, scegliere tra le opzioni: Solo Archivi: per modificare il percorso delle tabelle collegate riferite agli archivi delle società; Solo Note Integrative: vengono aggiornati solo i percorsi in DBNota.mdb, modificando il link agli archivi; Tutto: vengono aggiornati sia i link delle tabelle collegate nelle società che quelli presenti nelle note integrative. Nel DBNota.mdb sono presenti infatti sei collegamenti a tabelle presenti negli percorso archivi

53 BILANCI E ANALISI: Elaborazione della Nota Integrativa - 53 Se viene selezionato un percorso diverso alla Conferma saranno modificati tutti i link nel database DBNota.mdb. Nel riquadro centrale sarà quindi presentato il log delle azioni svolte dal programma: e il collegamento alle tabelle viene modificato con quello impostato nel percorso archivi

54 54 Manuale Operativo Se al termine dell elaborazione vengono riscontrati degli errori sarà visualizzato il messaggio Con il tasto Stampa è possibile visualizzare il file di log in formato testo, per una verifica dettagliata delle operazioni effettuate: Oltre alla modifica delle tabelle collegate, nella tabella CartellaSocietà del database MASTERNI, saranno aggiornati i record che prevedono il percorso degli archivi: